8 Penulisan Surat Resmi
8 Penulisan Surat Resmi
BAHASA INDONESIA
Membalas surat Saudara tanggal ..., no. ... tentang ... dst.
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Assalamualaikum w.w.,
Paragraf Pembuka
Dengan ini kami sampaikan bahwa ....
Hormat saya,
Wasalam,
Salam kami,
Hormat kami,
Nama Jabatan
Hormat saya,
Direktur
(Tanda Tangan)
Dr. Daud Husen, M.S.
NIP 131777881
Wasalam,
(Tanda Tangan)
Ir. Saputro
Kepala
Contoh Tembusan
Tembusan:
1. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
2. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
3. Rektor Universitas Andalas
4. Pembantu Rektor I Universitas Andalas
Singkatan
Salah
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Bpk. tanggal ... nomor ....
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Bapak tanggal ... nomor ....
1. Nama tempat/geografi
a. *di Universitas (pemakaian huruf yang
tidak tepat)
b. di universitas
Yth. …………………………
………………………………..
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..
Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Lurus
Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :
Yth. …………………………
………………………………..
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………… Paragraf Penutup ……………………………………………………..
Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan:
Inisial
Bentuk Setengah
LOGO
KEPALA SURAT Lurus
Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :
Yth. …………………………
………………………………..
Salam Pembuka,
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi ..………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..
Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan:
Inisial
Bentuk Paragraf
LOGO
KEPALA SURAT Menggantung
Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :
Yth. …………………………
………………………………..
Salam Pembuka,
..……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Paragraf
Pembuka …………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………Paragraf Isi
…………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..
……………..……………………………………………………………………………………………………………………
……………………Paragraf Penutup …………………………………………
Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Bertakuk
Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :
Yth……. …………………………
………………………………..
…………………………..
Salam Pembuka,
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Pembuka …………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………..
Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan:
Inisial
• Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas:
– surat pribadi
• surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman, surat
untuk orang tua)
• surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan, surat
kuasa, surat perjanjian kontrak)
– surat dinas
• surat keterangan
• surat jalan
• surat kelakuan baik
• surat izin
• dll.
– surat niaga
• surat penawaran
• surat pemesanan barang
• surat pengiriman
• surat penagihan
• dll
Teknik Penyusunan Surat
• menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan
diberitahukan, ditanyakan, diminta, atau
disampaikan kepada pihak penerima surat;
• menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per
satu secara teratur dan hanya mengungkapkan
satu gagasan pokok untuk setiap alinea;
• menghindari penggunaan singkatan dan
akronim, kecuali yang sudah lazim;
• memperhatikan bentuk surat dan cara
penulisannya sesuai dengan ketentuan;
• memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan
tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah.
Syarat surat yang baik
• Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
• Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang
berlaku dalam penyusunan surat.
• Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena
surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan
pembacanya.
• Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki oleh penulis.
• Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
• Bersih dan rapi.
Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien
• jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau
meragukan
• tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan
disampaikan secara objektif
• singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga
mengaburkan permasalahan
• tuntas: informasi disampaikan secara lengkap
• sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung
pihak lain
• estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata letak
yang diserasikan dengan surat.
Bahasa Surat
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud
yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas
dan eksplisit.
3. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan,
tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi
4. Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi
2. Tanggal surat 10. Paragraf
penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
Kepala Surat/Kop Surat
Fungsi:
a) memberikan informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile,
dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi
pengirim surat.
b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.
Contoh Kop Surat/Kepala Surat
Misalnya:
(tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
Tembusan
Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga
dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan.
Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan