KARAKTERISTIK POKOK PERSEDIAAN

DARURAT DAN PENGADAAN

 Persediaan darurat dan kemanusiaan : barang, bahan
pangan dan perlengkapan yg digunakan oleh orgnisasi
untk memberi pertolongan dlm suatu bencana untk
memnuhi kebthn pokok dari penduduk yg terkena.
 Dari segi asalnya, persediaan dpt dipilah menjadi 2 :
a. Persediaan yg diminta atau diperoleh oleh organiss
brdasrkn bentuk intervensi mereka.
b. Persedian yg merpkn hasil dari solidaritas yg patut
di puji, ttp kdng2 tdk sesuai dgn yg dibutuhkan
 Katagorinya :
 WHO membagi dalam 10 Katagori :
1. Obat-obatan
2. Air dan Kesehatan Lingkungan
3. Persediaan/perlengkapan kesehatan
4. Makanan
5. Tempat perlindungan/listrik/bangunan
6. Logistik/administrasi
7. Kebutuhan pribadi/pendidikan
8. Sumber daya manusia
9. Pertanian/peternakan
10. Tidak masuk klasifikasi
 Standarisasi Persediaan Darurat :
 UNDP/IAPSO menerbitkan pedoman praktis : The
Compendium of generic specification Yang mengandung
infirmasi ttg rincian kedaruratan untuk upaya pertolongan
kemanusiaan sbb :
a. Peralatan telekomunikasi
b. Tmpt perlindungan,perumahan,penyimpanan,dan prltn dapur
c. Persediaan air dan peralatan distribusi
d. Barang2 dan peralatan higiene dan sanitasi
e. Peralatan penanganan bahan2 yg berbeda
f. Makanan
g. Peralatan penghasil tenaga listrik
 The Compendium of Basic Specification :
a. Peralatan dan persediaan medis
b. Seperangkat obat2an esensial terpilih
c. Panduan untuk sumbangan obat2an
 Bahan Berbahaya :
 Bahan berbahaya : bahan yg walau berguna
memilikim komposisi kimia yg mungkin berbahaya
bagi masyarakat dan lingkngn
 Bahan berbahaya yg dibutuhkan slm keadaan
darurat memerlukan penganan yg khusus dan
cermat
 Aturan internasional menetapkan standar untuk
pelabelan produk2 tsb sesuai dgn karakteristik
dan akibat potensialnya, kemungkinan cara
pengangkutannya dan tindakan kewaspadaan yg
hrs diterapkan ketika bahan2 itu ditangani atau
disimpan
 Materi Khusus :
• Seringkali kebutuhan akan bahan dan
peralatan yg sangat khusus shg tdk
seorangpun dpt memperkirakan kedatangan
nya sebagai bagian dari bantuan umum
• Diperlukan informasi yg lengkap terhadap
materi khusus tersebut, dan diperlukan
pengkajian terlebih dahulu sebelum
memintanya.
 Pengadaan :
Sumber dan Pengadaan Persediaan
Darurat :
1. Pembelian
a. Pembelian lokal : tersedia,mutu
b. Pembelian skala besar
c. Penyimpanan : disimpan dulu
d. Pembelian eksternal : dari luar
wilayah
 Lanjutan :
2. Sumbangan
 Merupakan bagian terbesar dari persediaan yg
diterima dan ditangani slm fase darurat
 Jika sumbangan tidak sesuai diminta justru akan
menimbulkan kerepotan logistik pertolongan
3. Pinjaman
 Sebahagian pddk,lembaga dan NGO meminjamkn
peralatan atau jasa
 Perlu dibuat kesepakatan dng donatur pada tahap
perencanaan sebelum bencana datang
 Daftar Permintaan :
 Beberapa faktor yg perlu
dipertimbangkan dlm meminta bantuan :
a. Formulir permintaan : hrs ada dokumen
standar, diberi angka, tanggal dan
dicopy carbon.
b. Penyerahan tanggung jawab : hanya 1
orang untuk menyusun daftar
c. Kejelasan : karakteristiknya hrs jelas
 Lanjutan :
d. Prioritas : Hrs menunjukkan dgn jls prioritas
persediaan berdasarkan kebthn, volumen
distribusi dan pengendalian stok
e. Frekuensi permintaan : Jangan menunggu
sampai menit terakhir
f. Obat2an dan bahan bahaya : Hrs
mempertimbangkan ketentuan khusus
g. Tindak lanjut pesanan permintaan : Untuk
melacak bantuan saat transit, jumlah dan
tanggal serta permintaan hrs disebutkan
 Pengiriman Bantuan :
1. Pembungkusan dan pelabelan barang
 Kemasan harus dibuat simbol dan warna :
( hijau untuk obat dan peralatan medis,
merah untuk makanan, biru untuk pakaian
dan peralatan rmh tangga, kuning untuk
peralatan dan perkakas).
 Bantuan tidak boleh dikirim jika ada
keraguan terhadap mutu dan kondisinya.
 Setiap kemasan hrs dibeli lebel : ( isinya,
tujuan, nama dan alamat penerima, nama
dan alamat pengirim dan ciri khusus
 Lanjutan pembungkusan:
 Pelabelan harus dilakukan dng tinta yg
tidak dpt dihapus dan tidak mudah lepas
 Ketika mengemas suatu kiriman, perlu
diingat jenis perlakuan yg dialami
kemasan itu
 Bergantung kepada alat transportasinya
Lanjutan Pengiriman Bantuan :

2. Volume, Berat dan Besar Kemasan

 Berat : baiknya antara 25 s/d 50 kg
 Volume : hrs sedemikian rupa shg dpt
ditangani secara manual
 Bentuk : hrs sesimetris mungkin shg
lbh mudah menanganinya.
 Lanjutan Pengiriman Bantuan :
3. Pemberitahuan Kiriman :
 Pusat penerimaan hrs siap menerima pengiriman
 Pengirim hrs memberikan informasi sedini mngkn :
 Berkaitan dgn kiriman ( Jenis,jumlah,berat,volume,perlakuan
khusus, nomor daftar barang)
 Berkaitan dengan sarana transportasi (Jenis dan
karakteristik transportasi,perusahaan pengirim dan petugas
yg bertanggungjawab dalam hal transportasi
 Berkaitan dengan rencana perjalanan (Perkiraan waktu
keberangkatan,rute,perkiraan waktu kedatangan, tujuan
pasti.
 Informasi lain yg dianggap relevan untuk
memudahkan penerimaan.
 Lanjutan Pengiriman Bantuan :
4. Dokumen Kiriman :
 Kiriman lokal atau dalam negara (biasanya kurang
membutuhkan dokumen khusus)
 Kiriman Luar Negeri atau Internasional (banyak hal
dan prosedur yg harus diperhatikan)
5. Pengendalian dan pemantauan
 Tujuaannya bagi manajer bencana :
 Mengetahui rute yg ditempuh shg mudah memantaunya
 Mengidentifikasi semua pihak yg bertanggungjawab
terhadap pengiriman :dari sumber sampai tujuan
 Memiliki dokumen penting untuk melacak pengiriman dan
penerimaan persediaan
 Lanjutan:
Harus dicetak formulir standar yang
mencakup minimal informasi:
– Nomor kiriman (berurutan)
– Tanggal pengiriman
– Tempat asal kiriman
– Sarana transportasi
– Tandatangan : pengirim,pengangkut, penerima
– Penjelasan muatan
– Ruang untuk komentar
Formulir tsb hrs memiliki karakteristik :
– Dicetak dan dijilid dalam arsip-arsip
– Diberikan nomor secara berurut
– Memberikan salinan kpd : pengirim,pengangkut
dan penerima
Lanjutan Pengiriman Bantuan

6. Asuransi Kargo
 Biasanya menjadi bahagian dari kontrak
pengangkutan
 Jika tidak ada, organisasi perlu menemukan
jenis asuransi yg lain.
 Sebaiknya merupakan bahagian yang sudah
direncanakan pada tahap perencanaan