Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

Badan Kepegawaian Negara LANDASAN HUKUM

1. Undang –Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5

Tahun 2014 pasal 56
2. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 26 Tahun 2011
Tentang Pedoman Perhitungan Jumlah Kebutuhan PNS
Untuk Daerah
3. Peraturan Kepala BKN Nomor 37 Tahun 2011 Tentang
Pedoman Penataan PNS
 Badan Kepegawaian Negara PENGERTIAN

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menetapkan jumlah pegawai yang dibutuhkan dan
waktu yang digunakan dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi
 Badan Kepegawaian Negara manfaat

Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah

pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam
suatu unit organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over
load, dan inefisiensi sumber daya pegawai.

Selain itu, ketiadaan analisis beban kerja juga berdampak pada

berbagai hal yang terkait dengan manajemen kepegawaian, seperti:
penyusunan formasi, pengembangan pegawai, pendayagunaan
pegawai, dan lain-lain.
 METODE
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan
Badan Kepegawaian Negara ASPEK-ASPEK ABK

1. Uraian Tugas
2. Waktu Kerja
3. Beban Kerja
4. Standar Waktu Kerja
5. Tingkat Efisiensi Jabatan
 Badan Kepegawaian Negara URAIAN TUGAS

- Suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan

yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang
jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja
dalam kondisi pelaksanaan tertentu.
- Dalam menyusun struktur uraian tugas tersebut
berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa yang
dikerjakan, dengan apa tugas tersebut dilakukan, serta
untuk apa tugas tersebut dilakukan.
- Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif (berawalan “me”
dan menggambarkan tindak kerja).
Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA

Yaitu jumlah waktu yang diperlukan oleh suatu unit

organisasi atau pegawai pemegang jabatan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan yang menjadi beban
tugasnya.
Waktu kerja ditetapkan oleh pimpinan organisasi dan terdiri
atas dua jenis, yaitu: waktu kerja produktif dan waktu kerja
tidak produktif. Waktu kerja produktif adalah waktu yang
benar-benar digunakan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Sedangkan waktu kerja tidak produktif adalah
waktu yang tidak benar-benar (semu) untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan.
Badan Kepegawaian Negara Standar waktu kerja

KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995

Jam Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam

Jam Kerja Efektif per Minggu = 70% x 37,5 jam = 26 jam

 5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari

 5.2 x60 menit = 312 menit ( 300 menit/hari )
 6 hari kerja = 26 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari
 4.3 x 60 menit = 258 menit (250 menit/hari)
 Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
 Badan Kepegawaian Negara STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

 Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang

digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan.
 SWP di pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
 Perangkat kerja
 Kondisi lingkungan kerja
 Prosedur kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
Badan Kepegawaian Negara BEBAN KERJA

Beban Kerja merupakan rata-rata jumlah satuan hasil yang

diwujudkan dengan angka yang mempunyai hubungan
dengan standar waktu kerja
Contoh: Jabatan Pengagenda Surat
Yang dimaksud dengan rata-rata adalah apakah pekerjaan
merimaan dan mencatat surat masuk dan keluar ke dalam
buku agenda dilakukan setiap hari ? Jika dilakukan setiap
hari, maka berapa jumlahnya setiap hari. Jika tidak
dilakukan setiap hari, maka tingkatkan menjadi setiap
minggu, Jika tidak dilakukan setiap minggu maka
tingkatkan menjadi setiap bulan dan seterusnya sampai
setiap tahun. Kemudian berapa banyak jumlahnya.
 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN
Badan Kepegawaian Negara
PEGAWAI PER JENIS JABATAN

JUMLAH KEBUTUHAN NORMA WAKTU x BEBAN KERJA

=
PER JABATAN JAM KERJA EFEKTIF

(Pola 5 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit

(Pola 6 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 4.33 jam = 250 menit
 Per Minggu : 6 x 250 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 24 x 250 menit = 6000 menit
 Per Tahun : 288 x 250 menit = 72.000 menit
Badan Kepegawaian Negara TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi Σ IKJ

=
Jabatan Σ PJ x WKE

Keterangan
 IKJ : Isi Kerja Jabatan
 PJ : Pemegang Jabatan
 WKE : Waktu Kerja Efektif

Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)

 A = sangat baik apabila TEJ > 1
 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99
 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89
 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
 E = kurang apabila TEJ < 0,50
 FORMULIR PENGUKURAN
Badan Kepegawaian Negara
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele Kerja Ket.
Hasil Kerja Dibu-
-saian Efektif
tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
Efektif efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memeriksa data usulan formasi
yang disampaikan oleh Instansi
72.000
1 Pusat dan Daerah sudah sesuai Kegiatan 30 menit 600 0,250
menit
dengan format formulir yang
ditentukan agar data akurat
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2)

Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Menginventarisasi data usulan
formasi yang disampaikan oleh
Instansi Pusat dan Daerah
72.000
2 dengan cara mengelompokkan Data 30 menit 600 0,250
menit
sesuai dengan instansi dan
jabatannya agar memudahkan
dalam pencarian data
Mengolah data usulan formasi
berdasarkan jenis jabatan 72.000
3 Data 30 menit 600 0,250
untuk membuat bahan menit
pertimbangan
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memberikan informasi yang
dibutuhkan Penganalisis
Formasi Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
72.000
4 bahan pembuatan kebijakan Data 30 menit 600 0,250
menit
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi tambahan
Draft
formasi pegawai Instansi Pusat 3000 72.000
5 Pertim- 1 0,042
dan Daerah berdasarkan data menit menit
bangan
usul formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat dan 6000 72.000
6 Laporan 2 0,167
Daerah berdasarkan data usul menit menit
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database formasi
pegawai dengan cara
menyimpan, memperbaharui 72.000
7 Kegiatan 60 menit 4 0,004
dan memproteksi data agar menit
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas kedinasan
lain yang diperintahkan oleh
300
8 atasan baik lisan maupun Kegiatan 20 menit 3 0,200
menit
tertulis untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Jumlah 1,413
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH