TUGAS II

ADPU 4130

(PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI NEGARA)

NIM : 053427603
NAMA : LUGAS ABIYAN SAPUTRA
FAKULTAS FHISIP, JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
UPBJJ UT
PURWOKERTO
 1. Tujuan utama dari sistem birokrasi dalam administrasi publik adalah untuk
menciptakan efisiensi, ketertiban, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas-tugas
pemerintahan dan penyediaan layanan publik. Sistem birokrasi membantu dalam
mengatur dan melaksanakan kebijakan serta layanan publik melalui beberapa cara,
antara lain:

a. Pembagian kerja dan spesialisasi

Birokrasi mendorong pembagian kerja yang jelas dan spesialisasi tugas, dimana setiap
individu atau unit memiliki tanggung jawab dan otoritas yang spesifik. Hal ini
memungkinkan penggunaan sumber daya secara efisien dan memastikan bahwa setiap tugas
dilaksanakan oleh orang-orang yang memiliki keahlian dan kompetensi yang sesuai.

b. Hierarki dan rantai komando

Birokrasi memiliki struktur hierarkis dengan garis perintah dan tanggung jawab yang
jelas. Hal ini memungkinkan pengawasan dan pengendalian yang lebih baik dalam
pelaksanaan kebijakan dan layanan publik, serta memastikan akuntabilitas pada setiap
tingkatan organisasi.

c. Standarisasi dan konsistensi

Birokrasi menetapkan aturan, prosedur, dan standar operasional yang harus diikuti oleh
semua anggota organisasi. Hal ini memastikan konsistensi dalam pelaksanaan kebijakan dan
layanan publik, serta mengurangi risiko penyimpangan atau perlakuan yang tidak adil.

d. Dokumentasi dan pencatatan

Birokrasi menekankan pada pencatatan dan dokumentasi yang rapi dari semua kegiatan
dan keputusan. Hal ini memungkinkan pelacakan dan evaluasi yang lebih baik, serta
memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan kebijakan dan layanan publik.

e. Imparsialitas dan meritokrasi

Birokrasi berupaya menjamin bahwa keputusan dan tindakan diambil berdasarkan

kriteria objektif dan meritokrasi, bukan pada pertimbangan subjektif atau nepotisme. Hal ini
membantu menjaga keadilan dan integritas dalam penyediaan layanan publik. Meskipun
demikian, sistem birokrasi juga sering dikritik karena kekakuannya, birokratisme yang
berlebihan, dan kurangnya fleksibilitas dalam merespons perubahan lingkungan. Oleh karena
itu, reformasi birokrasi dan upaya untuk meningkatkan efisiensi dan responsivitas terus
menjadi agenda penting dalam administrasi publik modern.
2. Apa yang dimaksud dengan "red tape" dalam konteks birokrasi? Bagaimana
formalitas berlebihan atau aturan yang rumit dapat menghalangi efisiensi dalam
proses administrasi publik?
"Red tape" atau birokrasi berlebihan mengacu pada prosedur, aturan, dan formalitas yang
rumit, bertele-tele, dan tidak efisien dalam sistem birokrasi. Red tape dapat menghalangi
efisiensi dalam proses administrasi publik melalui beberapa cara:

a. Memperlambat pengambilan keputusan

Aturan dan prosedur yang berbelit-belit dapat memperpanjang waktu yang diperlukan
untuk mengambil keputusan atau menyelesaikan suatu proses. Hal ini dapat menghambat
respon cepat terhadap isu-isu yang membutuhkan tindakan segera.

b. Meningkatkan biaya dan pemborosan sumber daya.

Red tape seringkali melibatkan banyak lapisan birokrasi, formulir, dan persyaratan yang
harus dipenuhi. Hal ini dapat menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan biaya bagi organisasi
dan masyarakat yang dilayani.

c. Menurunkan motivasi dan moral pegawai

Pegawai yang harus berurusan dengan prosedur yang rumit dan kurang fleksibel dapat
merasa frustrasi dan kehilangan motivasi dalam bekerja. Hal ini dapat menurunkan
produktivitas dan kualitas layanan yang diberikan.

d. Menghambat inovasi dan perubahan

Red tape seringkali menciptakan lingkungan yang kaku dan tidak adaptif. Aturan yang
ketat dapat menghambat kreativitas dan inovasi dalam mencari solusi baru atau memperbaiki
proses yang sudah usang.
e. Menurunkan kepercayaan publik
Ketika masyarakat harus berurusan dengan birokrasi yang rumit dan lambat, hal ini
dapat menurunkan kepercayaan mereka terhadap pemerintah dan lembaga publik. Hal ini
dapat menghambat partisipasi dan dukungan publik dalam program-program pemerintah.
Oleh karena itu, upaya untuk memperbaiki dan menyederhanakan proses birokrasi, seperti
deregulasi, digitalisasi, dan penyederhanaan prosedur, menjadi penting untuk meningkatkan
efisiensi dan responsivitas dalam administrasi publik. Namun, perlu dicatat bahwa formalitas
dan aturan yang tepat juga diperlukan untuk menjaga akuntabilitas dan keadilan dalam
pelayanan publik.
3. Uraikanlah fungsi-fungsi manajemen personalia dalam administrasi kepegawaian
menurut Robert Presthus. Berikan contohnya!

Robert Presthus adalah seorang sosiolog yang memberikan kontribusi penting dalam
memahami fungsi-fungsi manajemen personalia dalam administrasi kepegawaian. Dia
mengidentifikasi tiga fungsi utama manajemen personalia, yaitu:

Fungsi Organisasional Fungsi organisasional berkaitan dengan upaya untuk memastikan

bahwa organisasi memiliki sumber daya manusia yang memadai dalam jumlah, kualifikasi,
dan distribusi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Fungsi ini mencakup kegiatan
seperti:

 Perencanaan tenaga kerja (workforce planning): Menganalisis kebutuhan tenaga kerja

saat ini dan masa depan, serta merencanakan strategi untuk memenuhi kebutuhan
tersebut.
 Rekrutmen dan seleksi: Menarik calon pegawai yang berkualitas dan memilih yang
paling sesuai untuk posisi yang tersedia.
 Penempatan dan promosi: Menempatkan pegawai pada posisi yang tepat sesuai
dengan kualifikasi dan potensi mereka, serta memberikan kesempatan untuk promosi.

Contoh: Sebuah instansi pemerintah merencanakan untuk membuka kantor baru di

wilayah tertentu. Mereka perlu melakukan analisis kebutuhan tenaga kerja, merekrut
dan menyeleksi pegawai baru, serta menempatkan mereka pada posisi yang sesuai di
kantor baru tersebut.

Fungsi Substantif berfokus pada upaya untuk memastikan bahwa setiap pegawai memiliki
kemampuan, keterampilan, dan motivasi yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan
tanggung jawabnya dengan baik. Fungsi ini mencakup kegiatan seperti:

 Pelatihan dan pengembangan: Memberikan pelatihan dan program pengembangan

untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi pegawai.
 Manajemen kinerja: Menetapkan standar kinerja, melakukan evaluasi kinerja, dan
memberikan umpan balik kepada pegawai.
 Kompensasi dan penghargaan: Merancang sistem kompensasi yang adil dan
kompetitif, serta memberikan penghargaan kepada pegawai yang berkinerja baik.
Contoh: Sebuah kementerian mengadakan program pelatihan untuk meningkatkan
keterampilan penggunaan teknologi informasi bagi para pegawainya, agar mereka
dapat bekerja dengan lebih efisien dan produktif.

Fungsi Pemeliharaan Fungsi pemeliharaan bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi

dapat mempertahankan pegawai yang berkualitas dan memiliki motivasi tinggi. Fungsi ini
mencakup kegiatan seperti:

 Manajemen hubungan ketenagakerjaan: Membangun hubungan yang harmonis

dengan serikat pekerja, menangani masalah ketenagakerjaan, dan mematuhi peraturan
ketenagakerjaan.
 Kesejahteraan pegawai: Menyediakan fasilitas dan program kesejahteraan pegawai,
seperti asuransi kesehatan, tunjangan, dan program rekreasi.
 Manajemen karir: Membantu pegawai dalam merencanakan dan mengembangkan
karir mereka didalam organisasi.

Contoh: Sebuah badan usaha milik negara menyediakan fasilitas olahraga dan
program rekreasi bagi para pegawainya sebagai upaya untuk meningkatkan
kesejahteraan dan mempertahankan pegawai yang berkualitas.

Fungsi-fungsi manajemen personalia yang diuraikan oleh Robert Presthus ini bertujuan untuk
memastikan bahwa organisasi memiliki sumber daya manusia yang kompeten, termotivasi,
dan terlibat secara efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

4. Mengapa penyempurnaan organisasi menurut The Liang Gie penting dalam

penyempurnaan organisasi? Berikan contoh bagaimana penyempurnaan organisasi
dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan.

Penyempurnaan organisasi menurut The Liang Gie penting karena beberapa alasan:
1. Menyesuaikan dengan perubahan lingkungan

Lingkungan organisasi selalu berubah, seperti perubahan teknologi, kebijakan, tuntutan

masyarakat, dll. Organisasi harus menyesuaikan diri dengan perubahan ini agar tetap efektif
dan efisien.

2. Menghilangkan kemacetan dan hambatan

Seiring waktu, organisasi dapat mengalami kemacetan, tumpang tindih pekerjaan,
komunikasi yang buruk, dll. Penyempurnaan diperlukan untuk menghilangkan hambatan ini.
3. Meningkatkan produktivitas
Penyempurnaan organisasi bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti
manusia, dana, peralatan agar produktivitas meningkat.

Contoh penyempurnaan untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi

pemborosan:

1. Menganalisis dan memperbaiki proses kerja yang tidak efisien, seperti terlalu banyak
birokrasi, alur kerja berbelit, dll.
2. Menerapkan teknologi baru seperti sistem informasi untuk mengotomatisasi tugas-tugas
rutin dan mempercepat aliran informasi.
3. Melakukan penataan ulang struktur organisasi agar lebih ramping, garis komando lebih
jelas, dan menghilangkan duplikasi fungsi.
4. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti menghindari pembelian aset
berlebihan atau meminimalkan waktu menganggur karyawan
5. Mengembangkan program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan
sehingga lebih produktif. Dengan penyempurnaan organisasi secara berkelanjutan,
diharapkan organisasi dapat lebih efektif mencapai tujuannya dengan sumber daya yang
sama atau bahkan lebih sedikit.

5. Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Penganggaran (SP4) merupakan

sistem yang digunakan dalam pengelolaan keuangan pemerintah Indonesia. Meskipun
SP4 dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan anggaran,
namun dalam pelaksanaan dan penerapannya masih terdapat beberapa kekurangan
utama, antara lain:

1. Kurangnya Sinkronisasi dan Koordinasi

Salah satu kekurangan utama dalam penerapan SP4 adalah kurangnya sinkronisasi dan
koordinasi antara kementerian/lembaga terkait dalam proses perencanaan dan penganggaran.
Hal ini dapat menyebabkan tumpang tindih program/kegiatan, ketidakefisienan, dan
pemborosan anggaran.

2. Kualitas Data yang Kurang Memadai

Pelaksanaan SP4 sangat bergantung pada ketersediaan data yang akurat dan terkini. Namun,
dalam praktiknya, seringkali data yang digunakan dalam proses perencanaan dan
penganggaran kurang memadai, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, sehingga dapat
memengaruhi ketepatan alokasi anggaran.

3. Rendahnya Kapasitas Sumber Daya Manusia

Penerapan SP4 membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan
pemahaman yang memadai mengenai sistem tersebut. Namun, seringkali terdapat kekurangan
dalam hal kapasitas dan keterampilan pegawai, terutama di tingkat daerah, yang dapat
menghambat pelaksanaan SP4 secara optimal.

4. Keterbatasan Sarana dan Prasarana

Pelaksanaan SP4 juga membutuhkan dukungan sarana dan prasarana yang memadai, seperti
sistem informasi dan teknologi yang terintegrasi. Namun, di beberapa instansi pemerintah,
masih terdapat keterbatasan dalam hal ini, sehingga dapat menyulitkan proses perencanaan
dan penganggaran secara efisien.

5. Kurangnya Transparansi dan Akuntabilitas

Meskipun SP4 dirancang untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan

keuangan, namun dalam pelaksanaannya masih terdapat kekurangan dalam hal keterbukaan
informasi dan pertanggungjawaban, terutama ditingkat daerah dan instansi pemerintah. Untuk
mengatasi kekurangan-kekurangan tersebut, diperlukan upaya perbaikan dan evaluasi secara
berkelanjutan terhadap sistem SP4, serta peningkatan kapasitas sumber daya manusia, sarana
dan prasarana, serta transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan pemerintah.