PENCATATAN DAN PELAPORAN

PROGRAM IMUNISASI

Oleh:
Direktorat Surveilans dan Karantina Kesehatan
 PENGERTIAN

Dokumen pencatatan pelayanan imunisasi

adalah formulir pencatatan dan pelaporan
yang berisikan cakupan imunisasi, laporan
KIPI dan logistik imunisasi.
 Setiap fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan imunisasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan
secara rutin dan berkala, serta berjenjang melalui Dinas
Kesehatan Provinsi dan Dinas Kesehatan Kab/ Kota.
(pasal 45 ayat 1).

Pencatatan dan pelaporan meliputi :

 Cakupan Imunisasi
Peraturan Menteri
 Stok dan pemakaian vaksin, ADS dan Safety
Kesehatan
Box
No. 12 Tahun 2017
 Monitoring suhu
 Kasus KIPI/ diduga KIPI  melalui web
keamanan vaksin
 Kondisi peralatan cold chain  min. 1 tahun 1
kali
(pasal 45 ayat 2)
 Pencatatan pelayanan imunisasi rutin yang dilakukan di fasilitas
pelayanan kesehatan swasta wajib dilaporkan setiap bulan ke puskesmas
wilayahnya dengan menggunakan format yang berlaku.

Peraturan Menteri Kesehatan

No. 12 Tahun 2017

Unit pelayanan kesehatan swasta dalam penyelenggaraan imunisasi program harus

membuat MoU atau perjanjian tertulis dengan unit/ tempat pengambilan vaksin/
logistik program imunisasi terkait pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan dengan
format yang standar, vaksin yang digunakan, dan melakukan penanganan dan
melaporkan KIPI.
 FUNGSI PENCATATAN DAN PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan dalam manajemen

program imunisasi berperan penting :
 Menunjang pelayanan imunisasi  mengetahui
riwayat status imunisasi, menentukan jadwal
kunjungan berikutnya, dll.
 Menjadi dasar dalam melakukan pemantauan
dan perencanaan program
 INSTRUMEN PENCATATAN HASIL IMUNISASI

 Buku KIA/KMS
 Register Kohort Bayi 0-11 bulan
 Register Kohort Anak Balita dan Anak Pra Sekolah (12-72 bulan)
 Rapor Kesehatanku
 Register Imunisasi Anak Usia Sekolah SD/MI sederajat
 Register Kohort Ibu
 Register Imunisasi WUS
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
PROGRAM IMUNISASI

WANITA USIA SUBUR ANAK SEKOLAH

BAYI BADUTA
(WUS)

IMUNISASI DASAR Td 1 s.d Td 5 KLS 1 : DT, CAMPAK

DPT-HB-Hib
LENGKAP (IDL)
+
KLS 2 & 5 : Td
CAMPAK
HARUS DIPANTAU :

Informasi Tingkat Perlindungan Individu

HB0, BCG, POLIO1 s.d POLIO4, DPT-HB-Hib1 s.d DPT-HB- Data harus lengkap &
& Komunitas  Terhadap PD3I
Hib3, IPV, CAMPAK Jelas

Bahan Analisa & Penyelidikan Bahan Penyusunan

Epidemiologi (PE)  KLB PD3I Perencanaan & Evaluasi
 MEKANISME PENCATATAN DAN PELAPORAN
IMUNISASI RUTIN

Sasaran Tempat Pencatatan Pelaporan

Imunisasi
Register Imunisasi
Posyandu WUS (bulanan)  per Laporan Bulanan
desa Imunisasi
Puskesmas Puskesmas 
Rekapitulasi per
Bayi,Baduta RS desa Dinas Kesehatan
WUS Kabupaten/Kota
Register Imunisasi
Praktek Swasta Bayi-Baduta (bulanan)
(Dokter/BPS/K  per desa
linik

Laporan Tahunan
Program 
Analisa Desa UCI Desa 
UCI
Dicatat dalam
Buku KIA/KMS Puskesmas Puskesmas
 MEKANISME PENCATATAN DAN PELAPORAN
BULAN IMUNISASI ANAK SEKOLAH (BIAS)

Sasaran Tempat Pencatatan Pelaporan

Imunisasi
Laporan
Register Bulan Tahunan Bulan
Imunisasi Anak
Imunisasi
Anak Sekolah
Sekolah Anak Sekolah Dinas Kesehatan
Sekolah Puskesmas 
(Tahunan)  per Rekapitulasi
Kabupaten/Kota
Sekolah Dasar per sekolah

Puskesmas Puskesmas
 PENCATATAN DI TINGKAT DESA/ KELURAHAN

Sasaran Imunisasi Pencatatan Hasil Imunisasi

Imunisasi bayi dan
Imunisasi Td WUS Imunisasi BIAS
baduta

Pencatatan bayi,
baduta dan WUS untuk Kohort Bayi Buku Raport
persiapan imunisasi Kohort Anak Balita dan Kohort Ibu Kesehatanku –
meliputi nama, orang Prasekolah Laporan BIAS
tua, suami, tanggal lahir
dan alamat.

Pencatatan dan Pelaporan Fasyankes Swasta:

Format pelaporan minimal memuat data: nama sasaran, nama
orang tua, tanggal lahir, alamat lengkap, jenis kelamin, jenis
imunisasi serta tanggal pemberiannya  DIMASUKAN KE
DALAM KOHORT
 PENCATATAN DI TINGKAT PUSKESMAS

Hasil Cakupan
Pencatatan Vaksin Pencatatan Suhu KIPI Pencatatan Logistik
Imunisasi

Ringan/ Non Serius, Serius

Keluar masuk vaksin harus
dicatat dalam kartu/ buku
 Jumlah, kondisi, type/ nomor
stok vaksin.
seri dan tahun pengadaan cold
chain;
Hasil pencatatan di kohort,  Peralatan/ bahan habis pakai
laporan imunisasi anak (ADS, Safety Box, dll)
sekolah dan laporan Suhu vaccine refrigerator dicatat 2 kali
imunisasi di fasyankes sehari (pagi-sore). Pencatatan harus
swasta di rekapitulasi  dilakukan dengan upaya perbaikan
PWS
 PENCATATAN DI TINGKAT KAB/ KOTA DAN
PROVINSI

Hasil Cakupan
Pencatatan Vaksin Pencatatan Suhu KIPI Pencatatan Logistik
Imunisasi

Ringan/ Non Serius,

Keluar masuk vaksin Serius
harus dicatat dalam  Jumlah, kondisi, type/
kartu/ buku stok vaksin. nomor seri dan tahun
pengadaan cold chain;
 Peralatan/ bahan habis
Rekap Laporan pakai (ADS, Safety Box,
Puskesmas/ Suhu vaccine refrigerator dicatat 2 kali dll)
Kabupaten-Kota sehari (pagi-sore). Pencatatan harus
dilakukan dengan upaya perbaikan
 DITJEN PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN
PENYAKIT CQ. DITJEN KEFARMASIAN DAN
ALAT KESEHATAN
Setiap tanggal 15

DINAS KESEHATAN PROVINSI

PENYAMPAIAN Setiap tanggal 10

LAPORAN
DINAS KESEHATAN KABUPATEN/ KOTA
BERJENJANG
Setiap tanggal 5

PUSKESMAS, FASYANKES (RUMAH SAKIT,

PRAKTEK SWASTA, DLL)

Alur Pelaporan KOHORT (BAYI, ANAK, IBU)

Umpan Balik
Bagan Alur Pelaporan – PMK 12 Tahun 2017
 SYARAT-SYARAT LAPORAN YANG BAIK

Semua bagian dalam laporan telah lengkap terisi

Lengkap dan semua tempat pelayanan telah mengirimkan
laporan.
•Laporan diserahkan ke tingkat administrasi di
Tepat
atasnya paling lambat pada tanggal yang telah
waktu
ditetapkan pada bulan berikutnya.
•Harus dipastikan bahwa data yang dilaporkan
sesuai dengan data sasaran dan jumlah hasil
Akurat
imunisasi berdasarkan pencatatan di tempat
pelayanan.
 PEMANTAUAN [1]

Rutin (bulanan, triwulanan, tahunan)

 Desa/kel dengan DO rate DPT-HB-Hib1 –
Campak >5%
 Puskesmas dengan cakupan IDL belum PWS,
mencapai target
Surveilans
 Desa/kel yang mencapai status UCI
 Jumlah laporan KIPI non serius dan KIPI
serius yang ditemukan atau dilaporkan o
leh masyarakat
 PEMANTAUAN [2]

Berkala (tidak rutin, waktu tertentu)

 Pengelolaan vaksin di Puskesmas A dan
Puskesmas B
 Akurasi data hasil imunisasi yang
dilaporkan secara berjenjang DQS, SS,
 Kemitraan dengan lintas program dan EVM
lintas sektor dalam rangka meningkat-
kan performa program imunisasi di ting-
kat puskesmas atau kab/ kota
PEMANTAUAN WILAYAH SETEMPAT (PWS)

 Alat manajemen sederhana untuk memantau

program imunisasi secara rutin.
 Untuk mengetahui secara cepat situasi program
imunisasi di suatu wilayah, serta merencanakan
tindak lanjut untuk perbaikan.

HARUS DILAKUKAN ANALISA DAN TINDAK

LANJUT !!
 PRINSIP DAN TAHAPAN PWS

Prinsip PWS:
 Memanfaatkan data yang ada
 Menggunakan indikator yang sederhana
 Rutin dan tepat waktu
 Membuat grafik dan menganalisa data
 Dimanfaatkan untuk melakukan analisa situasi dan pe-
ngambilan keputusan  menentukan RTL utk perbaikan
Tahapan PWS:
 Pengumpulan data Software PWS untuk tiap tingkat administrasi
 Pengolahan data Memudahkan
 Analisis data (identifikasi masalah) INGAT, tanpa software pun tetap bisa dan
 tindak lanjut (rencana operasional) harus dilakukan PWS
Pengumpulan Pengolahan
data Analisa data
data

Tindak lanjut

OPTIMALKANLAH PEMANFAATAN SOFTWARE PWS!!!!!!

 PENYAJIAN DATA CAKUPAN

Pemilihan bentuk didasarkan pada tujuan penyajian

Tabel Grafik Peta

Distribusi frekuensi
Batang, Pie, Garis
 ANALISA DAN INTERPRETASI DATA

Membandingkan dengan target indikator

Membandingkan dengan cakupan indikator lain (HB0-KN1; IDL-

Campak; UCI Desa-IDL, DPT-Kasus difteri)

Trend Cakupan

Peta Cakupan  analisa data dengan menggunakan range cakupan

 MEMBACA DATA [1]

Menemukan permasalahan :
 Cakupan dibandingkan dengan target :
 Tidak mencapai  masalah internal/eksternal
 Melebihi target  denominator, duplikasi data
 Ada kesalahan dalam melakukan pencatatan dan pelap
oran data

SEGERA LAKUKAN
UMPAN BALIK !
 MEMBACA DATA [2]

On Track sesuai target Ada kesenjangan antara

target dan capaian
kenapa?  apa yang
harus dilakukan
ADA APA DENGAN DATA INI?

TARGET
BCG

CAMPAK

DPT1

DPT3
 RENCANA TINDAK LANJUT

Dipengaruhi oleh permasalahan yang ditemukan di lapangan :

 Capaian cakupan & target : sweeping, DOFU, BLF  defaulter
tracking
 Penolakan masyarakat : komunikasi, informasi dan edukasi,
pendekatan tokoh
 Ketelitian petugas dalam melakukan pencatatan dan penyusu
nan rekapitulasi data  validasi data secara rutin
 HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN

 Kualitas data akan mempengaruhi analisa dan rencana

tindak lanjut.
 Frekuensi monitoring cakupan: setiap bulan, triwulan,
semesteran, tahunan  semakin lama monitoring dilaku-
kan semakin lama tindakan perbaikan diambil.
 Koordinasi antara Dinkes Kab/Kota dan Puskesmas 
permasalahan & solusi
SOAL LATIHAN

A. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas

a. Dari data pencatatan hasil imunisasi di salah satu Puskesmas sampai dengan bulan terakhir:

a. Buatlah rekapitulasi cakupan kedalam buku biru.

b. Buatlah pelaporan yang akan dikirim ke Dinkes Kab/Kota.

a. Dari pencatatan vaksin dan logistik di Puskesmas tsb:

i. Buatlah pelaporan vaksin dan logistik.

ii. Hitung IP masing-masing antigen berdasarkan cakupan dan jumlah vaksin yang
digunakan
17/07/2019
1. Pada Puskesmas X, tercatat:

Hasil imunisasi DPT1

a.Bulan September 2018 per Desa/Kelurahan:

Bulungan: 6,8%
Sukajaya: 7% .
Argamakmur:8,2% .
Pacitan: 5,7% .

17/07/2019
Bulan Oktober 2018:

Bulungan: 6,4%, kumulatif 79%. (250 bayi).

Sukajaya: 6,57%, kumulatif 75% (234 bayi).
Argamakmur:5,4%, kumulatif 83%. (263 bayi).
Pacitan: 8,7%, kumulatif 73% (260 bayi).

Cakupan kumulatif imunisasi campak:

Bulungan: 224 bayi.

Sukajaya: 210 bayi.
Argamakmur: 205 bayi.
Pacitan: 220 bayi.

Buatlah Grafik PWS dan perhatikan kecenderungannya.

Buatlah Rencana Tindak lanjut.
Berapa % Drop out cakupan DPT1-Campak sampai dengan bulan Oktober 2018.

17/07/2019