Emergency

Management
Indra gunawan

Leadership Accountability
in Emergency Management
Tracer :
Who is in charge of emergency
management in your organization ? /
siapa PIC yang mengelola kondisi
emergensi di RS anda?

Hazard Vulnerability Analysis

(HVA)
HVA : Proses untuk identifikasi potensial emergensi dan
dampak langsung atau tidak langsung akibat keadaan
emergensi yang bisa terjadi di RS dan upaya layanannya.
JCI : lakukan HVA dan evaluasi setiap tahun
Lingkup HVA :
1.
Natural hazard
2.
Technical hazards
3.
Human events
4.
Hazardous materials

Tracer :
Apakah sudah melakukan HVA?
emergensi adalah lakukan HVA

1. kapan terkahir anda lakukan HVA ?

2. siapa yang dilibatkan?
3. proses apa yang digunakan?

Order pertama untuk kelola

Empat Fase Manajemen

Kedaruratan
Mitigation: Aktifitas RS dalam menangani
dampak kedaruratan untuk pembelajaran
Preparedness: Aktifitas RS untuk
identifikasi dan membangun sumberdaya
yang akan digunakan jika terjadi
kedaruratan
Response: Aktifitas manajemen dan staf
RS bila terjadi kedaruratan
Recovery: Strategi aksi jangka pendek dan
panjang untuk memperbaiki pelayanan
mendasar

Empat Fase dalam

Emergency management
Mitigasi : TIndakan yang dilakukan untuk mereduksi
probabilitas, kegawatan dan/atau dampak dari potensi
emergensi. Fase pertama dari keempat fase
manajemen emergensi
Kesiapan / Preparedness : Tindakan yang dilakukan
untuk mempersiapkan kapasitas & identitikasi sumber
daya yang dapat digunakan jika terjadi emergensi,
Fase kedua dari keempat fase manajemen emergensi
Response : Tindakan yang dilakukan bila terjadi
emergensi, fase ketiga dari keempat fase manajemen
emergensi
Recovery : Tindakan yang dilakukan untuk
memperbaiki layanan setelah terjadi emergensi, fase
terkahir dari fase manajemen emergensi

Fase 1 Mitigasi
1.Aktifitas untuk meminimalkan
probabilitas, kegawatan, dan/atau
dampak emergensi sebelum kejadian
terjadi
2.Mitigasi diawali dari identifikasi hazard
3.menilai kelemahan pasien,staf, fasilitas,
komunikasi, sumberdaya informal untuk
hazard tersebut.
4.Beberapa aktifitas mitigasi termasuk
melakukan HVA,(dipersyaratkan)
5.Aktifitas terkait pengorganisasian &
mobilisasi sumber daya yang mendasar.
.

Fase 2 Kesiapan
Mencakup Plan bagaimana merespon jika
terjadi emergensi. Aksi kesiapan yang vital
meliputi:
Inventori sumber daya : buat inventori
sumberdaya yang mungkin diperlukan saat
emergensi, termasuk perjanjian awal dengan
vendor dan jaringan kesehatan untuk
memenuhi inventori tersebut
Latihan/simulasi : lakukan latihan / simulasi
untuk test Plan
Orientasi staf : Orientasi staf tentang aksi
respon dasar
Planing lanjutan : Maintain proses planning

berkesinambungan

Fase 3 Respon
fase selama kejadian emergensi atau selama latihan / simulasi.
Pada fase ini, RS mengaktifkan EOP (Emergency Operating Plan)
dan prosedur-prosedur untuk respon yang dibuat pada fase
kesiapan, termasuk aktivasi ICC (incident commander centre).
Fase ini meliputi
Treatment: memberikan perawatanpengobatan, dan layanan
untuk korban emergensi, melakukan triage, jika perlu
Dampak sekunder: reduksi dampak sekunder. Dampak
sekunder adalah dampak yang mungkin tidak umum pada
dampak awal emergensi
Contoh, kehilangan utilitas mungkin memiliki dampak segera seperti kehilangan
tenaga listrik. Dampak sekundernya adalah alat pendingin/AC tidak tersambung
dengan tenaga genset karena dapat menguras sistem. Jika di luar panas, yang
akan meningkatkan level panas di fasilitas dapat berdampak pada layanan
seperti tertudanya operasi, suhu tubuh pasien meningkat yang akan berdampak
negatif pada kesehatannya, alat menjadi terlalu panas,
d

Minimalisasi: minimalkan dampak negatif situasi emergensi.

Khususnya meminimalkan ketidaknyamanan pada pasien,
pengunjung, staf dll (prosedur dibatalkan atau tertunda,
kebocoran dari atap dll)
ll

Fase 4 - Pemulihan
Fase ini mencakup pemulihan RS ke situasi normal. Beberapa
faktor penting yang perlu dipertimbangkan untuk pemulihan:
a)Finansial: apa implikasi finansial emergensi?
b)Layanan: dampak apa yang terjadi terhadap ruang lingkup &
skala layanan?
c)Ketenagaan: anda memiliki semua staf yang anda perlukan
untuk menjaga pelayanan yang aman, perawatan, tretament dan layanan
bermutu tinggi?

apakah ada staf yang cedera selama emergensi? apakah jalan ke

fasilitas terhambat? anda perlu mengatur kembali jadwal staf?

d)Perhatian staf: apa yang menjadi perhatian staf?

apakah mereka memerlukan perawatan anak, perawatan geriatri, perawatan
hewan peliharaan, perawatan kesehatan mental, atau perawatan khusus
lainnya?

e)Asuransi: anda memiliki asuransi untuk kejadian emergensi

yang baru terjadi?
anda memiliki dokumentasi unutk klaim tepat waktu?

Fase 4 - Pemulihan

Inventori: anda memiliki suply yang

cukup untuk melewati emergensi ini?

anda memiliki cara untuk mendapatkan suply lebih jika ada suply
yang rusak?
anda memiliki suply untuk memperbaiki kerusakan?

Perbaikan: struktur atau alat apa yang yang

diperlukan untuk memeperbaiki atau

mengganti?

anda bisa memperbaiki suply yang rusak didalam RS?

Otorisasi: anda memiliki otorisasi

manajemen untuk pengadaan, dokumen
security, dan outsorching layanan yang secara
temporer tidak bisa diberikan internal?

Rencana Operasional
Kedaruratan /(Emergency
Operations Plan / EOP)
Untuk memastikan seluruh staf
mengetahui dan mengikuti instruksi ketika
terjadi situasi kedaruratan / emergensi
Berikan instruksi / panduan khusus untuk
staf
Bentuk Tim yang dapat menilai kerusakan
dan membuat keputusan bagaimana
penanganan situasi kedaruratan

Enam Area Kritis Respon

1.Komunikasi
2.Aset dan Sum ber daya
3.Keamanan dan Keselamatan
4.Tanggung jawab Staf
5.Pengelolaan utility
6.Patient clinical and support activitis

Enam Area Kritis Respon

1. Komunikasi
Buat Pathway
Buat recana komunikasi pathway internal dan eksternal
ketika terjadi disaster krn semua sistem / power rusak

RS perlu identifikasi pada EOP bagaimana

komunikasi dilakukan selama emergensi (telpon, radio
dua arah / HT, sosial media atau online, dll) dengan:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

staf dan tenaga kesehatan

otoritas di masyarakat(polisi, pemadam kebakaran)
Pasien
Media
Suplier
RS lain & institusi lain

Komunikasi saat
Kedaruratan

Area informasi untuk Media dan masyarakat

keluarga
Sistem CCTV
Fax
Sistem Voice Mail
Web site
E-mail
Radio komunikasi dua arah
Walkie Talkie
Pager

Enam Area Kritis Respon

Aset & Sumberdaya
Bagaimana memonitor aset dan resources selama darurat,secara
multidisplin
Kerjasama dgn suplier untuk memasikan dapat mengantarsuply
ketika terjadi bencana dan dipastikan berapa banyaksupply yang
bisa diberikan
APD, air, bahan bakar, staf, suply medis, dan farmasimerupakan
sumberdaya & aset vital untuk merespon emergensi. EOP harus
menjelaskan bagaimana anda akan
melakukan hal berikut selama emergensi :
Suplay, APD, medikasi, dll
interaksi dengan suplier untuk membuat Plan suply emergensi
Kolaborasi dengan institusi pihak luar untuk berbagi suply
Identifikasi persediaan lokal, regionall
Monitor suply internal

Sumber daya dan Aset

Ventilator(dewasa,anak dan neonatus)

Pompa infus
Infus
Mesin Suction
Tempat Tidur
Alat Medis
APD
Kursi roda
Tandu

Enam Area Kritis Respon

3. Safety & Security
Maintain lingkungan yang aman dan terlindungi untuk
pasien
& tenaga kerja selama emergensi. Diawali dengan
menjelaskan di EOP bagaimana anda akan melakukan hal
berikut :
Pengaturan security internal & eksternal yang spesfikTentukan
peran institusi securiy di masyarakat (polisi tingkat lokal,nasional)
Mengisi & memusnahkan hazmat serta limbah dengan efektif
isolasi & dekontaminasi pasien yang terpapar zat
radioaktif,biologis, dan kmia Mengelola alur kendaraan yang
mencoba masuk ke fasilitas Kendalikan pergerakan individu
didalam dan disekitar fasilitas

Enam Area Kritis Respon

4. Tanggungjawab Staf
Saat bencana, tugas staf akan berubah menjadi lebih banyak, dan
staf harus bisa beradaptasi tugas mereka untuk memenuhi
pelayanan pada pasien dan harus siap ketika dipanggil ketika
terjadi bencana.
Banyak hal yang ditugaskan pada staf saat emergensi. Pada EOP
tetapkan tanggung jawab staf dengan melakukan hal berikut
Identifikasi & tentukan peran staf dan tenaga sukarela
Rancang alur pelaporan dengan jelas
Pastikan dukungan untuk staf, dan anggota keluarga mereka,(tempat
tinggal, makanan & air, transportasi, debrifing stres, dukungan mental
& agama, perawatan anak/ geriatri/hewan peliharaan)
Memberikan pelatihan staf yang efektif
Implementasi metode standar untuk identifikasi staf tenaga
sukarelayang berwenang (kartu, lencana, gelang identitas )

Enam Area Kritis Respon

5. Manajemen Utilitas
Utility yang harus dijaga agar tetap berfungsi
selama bencana mis. Power atau potable water,
ventilasi, solar / fuel.
Perlu dipikirkan kemungkinan bila satu atau
lebih utilitas (bahan bakar, air, dan sistem gas
medis dan vakum, listrik, teknologi
nirkabel,sistem cadangan baterai, sistem
trasnport vertikal/horizontal ) yang tidak
tersedia selama emergensi. Rencanakan dalam
EOP untuk menyediakan alternatif kebutuhan ini

Manajemen Utilitas
Distribusi listrik

Tangga Darurat
Transport vertikal (elevator)
Transport horisontal
Pemanasan, ventilasi dan AC (HVAC)
Saluran air
Boiler dan steam
Saluran gas
Sistem vakum
Sistem Komunikasi (termasuk perubahan data)

Enam Area Kritis Respon

6. Aktifitas pasien klinis & dukungan
Pasien dikelompokkan sesuai dengan risikonya saat bencana,
dan ditempatkan di tempat sesuai kebutuhannya. Termasuk
pasien yang high risk : pediatric, geriatri, pasien
imunocompromised, pasien bedah dll
Pada EOP harus ditetapkan bagaimana mengelola pasien selama
emergensi. Pikirkan faktor berikut :

Jadwal pasien, triage, asesmen, tretament, admisi,

transfer & discharge
Dokumentasi & telusur informasi klinis pasien
Kebutuhan higienis & sanitasi personal
Populasi rawan (geriatri, pediatri, indivud dengan
kebutuhan khusus lain)
Kebutuhan kesehatan mental & spiritual
Layanan jenazah
Evakuasi pasien horizontal/vertikal , jika diperlukan

Jenis Kedaruratan

Ancaman yang dibuat manusia

Ancaman dari Teroris
Disaster karena bencana alam
Kejadian yang semakin berat
(Escalating events)

Sistem Komando Insiden

(SKI)
(Incident Command System)
SKI merupakan kerangka kerja yang
digunakan untuk berbagi tugas dan
tanggung jawab antarapimpinan dan staf
selama keadaaan darurat /emergensi
berlangsung
SKI membantu untuk mengidentifikasi
siapa yangbertanggung jawab (PIC)
selama keadaan emergensi dan siapa
yang harus dihubungi untuk mengambil
keputusan.

Mengapa Sistem Komando

Insiden Dibuat
Terlalu banyak orang yang melapor ke satu supervisor
Setiap kondisi Emergensi mempunyai struktur
organisasi masing-masing
Kurangnya informasi tentang kejadian insiden yang
dapat dipercaya
Komunikasi tidak adekuat dan tidak sesuai
Kurangnya koordinasi dalam perencanaan
Garis kewenangan / otoritas tidak jelas
Terminologi berbeda
Tujuan penanganan insiden tidak jelas atau tidak
spesifik

Anggota Sistem Komando

Insiden
Petugas Administrasi

Komando insiden
Petugas Humas
Petugas Safety dan Security
Petugas Penghubung

Logistik > Pimpinan petugas logistik

Perencanaan > Pimpinan Perencanaan
Keuangan > Pimpinan Keuangan
Operasional > Pimpinan Operasional

Koordinasi dengan
Masyarakat
Yang harus dikoordinasikan:
Tugas dan tanggungjawab
Rencana dan Prosedur Kedaruratan
Struktur Komando Insiden
Distribusi kasualitas
Perjanjian kerjasama

Simulasi Manajemen
Kedaruratan
Semua alat yang akan digunakan saat emergensi (seperti
sistem pendukung komunikasi dan generator emergensi)
Koordinasi dengan komunitas
Peran staf medis
Daftar telpon darurat
Sistem transportasi pendukung untuk membawa staf ke fasilitas
Prosedur safety & security
Alur pasien dalam RS
Proses dekontaminasi
Set up dan gunakan Pusat komando emergensi
Evakuasi dan transportasi pasien
Meminta dan menerima suply emergensi termasuk alat
dariorganisasi lain

Tracer
Kemungkinan disaster apa saja yang
mungkin terjadi ?
Apakah ada prosedur untuk melaporkan
suatu kondisi emergency/disaster?
Apakah terdapat denah di lokasi untuk
jalur emergency exit?
Bagaimana prosedur untuk
mengevakuasi pasien bayi?
Bagaimana cara evakuasinya? Apakah
diterangkan lewat brosure atau
penjelasan nurse