TUGAS OTOMATISASI TATA

KELOLA HUMAS KEPROTOKOLAN

DISUSUN OLEH :
AULYA NUR FAUZIYYAH
07/XI OTP 3
 KD 3.8
MEDIA KOMUNIKASI HUMAS
DEFINISI MEDIA HUMAS
Media Humas (PR Media) adalah segala
bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan oleh
seorang praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan
mempublikasikan secara luas agar produk atau jasa yang humas
pasarkan lebih dikenal oleh masyarakat.
Media humas lebih bersifat kepada publikasi dan komunikasi.
Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam
kemitraannya dengan media pers (cetak atau elektronik) yang
dikenal dengan media relations (hubungan media) atau press
relations (hubungan pers).
Jenis Media Humas Tujuan Media Humas
Menyadari potensi yang dimiliki oleh media 1. Sarana promosi & media pemasaran
massa dalam menyebarkan iinformasi dan
2. Komunikasi berkesinambungan
berita, maka diperlukan pemikiran tentang
pemilihan media dan informasi, sehingga 3. Tingkatkan kepercayaan publik
segala kegiatan promosi yang dilakukan oleh 4. Tingkatkan citra perusahaan/organisasi
Humas benar-benar dapat dipubliasikan
secara efektif efektif dan efisien.
Berikut jenis media yang seri digunakan oleh
praktisi humas :
1. Media Cetak (jurnal inhouse, surat kabar,
majalah, dll)
2. Online Media (website, blog, media sosial,
email, dll)
3. Broadcasting Media (radio, televisi, dll)
4. Special Event (seminar, workshops, dll)
5. Outdoor Media - Media Luar Ruang
(spanduk, papan reklame, poster, dll)
CIRI-CIRI MEDIA HUMAS
Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan
media pers (cetak atau elektronik). Dengan demikian struktur dan ciri-ciri pers harus dikuasai oleh
para praktisi humas. Perlu pula dipahami bahwa media cetak yang terdiri dari harian/penerbitan
pagi dan sore masing-masing mempunyai ciri-cirinya tersendiri seperti waktu penerbitan, cara
kerjasamanya dengan redaksi. Oleh karena itu penting dipahami pula sejumlah pedoman siaran
pers (F.P. Seitel), dan prinsip hubungan pers yang baik (Frank Jefkins).
Ciri-ciri media pers lainnya adalah siaran berita (news release) pada media cetak maupun
elektronik, kelayakan berita, artikel, foto, yang kesemuanya harus sesuai dengan persyaratan
redaksional dan beritanya sampai siap cetaknya. Oleh karena itu pula baik praktisi humas
maupun wartawan perlu menghayati dan saling menghormati kode etik pers dan etika profesi
masing-masing bahkan peraturan hukum pers.
Di samping siaran pers bentuk dan ciri-ciri lain adalah tiga kegiatan acara temu pers yang
diselenggarakan sebagai kelengkapan informasi untuk siaran berita humas. Kadang-kadang
dilengkapi pula dengan pelayanan buku petunjuk mengenai features, daftar majalah mingguan
daerah, daftar perusahaan. Ada pula tiga bentuk sponsor melalui media elektronik (isu olahraga,
pendidikan, pendukung iklan/pemasaran). Di samping itu ciri umumnya melalui berkala intern.
Media film dokumenter merupakan bentuk dan ciri media humas yang penting. Tidak kurang
pentingnya juga ciri media komunikasi tatap muka langsung dengan publik, kadang-kadang
dengan alat bantunya berupa pertunjukkan kesenian rakyat, ceramah, dan beraneka ragam
pameran.
 KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN MEDIA HUMAS

Media Cetak Media Elektronik Media Online

Kelebihan : Kelebihan : Kelebihan :
• Repeatable, dapat di baca berkali-kali dengan
menyimpannya atau menglipingnya. • Cepat, dari segi waktu, media • Sangat cepat, dari segi waktu
elektronik tergolong cepat dalam media online sangat cepat
• Analisa lebih tajam, dapat membuat orang
benar-benar mengerti isi berita dengan analisa menyebarkan berita ke masyarakat dalam menyampaikan
yang lebih mendalam dan dapat membuat luas. beritanya.
orang berfikir lebih spesifik tentang isi tulisan.
Kekurangan :
• Ada audio visual, media elektronik • Audio Visual, media online juga
mempunyai audio visual yang
• Lambat, dari segi waktu media cetak adalah mempunyai audio visual dengan
memudahkan para audiensnya
yang terlambat karena media cetak tidak dapat melakukan streaming.
menyebarkan langsung berita yang terjadi untuk memahami berita.(khusus
kepada masyarakat dan harus menunggu turun televisi)
cetak. Media cetak sering kali hanya memuat
• Praktis dan Fleksibel, media
berita yang telah disebarluaskan oleh media
• Terjangkau luas, media elektronik online dapat diakses dari mana
lainnya.
menjangkau masyarakat secara saja dan kapan saja yang kita
• Tidak adanya audio, media cetak hanya berupa
luas. mau.
tulisan yang tentu saja tidak dapat didengar.
• Visual yang terbatas, media cetak hanya dapat Kekurangan : Kekurangan :
memberikan visual berupa gambar yang
mewakili keseluruhan isi berita. • Tidak ada pengulangan, media • Tidak selalu tepat, karena
• Produksi, biaya produksi yang cukup mahal elektronik tidak dapat mengulang mengutamakan kecepatan
karena media cetak harus mencetak dan apa yang sudah ditayangkan. berita yang dimuat di media
mengirimkannya sebelum dapat dinikmati
masyarakat. online biasanya tidak seakurat
media lainnya.
Kelebihan dan Kekurangan Media sebagai Alat
Secara umum komunikasi yang menggunakan media akan
mengalami hambatan dalam penerimaan umpan balik (feedback).
Umpan balik yang dating akan tertunda sampai proses komunikasi
selesai. Sebagai alat, media komuniukasi dibagi menjadi tiga sifat,
yaitu:
1. Media komunikasi yang bersifat hanya dapat didengar (auditif)
2. Media Komunikasi yang bersifat hanya dapat dilihat (visual)
3. Media Komunikasi yang dapat didengar sekaligus dapat dilihat
(audio visual)
4. Kelebihan dan Kekurangan Media Massa
Media massa merupakan media komunikasi yang digunakan untuk kegiatan komunikasi massa.
 Surat Kabar
Pesan komunikasi yang disampaikan melalui surat kabar diungkapkan dala bentuk huruf-huruf dan
gambar-gambar yang tidak bergerak. Kelebihan surat kabar dan media cetak lainnya adalah dapat
disimpan, didokumentasikan, dikaji ulang, dijadikan bukti otentik.
 Televisi
Televisi memiliki beberapa kelebihan yaitu memiliki gambar yang hidup tidak seperti surat kabar.
Kekurangannya, siaran televise bersifat sepintas lalu kadang-kadang ada gangguan penerimaan
sehingga tidak sempurna, perhatian penonton televise tidak dapat dibagi-bagi misalkan sambil kerja,
sambil masak, sambil mencuci, dll.
 Radio
Pesan komunikasi yang disampaikan melalui radio diungkapkan dalam bentuk suara dan bunyi, tidak
ada gambar seperti televise. Kelebihannya pesan komunikasi dapat ditata sedemikian rupa dengan
efek suara yang tepat sehingga dapat menimbulkan kesan yang diinginkan. Keunggulan lainnya
adalah para pendengar radio dapat menikmati siaran radio sambil mengerjakan pekerjaan yang
lain.
 Film
Film yang dimaksud di sini adalah film yang ditayangkan di gedung bioskop. Kelebihan media film
selain memiliki gambar dan suara, juga penggunaan gedung khusus yang dapat ditata untuk
menimbulkan efek tertentu. Kekurangannya komunikan harus datang khusus ke tempat tertentu untuk
menyaksikannya.
 KD 3.9
PEMBUATAN PROFIL ORGANISASI
 Profil adalah sebuah gambaran singkat tentang seseorang,, organisasi, benda lembaga
ataupun wilayah. Cara menulis profil yang baik ditulis secara singkat dan jelas dan dapat
menggambarkan sesuatu yang kita tulis baik itu berupa seseorang ,benda lembaga ataupun
wilayah. Profil bisa dibuat tertulis, baik di dalam sebuah buku ,di blog atau website sesuai
dengan kebutuhan .
membuat company profile dan isi materinya
 Bagi perusahaan pasti membutuhkan company profile (comprof). Comprof tersebut
digunakan untuk media promosi, syarat pengajuan pinjaman, syarat tergabung dalam
sebuah komunitas, dan sebagainya.
 Company profile dapat berupa cetak yaitu brosur, buku / booklet. Selain cetak juga dapat
berupa digital yaitu website, Aplikasi CD/DVD, dan PDF. Comprof yang paling sering dibuat
dan digunakan adalah bentuk cetak (buku / booklet.
contoh company profile
cetak buku/booklet
Cara membuat company profile perusahaan
Apapun bentuk company profile, anda harus merancang materi / bahan,
kata-kata, dan informasi tentang perusahaan. Company profile berisi
tentang dibawah ini :
1) Cover depan (wajib) Berisi Judul / nama perusahaan.
2) Kata pengantar (optional)
3) About us / tentang kami / sejarah singkat (wajib)
4) Visi Misi (optional tapi penting)
5) Produk / jasa perusahaan (wajib)
6) Kelebihan / why choose Us (Optional tapi penting)
7) Pengalaman perusahaan (optional)
8) Gallery foto (optional)
9) Daftar klien (optional tapi penting)
Halaman klien berguna untuk menarik perhatian pembaca / calon klien.
Jika perusahaan anda banyak klien pasti calon klien baru lebih percaya
akan reputasi anda.
10) Cover belakang & kontak informasi (wajib)
11) Lainya (optional)
Halaman lainya yang ada disebuah company profile yaitu : Struktur
organisasi, perlengkapan / peralatan perusahaan, Legalitas / scan
dokumen, dll
Contoh desain company profile
perusahaan yang bagus
Ciri company profile yang baik dan bagus
Setelah mengetahui cara membuat company profile
dan isinya, sekarang akan dijelaskan bagaimana
company profile yang bagus .
1. Desain company profile menarik, tidak over/lebay,
elegant dan terlihat profesional. Desain Company profile
dibuat menggunakan software corel draw. Jika tidak
bisa membuatnya anda bisa mencari jasa pembuatan
desain company profile digoogle.
2. Company profile harus mudah dibaca, singkat dan
jelas. Perhatikan desain company profile, warna font
dan background harus selaras mudah dibaca.
3. Bahan cetak company profile semakin bagus makin
terlihat profesional, namun perhatikan juga budget
anda.
4. Company profile harus berisi informasi penting
tentang perusahaan anda. Seperti yang saya jelaskan
diatas, Minimal mencakup point-point wajib. Lebih
bagus lagi ditambah point-point optional.
5. Terdapat gambar ilustrasi sebagai pelengkap
materi.
6. Company profile bentuk buku, usahakan halaman
kelipatan 4. Agar bisa dicetak menjadi sebuah buku.
TATA CARA PEMBUATAN PROFIL ORGANISASI
Berikut adalah beberapa panduan mengenai bagaimana Anda dapat membuat profil perusahaan:
 Buat logo perusahaan Anda. Logo perusahaan Anda harus dapat mewakili misi dan visi, produk
dan jasa, atau prinsip-prinsip bisnis Anda. Harus menarik dan mengesankan.
 Informasikan bagan perusahaan Anda. Beritahu pembaca (atau penonton) tentang awal
mulanya perusahaan Anda.
 Sebutkan apa yang menginspirasi perusahaan Anda untuk bergerak di bidang yang Anda geluti.
buatlah pembaca Anda (atau pemirsa) terkesan dan percaya pada track record perusahaan
Anda.
 Sebutkan produk/jasa yang perusahaan Anda tawarkan. Orang mengenal lebih banyak tentang
kemampuan Anda ketika mereka mencari tahu tentang penawaran Anda. Pastikan untuk
menyertakan deskripsi yang tepat sehingga pihak yang berkepentingan dapat dengan jelas
memilih produk/jasa yang mereka butuhkan.
 Sebutkan target pasar perusahaan Anda dan klien Anda saat ini. Orang ingin tahu apakah
perusahaan Anda berada di posisi terbaik untuk memenuhi kebutuhan mereka. Jika Anda
memberitahu mereka siapa Anda atau siapa yang Anda layani sekarang, kemudian, mereka
dengan mudah dapat mengetahui apakah mereka cocok dengan target pasar Anda.
 Tunjukkan rincian kontak perusahaan Anda. Orang mungkin perlu untuk segera menghubungi
Anda . Sediakan semua informasi yang diperlukan dalam profil perusahaan Anda. Cantumkan
nama lengkap perusahaan Anda, badan hukum perusahaan Anda, termasuk alamat website/e-
mail dan nomor kontak yang dapat di hubungi
Beberapa cara untuk membuat profil perusahaan yang bagus diantaranya
adalah sebagai berikut :
1. Membuat Profil perusahaan haruslah singkat, padat dan jelas.
2. Langsung ke pokok persoalan.
3. Gunakan data yang akurat.
4. Informasi yang ter-update
5. Disajikan dengan cara kreatif
Gunakan bahasa visual maupun verbal yang mampu membangkitkan minat, memberi kesan
positif, menjadi pusat perhatian dan mampu menginspirasi. Profil perusahaan yang disajikan
secara kreatif, biasanya akan lebih dapat diterima dengan baik oleh para pembaca ataupun
penonton video.Video profil perusahaan dalam bentuk DVD atau VCD/rumahdigital.hol.es
Berikut gambaran singkat tentang isi profil perusahaan :
1. Nama dan logo perusahaan
Nama dan logo perusahaan merupakan hal penting yang harus ada dalam profil perusahaan, karena menjadi identitas
perusahaan. Logo bagi perusahaan dapat mewakili visi, prinsip bisnis dan juga citra produk yang dibuat. Oleh karena itu
bagi banyak perusahaan logo bisa menjadi salah satu elemen yang “sakaral” dan selalu ditempatkan di tempat yang
sangat layak.
2. Sejarah Berdirinya Usaha
Dalam membuat profil perusahaan, biasanya para pengusaha juga menyampaikan ulasan singkat mengenai sejarah
berdirinya perusahaan. Hal ini berguna untuk memberi gambaran kepada pihak lain tentang landasan dan alasan
perusahaan berdiri. Dengan adanya sejarah perusahaan dalam profil perusahaan, pembaca ataupun penonton bisa
diajak untuk ikut merasakan proses panjang sebuah usaha dapat terbentuk dan mendapat kepercayaan hingga kini.
3. Visi & Misi Perusahaan
Menyampaikan visi dalam profil perusahaan akan memberikan gambaran pada pembaca maupun audience tentang
cita-cita besar yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka panjang. Sedangka penyampaian misi dalam profil
perusahaan akan memberikan gambaran tentang berbagai upaya yang telah dan akan terus dilakukan oleh
perusahaan dalam menggapai cita-cita tersebut.
4. Kegiatan dan kinerja Perusahaan
Paparan mengenai kegiatan dan kinerja perusahaan merupakan point paling penting yang harus disampaikan melalui
profil perusahaan. Beberapa hal yang terkait dengan kegiatan dan kinerja perusahaan diantaranya adalah :
 Jenis produk yang ditawarkan..
 Target market perusahaan.
 Portofolio perusahaan, berisi pengalaman-pengalaman perusahaan dalam menangani pekerjaannya, prestasi yang
pernah dicapai, daftar beberapa klien yang pernah dilayani (biasanya yang terkenal), dan lain-lain.
 Laporan Keuangan
 Kontak perusahaan
 KD 3.10
PERENCANAAN PROGRAM KEHUMASAN
PERENCANAAN PROGRAM KEHUMASAN
 Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan
cakupan pencapaiannya. Pada tahap perencanaan, kahumas perlu terlebih dahulu
menginventarisasi masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan aspek yang satu dengan aspek
yang lainnya sehingga dalam tahap pelaksanaannya kelak, masalah-masalah yang dihadapi
berdasarkan data yang berhasil dihimpun pada tahap penelitian, disusun, diklarifikasikan dengan
rapi dan jelas, demikian pula pemikiran untuk memecahkannya.
 Definisi perencanaan kerja menurut pakar humas, Jefkins, yaitu: “Public Relations consist of all forms
of planned communication outwards and inwards between an organization and its public for the
purpose of achieving specific objectives concerning mutual understanding”. Kegiatan kehumasan
menurut Cultip dan Center salah satunya menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan
menyebarluaskan opini publik kepada organisasi. Dinas Komunikasi dan Informatika menyediakan
layanan informasi bagi masyarakat yang membutuhkan informasi secara langsung dan online,
sehingga berlangsung komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya. Sesuai peranannya
sebagai pengabdi kepentingan umum, sebagai mediatorutama antara pimpinan dengan publik,
dan sebagai dokumentator, maka kegiatan humas dititik beratkan salah satunya pada program
pelayanan. Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis,
termasuk penyelenggaraan tetap dan pameran.
 Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations yaitu terdiri dari semua
bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik kegiatan ke dalam maupun ke luar antara
organisasi dan publiknya yang tujuannya untuk mencapai saling pengertian.
B. Alasan – Alasan PR harus membuat perencanaan
 Alasan dalam kegiatan perencanaan (action plan), yaitu dapat bersifat proaktif, reaktif, defensif, preventif,
protektif dan hingga profitabel. Misalnya, seorang humas bertindak sedia payung sebelum hujan (proaktif)
atau mencari payung ketika hujan (reaktif).
 Alasan mengapa (why)
 Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas, seperti perubahan teknologi, ekonomi, politik, hukum
dan teknologi.
 Menghadapi perubahan lebih sempit (operasional), seperti menghadapi persaingan, perubahan selera
pelanggan, life cycle product, sistem komunikasi, media massa, tenaga kerja dan relasi bisnis.
 Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai secara jelas dan rinci.

C. Manfaat Perencanaan Humas

 Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap lingkungan yang sering
berubah-ubah.
 Mengefektifkan dan mengefisienkan koordinasi atau kerja sama antar departemen dan pihak terkait lainnya.
 Mengefisiensikan waktu, tenaga, upaya dan biaya.
 Menghindari risiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau perencanaan tanpa arah yang jelas
dan konkret.
 Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional, pelaksanaan, komunikasi, target dan sasaran
yang hendak dicapai di masa mendatang.
 Menetapkan klasifikasi rencana kerja humas, yaitu rencana strategis (sesuai dengan kebijakan tujuan jangka
panjang), rencana tetap (reguler, yang dapat dilakukan berulang-ulang) dan rencana tertentu
(rencana jangka pendek, khusus, dan terbatas).
D. Proses Perencanaan
Proses Perencanaan Menurut George L. Morrisey, dalam bukunya Management by Objective and Results for business
and Industrydalam Morissan, proses perencanaan dan penetapan program humas mencakup langkah-langkah sebagai
berikut:
 Menetapkan peran dan misi, yaitu menentukan sifat dan ruang lingkup tugas yang hendak dilaksanakan.
 Menentukan wilayah sasaran, yaitu menentukan di mana praktisi humas harus mencurahkan waktu, tenaga, dan
keahlian yang dimiliki.
 Mengidentifikasi dan menentukan indikator efektifitas (indicators of evectiveness) dari setiap pekerjaan yang
dilakukan. Menentukan faktor-faktor terukur yang akan memengaruhi tujuan atau sasaran yang akan ditetapkan.
 Memilih dan menetukan sasaran atau hasil yang ingin dicapai.
 Mempersiapkan rencana tindakan yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1) Programming-menentukan urutan tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.
2) Penjadwalan(scheduling)-menentukan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan untuk mencapai
tujuan atau sasaran.
3) Anggaran (Budgeting)-menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
4) Pertanggung jawaban-menetapkan siapa yang akan mengawasi pemenuhan tujuan, yaitu pihak yang
menyatakan tujuan sudah tercapai atau belum.
5) Menguji dan merevisi rencana sementara (Tentative Plan)sebelum rencana tersebut dilaksanakan.
6) Membangun pengawasan, yaitu memastikan tujuan akan terpenuhi.
7) Komunikasi-menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai pemahaman serta komitmen
pada enam langkah sebelumnya.
8) Pelaksanaan-memastikan persetujuan diantara semua pihak yang terlibat mengenai komitmen yang dibutuhkan
untuk menjalankan upaya yang sudah ditemukan, pendekatan apa yang paling baik, siapa saja yang perlu
dilibatkan. Menurut Thomas dalam bukunya Manajemen: kepemimpinan dan kolaborasi dalam dunia yang
kompetitif,
langkah-langkah perencanaan antara lain :
a. Analisis situasional Dibatasi oleh waktu dan sumber daya, para perencana harus mengumpulkan, mengartikan,
dan merangkum semua informasi yang relevan terhadap isu perencanaan yang dibahas.
b. Sasaran dan rencana alternatif Berdasarkan hasil analisis situasi, proses perencanaan harus menghasilkan
sasaran-sasaran alternatif yang dapat diterapkan di masa mendatang dan rencana alternatif yang mungkin
digunakan untuk mencapai sasaran ini.
c. Evaluasi sasaran dan rencana selanjutnya Manajer akan mengevaluasi keuntungan, kerugian, dan pengaruh
yang potensial dari setiap sasaran dan rencana alternatif.
d. Pemilihan sasaran dan rencana Ketika manajer menguji sejumlah sasaran dan rencana, mereka akan memilih
salah satu yang tepat dan masuk akal.
e. Penerapan Setelah manajer memilih sasaran dan rencananya, mereka harus menerapkan rencana-rencana
yang dirancang untuk mencapai sasaran. Adapun perencanaan enam langkah yang sudah diterima secara luas
oleh para praktisi humas profesional adalah sebagai berikut:
 Pengenalan situasi
 Penetapan tujuan
 Definisi khalayak
 Pemilihan media dan teknik-teknik PR
 Perencanaan anggaran
 Pengukuran hasil dalam perencanaan, humas haruslah ada penetapan tujuan dibuat berdasarkan riset yang
telah dilakukan baik melalui riset yang bersifat formal maupun informal dengan mengadakan serangkaian
diskusi atau konsultasi secara mendalam dengan berbagai pihak guna mengungkapkan kebutuhan
komunikasi paling mendasar yang dirasakan. Dengan hasil riset ditemukan masalah yang dihadapi, sehingga
tujuanperencanaan humas merupakan upaya mengatasi masalah.
Gambar Proses Perencanaan Program Public Relation
1. Penelitian dan mendengarkan ( Research-listening) .Pada tahap ini, akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang
berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu what’s our problem? ( apa yang akan menjadi problem kita) .
2. Perencanaan dan Mengambil Keputusan (Planning – Decision)
Perencanaan merupakan tahap yang cukup penting, karena menghubungkan kegiatan komunikasi dengan
kepentingan organisasi/perusahaan. Petugas humas merencanakan bagaimana sebaiknya dengan memperhatikan
faktor-faktor psikologis, sosiologis, keadaan sosial, ekonomi politik – pesan dari komunikator dirumuskan agar dapat
mencapai tujuannya.
3. Komunikasi – Pelaksanaan (Communication – Action)
Tahapan komunikasi tidak terlepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa yang
dikomunikasikan sehingga menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap
penting dan berpotensi dalam upaya memberikan dukungan sepenuhnya. Untuk itu, pilihan media atau saluran
komunikasi tergantung pada publik sasaran. Pilihan media saluran dipengaruhi oleh antara lain faktor ketersedian media,
biaya, ketrampilan komunikasi, publik sasaran dan tujuan komunikasi. Selain pilihan media/ saluran komunikasi, dalam
program komunikasi, perlu juga ditentukan jenis pesan dan tema yang harus ditonjolkan. Selain itu menurut Ngurah
(1999), implementasi program kehumasan dilakukan tidak hanya dengan program komunikasi, tetapi juga program
tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi .
Kedua cara tersebut perlu dilakukan karena masalah hubungan perusahaan dengan publik tidak saja disebabkan
kesalahan berkomunikasi tetapi juga faktor-faktor non komunikasi (kesalahan berperilaku, membuat kebijakan, dll.).
4. Evaluasi (Evaluation).
.Pada tahapan ini humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas humas
lainnya yang telah dilaksanakan, serta keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen, dan komunikasi yang telah
dipergunakan.
How did we do? ( bagaimana yang telah kita lakukan )
Tiap tahapan dari keempat tahapan yang disebutkan diatas saling berkaitan erat satu dengan yang lainnya. Dalam
proses 4 tahapan tersebut tergambar “plan your work, and work your plan,” rencana kerja anda , dan kerjakan rencana
anda.
PERENCANAAN PROGRAM PUBLIC RELATIONS
Empat alasan perencanaan program Public Relations:
a) Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas
segenap hasil yang diperoleh.
b) Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.
c) Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:
1. Jumlah program
2. Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah
diprioritaskan itu
d) Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:
1. Personil yang ada
2. Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera,
kendaraan, dan sebagainya
3. Anggaran dana yang tersedia
Hal-hal yang perlu diingat dalam
perencanaan program-program
Public Relations:
Model perencanaan humas enam
1) Jam kerja langkah:
2) Prioritas
1. Pengenalan situasi
3) Penentuan waktu
2. Penetapan tujuan
4) Sumber daya
3. Definisi khalayak
5) Peralatan
4. Pemilihan media dan teknik-teknik
6) Anggaran humas
5. Perencanaan anggaran
6. Pengukuran hasil
PENGENALAN SITUASI
Perencanaan Logis
Kunci pertama dalam menyusun suatu rencana secara logis adalah pemahaman terhadap situasi yang ada. Sebelum kita
merumuskan suatu program humas, kita perlu mengetahui titik awalnya. Untuk memahami situasi, kita memerlukan informasi
atau data intelijen.
Proses transfer humas
Tujuan paling utama dari kegiatan humas adalah menciptakan pemahaman. Setiap praktisi humas berkewajiban menjadikan
khalayak organisasinya memahami produk atau kehadiran organisasi secara keseluruhan
Kompromi yang diperlukan
Dengan menyadari berbagai kesulitan dalam melaksanakan proses transfer humas dari sikap negatif menjadi sikap positif, maka
setiap praktisi humas harus selalu realistis, dan jangan sampai terjebak dalam sikap optimisme yang berlebihan.
Penyelidikan situasi
Guna memahami situasi yang ada, kita perlu mengadakan suatu investigasi atau penyelidikan. Tetapi kalau kegiatan itu belum
juga memunculkan hasil yang memuaskan, maka kita mau tidak mau harus mengadakan penelitian yang khusus dan mendalam.
Pengumpulan pendapat
Salah satu metode yang paling sering digunakan oleh praktisi humas adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap (attitude
study) dimana seorang pewawancara akan mengajukan serangkaian pertanyaan kepada sejumlah responden sampel yang
dianggap cukup mewakili suatu khalayak yang hendak dituju. Selanjutnya, jawaban mereka dikelompokkan menurut kategori
tertentu.
Pemecahan masalah
Setelah kita mampu mengenali situasi dengan baik, maka kita juga akan dapat mengenali masalah yang ada serta mencari cara
untuk memecahkannya. Humas seringkali juga merupakan suatu kegiatan untuk memecahkan masalah. Antara kegiatan humas
dan kegiatan pemecahan masalah memang terkait erat karena kita tidak akan mungkin mengatasi suatu persoalan jika kita tidak
memahaminya terlebih dahulu.
Metode-metode pengenalan situasi
1. Survei-survei yang khusus diadakan untuk mengungkapkan pendapat, sikap-sikap masyarakat atau
citra organisasi di mata khalayaknya
2. Pemantauan berita-berita di media massa, baik media cetak maupun media elektronik
3. Tinjauan terhadap angka dan grafik penjualan serta menelaah berbagai indikasi yang terkandung
di dalam laporan-laporan tahunan
4. Tinjauan terhadap kondisi-kondisi persaingan pada umumnya di pasar
5. Tinjauan terhadap fluktuasi harga-harga saham (jika organisasi anda adalah sebuah perusahaan
yang sudah go public), survei terhadap pendapat umum di kalangan para pelaku pasar bursa,
penafsiran angka deviden, serta penelaahan data neraca keuangan.
6. Situasi hubungan industri pada umumnya (antara lain terwujud berupa frekuensi pemogokan dan
protes terhadap suatu kebijakan dari pihak manajemen yang mencakup berbagai hal seperti
angka gaji, fasilitas kerja dan sebagainya)
7. Kondisi dan pengaruh cuaca (jika hal itu memang relevan bagi organisasi anda)
8. Frekuensi keluhan konsumen, penerimaan produk, serta laporan atas hasil uji coba produk di pasar
9. Diskusi mendalam dengan para petugas penjualan serta para distributor
10. Tinjauan secara seksama terhadap harga-harga produk dan fluktuasinya
11. Kajian secara mendalam terhadap berbagai kekuatan pasar mulai dari yang
bersifat ekonomis, sosial, hingga yang berdimensi politis
12. Sikap-sikap tokoh masyarakat yang merupakan para pencipta atau pemimpin
pendapat umum
DEFINISI TUJUAN
Definisi Tujuan
1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai
3. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan
pengakuan.
4. Untuk memperkenalkan masyarakat kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar baru
5. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau
saham tambahan.
6. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang
mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan.
7. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk
perusahaan.
8. Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.
9. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) oleh pihak-pihak
lain.
10. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru
11. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial
sehari-hari.
12. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
13. Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar
perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
14. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui batapa
perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.
Faktor-faktor yang Harus Diperhitungkan Dalam Menetapkan
Skala Prioritas
 Keterbatasan sumber daya khususnya dana
 Sejauh mana pimpinan perusahaana atau organisasi yang
bersangkutan menyadari arti penting humas dan seberapa baik
ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa
 Ketersediaan para manager di tingkat operasional untuk
bekerjasam
 Kerjasama yang erat antara manager humas dan manager
personalia untuk memperbaiki bobot para calon pegawai baru
KHALAYAK
Penetapan Khalayak
Sebesar apapun suatu organisasi tidak mungkin menjangkau
semua orang. Ia harus menentukan sebagian diantaranya yang
sekiranya paling sesuai atau yang paling dibutuhkannya. Dengan
jenis dan jumlah khalayak yang lebih terbatas, suatu organisasi
akan lebih efisien dalam mengarapnya, apalagi jika dikaitkan
dengan kelangkaan sumber daya.
MEDIA DAN TEKNIK-TEKNIK PUBLIC RELATIONS
Pemilihan Media dan Teknik Humas
Contoh: para jurnalis untuk media, dan penyelenggaraan acara resepsi pers untuk tekniknya.
Bila kita membandingkan media humas dan media iklan, akan muncul lima hal menarik:
1) Kampanye periklanan dan kampanye humas sama-sama bisa menggunakan berbagai
macam media.
2) Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para produser TV dan
radio, sedangkan para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan para manager
iklan dari berbagai perusahaan, petugas iklan di media massa (radio, koran, televisi, majalah,
dan sebagainya).
3) Iklan sifatnya jauh lebih komersial dibandingkan dengan humas.
4) Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang bisa diharapkan
akan membuahkan hasil maksimal (misalnya lonjakan penjualan) dengan biaya serendah-
rendahnya. Sedangkaan kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan
bisa menjangkau sebanyak mungkin khalayak.
5) Tidak seperti dunia periklanan, dunia kehumasan dapat menggunakan berbagai media
khusus seperti jurnal-jurnal internal, buletin atau sekedar majalah dinding.
 Variasi Media Humas
a) Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam
koran yang beredar di masyarakat secara umum, baik yang
berskala regional maupun nasional atau bahkan
internasional, koran-koran gratis, majalah-majalah, yang
diterbitkan secara umum maupun hanya dalam jumlah
terbatas untuk kalangan tertentu; buku-buku petunjuk khusus;
buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari
berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
b) Audio-visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-
film dokumenter.
c) Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang
berskala lokal, nasional hingga internasional baik yang
dipancarkan secara luas maupun yang dikemas secara
khusus.
d) Televisi. Televisi sebagai media humas tidak hanya televisi
nasional atau regional tapi juga televisi internasional,
termasuk pula sistem-sistem teletex.
e) Pameran (exhibition)
f) Bahan-bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai
macam bahan cetakan yang bersifat mendidik, informatif,
dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk
guna mencapai tujuan humas tertentu.
g) Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa
bermacam-macam, misalnya saja mengenai seluk-beluk
organisasi, petunjuk lengkap mengenai cara penggunaan
produk-produknya atau bisa juga mengenai keterangan
tentang berbagai aspek yang berkenaan dengan produk
atau organisasi itu sendiri.
h) Surat langsung (direct mail). Surat humas seperti ini tidak saja
ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi
juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya relevan,
atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.
i) Pesan-pesan lisan (spoken words). Penyampaian pesan humas
juga bisa dilakukan melalui komunikasi langsung atau tatap muka.
j) Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau
perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan humasnya melalui
penyediaan dana atau dukungan tertentu atas
penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa
universitas, sumbangan amal, dan sebagainya. Kegiatan
penyediaan sponsor ini juga sering dilakukan dalam rangka
melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha
pemasaran.
k) Jurnal organisasi (house jurnals). Suatu bentuk terbitan dari
sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja dibuat dalam
rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.
l) Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate
identity). Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada
bentuk dan karakter organisasinya. Ciri khas organisasi atau
identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan
khalayak atas keberadaan dari organisasi yang bersangkutan.
m) Bentuk-bentuk media humas lainnya. Misalnya banyak
perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada
kemasan produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka
bukanlah binatang ekonomi yang semata-mata mengejar
keuntungan.
Media dan Anggaran
Para perencana media humas juga harus memperhitungkan media mana
yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang telah dipilih, tentunya
sesuai dengan keterbatasan anggaran yang ada.

ANGGARAN
Biaya-biaya Perencanaan
Humas merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran
terbesar dihabiskan untuk pemakaian jam kerja alias gaji personil. Pos
pengeluaran lain yang cukup besar akan tercipta bila pelaksanaan kegiatan
humas itu juga melibatkan pemakaian alat-alat canggih seperti kamera video,
komputer, hingga mesin cetak modern. Adakalanya, pos-pos pengeluaran itu
dialihkan ke anggaran yang lain misalnya saja ke anggaran dokumentasi.
PENGUKURAN HASIL
Pengukuran Keberhasilan atau Kegagalan
Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering juga dimanfaatkan guna
mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari segenap kegiatan-kegiatan humas yang
telah dilaksanakan. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap (attitude test) merupakan
dua metode yang paling lazim digunakan.
Unsur lain yang bisa digunakan sebagai metode tolak ukur adalah liputan oleh media massa.
Sikap-sikap media massa yang lebih simpatik terhadap suatu organisasi bisa pula dipandang
sebagai salah satu bukti keberhasilan atas segenap kegiatan humas yang telah dilaksanakan
oleh organisasi itu.
 Contoh-contoh Lain Hasil Humas
Setelah kampanye atau program humas usai dilaksanakan, maka guna mengukur hasilnya kita
bisa memanfaatkan keempat belas tujuan sebagai suatu tolak ukur atau bahan perbandingan.
Hal terakhir yang perlu ditegaskan di sini adalah setiap kegiatan humas harus dilaksanakan
secara sungguh-sungguh dan profesional. Sebelumnya, segala sesuatunya harus sudah
direncanakan secara cermat, dengan mengacu pada tujuan-tujuan yang hendak dicapai.
Segala sesuatunya harus dibuat sepraktis mungkin agar mudah dipahami dan diterima (disetujui)
oleh pihak manajemen