MANAJEMEN KANT

OR NOTARIS
JULIWATI SIAGIAN, S.H, M.Kn
Notaris dan PPAT Kota Bengkulu
 Selamat Datang!!!
Rekan-rekan Mahasiswa Magister Kenotariatan
Fakultas Hukum Universitas Bengkulu
 Your Picture Here
Portfolio
JULIWATI SIAGIAN, S.H., M.Kn.
Juliwati Siagian, SH, M.Kn lahir di Cimahi pada
tanggal 20 November 1981. Menempuh pendidikan
S1 Fakultas Hukum dari Universitas Krisnadwipana
dan S2 Magister Kenotariatan dari Universitas
Indonesia.
Selain sebagai Notaris dan PPAT, juga pernah
mengajar di Universitas Indonesia dan telah menulis
buku berjudul “Aspek Hukum Dalam Bisnis”.
Juliwati Siagian juga aktif dalam berbagai organisasi Notaris
dan PPAT. Beliau saat ini menjabat sebagai Sekretaris
Pengurus Daerah Kabupaten Karawang untuk INI dan
IPPAT, kemudian sebagai Tim Sekretaris di Pengurus
Wilayah Jawa Barat INI dan Anggota Tim Magang Pengurus
Pusat INI. Selain itu juga aktif di ILUNI FHUI sebagai
Anggota Bidang Pengabdian Masyarakat.
Beliau juga senang mengajar dan berbagi dalam Kelas
Inspirasi di berbagai kota di Indonesia dengan quotes:
“”Sekali Mengajar, Selamanya Menginspirasi”
 Profil Notaris
Juliwati Siagian, S.H., M.Kn.

2004-2006 2006-2008 2008-2010 2011 2019

Kuliah Bekerja Staff Memperoleh SK Menjalankan

di Magister di Kantor Notaris Direksi PT. Notaris dan PPAT jabatan sebagai
Kenotariatan Doktor Wiratni, AGRICINAL, Notaris selama 8
Fakultas Hukum S.H., Bandung Bengkulu Utara tahun.
Universitas sebagai
Indonesia Assitance Notaris
 TIM KANTOR NOTARIS
JULIWATI SIAGIAN S.H., M.Kn.

Marta Titin Sari Miliyaniti Choiriya Roberto Sihombing

Asisten Notaris Asisten Notaris Asisten Notaris Staf IT

Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab
dalam pekerjaan dalam urusan dalam pekerjaan dalam
terkait PT dan covernote dan terkait Bank BTN pengembangan sistem
Koordinator Tim kwitansi IT kantor
 TIM KANTOR NOTARIS
JULIWATI SIAGIAN S.H., M.Kn.

Crisna Manullang Yandi Yahya Deri Mustika Yogi

Staf Keuangan &
Asisten Notaris Asisten Notaris Asisten Notaris
Pajak
Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab
dalam pembuatan dalam urusan dalam urusan dalam urusan
laporan keuangan dan Lapangan di Lapangan (BPN, Lapangan (BPN,
pelaporan pajak. Kabupaten Seluma Dispenda, Kantor Dispenda, Kantor
Pajak) Pajak)
 TIM KANTOR NOTARIS
JULIWATI SIAGIAN S.H., M.Kn.

Kurnia Lestari Reni Septiyanti Roma

Staf Admin Asisten Notaris Asisten Notaris Staf bag. Fidusia

Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab
dalam administrasi dalam urusan Lelang dalam pekerjaan Akta dalam urusan Fidusia
kantor dan Bank BTN
 TIM KANTOR NOTARIS
JULIWATI SIAGIAN S.H., M.Kn.

Nanda Novan Clarissa Roma

Staf Produksi Staf Produksi Staf Produksi Staf bag. Fidusia

Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab Bertanggungjawab
dalam pekerjaan Akta dalam pekerjaan Akta dalam pekerjaan Akta dalam urusan Fidusia
NOTARIS PPAT
Lahirnya Jabatan Notaris.
Jabatan Notaris lahir karena masyarakat Pendahuluan
membutuhkannya, bukan jabatan Lahirnya Jabatan Notaris
yang sengaja diciptakan kemudian baru
disosialisasikan kepada masyarakat.

Eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya

sendiri melainkan untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah
yang menjadi dasar mengapa seorang
Notaris harus menambah pengetahuan
dan keterampilannya dalam melayani
masyarakat sebagai misi utama dalam
hidupnya.
Notaris adalah satu-satunya
jabatan yang menggunakan
lambang negara, Garuda
Pancasila
Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah
memberikan pelayanan berupa jasa bagi
masyarakat yang berniat untuk membuat alat
pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan
disini jangan diartikan sempit, sebagai
“membuat akta” saja. Pelayanan harus
diartikan menyangkut aspek holistik dan
menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat
mendapatkan informasi, menghubungi Notaris,
datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor
Notaris, keramahan Notaris beserta
pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan
akta hanya sebagian dari aktivitas yang
disebut pelayanan.
Notaris
Definisi
Pendahuluan
”Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk
membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya
sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang ini
berdasarkan undang-undang lainnya.”

Notaris berwenang membuat akta autentik mengenai semua perbuatan,

perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-
undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk
dinyatakan dalam Akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan
Akta, menyimpan Akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan Akta,
semuanya itu sepanjang pembuatan Akta itu tidak juga ditugaskan atau
dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh
undang-undang.
 Syarat-syarat Notaris
Memenuhi ketentuan Pasal 3 UUJN

Pendidikan
WNI dan bertakwa pada
01 Tuhan YME 04 Berijazah SH dan lulusan S2
kenotariatan.

Umur Magang
02 Berumur paling sedikit 27 tahun
05 Menjalani magang secara nyata 24
bulan berturut-turut .

Sehat Jasmani dan Rohani Status dan Pidana

03 Dinyatakan dengan surat
keterangan dokter dan psikiater. 06 Tidak berstatus PNS, advokat,
pejabat negara dll serta tidak
pernah dijatuhi pidana penjara
dengan ancaman hukuman 5 tahun
atau lenbih
 Apa Saja yang Harus Disiapkan?
Persiapan Membuka Kantor Notaris

#1 Kantor # 2 Karyawan

Berada di lokasi sesuai dengan wilayah kerja. Apa saja yang mesti dimiliki?

#3 SOP Pekerjaan #4 Dokumentasi/Kearsipan

Peranan Penting, berapa jumlahnya?. Bagaimana tata pengarsipan yang baik?

#5 Notaris Berintegritas yang berilmu

Menjadi notaris yang berilmu dan
berintegritas.
 Apa Saja yang Harus Disiapkan?
Insert the title of your subtitle Here

#1 Kantor # 2 Karyawan
Berada di lokasi sesuai dengan wilayah kerja. Apa saja yang mesti dimiliki?

#3 SOP Pekerjaan #4 Dokumentasi/Kearsipan

Peranan Penting, berapa jumlahnya?. Bagaimana tata pengarsipan yang baik?

#5 Notaris Berintegritas yang berilmu

Menjadi notaris yang berilmu dan
berintegritas.
#1 KANTOR

Definisi Ka
ntor
Kantor (dari bahasa Belanda kantoor, sendirinya dari bahasa
Prancis comptoir) adalah sebutan untuk tempat yang digunakan
untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara
rutin.

Kantorbisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil

maupun bangunan bertingkat tinggi.

Setiap Notaris wajib memiliki kantor yang berada di tempat

kedudukan Notaris. Notaris tidak boleh membuka kantor
cabang,
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

05 Ruang Arsip
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

Ruang untuk tamu menunggu untuk bertemu dengan
Notaris. Sediakan minuman ringan/bacaan dan
05 Ruang Arsip buatlah senyaman mungkin untuk para tamu
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

Terdapat ruang meeting untuk tempat berkoordinasi dengan
05 Ruang Arsip karyawan, atau untuk tempat penandatangan Akta dengan
klien
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

Ruang Kerja Notaris

05 Ruang Arsip
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

05 Ruang Arsip
#1 KANTOR

Ruangan Apa saja y

ang Harus ada?
01 Ruang Tamu

02 Ruang Meeting

03 Ruang Kerja Notaris

04 Ruang Kerja Karyawan

05 Ruang Arsip
 Apa Saja yang Harus Disiapkan?
Insert the title of your subtitle Here

#1 Kantor # 2 Karyawan
Berada di lokasi sesuai dengan wilayah kerja. Apa saja yang mesti dimiliki?

#3 SOP Pekerjaan #4 Dokumentasi/Kearsipan

Peranan Penting, berapa jumlahnya?. Bagaimana tata pengarsipan yang baik?

#5 Notaris Berintegritas yang berilmu

Menjadi notaris yang berilmu dan
berintegritas.
#2 KARYAWAN

Karyawan
• Minimal 2 orang
• Tidak hanya sebagai karyawan, tapi juga
sebagai saksi
• Karyawan juga bertindak untuk melakukan
pekerjaan administrasi dan Sekretaris
(mengatur jadwal Notaris)
#2 KARYAWAN

Karyawan
• Buatlah pembagian pekerjaan. Jika di awal hanya 2
karyawan, bisa disesuaikan.
• Namun jika nanti karyawan telah lebih dari 2 orang,
dapat disusun siapa yang bertanggungjawab dalam
pembuatan draft akta, karyawan bagian lapangan,
karyawan bagian administrasi dll.
• Perlakukan karyawan sebagai aset, penuhi hak-hak
karyawan dengan sebaik-baiknya.
 Setiap akta yang dibacakan oleh Notaris dihadiri paling
sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali peraturan
perundang-undangan menentukan lain.
#2 KARYAWAN
Syarat Saksi Akta
Karyawan • paling rendah berumur 18 (delapan belas) tahun atau
sebelumnya telah menikah;
sebagai S • cakap melakukan perbuatan hukum;
• mengerti bahasa yang digunakan dalam akta;
aksi Akta • dapat membubuhkan tanda tangan dan paraf; dan
•tidak mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan
darah dalam garis lurus ke atas atau ke bawah tanpa
pembatasan derajat dan garis ke samping sampai
dengan derajat ketiga dengan Notaris atau para pihak.

,
• Bangunlah suasana kerja tim
yang nyaman

• Dan ajaklah secara berkala untuk

gathering untuk membangun
team work

• Lakukanlah rolling pekerjaan agar

seluruh karyawan memahami proses
bisnis Notaris.

• Berikan contoh/keteladanan
sebagai Notaris terhadap karyawan

PERHATIKAN STANDAR GAJI

KARYAWAN NOTARIS
 Apa Saja yang Harus Disiapkan?

#1 Kantor # 2 Karyawan
Berada di lokasi sesuai dengan wilayah kerja. Apa saja yang mesti dimiliki?

#3 SOP Pekerjaan #4 Dokumentasi/Kearsipan

Peranan Penting, berapa jumlahnya?. Bagaimana tata pengarsipan yang baik?

#5 Notaris Berintegritas yang berilmu

Menjadi notaris yang berilmu dan
berintegritas.
 • Adanya sistem pekerjaan yang rapi
– Pekerjaan masuk (catat di arsip surat
#3 SOP PEKERJAAN masuk)
– Proposal penawaran biaya (kirimkan
Pembagian kepada klien melalui korespondendsi
yang disetujui)
Kerja – Pembuatan draft Akta (buat draft, nanti
barangkali akan ada penyesuaian dari
klien)
– Penandatanganan Akta (buatlah jadwal
yang telah disepakati klien dan notaris
– Serah terima dokumen (penyerahan
salinan akta. Masuk surat keluar)
– Sistem penagihan dan Faktur Pajak
 Apa Saja yang Harus Disiapkan?
Insert the title of your subtitle Here

#1 Kantor # 2 Karyawan
Berada di lokasi sesuai dengan wilayah kerja. Apa saja yang mesti dimiliki?

#3 SOP Pekerjaan #4 Dokumentasi/Kearsipan

Peranan Penting, berapa jumlanya?. Bagaimana tata pengarsipan yang baik?

#5 Notaris Berintegritas yang berilmu

Menjadi notaris yang berilmu dan
berintegritas.
 • Definisi Arsip: Suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena
#4 KEARSIPAN
mempunyai suatu kegunaan agar setiap
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan
mudah. Kearsipan merupakan salah
Definisi satu jenis pekerjaan kantor.

•Sifat arsip, ada arsip terbuka dan arsip

tertutup. Arsip terbuka artinya dapat
diketahui oleh umum, sementara arsip
tertutup sifatnya terbatas/internal saja yang
mengetahui.

•Arsip Notaris, merupakan arsip tertutup.

 Kearsipan
Insert the title of your subtitle Here

ta
ta Ak
Protokol Notaris Minu
Terdapat dokumen-dokumen yang harus disiapkan
m
p ortoriu
e
Pasal 1 ayat (13) UUJN menyebutkan bahwa k ta / R
Da ftar A
Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang Buku
merupakan arsip negara yang harus disimpan dan
dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan gan
a h Tann
peraturan perundang-undangan. aw
A k ta Dib
r
u k u Dafta rkan
Perlu diperhatikan bahwa protokol Notaris adalah a
B
g d idaft
arsip negara dan bukan merupakan milik pribadi ya n u
Notaris, sehingga seorang Notaris diwajibkan a d a p ata
gh
untuk menyimpan dan memeliharanya dengan a m a P en
rN
baik. k u Dafta
Bu
per
Klap
 Kearsipan
Insert the title of your subtitle Here

rP rotes
Dafta
Protokol Notaris Buku
Terdapat dokumen-dokumen yang harus disiapkan

Pasal 1 ayat (13) UUJN menyebutkan bahwa r Wasi at

Daft a
Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang Buku
merupakan arsip negara yang harus disimpan dan n
dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan d is impa
us
peraturan perundang-undangan. y a ng har etentuan
k
a f ta r lain asarkan ngan
d rd a
Perlu diperhatikan bahwa protokol Notaris adalah Buku otaris be dang-und
N n
arsip negara dan bukan merupakan milik pribadi oleh ran peru
t u u
pera a d a p ata
Notaris, sehingga seorang Notaris diwajibkan gh
untuk menyimpan dan memeliharanya dengan a ma P en
rN
baik. k u Dafta
Bu
per
Klap
 Buku-buku yang wajib dimiliki Notaris
Insert the title of your subtitle Here
Buku Daftar Akta / Reportorium
01 buku yang memuat uraian tentang akta-akta yang
dibuat oleh Notaris berdasarkan urutannya,
memuat nomor urut, tanggal akta, sifat akta dan
nama penghadap atau yang diwakili.
Akta Di Bawah Tangan Yang Didaftar
03 akta/surat di bawah tangan yang isinya dibuat dan
ditandatangani sendiri oleh para pihak dan
kemudian dibawa ke Notaris untuk didaftar dalam
buku khusus. Dalam hal ini Notaris tidak
membacakan isi dari akta/surat tersebut dan
penandatanganan surat tidak dilakukan di depan
Notaris, sehingga tanggal surat/akta dengan
tanggal didaftarkannya bisa berbeda
Akta Di Bawah Tangan yang
02 Penandatanganannya Dilakukan di
Hadapan Notaris
akta/surat di bawah tangan yang isinya dibuat oleh
para pihak sendiri dan kemudian dibacakan dan
ditandatangani di hadapan Notaris dan dicatat
dalam buku khusus, sehingga tanggal surat sama
dengan tanggal disahkannya penandatanganan
surat tersebut
Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper
04 buku daftar yang berisikan uraian tentang akta
yang dibuat oleh Notaris yang disusun berdasarkan
abjad nama penghadap yang menandatangani
akta di hadapan Notaris.
 Buku-buku yang wajib dimiliki Notaris
Insert the title of your subtitle Here
Buku Daftar Protes
05 memuat uraian tentang akta protes yang dibuat
oleh Notaris, yaitu akta yang berisikan protes atas
tidak terbayarnya surat berharga
Buku-buku Lain
07 Pembuatan akta PT, pembuatan akta Fidusia dll
Buku Daftar Wasiat
06
memuat uraian akta wasiat yang dibuat oleh
Notaris setiap bulannya, meliputi identitas pemberi
wasiat dan tanggal serta nomor akta dalam daftar
akta (repertorium).
 Bagaimana Memperoleh Klien?
Notaris dan Klien
Bagaimana cara notaris untuk memperoleh klien?
Kuncinya “Banyak bergaul”.

Seorang notaris, harus banyak bergaul dengan

berbagai kalangan jika ingin mudah mendapatkan klien

Ada beberapa tempat-tempat yang memungkinkan

notaris untuk bertemu dan bergaul dengan lebih banyak
orang yang akhirnya berpotensi menjadi klien.
Tempat-tempat itu di antaranya mal, kampus, acara
seminar, dan organisasi-organisasi yang
mengikutsertakan keterlibatan banyak orang. Bisa juga
dengan Klub Mobil, Klub Motor, Organisasi Sosial
dsb.
Tips Menghadapi Persaingan Rekan Sejawat Notaris
Apa yang harus kita siapkan?
Jaga Profesionalitas
01 notaris yang menjalankan profesinya tidak secara
profesional, bisa dipastikan akan ‘ditinggal’, baik
oleh calon klien ataupun kliennya. Sebab,
sekarang ini klien semakin cerdas dan selektif
dalam menentukan jasa notaris mana yang akan
dipilih. Kepuasan klien akan menjadi tools
marketing “getok tular” (dari mulut ke mulut
Solutif Menjawab Pertanyaan Klien
03 setiap notaris harus mampu memberikan
tanggapan atau jawaban atas pertanyaan klien
sepanjang berkaitan dengan hukum. Notaris harus
mampu mencari solusi-solusi alternatif jika ada
permasalahan, asalkan tidak melanggar hukum.
Tidak Pilih-pilih Klien
02
Tidak pilih-pilih calon klien bukan berarti menerima
semua calon klien yang datang menghadap. Notaris
wajib selektif dalam memberikan jasa kepada calon
kliennya., Siapapun klien yang meminta jasanya,
sepanjang itu tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan maka setiap notaris wajib
untuk membantu
Staf yang Mumpuni
04 keberadaan sejumlah staf di kantornya sangat
meringankan beban kerja terutama ketika cukup
banyak klien yang datang ke kantor. Ketika akta-
akta dikerjakan secara cepat, tentu klien akan puas
dengan pelayanan yang diberikan sang notaris.
Bagaimana Memperoleh Klien?

Akan Kembali Lagi

kepada Kita jika ada
pekerjaan-pekerjaan
Lainnya.
(Repeated Client)
 Aplikasi Untuk Mendukung
Pekerjaan Notaris
Whatsapp Messenger
Untuk membuat grup kantor untuk
memudahkan koordinasi

Google Drive Camscanner

Penyimpanan Data yang dapat Gunanya untuk scan dokumen
dibuka menggunakan berbagai dan langsung kirim via email,
device.

Anggaran Cepat Aplikasi Lain Sesuai Kebutuhan

Aplikasi Pengaturan Keuangan Aplikasi Lain dapat didownload
untuk mengatur sesuai kebutuhan kita. Banyak
pengeluaran/pendapatan sekali aplikasi gratis yang
keuangan kantor memadai.
 SIMULASI
KANTOR NOTARIS
1. Dialog dengan Klien yang akan Membuat Akta
2. Proses Penandatangan Akta
3. Simulasi
 PRAKTIK
KANTOR NOTARIS
1. Mengerjakan Akta
2. Mengeprint Akta
3. Menjahit Akta
4. Menulis Buku Reportorium
5. Tata Cara Pelaporan Wasiat
6. Praktik AHU Online
7. Praktik Membayar via Aplikasi Yap BNI
Thank you
Any Question?