Angkatan 25

Nama : Rudi Hermawan, S.Pd., M.Pd.

Instansi : Universitas Sriwijaya

Agenda Pengenalan Struktur Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) memegang
peran krusial, menjadi garda terdepan dalam mengawal, menggerakkan pembangunan pendidikan,
kebudayaan, riset, dan teknologi di Indonesia. Agar setiap elemen organisasi dapat beroperasi
secara efisien dan terkoordinasi, pemahaman yang mendalam terhadap struktur organisasi, tata
kerja, ketatalaksanaan, penggunaan naskah dinas, dan transformasi digital sangatlah penting.
Untuk mencapai visi dan misinya, pemahaman mendalam tentang struktur organisasi, tata kerja,
ketatalaksanaan, penggunaan naskah dinas, dan transformasi digital menjadi sangat penting.
a. Organisasi dan Tata Kerja di Lingkungan Kemendikbudristek
Hal penting dalam sebuah OTK yaitu dasar pembentukan, prinsip organisasi, tugas; fungsi; dan
struktur organisasi, unit pelaksana teknis, Lembaga layanan Pendidikan tinggi, dan perguruan
tinggi negeri dilingkungan kemendikbudristek. Dasar pembentukan organisasi terkena dampak
lingkungan eksternal yaitu adanya perkembangan teknologi, perubahan kebijakan, peraturan
perundang-undangan baru. Dibutuhkan kesiapan organisasi melakukan perubahan, penyesuaian
Terdapat 8 dasar pembentukan kelembagaan kemendikbudristek, 5 Prinsip pembentukan
organisasi terdiri dari efisiensi dan efektifitas, cakupan tugas dan proporsional beban tugas,
kewenangan, kesinambungan; keserasian dan keterpaduan pelaksanaan tugas, perkembangan
lingkunga global. Struktur organisasi, tugas, dan fungsi disusun berdasarkan pencapaian visi dan
misi yang tertuang dalam rencana strategis kemendikbudristek, mencerminkan keberagaman
kegiatan yang dilaksanakan oleh Kementerian, dari tingkat paling atas hingga yang terendah,
terdapat jajaran direktorat, unit kerja, dan bagian yang bertanggung jawab atas berbagai aspek
seperti pendidikan dasar, menengah, tinggi, kebudayaan, riset, dan teknologi. Setiap bagian
memiliki tugas dan tanggung jawabnya sendiri yang diarahkan untuk mencapai tujuan keseluruhan
Kemendikbudristek. Susunan organisasi terdiri dari 14 struktur, dan dalam menjalankan tugas
kemendikbudristek memiliki 18 fungsi. Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang merupakan satuan
kerja mandiri. UPT memiliki kewenangan mengelola kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan
sendiri, serta berada di tempat terpisah dari organisasi induk, yaitu Kemendikbudristek. UPT
bertugas melakukan tugas operasional dan penunjang sebagai bagian dari tugas pemerintahan,
tanpa terbatas pada wilayah administrasi tertentu. Besaran organisasi UPT ditentukan berdasarkan
beban kerja dan kompleksitas tugas dan fungsi (Pembentukan,pengubahan, pembubaran).
Terdapat 15 UPT di lingkungan kemendikbudristek yang memiliki fungsi, susunan organisasi.
Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi adalah satuan kerja yang mendukung peningkatan mutu
 Angkatan 25

pendidikan tinggi. Lembaga ini bertanggung jawab kepada Menteri dan dipimpin oleh Kepala.
Tugasnya termasuk pemetaan mutu, fasilitasi peningkatan mutu penyelenggaraan dan pengelolaan
perguruan tinggi, penilaian angka kredit pendidik, pendirian perguruan tinggi, kerja sama,
pengelolaan data dan informasi, evaluasi, pelaporan, serta administrasi. Organisasi Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi terdiri dari Kepala, Bagian Umum, dan Kelompok Jabatan Fungsional
serta terdiri atas 16 lembaga. Kemendikbudristek memiliki 4 bentuk perguruan tinggi negeri yaitu
Universitas, Institut, Politeknik dan Akademik Komunitas yang memiliki tugas. Beberapa
substansi yang diatur dalam rangka mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang baik yaitu Tata
Kelola Perguruan Tinggi Negeri, Kriteria Pembentukan Unit Organisasi (3 beban kerja PT bidang
akademik dan 5 bidang non-akademik), Mekanisme Pembentukan Organisasi (pembentukan unit
kerja PTN baru, penataan organisasi PTN, pembentukan jurusan). Perguruan Tinggi Negeri di
lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi berjumlah 126 (64
Universitas, 13 institut, 44 politeknik dan 5 akademi komunitas. Tata kerja yang terintegrasi
menjadi kunci dalam menjaga koordinasi dan sinergi antarunit di Kemendikbudristek. Pembagian
tugas yang jelas, prosedur yang terdefinisi dengan baik, dan pengelolaan sumber daya yang efisien
menjadi fokus dalam tata kerja ini. Dengan demikian, setiap elemen organisasi dapat berkontribusi
secara optimal dalam pencapaian tujuan bersama.
b. Ketatalaksanaan (Proses Bisnis, POS, dan Standar Pelayanan)
Ketatalaksanaan mencakup serangkaian proses bisnis, POS, dan standar pelayanan yang
dijalankan oleh setiap unit di Kemendikbudristek. Peta Proses Bisnis adalah diagram relasi kerja
antarorganisasi untuk mencapai tujuan organisasi dan pemangku kepentingan serta sebagai acuan
untuk setiap unit kerja dalam menyusun Prosedur Operasional Standar Adminitrasi Pemerintahan
(POS AP) sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit kerja sehingga mampu memberikan
pelayanan publik yang jelas dan baik. Peta proses bisnis bermanfaat untuk mencegah kesalahan
dan kelalaian dalam pelaksanaan kegiatan, menjamin penyelesaian kegiatan sesuai tahapan yang
ditetapkan, menyediakan informasi dan data untuk setiap tahapan kegiatan, meningkatkan
akuntabilitas, efektivitas, efisiensi, dan kepastian pelaporan, memudahkan penemuan hambatan
kinerja, kesalahan prosedural, dan penyimpangan, mencegah penyimpangan dan tumpang tindih
dalam pelaksanaan kegiatan dan meningkatkan profesionalisme dan kemandirian pegawai. Alur
penyusunan peta proses bisnis melibatkan tahap persiapan dan perencanaan, pengembangan,
penerapan/implementasi dan pemantauan dan evaluasi program-program yang dilaksanakan oleh
kementerian. Penggunaan Prosedur Operasional Standar (POS) menjadi landasan bagi setiap
kegiatan yang dilakukan, memastikan konsistensi dan kualitas dalam pelayanan publik yang
diberikan. Standar pelayanan merupakan komitmen untuk memberikan layanan yang berkualitas
 Angkatan 25

kepada masyarakat. Standar ini mencakup aspek-aspek seperti responsibilitas, kecepatan,

keamanan, dan keterjangkauan layanan. Implementasi ketatalaksanaan yang baik memungkinkan
untuk meningkatkan kepuasan masyarakat dan memperkuat kepercayaan publik.
c. Pengenalan Tata Naskah Dinas
Tata naskah dinas adalah bagian integral dari tata kelola administrasi di Kemendikbudristek.
Naskah dinas digunakan sebagai sarana komunikasi resmi antarunit di dalam kementerian maupun
dengan instansi-instansi lain di luar kementerian. Penulisan naskah dinas mengikuti format dan
struktur yang telah ditetapkan, mencakup identifikasi pengirim dan penerima, subjek, isi pesan,
serta tindak lanjut yang diperlukan. Naskah dinas terdiri dari 6 yaitu Naskah Dinas Arahan; Naskah
Dinas Korespondensi; Naskah Dinas Khusus; Laporan;dan Telaahan Staf serta memiliki format
naskah masing-masing. Derajat naskah dinas yaitu sangat rahasia, rahasia dan biasa serta memiliki
klasifikasi tertentu. Hal yang harus diperhatikan yaitu Kepala naskah, Alamat naskah dinas,
penomoran dan pengkodean, kertas; amplop; dan tinta, format penulisan, perubahan; pencabutan;
pembatalan dan ralat naskah serta tembusan, cap, disposisi, tata naskah dinas elektronik, tata
bahasa surat, penyusunan kalimat, paragraf,dll. Konsistensi dalam penggunaan naskah dinas
menjadi penting untuk memastikan kelancaran komunikasi dan koordinasi di lingkungan
Kemendikbudristek.
d. Transformasi Digital di Lingkungan Kemendikbudristek
Transformasi digital merupakan langkah progresif yang diambil oleh Kemendikbudristek untuk
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam menjalankan tugas dan tanggung
jawabnya. Melalui transformasi ini dapat mengembangkan sistem informasi manajemen yang
terintegrasi, memperkenalkan layanan digital bagi masyarakat, serta meningkatkan kemampuan
kognitifnya dan tidak hanya sebatas mengoperasikan gawai, dapat menemukan, mengevaluasi,
memanfaatkan, membuat, dan mengkomunikasikan informasi dengan kecakapan kognitif dan
teknikal. Dengan literasi digital mampu berpikir kritis, memecahkan masalah, berkomunikasi
dengan lebih lancar, serta dapat berkolaborasi dengan banyak orang. Memberikan pelayanan yang
lebih cepat, akurat, dan terjangkau kepada masyarakat, serta meningkatkan daya saing sektor
pendidikan dan riset di Indonesia. Memiliki kompetensi kecakapan menggunakan media digital
(digital skills), budaya menggunakan digital (digital culture), etis menggunakan media digital
(digital ethics), dan aman menggunakan media digital (digital safety). Dengan memahami secara
menyeluruh struktur organisasi, tata kerja, ketatalaksanaan, penggunaan naskah dinas, dan
transformasi digital, setiap elemen organisasi dapat berkontribusi secara maksimal dalam
mendukung visi dan misi Kemendikbudristek untuk mencapai pembangunan pendidikan,
kebudayaan, riset, dan teknologi yang berkelanjutan di Indonesia.