TAMBAHAN UKP

BAGAN ORGANISASI PUSKESMAS

P
UK es si
an k
Ac
u
a rgandin isa Kepala Puskesmas
. K
SK ktur O PMK
75
ru Tata Usaha
St

Kepegawaian Bendahara Bendahara Barang …………

Tim Mutu <------> Tim Audit Internal

Koordinator UKM P Koordinator UKP Koordinator jaringan

dan jejaring
A. Esensial: Psl.36. E A. Klinis
1.Penanggung Jawab UKM R 1. Penanggung Jawab Klinik Umum A. Penanggung Jawab
Promkes, K 2. Penanggung Jawab Klinik Gigi,
2.Penanggung Jawab UKM KIA.KB. 3. Dst.
Jaringan:
E
3. Penanggung Jawab UKM S B. Penunjang Klinis: B. Penanggung jawab
Kesling,
M 1. Penanggung Jawab Laboratorium, JeJaring.
4.Penanggung Jawab UKM Gisi, 2. Dst.
5.Penanggung Jawam UKM P2P, A
S C. Rawat Inap
B. Pengembangan: Ayat.4.
TIM
Prioritas masalah
setempat. PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT
Pasal. Struktur
Uraian Tugas Organisasi
38 Uraian
Uraian Tugas dandan
Tugas dan
AlurAlur
Alur
PMK. 46. Setiap UKM. hubungan
hubungan
hubungan Bagan
Bagan
Bagan
Penyusunan Dokumen Rg. 2
Tim Mutu
Ketua/ MR/ MQR.

Sekretaris

Tim Mutu UKP/

Tim Mutu Admen Tim Mutu UKM
MTKP.

Anggota Anggota Anggota

Anggota- anggota Anggota- anggota Anggota- anggota

Tim Audit Internal
Ketua Tim Audit

Sekretaris

Anggota

Anggota

Anggota- anggota
BUKU YANG HARUS ADA DI
SETIAP BAGIAN
• 1. BUKU REKAMAN HARIAN
• Berisi Tanggal, Waktu, Lokasi, Hasil, Waktu
Kegiatan
• 2. BUKU KONSULTASI
• Berisi Tanggal, Isi Konsultasi, Saran/Rekomendasi,
Bukti Konsultasi
• 3. BUKU KEPUASAN PELANGGAN
PAPAN INFORMASI YANG HARUS ADA DI
PUSKESMAS
• 1. INFORMASI WAKTU PELAYANAN
• 2. JENIS JENIS PELAYANAN UKM DAN UKP
• 3. ALAMAT SARANA KESEHATAN RUJUKAN
• 4. JENIS PEMERIKSAAN DAN TARIF LABORATORIUM
• 5. ALAMAT LABORATORIUM RUJUKAN
• 6. DENAH PUSKESMAS
• 7. BAGAN ALUR PENDAFTARAN
• 8. HAK AND KEWAJIBAN PASIEN
• 9. PETUNJUK ARAH UNIT PELAYANAN
• 10. PERATURAN UU YANG BERKAITAN DENGAN
PUSKESMAS, CONTOH : PERDA RESTRIBUSI
 Dokumen Akreditasi

 Kebijakan/ Surat Keputusan,

Pedoman/ Panduan,
Kerangka Acuan,
Prosedur (SOP),
Manual
Tata Naskah Pemda
 PENATAAN DOKUMEN

PENATAAN
SETIAP UNIT/
 Kebijakan/ SK jadikan satu,
PELAYANAN  Pedoman/ panduan  jadikan satu,
 Kerangka Acuan  jadikan satu,
 Prosedur/ SOP  jadikan satu,

Beri sampul,
daftar isi.
 Penataan Dokumen dan
Rekaman

Kebijakan/ SK  Cap Puskesmas,

 Terkendali

 Copy 6 Pedoman/ Panduan

kali ,
 SOP + Tinta
unit Kerangka Acuan (KAK)  Ungu Cap
terkait Puskesmas
 Hijau,
Terkendali

Prosedur/ SOP  Merah, 

tidak
terkendali,
 Biru/ Kuning
Kadaluwarsa

Rekaman- rekaman
TEMPAT PENYIMPANAN
DOKUMEN
• 1. Tempat pelayanan
• 2. Admen
• 3. Penanggung Jawab
• 4. Kepala Puskesmas
• 5. Tim Mutu
• 6. Tim Audit
• Tambahan untuk SOP, diperbanyak sesuai dengan
jumlah unit terkait yang memakai SOP tersebut
Dokumen
UKP
SOP
A. Pengertian 1. Judul adalah,
2. Yang menimbulkan multi persepsi, dst
B. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
…”judul
C. Kebijakan SK. BAB.
Evaluasi langkah-
D. Referensi Doc.Ekternal jelas. langkah/
Pengertian, kepatuhan
Tu/,
E. Prosedur Langkah petugas, referensi,
Langkah

F. Unit terkait Yg memakai SOP.

Cheklist/
G. Rekaman Historis Lembar lepas.
daftar tilik

Tindakan + persiapan alat dan bahan  Bagan alir kritis

 Mutu pelayanan
MUTU

SISTEM
SISTEM
MANAJEMEN
PELAYANAN
MUTU

SISTEM
MANAJEMEN
VARIASI MASALAH
PROSES MUTU
Penyebab masalah mutu:
Variasi Proses

1 Proses tidak diukur dg baik

2 Proses tidak dimonitor dg baik

3 Proses tidak dikendalikan dg baik

4 Proses tidak dipelihara dg baik

5 Proses tidak disempurnakan dg baik

6 Proses tidak didokumentasi dg baik

 MUTU PELAYANAN
Komitmen
Leadership

SISTEM
SISTEM PELAYANAN
-Struktur
MANAJEMEN Mengukur -Proses
MUTU Memonitor
Mengendalikan
-Outcome
Memelihara
Menyempurnakan
Mendokumentasikan
 Mengukur Indikator

Memonitor

Standar/
Mengendalikan SPO

Ringkas, Rapih,
Memelihara Resik, Rawat,
Rajin

CQI:
Menyempurnakan Siklus PDCA
Tujuh langkah manajemen
risiko
&
Just Culture
 1. Bangun kesadaran akan nilai keselamatan pasien:
Ciptakan kepemimpinan dan budaya yang terbuka dan adil (just
culture)
 1

2. Pimpin dan dukung staf untuk menerapkan keselamatan pasien:

Bangun komitmen dan fokus yang kuat dan jelas tentang
keselamatan pasien
 3. Integrasikan kegiatan-kegiatan manajemen risiko:
Kembangkan sistem dan proses pengelolaan risiko serta
lakukan identifikasi dan kajian hal yang potensial bermasalah
 4. Bakukan sistem pelaporan insiden:
Pastikan staf agar dengan mudah dapat melaporkan
kejadian/insiden
 5. Pemberdayaan dan komunikasi dengan pasien:
Kembangkan cara-cara komunikasi yang terbuka dengan pasien
6. Belajar dan berbagi pengalaman tentang keselamatan pasien:
Dorong staff untuk melakukan analisis akar masalah untuk
belajar bagaimana dan mengapa kejadian itu timbul
 7. Cegah cedera melalui implementasi sistem keselamatan
pasien:
Gunakan informasi yang ada tentang kejadian/masalah untuk
melakukan perubahan sistem pelayanan
SASARAN KESELAMATAN PASIEN
(PMK 1691/ TAHUN 2011)
• Ketepatan identifikasi pasien;
• Peningkatan komunikasi yang efektif;
• Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai;
• Kepastian tepat-lokasi, tepat-prosedur, tepat-pasien
operasi;
• Pengurangan risiko infeksi terkait pelayanan
kesehatan; dan
• Pengurangan risiko pasien jatuh
Tools untuk Analisa Resiko

• Severity assessment
• Root Cause Analysis
• Failure mode and effect analysis
 Severity
assessment
Menentukan tingkat keparahan risiko:
Variabel yang digunakan untuk menilai severity:
Dampak risiko
dan
Probabilitas
Frequent
Probable
Possible
Unlikely
Rare

Probability

1. Extreme risk
Severity 2. High risk
assessment 3. Moderate risk
4. Low risk
Severity
(Dampak)

Extreme
Major
Moderate
Minor
Minimal
 Probabilitas
Frequent: Sangat sering terjadi (Tiap
minggu/bulan) : 5
Probable: Sering terjadi (bbrp kali/tahun) : 4

Possible: Mungkin terjadi (1 - < 2 tahun/kali) : 3

Unlikely: Jarang terjadi (> 2 - < 5 th/kali): 2

Rare: Sangat jarang terjadi ( > 5 thn/Kali): 1

Dampak risiko (Severity)
TK RIKS Deskripsi Dampak
1 Minimal/tdk Tidak ada cedera
signifikan
2 Minor • Cedera ringan , mis luka lecet
• Dapat diatasi dng P3K
3 Moderat • Cedera sedang, mis : luka robek
• Berkurangnya fungsi
motorik/sensorik/psikologis atau
intelektual (reversibel. Tdk
berhubungan dng penyakit
• Setiap kasus yg meperpanjang
perawatan
4 Mayor • Cedera luas/berat, mis : cacat, lumpuh
• Kehilangan fungsi motorik/sensorik/
psikologis atau intelektual
(ireversibel), tdk berhubungan dng
penyakit
5 Ekstrem/kat Kematian yg tdk berhubungan dng
astropik perjalanan penyakit
30 t
MATRIKS GRADING RISIKO
Dampak Minimal/Tak MINOR Moderat Mayor Ekstrem/Ka
Significant 2 3 4 tatrospik
Probabilitas 1 5

Sangat sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim

(Tiap minggu/bulan)
5

Sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim

(bbrp kali/tahun)
4

Mungkin terjadi Rendah Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim

(1 - < 2 tahun/kali)
3

Jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim

(> 2 - < 5 th/kali)
2

Sangat jarang terjadi Rendah Rendah Moderat Tinggi Ekstrim

( > 5 thn/Kali)
1
31 dr Luwi - PMKP 7 Okt
Tindakan sesuai Tingkat & Band Risiko
LEVEL/BAND TINDAKAN
S
EKSTREM Risiko ekstrem, dilakukan RCA paling
(SANGAT lama 45 hari, membutuhkan tindakan
TINGGI) segera, perhatian sampai ke Pimpinan
Faskes
HIGH Risiko tinggi, dilakukan RCA paling
(TINGGI) lama 45 hari, kaji dng detail & perlu
tindakan segera, serta membutuhkan
tindakan Pimpinan Faskes
MODERATE Risiko sedang dilakukan investigasi
(SEDANG) sederhana paling lama 2 minggu.
Manajer/pimpinan klinis/unit kerja
sebaiknnya menilai dampak terhadap
bahaya & kelola risiko
LOW Risiko rendah dilakukan investigasi
(RENDAH) sederhana32 paling lama 1 minggu
Apakah FMEA
• Suatu alat manjemen risiko untuk mengkaji suatu
prosedur secara rinci, dan mengenali model-model
adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,
melakukan penilaian terhadap tiap model
kesalahan/kegagalan, dengan mencari penyebab
terjadinya, mengenali akibat dari
kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan
melakukan perubahan disain/prosedur (revisi SOP)
 PROSEDUR
YANG SUDAH
PROSEDUR FMEA DIPERBAIKI
YANG ADA
YANG MINIMAL
SEKARANG
KESALAHAN
Langkah-langkah
• Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam
suatu proses
• Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim
• Tetapkan peran dari tiap anggota tim
• Gambarkan alur proses yang ada sekarang
• Kenalilah Failure modes pada proses tersebut
• Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap
model kesalahan/kegagalan
• Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap
model kesalahan/kegagalan
Langkah-langkah….
• Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:
• Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)
• 1 : tidak pernah, 10 sangat sering
• Kegawatannya (severity): (SV)
• 1 : tidak gawat, 10 sangat gawat
• Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT)
• 1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi
• Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x
SV x DT
• Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas
• Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
• Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
• Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
• Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan
Severity Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem
berbahaya tanpa tanda-tanda yang mendahului
9 Sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau
8 berbahaya gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya
tanda yang mendahului

7 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat
ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung
sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan

6 Berbahaya Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan
5 sedang dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem

4 Berbahaya ringan Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan
3 sampai sedang mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem
yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan

2 Berbahaya ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya
masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada
sistem
1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem
Occurence Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Kemungkinan Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat
terjadinya dapat
dipastikan

9 Hampir tidak Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari
dapat
dihindarkan
8 Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali
7 terjadai sangat
tingggi

6 Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan

5 terjadi tinggi
sedang

4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan

3 terjadi sedang

2 Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun

terjadi rendah

1 Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir
terjadi amat terjadi
sangat rendah
Detection Rating Scale
Nilai Penjelasan Pengertian

10 Tidak ada peluang Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
untuk diketahui

9 Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan
8 diketahui tidak segera dapat dilakukan

7 Sulit diketahui Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang
6 baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan

Berpeluang sedang Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan
5 untuk diketahui secara sampling

4 Berpeluang tinggi Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis
3 untuk diketahui

2 Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis

tinggi untuk
diketahui

1 Hampir dipastikan Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahan
untuk diketahui
Modus- Penyeb Akibatn Kemungk Tingkat Kemudah Risk Solusi Indikator
modus ab ya inan keparaha an Priority untuk
terjadiny n (S= dideteksi Number( menguku
kegagal terjadin
a ( O= Severity) (D= RPN) r
an/kesal ya Occurren Detectabi RPN = keberhas
ahan ce) lity) OxSxD ilan dari
solusi
Menetapkan “cut off point”dengan Pareto

• Urutkan failure mode dengan nilai RPN dari

yang tertinggi ke yang terendah
• Hitung persentase kumulatif
• Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80
%, maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut
kita tetapkan sebagai “cut off point”
Contoh
Modus RPN Kumulatif Persentase
kegagalan/kes Kumulatif
alahan

Modus 1 320 320 26,4 %

Modus 4 270 590 48,7 %

Modus 3 240 830 68,6 %

Modus 2 160 990 81,8 % Cut off: 160

Modus 6 100 1090 90,1 %
Modus 5 80 1170 96,7 %
Modul 7 40 1210 100 %

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2

Tahapan melakukan
FMEA
FMEA
• Gambarkan alur proses

Resep
diterima

Identifikasi Menyiapkan Menyerah

kan obat
pasien obat pd pasien

Membaca
Mengemas
Obat pada
resep obat

Memberi
label
obat
FMEA
• Lakukan identifikasi failure modes untuk tiap
tahapan dari alur pelayanan tsb

No Tahapan proses pelayanan Failure modes

1 Menerima resep dari dokter …………..
……..

2 Identifikasi pasien ……….

………
• Lakukan analisis sebab dan akibat untuk tiap
failure mode

No Failure Sebab Akibat

modes
• Hitung O, S, D, dan RPN

No Failure Sebab Akibat O S D RPN

modes
• Lakukan analisis dengan Pareto, hitung cut-off point:
• Urutkan failure modes dg RPN tertinggi ke terendah
• Hitung kumulatif dan persentase kumulatif
• Pada RPN yang mendekati 80% tetapkan sbg cut off
point
No Failure modes RPN Kumulatif %
kumulatif
 • Diskusikan apa solusi untuk failure modes dengan RPN > atau
= Titik potong (cutt off point)

No Failure Sebab Akibat O S D RPN Solusi Indikator

modes keberhasil
an
• Gambarkan alur baru setelah solusi dibahas

Resep
diterima

Identi
ya Nama Lakukan
tas Permintaan obat ya
Telaah
jelas Obat dibaca Jelas
? ? resep
ya
tidak
tidak
Lakukan Nama Menyerahkan
Identifikasi terkon obat ke pasien
Ke pasien firmasi

tidak

Konfirmasi
Ke DPJP
Contoh Peran anggota tim FMEA
• Berperan aktif dalam seluruh kegiatan tim:
• Paham proses FMEA
• Hadir setiap pertemuan FMEA
• Mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk melakukan
• Memberikan input dengan jujur kepada tim
• Mendengarkan dengan aktif
• Membantu tim untuk fokus pada masalah