SISTEM PENCATATAN

PADA PUSKESMAS

Materi (6)
MK Manajemen Data
 PENCATATAN PUSKESMAS
1. Register Rawat Jalan (R.I) =
- digunakan : unit pelayanan kesehatan (BP) di
Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan
posyandu (meja 5); kunjungan rumah
- pasien : > 5 tahun, kecuali bumil/menyusui
- pemegang : perawat/ dokter
- kegiatan Pusling, posyandu, kunjungan rumah
pada masing-masing lokasi dibuatkan 1 buku
R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan ke R.I
dalam gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status);
luar gedung langsung pasien (bila tidak ada
kartu status)
 PENCATATAN PUSKESMAS

2. Register Rawat Jalan Pelayanan Gigi

(R.I.1) :
- digunakan : unit pelayanan kesehatan gigi
puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : Dokter gigi
atau Perawat gigi
- sumber data : kartu status kesehatan gigi
 PENCATATAN PUSKESMAS
3. Register Ibu Hamil/ Menyusui (R.I.2) =
- digunakan : Unit pelayanan KIA di
Puskesmas/ Pustu; kegiatan Pusling; kegiatan
Posyandu (meja 5)
- pasien : bumil dan ibu menyusui
- Pemegang/ petugas : Bidan / dokter
- kegiatan di Pusling, Posyandu, kunjungan
rumah pada masing-masing lokasi dibuatkan 1
buku R.I dan datanya tidak perlu dipindahkan
ke R.I.2 dalam gedung Puskesmas/ Pustu
- sumber data : dalam gedung (Kartu status
Bumil/ menyusui); luar gedung (langsung
masuk R.I.2)
 PENCATATAN PUSKESMAS
4. Register Kesehatan Lingkungan (R.III) =
- digunakan : kegiatan kesehatan lingkungan
- pemegang : petugas kesehatan lingkungan
5. Register Penyuluhan Kesehatan Masyarakat
(R.IV) =
- digunakan : unit PKM
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas PKM
- catatan : kegiatan penyuluhan yang dilakukan
semua program di Puskesmas (register ini);
masing-masing pengelola program membuat
buku bantu tentang kegiatan penyuluhan
sebelum masuk register
 PENCATATAN PUSKESMAS

6. Register Imunisasi (R.V) :

- digunakan : kegiatan Posyandu (imunisasi-
setiap posyandu 1 buku)
- pasien : balita (1 buku); bumil (1 buku)
- Pemegang : juru imunisasi/ bidan
- catatan : kegiatan masing-masing
Posyandu dibuatkan 1 buku, masing-masing
untuk balita maupun ibu hamil
 PENCATATAN PUSKESMAS

7. Register laboratorium (R.VI) =

- digunakan : unit laboratorium Puskesmas
- pemegang/ yang mengerjakan : petugas
laboratorium
- digunakan untuk mencatat kegiatan
laboratorium baik aktif maupun pasif (ACD
dan PCD)
 PENCATATAN PUSKESMAS
8. Register Obat-obatan (R. VII) =
- digunakan : unit obat
- pemegang : AA / petugas obat
- sumber data : kartu status / pengeluaran
obat Pustu/ pengeluaran obat luar gedung
lainnya/ pengeluaran obat lainnya
- catatan :
 semua pengeluaran/ pemasukan obat
baik didalam gedung atau diluar gedung
dimasukan dalam register
 PENCATATAN PUSKESMAS
8. Register Obat-obatan (R. VII) =
- catatan :
 untuk memasukan data diperlukan Buku
bantu = Buku catatan harian pengeluaran obat
(CH 2)
Untuk pengeluaran / penerimaan di Pusling/
luar gedung lainnya/ Pustu cukup masukan
jumlah obat saja
Masing-masing sumber pengadaan obat :
Inpres (I), Askes (A), Pemerintah Pusat (P) dan
Pemerintah daerah (D), masing-masing dapat
dibuatkan 1 buku R.VII atau digabung jadi 1
 PENCATATAN PUSKESMAS
9. Register Perawatan Darurat Puskesmas
(R.VIII) =
- digunakan : unit pelayanan darurat (BP)
puskesmas; pasien gawat darurat yang
perlu pelayanan kesehatan secepatnya
- pemegang/ yang mengerjakan : perawat /
dokter
- untuk pelayanan pasien gawat darurat,
dilakukan tindakan medis dahulu, kemudian
dilaksanakan kegiatan administrasi
 PENCATATAN PUSKESMAS

10. Register Rawat Tinggal (R.IX) =

- digunakan : unit pelayanan rawat inap di
Puskesmas yang melaksanakan kegiatan
rawat inap
- pasien : semua pasien rawat inap
- pemegang : perawat / dokter
- sumber data pengisian : kartu status rawat
inap (KP 1)
 PENCATATAN PUSKESMAS

11. Register Catatan Medik (R.X) =

- digunakan : Loket
- pasien : untuk pasien dengan keluarga
yang sebelumnya belum punya nomor
indeks (KTPK)
- pemegang : petugas loket
- catatan : Buku R.X di loket dibuat 2 buah =
dalam wilayah dan luar wilayah
 PENCATATAN PUSKESMAS
12. Register Peran Serta Masyarakat (R.XI) =
- digunakan : Unit PKM
- kegiatan : pembinaan peran serta masyarakat,
seperti pengembangan desa, kader, gizi, pelatihan,
dll
- pemegang : Petugas PKM
- buku R. XI : untuk mencatat semua kegiatan yang
berkaitan PSM, dilakukan oleh semua program di
Puskesmas maka dicatat di buku register ini; serta
semua petugas membuat Buku bantu sebelum
dimasukkan dalam buku register ini
 PENCATATAN PUSKESMAS
13. Register Perawatan Kesehatan
Masyarakat (R.XII) =
- digunakan : unit pelayanan perawatan
kesmas di Puskesmas
- pasien : pasien yang perlu tindak lanjut
kunjungan rumah/ hasil pengkajian pasien di
format asuhan keperawatan
- pemegang : Perawat/ bidan/ dokter
- sumber data : data kunjungan rumah
PENCATATAN PUSKESMAS
14. Register UKS/UKGS, bagi SD/SMP/SMU
(R.XIII) =
- digunakan : unit UKS/UKGS
- kegiatan penjaringan di SD/SMP/SMU
- sumber data :
buku bantu kegiatan UKS/UKGS;
petugas UKS/UKGS agar membuat buku
bantu sendiri tentang kegiatan
penjaringan di UKS/UKGS sebelum
dimasukan dalam Buku Register ini
PENCATATAN PUSKESMAS
15. Register Peralatan (R. XIV) =
- digunakan : Tata Usaha
- kegiatan : mencatat penerimaan dan
penyebaran barang baik medis maupun non
medis, juga kendaraan
- pemegang : Petugas TU
- sumber data : SBBK (Surat Barang Bukti
Keluar) / pengiriman barang yang berasal dari
pengirim barang baik Pusat, maupun Pemda,
atau dari sumber lain yang sah
- sebaiknya dibuat Buku register tersendiri
untuk peralatan medis, non-medis, dan
kendaraan
 PENCATATAN PUSKESMAS
16. Register Ketenagaan (R.XV) =
- digunakan : Tata Usaha
- kegiatan : mencatat data ketenagaan
- pemegang/ yang mengerjakan : Petugas
tata usaha
- sumber data : Surat Pengangkatan/
pemberhentian sebagai pegawai baik PNS,
PTT, maupun pegawai tidak tetap lainnya
 PENCATATAN PUSKESMAS
17. Catatan Harian Data Kesakitan Perdesa
(C.1) =
- digunakan : unit Pengobatan (BP)
- sebagai perantara rekapitulasi data
kesakitan dan untuk mengetahui
penyebaran penyakit di desa wilayah kerja
puskesmas
- pemegang : Perawat/ dokter
- sumber data : R.I.1 baik dalam gedung
maupun luar gedung dan Pustu
 PENCATATAN PUSKESMAS
18. Catatan Harian Pengeluaran Obat (C.2) =
- digunakan : unit obat (apotik)
- sebagai perantara untuk merekapitulasi
pengeluaran obat perhari sebelum
dimasukan dalam R.VII (register obat-
obatan)
- pemegang : AA/ petugas obat
- sumber data : R.I/ R.I.1/ R.I.2 baik dalam
gedung maupun luar gedung atau dari Kartu
status
 PENCATATAN PUSKESMAS
19. Rekapitulasi Data Kesakitan (K.IV) =
- digunakan : unit pengobatan (BP)
- sebgai perantara rekapitulasi data
kesakitan, yaitu menjumlah kunjungan
penyakit pada akhir bulan
- pemegang : perawat/ dokter
- sumber data : C.1
 PENCATATAN PUSKESMAS
20. Buku Catatan Harian Kunjungan Pasien
- digunakan : Loket
- pemegang/ yang mengerjakan : Petugas
loket
- manfaat :
• Mengetahui jumlah kunjungan
Puskesmas perhari
• Mengetahui jumlah penerimaan uang
restribusi perhari
 MEKANISME SISTEM PENCATATAN DAN
PELAPORAN PUSKESMAS
1. Jenis register yang dipakai oleh pelaksana program
untuk pencatatan hasil kegiatan  registerasi yang
berlaku sesuai ketentuan dan kebutuhan program
dalam pemantauan dan evaluasi
2. Data yang diterima masing-masing pelaksana
kegiatan :
- Puskesmas (dalam maupun luar gedung);
- BP, BKIA swasta
- petugas
- W1 dan W2 (KLB)
 dicatat dalam buku register masing-masing
program
 MEKANISME SP3
3. Masing-masing pelaksana program
merekapitulasi data ke lembar transformasi
dan dipindahkan ke format laporan SP3
standard
4. Rekapitulasi bentuk laporan dikirim :
- koordinator SP3  2 lembar dan rangkap 2:
arsip dan dikirim ke koordinator SP3 Dati II
- masing-masing pengelola program terkait di
Dati II
 MEKANISME SP3
5. Pengolahan di Pemerintah Daerah (Dati II
dan Dati I) :
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat
Puskesmas dilakukan Dati II dan hasil entry
data dikirimkan ke Koordinator SP3 Dati I
- pengolahan data dari hasil laporan tingkat
Dati II dan untuk pengelola program
mengolah data sesuai kebutuhan masing-
masing program
 FREKUENSI DAN ALUR PELAPORAN
1. Laporan dari tingkat Puskesmas ke Dinkes
Dati II dengan format standard :
a. Laporan bulanan : LB1 (laporan bulanan
data kesakitan); LB3 (Laporan bulanan Gizi,
KIA, KB, Imunisasi, P2M); LB2/LPLPO
(laporan bulanan data obat-obatan); LB4
(laporan kegiatan Puskesmas)
laporan tersebut dikirim setiap bulan ke Dinkes
Dati II paling lambat tgl 5 bulan berikutnya,
untuk laporan dari masing-masing Pustu, BP,
KIA swasta paling lambat tgl 2 bulan berikutnya
ke pelaksana program di Puskesmas
FREKUENSI DAN ALUR PELAPORAN
b. Laporan Triwulan : laporan kegiatan
Puskesmas yang dilaporkan setiap tanggal
5 bulan berikutnya dari bulan terakhir pada
triwulan tsb ke Dinkes Dati II
c. Laporan tahunan : dilaporkan paling
lambat tgl 5 bulan Januari tahun berikutnya,
laporan hanya dibuat satu kali dalam satu
tahun