Pencatatan dan Pelaporan

Program Imunisasi

Oleh
Helmi, SKM, MPH
 Pencatatan Pelaporan Imunisasi
Permenkes 12/2017 Pasal 46-Hal 28

1) Pelaksana pelayanan Imunisasi harus melakukan pencatatan terhadap

pelayanan Imunisasi yang dilakukan.
2) Pencatatan pelayanan Imunisasi rutin dilakukan di buku kesehatan ibu
dan anak, buku kohor ibu/bayi/balita, buku rapor kesehatanku, atau
buku rekam medis.
3) Pencatatan pelayanan Imunisasi rutin yang dilakukan di fasilitas
pelayanan kesehatan swasta wajib dilaporkan setiap bulan ke
Puskesmas wilayahnya dengan menggunakan format yang berlaku.
4) Pencatatan pelayanan Imunisasi tambahan dan khusus dicatat dan
dilaporkan dengan format khusus secara berjenjang kepada Menteri
melalui dinas kesehatan Pemerintah Daerah provinsi dan Pemerintah
Daerah kabupaten/kota.
 Fungsi Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan dalam manajemen

program imunisasi berperan penting :
Menunjang pelayanan imunisasi 
mengetahui riwayat status imunisasi,
menentukan jadwal kunjungan berikutnya, dll.
Menjadi dasar dalam melakukan pemantauan
dan perencanaan program
 Intrumen Pencatatan Hasil Imunisasi

• Buku KIA/KMS
• Register Kohort Bayi 0-11 bulan
• Register Kohort Anak Balita dan Anak Pra Sekolah (12-72
bulan)
• Rapor Kesehatanku
• Register Imunisasi Anak Usia
Sekolah SD/MI sederajat
• Register Kohort Ibu
• Register Imunisasi WUS
 Sasaran Pelaksana Pencatatan dan
Pelaporan
• Petugas kesehatan (bidan/perawat) di
posyandu / poskesdes / pustu / KIA.
• Petugas imunisasi / koordinator imunisasi di
puskesmas.
• Bidan/dokter di praktek swasta/klinik
bersalin.
• Bidan/perawat di RS.
Pencatatan di Unit Pelayanan

1. Posyandu/Pustu/Puskesmas :
Buku kohort bayi/ibu, buku KIA, buku register WUS,
KMS, format pelaporan vaksin,ADS,dll
2. Unit Pelayanan Swasta/RS :
kartu/buku imunisasi, buku register WUS/kohort
ibu, format pelaporan vaksin,dll
3. Sekolah : register anak sekolah, kartu tetanus
seumur hidup
 Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan Imunisasi Rutin

Sasaran Tempat Pencatatan Pelaporan

Imunisasi
Register
Posyandu Imunisasi Laporan
WUS (bulanan) Bulanan
Puskesma  per desa Imunisasi
s Puskesmas
Bayi,Badut Dinas
RS 
a WUS Kesehatan
Rekapitulasi
Register
Praktek per desa Kabupaten/Kot
Imunisasi
Swasta a
Bayi-Baduta
(Dokter/B (bulanan) 
PS/Klinik per desa

Laporan Tahunan
Program 
Analisa UCI Desa 
Desa UCI
Dicatat
dalam Buku Puskesma Puskesma
KIA/KMS s s
 Pencatatan dan Pelaporan
Program Imunisasi
WANITA ANAK
BAYI BADUT
USIA SUBUR SEKOLAH
A
(WUS)
IMUNISA TT 1 s.d TT KLS 1 : DT,
DPT-HB-
SI DASAR 5 CAMPAK
Hib
LENGKAP
+
(IDL) KLS 2 &3 : Td
CAMPAK HARUS DIPANTAU :

Informasi Tingkat
HB0, BCG, POLIO1 s.d POLIO4, Data harus
Perlindungan Individu
DPT-HB-Hib1 s.d DPT-HB-Hib3, lengkap &
& Komunitas 
IPV, CAMPAK Jelas
Terhadap PD3I

Bahan Analisa & Bahan

Penyelidikan Penyusunan
Epidemiologi Perencanaan &
(PE)  KLB PD3I Evaluasi
 Pencatatan dan Pelaporan Bulan Imunisasi
Anak Sekolah
Sasar Tempat Pencatatan Pelaporan
an Imunisa
si
Laporan
Register Tahunan
Bulan
Bulan
Anak Imunisasi
Sekolah Imunisasi Dinas
Sekolah Anak
Anak Sekolah
Kesehatan
Sekolah Puskesmas Kabupaten/
(Tahunan)  Kota
 per Rekapitul
Sekolah asi per
Dasar sekolah
Puskesmas
Puskesmas
PENCATATAN PADA BUKU KIA
Register Kohort Balita dan
Anak Pra Sekolah
Register Imunisasi TT/Td WUS
Register Imunisasi Anak Usia
Sekolah SD/MI sederajat (BIAS)
 Syarat-syarat laporan yang baik
• Lengkap:
Semua bagian dalam laporan telah lengkap terisi dan semua
tempat pelayanan telah mengirimkan laporan.
• Tepat waktu:
Laporan diserahkan ke tingkat administrasi di atasnya paling
lambat pada tanggal yang telah ditetapkan pada bulan berikutnya.
Akurat:
Harus dipastikan bahwa data yang dilaporkan sesuai dengan data
sasaran dan jumlah hasil imunisasi berdasarkan pencatatan di
tempat pelayanan.
PENYAMPAIAN Laporan
BERJENJANG dilaksanakan setiap
tanggal:
 5 pada bulan berikutnya
(untuk PKM)
 10 pada bulan berikutnya
(untuk KAB/KOTA)
 15 pada bulan berikutnya
(untuk PROVINSI)
 PEMANTAUAN
Rutin (bulanan,
triwulanan, tahunan)
 Desa/kel dengan DO
rate DPT-HB-Hib1 –
Campak >5%
 Puskesmas dengan
cakupan IDL belum
mencapai target PWS,
 Desa/kel yang Surveilans
mencapai status UCI KIPI
 Jumlah laporan KIPI
serius yang
ditemukan atau
dilaporkan oleh
masyarakat
 PEMANTAUAN

Berkala (tidak rutin,

waktu tertentu)
 Pengelolaan vaksin di
puskesmas A dan puskesmas
B
 Akurasi data hasil imunisasi
yang dilaporkan secara
DQS, SS, berjenjang
EVM  Kemitraan dengan lintas
program dan lintas sektor
dalam rangka meningkatkan
performa program imunisasi
di tingkat puskesmas atau
kabupaten/kota
 Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)

• Alat manajemen sederhana untuk memantau

program imunisasi secara rutin
• Untuk mengetahui secara cepat situasi program
imunisasi di suatu wilayah, serta merencanakan
tindak lanjut untuk perbaikan

HARUS DILAKUKAN ANALISA

DAN TINDAK LANJUT !!
 Prinsip dan Tahapan PWS

Software PWS untuk

• Prinsip PWS: tiap tingkat
administrasi
o Memanfaatkan data yang ada  Memudahkan
INGAT, tanpa software
o Menggunakan indikator yang sederhana
pun tetap bisa dan
harus dilakukan PWS
o Rutin dan tepat waktu
o Dimanfaatkan untuk melakukan analisa situasi dan
pengambilan keputusan  menentukan RTL utk
perbaikan

• Tahapan PWS:
o pengumpulan data
o pengolahan data
o analisis data (identifikasi masalah)
o tindak lanjut (rencana operasional)
 Tahapan PWS

Pengumpula Pengolahan
Analisa data
n data data

Tindak lanjut

OPTIMALKANLAH PEMANFAATAN SOFTWARE PWS!!!!!!

Menentukan Wilayah Prioritas dengan
PWS
RTL??
Pencatatan dan Pelaporan Logistik
 Pencatatan vaksin dan pelarut

jenis, jumlah, nomor batch dan tanggal

kadaluarsa serta status VVM saat diterima
atau dikeluarkan, harus dicatat dalam buku
stok vaksin dan pelarut (lampiran 5).
Sisa atau stok vaksin dan pelarut harus selalu
dihitung pada setiap kali penerimaan atau
pengeluaran vaksin dan pelarut
Masing-masing jenis vaksin mempunyai kartu
stok tersendiri.
 Putih : PUSKESMAS
LAPORAN KEDATANGAN VAKSIN DI PUSKESMAS Merah : Dinkes Kab/Kota
Hijau : Arsip Pertinggal di Dinkes Kab/Kota
(VACCINE ARRIVAL REPORT/VAR)
Laporan ini diisi oleh Pelaksana / koordinator Imunisasi di Puskesmas untuk dilaporkan kepada Kadinkes Kab /Kasubdin P2M Kab

Puskesmas / Tujuan (Penerima) : ………………………………………….

Nomor / Tanggal Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) : : …………………………………………. Sarana Angkutan : Kend.Umum/Dinas/
Tgl. Pemberitahuan Kedatangan Barang : …………………….(Telp/Surat/Fax) Rencana Kedatangan Barang Tgl. : ………… Pribadi/Truk/Pesawat
SAAT DIKIRIM DARI KABUPATEN SAAT DITERIMA DI PUSKESMAS
Jmlh Jumlah Jumlah
No. Batch, Kondisi KONDISI VCCM Kondisi KONDISI VCCM
No Nama Barang Kemasan Box / (Vial/Amp/ (Unit / KONDISI KONDISI
Exp. Date Freeze ** (Warna Biru Freeze ** (Warna Biru
Koli Buah) Dosis) VVM ** VVM **
Tag * Pada Jendela) Tag * Pada Jendela)
(√ / X) A B C D A B C D (√ / X) A B C D A B C D

URAIAN KEDATANGAN
Tanggal Kedatangan Vaksin di Provinsi : ………………………………….*) Nomor Kendaraan/No. Pol : ……………………………………………….
Tanggal Kedatangan Vaksin di Kabupaten/Kota : ………………………………….**) Nama Perusahaan Pengantar : ……………………………………………….
Tanggal Kedatangan Vaksin di Puskesmas : ………………………………….***)
Komentar : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...***
……………………………, …………………200…………..

Mengetahui, Penerima,
Ka.PUSKESMAS

(………………………………………………...) (………………………………………………...)

Catatan :
*) Diisi oleh petugas provinsi.
**) Diisi oleh petugas Kabupaten.
***) Diisi oleh petugas puskesmas
 Pencatatan logistik imunisasi

• Keluar masuknya logistik imunisasi (ADS,

safety box, peralatan ranti dingin) termasuk
vaksin dan pelarut harus dicatat di buku
umum.
• Pencatatan suhu lemari es dilakukan dua kali
setiap hari pada pagi dan sore hari dalam
grafik suhu
4

FORMAT LAPORAN KEADAAN RANTAI VAKSIN PUSKESMAS

Format 2.a.14
KABUPATEN/KOTA :
PUSKESMAS :
BULAN/TAHUN :

NO JENIS BARANG TYPE MERK JUMLAH BAIK RUSAK

1 2 5 6 7
1 Lemari Es
2 Termometer
3 Vaccine carrier
4 Termos
5 Freeze Tag
6 Freeze Watch
7 Cool Pack

KEPALA PUSKESMAS …………………………..

 Merk Lemari es. :
Grafik pencatatan suhu. Type / tahun :

Tgl 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
O
C P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S P S
.+16
.+15
.+14
.+13
.+12
.+11
.+10
.+9
.+8
.+7
.+6
.+5
.+4
.+3
.+2
.+1
0
.-1
.-2
.-3
.-4
.-5
FW.
FT.
VVM
Propinsi : Bulan : Catatan :
Kabupaten. : Tahun :
Puskesmas : Penanggung jawab

Keterangan :
FW = Freeze watch beri tanda √ bila freeze watch dalam keadaan BAIK, beri tanda X freeze watch pecah.
FT = Freeze Tag beri tanda √ bila freeze Tag dalam keadaan BAIK, beri tanda X freeze Tag bertanda silang.
VVM = Periksa kondisi VVM pada vaksin yang disimpan, ambil satu sampel dari vaksin yang disimpan tulislah kondisi VVM ( Kondisi A, B, C atau D )
 Pencatatan dan Pelaporan KIPI
• Tujuan utama pemantauan kasus KIPI adalah
untuk mendeteksi dini, merespon kasus KIPI
atau diduga kasus KIPI dengan cepat dan
tepat, mengurangi dampak negatif imunisasi
terhadap kesehatan individu dan terhadap
program imunisasi.
Kurun waktu pelaporan berdasarkan jenjang
administrasi yang menerima laporan

Jenjang Administrasi Kurun waktu diterimanya laporan

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 24 jam dari saat penemuan kasus

Dinas Kesehatan Provinsi/Komda PP-KIPI 24 - 72 jam dari saat penemuan

kasus

Sub Direktorat.Imunisasi/Komnas PP-KIPI 24 jam – 7 hari dari saat penemuan

kasus
Skema alur kegiatan pelaporan dan
pelacakan KIPI
TERIMA KASIH