MANAJEMEN

FARMASI

PENCATATAN DAN
PELAPORAN OBAT
 SIKLUS PENGELOLAAN OBAT

1. Perencanaan

5. Penggunaan 2. Pengadaan
DUKUNGAN MANAJEMEN -
ORGANISASI-PENDANAAN -
MANAJEMEN INFORMASI -
SUMBER DAYA MANUSIA

4. Distribusi 3. Penyimpanan
APA YANG AKAN KITA PELAJARI
PADA SESI INI

Pencatatan dan
Pelaporan
Peng
elola
an
Obat
kab-
Kota
 PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA OBAT

 merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka

penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik
obat-obatan yang diterima, disimpan,
didistribusikan dan digunakan di Puskesmas dan
atau unit pelayanan lainnya.
 TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

 1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah

dilakukan
 2. Sumber data untuk melakukan
pengaturan dan pengendalian
 3. Sumber data untuk pembuatan laporan
PETUGAS PUSKESMAS YANG TERLIBAT
 Kepala Puskesmas
 Petugas Gudang Obat

 Petugas Ruang Farmasi

 Petugas Obat Puskesmas Pembantu

 Petugas Obat Posyandu / Puskesmas Keliling

A. SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN :

1. Di gudang obat Puskesmas :

 Kartu stok obat

 LPLPO

 Buku Catatan Harian Penerimaan & Pemakaian Obat

 Komputer

 Printer

2. Di Ruang Farmasi Puskesmas :

 Catatan penggunaan obat

 LPLPO

3. Di Puskesmas pembantu :
 Catatan penggunaan obat

 LPLPO Sub unit

4. Di Ruang Tindakan :
 LPLPO Sub unit

 Catatan harian penggunaan obat

B. PENYELENGGARAAN PENCATATAN :
 a. Di gudang Puskesmas :
 1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari
gudang dicatat di dalam Kartu Stok
 2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan
obat dibuat berdasarkan kartu stok
 3). Catatan harian penggunaan obat
 b. Di kamar obat :
 1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan
kepada pasien dicatat pada buku catatan
pemakaian obat harian
 2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke
gudang obat dibuat berdasarkan catatan
pemakaian harian dan sisa stok
 c. Di kamar suntik :
 Setiap hari obat yang akan digunakan
dimintakan ke kamar obat. Pemakaian obat
dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan
menjadi sumber data untuk permintaan
tambahan obat.
 d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas
Pembantu dan tempat perawatan serta di
ruang pertolongan gawat darurat,
pencatatan diselenggarkan seperti pada
kamar obat.
 C. ALUR PELAPORAN

 Data LPLPO merupakan kompilasi dari data

LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO
dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :
 a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes
Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang
diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai
satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya
disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.
 b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas
 D. PERIODE PELAPORAN

 Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal

bulan.
 Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi
setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal bulan,
begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan
distribusi setiap triwulan.
PENCATATAN
 Mengapa?
= alat pengontrol untuk pengelolaan
perbandingan antara stok nyata dengan
teori stok
= alat untuk merencanakan distribusi

 Bagaimana mengisinya ?
 Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi
 Lakukan pengecekan stock setiap bulan
 Untuk membandingkan stok pada kartu obat
(stok secara teori, informasi ) dengan stock yang
sebenarnya yang ada pada rak Peng
 Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur,
elola
an
rusak, salah… Obat
kab-
Kota
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
 PENGERTIAN
 Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi
Farmasi Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian
kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara
tertib baik obat yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun yang digunakan di unit
pelayanan kesehata/’/n seperti Puskesmasp
 FORM PENCATATAN DAN PELAPORAN
YANG DIGUNAKAN DI PUSKESMAS

1. Form LPLPO puskesmas

2. Form LPLPO unit
3. Kartu Stok
4. Catatan Harian pengeluaran
obat
5. Laporan Narkotika Peng
elola

6. Laporan Psikotropika an
Obat
kab-
Kota
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
UPOPPK : KAB/KOTA BULAN :
ALAMAT : TAHUN :
TELP :

Nama Penerimaan Pemak Pe

K Stok Persed Sisa Per
O N Generik/ Satuan Awal ia
aian
stok
Stok
min
mb K
D o Generic APBD an
Opt
taan
eri et
E . name Prov. II LL an

2
1 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12 13

Peng
elola ……………….., Tanggal …………
an Menerima/Melaporkan
Obat
Jumlah Kunjungan : Pengelola Obat
kab-
Mengetahui Kota
Kepala / Penanggung Jawab
 LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT
(LPLPO)
PUSKESMAS : BULAN :
KECAMATAN : TAHUN :
ALAMAT :
TELP :

Pem Pemberian
Nama
K Stok akaia Sisa
Generik/ Peneri Persedia Stok Permin K
O N Satuan Awal n stok AP
Generic maan an Opt taan et
D o PK Ask BD
name
E . D es II

2
1 3 4 5 6 7(5+6) 8 9(7-8) 10 11 12 13

Peng
……………….., Tanggal …………
elola :
Jumlah Kunjungan
an
Mengetahui/Menyetujui Menyerahkan Meminta Menerima
Obat
Kepala Dinkeskab-
kab/Kota Petugas GFK Kepala Puskesmas Petugas Puskesmas
Kota
KARTU STOK
•Mengapa?
 untuk mengetahui perpindahan semua barang :
penerimaan, distribusi, kadaluarsa, rusak…
 Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok
 Untuk memperkirakan permintaan
 Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan

Peng
elola
an
Obat
kab-
Kota
KARTU STOK
•Dimana ?

kartu stock diletakkan ditempat

penyimpanan masing-masing obat
dan perbekalan kesehatan

 Bagaiman mengisinya?
 Isilah kartu stock setiap kali ada
pemasukan-pengeluaran (segera)
Peng
elola
an

 Satu baris untuk setiap mutasi

Obat
kab-
Kota
 KARTU STOK
NAMA OBAT :
KEMASAN : SUMBER ANGGARAN :
ISI KEMSAN : RUANGAN :
SATUAN :

Pabrik/ Pen
No. Sisa
Manufa Dar/Kepada Exp. date Penerimaan gelu Ket Paraf
Batch Stok
ctur aran
TGL.

Peng
elola
an
Obat
kab-
Kota
 CATATAN HARIAN
Dinas Kesehatan Kab/Kota : PENGELUARAN
OBAT PETUGAS :
Tanggal :
Puskesmas :
Sub Unit :

…
…

Paracetamol tab
Amoxicillin Kap

Dexamethason

HHydo Ibuprof

Kalsium laktat
… …

Antalgin tab
…… … …

GG tab

OBH
…… …. …
… .... …
…. …
…
…
Peng
elola
an
Obat
kab-
Kota
LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN
OBAT (LPLPO)

Kegunaan
 Sebagai bukti pengeluaran obat di
UPOPPK.
 Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah
Sakit/Puskesmas
 Sebagai surat permintaan/pesanan obat
dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK
 Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Peng
elola
Sakit / Puskesmas an
Obat
kab-
Kota
FORMULIR V : LPLPO

Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat

Sub UPK  Puskesmas

Puskesmas  Gudang kabupaten/kota
Kab/Kota  Propinsi

Peng
elola
an
Obat
kab-
Kota
PENCATATAN DAN PELAPORAN TERDIRI
DARI

Kartu stok dan kartu stok

induk
LPLPO dan SBBK
Buku penerimaan
Buku pengeluaran
PENCATATAN DAN KARTU STOK
A. FUNGSI :

 Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi

obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak
atau kedaluwarsa)
 Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan
mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang
berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
 Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat
1 (satu) kejadian mutasi obat.
 Data pada kartu stok digunakan untuk
menyusun laporan, perencanaan pengadaan
distribusi dan sebagai pembanding terhadap
keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanannya
 KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN

 Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan

dengan obat bersangkutan
 Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke
hari
 Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung
dicatat didalam kartu stok
 Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada
setiap akhir bulan.
KOLOM-KOLOM PADA KARTU STOK DIISI
SEBAGAI BERIKUT

 Tanggal penerimaan atau pengeluaran

 Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran

 Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim

 No. Batch/No. Lot.

 Tanggal kedaluwarsa

 Jumlah penerimaan

 Jumlah pengeluaran

 Sisa stok

 Paraf petugas yang mengerjakan

 KARTU STOK INDUK
 a. Fungsi :
 Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi
obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau
kedaluwarsa).
 Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat
data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua
sumber anggaran
 Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu)
kejadian mutasi obat
 Data pada kartu stok induk digunakan sebagai :

 Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan

Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanan.
 Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan
pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.
 KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN
 :
 Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala
Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan.
 Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke
hari
 Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung
dicatat didalam kartu stok
 Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada
setiap akhir bulan
 KEGUNAAN LPLPO :
 Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit
Pengelola Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan.
 Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah
Sakit/Puskesmas
 Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari
Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK
 Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit /
Puskesmas
LAPORAN PENGELOLAAN OBAT TAHUNAN

 Fungsi:
 Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan
obat di daerah Kabupaten/Kota selama satu
tahun anggaran