SOP KESEKRETARIATAN FH (Sah)

SOP KESEKRETARIATAN DAN KEGIATAN ORMAWA
FAKULTAS HUKUM
UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG
BADAN LEGISLATIF MAHASISWA
FAKULTAS HUKUM
Sekretariat: Jl. H.S Ronggowaluyo Teluk Jambe Timur – Karawang
Email: blmfhunsika16@gmail.com | CP: 085710598580
LEMBAR PENGESAHAN
SOP Kesekretariatan ORMAWA Fakultas Hukum UNSIKA 2021 telah disusun dan
disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan. SOP ini berlaku dari mulai diterbitkan. Konten
isi dalam SOP ini dapat mengalami perubahan menyesuaikan dengan format dan standar
terbaru yang diberlakukan baik di jajaran fakultas. Adapun perubahan tersebut nantinya akan
disampaikan dalam forum oleh sekretaris umum BLM Fakultas Hukum UNSIKA 2021.
Karawang, 08 Oktober 2021
Ketua Umum Badan Legislatif Mahasiswa Sekretaris Umum Badan Legislatif

Mahasiswa
Fakultas Hukum UNSIKA
Agung Dwi Pranyoto Mutiara Nurpadila

NPM. 1810631010152 NPM. 1810631010023
2
FAKULTAS HUKUM
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan pada kehadiratan Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, hidayah-Nya, sehingga penulisan Standard Operational
Prosedure (SOP) Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas Hukum Universitas
SingaperbangsaKarawang ini dapat terselesaikan dengan baik.
SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas Hukum Universitas

Singaperbangsa Karawang disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran surat,
format KOP yang harus digunakan, pembuatan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
(LPJ), dan lainnya.
Kami menyadari bahwa SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas

Hukum Universitas Singaperbangsa Karawang ini masih terdapat kekurangan dalam
penyajiannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan guna
penyempurnaan SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas Hukum Universitas
Singaperbangsa Karawang berikutnya.
Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan
memberikan dorongan serta dukungan baik berupa material maupun spiritual serta membantu
kelancaran dalam penyusunan SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas
Hukum Universitas Singaperbangsa Karawang ini.
Akhir kata penulis berharap semoga SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA
Fakultas Hukum Universitas Singaperbangsa Karawang ini dapat digunakan sebagai petunjuk
yang bermanfaat bagi semua pihak.
Karawang, 08 Oktober 2021
BLM FH UNSIKA 2021
3
FAKULTAS HUKUM
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................................................................2

KATA PENGANTAR .......................................................................................................................................3
DAFTAR ISI......................................................................................................................................................4
BAB I PEMBUATAN DAN PENOMORAN SURAT ...................................................................................5
BAB II PEMBUATAN KOP ..........................................................................................................................27
BAB III SURAT EKSPEDISI ........................................................................................................................28
BAB IV PEMBUATAN AMPLOP ................................................................................................................29
BAB V KEGIATAN ORAGANISASI MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS
SINGAPERBANGSA KARAWANG............................................................................................................31
BAB VI BERITA ACARA BERITA ACARA KEGIATAN .......................................................................47
BAB VII SERTIFIKAT ..................................................................................................................................49
4
FAKULTAS HUKUM
BAB I
PEMBUATAN DAN PENOMORAN SURAT
1.1 Penulisan Surat

Bentuk atau align surat adalah rata kiri dan kanan (Justify) dan font yang digunakan
adalah Times New Roman, font size 12. Margins Margin Top (4 cm), Bottom (3 cm), Left
(3 cm), Right (3 cm), Line and Paragraph Spacing (1,5), menggunakan kertas Legal
untuk surat dan memakai kertas A4 untuk proposal.
1.2 Nomor Surat
Pemberian nomor surat yaitu dimulai dengan angka 001 dan seterusnya dimulai
sejak tanggal diturunkannya Surat Keputusan (SK) disesuaikan dengan jenis surat dan
kode surat yang dikeluarkan. Apabila beda jenis surat dan kode surat yang dikeluarkan
maka penomoran surat diawali dari 001.
1.3 Jenis Surat

Dalam pembuatan surat, terdapat beberapa macam jenis sesuai dengan
fungsinya dan disertai dengan kode tertentu untuk masing-masing jenis surat. Antara
lain :
1. Surat Keputusan (SK)
2. Surat Undangan (SU)
3. Surat Permohonan (SPm)
4. Surat Pemberitahuan (SPb)
5. Surat Peminjaman (SPj)
6. Surat Pernyataan (SPn)
7. Surat Mandat (SM)
5
FAKULTAS HUKUM
8. Surat Tugas (ST)
9. Surat Keterangan (SKet)
10. Surat Rekomendasi (SR)
11. Surat Tanggapan (STg)
12. Surat Istimewa (ISTIMEWA)
13. Surat Peringatan (SP)
1.4 Kode Surat Kelembagaan

A. Kode Surat
1. Kode A : Kode surat yang dikeluarkan untuk ke dalam Universitas
2. Kode B : Kode surat yang dikeluarkan untuk ke luar Universitas
B. Kode Kelembagaan
1. BLM-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh Badan Legislatif Mahasiswa Fakultas
Hukum UNSIKA
2. BEM-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas
Hukum UNSIKA
3. UKM
a. FDIH-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM FDIH FH UNSIKA
b. KPS-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM KPS FH UNSIKA
c. FORASMA-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM FORASMA FH UNSIKA
d. KOKONCER-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM KOKONCER FH UNSIKA
e. JURNALISTIK-FH
6
FAKULTAS HUKUM
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM JURNALISTIK FH UNSIKA

f. GPIP-FH
Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM GPIP FH UNSIKA
1.5 Kode Bulan Pembuatan Surat
I : Januari
II : Februari
III : Maret
IV : April
V : Mei
VI : Juni
VII : Juli
VIII : Agustus
IX : September
X : Oktober
XI : November
XII : Desember
1.6 Nomor Surat Organisasi
a. Surat Yang Dikeluarkan Internal Organisasi
Contoh : Surat Undangan
001/SU/A/BLM-FH/X/2021
01 : Nomor surat
SU : Jenis Surat
A : Kode Surat ke dalam Universitas
BLM-FH : Organisasi yang mengeluarkan
X : Kode Bulan Pembuatan Surat
2021 : Tahun Pembuatan Surat
7
FAKULTAS HUKUM
Contoh : Jenis Surat Yang Sama dengan Kode Berubah
002/SU/B/BLM-FH/X/2021
02 : Nomor surat
SU : Jenis Surat
B : Kode Surat ke luar Universitas
Dalam hal surat yang dikeluarkan jenis suratnya sama, namun
terdapat perubahan kode (berupa perubahan kode A atau B) maka nomor
surat tetap dilanjutkan berdasarkan pada nomor terakhir yang dikeluarkan
pada jenis surat yang sama.
Contoh : Jenis Surat Yang Berbeda, Kode yang Sama Seperti Surat Terakhir
yang Dikeluarkan
001/SPj/B/BLM-FH/X/2021
001 : Nomor surat

SPj : Jenis Surat Peminjaman
Dalam hal surat yang dikeluarkan jenis suratnya berbeda,
namun memiliki kode yang sama seperti surat yang terakhir dikeluarkan
maka nomor surat dimulai kembali dari 001
8
FAKULTAS HUKUM
Penomoran surat dilihat dari jenis surat BUKAN kode surat

1. Jenis surat sama, kode surat sama system penomoran dilanjutkan
2. Jenis surat sama, kode surat berbeda system penomoran dilanjutkan
berdasarkan nomor terakhir surat yang dikeluarkan pada jenis surat yang
sama
3. Jenis surat berbeda, kode surat sama system penomoran dimulai kembali
dari 001
4. Jenis surat berbeda, kode surat berbeda sistem penomoran dimulai
kembali dari 001
b. Surat Yang Dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana

Dalam hal surat yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana setiap surat
dimulai dari 001 dan seterusnya hingga kepanitiaan berakhir tanpa
memperhatikan jenis dan kode surat. Dalam artian walaupun kode dan jenis
surat berbeda nomor surat tetap dilanjutkan. Apabila dalam kegiatan yang
berbeda maka surat yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana dimulai kembali
dari 001.
Contoh : Surat Undangan
001/SU/A/PANPEL-SEMNAS/BLM-FH/X/2021
001 : Nomor surat

SU : Jenis Surat
PANPEL-SEMNAS : Panitia Pelaksana-Singkatan dari Nama Kegiatan

9
FAKULTAS HUKUM
Contoh : Jenis Surat Sama dengan Kode Surat Berbeda
002/SU/A/PANPEL-SEMNAS/BLM-FH/X/2021
001 : Nomor surat

SU : Jenis Surat
Contoh : Jenis Surat Berbeda dengan Kode Surat Sama
003/SPj/B/PANPEL-SEMNAS/BLM-FH/X/2021
03 : Nomor surat
SPj : Jenis Surat
B : Kode Surat ke dalam Universitas
Contoh : Jenis Surat Berbeda dengan Kode Surat Berbeda
004/SPm/B/PANPEL-SEMNAS/BLM-FH/X/2021
04 : Nomor surat
SPm : Jenis Surat
10
FAKULTAS HUKUM

*Catatan
Semua keperluan administrasi yang dikeluarkan oleh Panitia
Pelaksana selama kegiatan dilakukan dijadikan dalam satu folder yang
diberi (NAMA KEGIATAN dan TAHUN KEGIATAN)
Dalam folder tersebut berisi soft file proposal, scan dari hard file
proposal yang telah ditandatangani, surat menyurat, kop surat, dan laporan
pertanggung jawaban berupa soft file dan scan dari hard file yang telah
ditandatangani. Seluruh file yang discan dijadikan format pdf.
1.7 Lembar Pengesahan Surat yang dikeluarkan Organisasi Mahasiswa
a) Surat Keputusan yang berkaitan dengan permasalahan internal ditandatangani oleh

Ketua ORMAWA dan Sekretaris ORMAWA
Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa
Stempel
ORMAWA Nama Lengkap
Nama Lengkap NPM. 0000000000000
NPM. 0000000000000
11
FAKULTAS HUKUM
b) Surat Permohonan Keputusan berupa Penyerahan Jabatan ditandatangani oleh Ketua

ORMAWA, Sekretaris ORMAWA dan Dekan Fakultas Hukum
Stempel
ORMAWA
Nama Lengkap Nama Lengkap
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
Dekan
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000000
(Mengetahui di Dekan)
(Nama Terang diUnderlined)
(NIDN di bold keseluruhan)
c) Surat Permohonan, surat permohonan yang ditujukan kepada lembaga atau dosen dalam
ranah fakultas sendiri ditandatangani oleh Ketua ORMAWA, Sekretaris ORMAWA, dan
Wakil Dekan I
12
FAKULTAS HUKUM
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
Wakil Dekan I
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 0000000000000000
d) Surat Permohonan, surat permohonan yang ditujukan kepada lembaga tertinggi tingkat
universitas, fakultas lain, atau luar universitas untuk BLM/BEM ditandatangani oleh
Ketua umum, Sekretaris Umum, dan Dekan, untuk UKM ditandatangani oleh Ketua
UKM, Sekretaris UKM, Pembina, Ketua BEM, dan Dekan.
13
FAKULTAS HUKUM
FORMAT BLM/BEM
Ketua UMUM Sekretaris UMUM
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
Dekan
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000
FORMAT UKM
Ketua UKM Sekretaris UKM
Stempel
ORMAWA

NPM. 0000000000 NPM. 0000000000
14
FAKULTAS HUKUM
Dosen Pembina UKM Fakultas Ketua BEM Fakultas Hukum

Hukum
Stempel
ORMAWA
NIDN. 0000000000 NPM. 0000000000
Dekan Fakultas Hukum
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000000
e) Surat Pemberitahuan, Surat Pernyataan, Surat Mandat, Surat Tugas, Surat Keterangan,
Surat Rekomendasi, Surat Tanggapan, ditandatangani oleh Ketua ORMAWA dan
Sekretaris ORMAWA.
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
f) Surat Istimewa dan Surat Peringatan ditandatangani oleh Ketua ORMAWA

Ketua ORMAWA
Stempel
ORMAWA
Nama Lengkap
NPM. 0000000000000
15
FAKULTAS HUKUM
g) Surat Peminjaman, surat peminjaman yang ditujukan kepada sesama ORMAWA dalam
tingkat fakultas ditandatangani oleh Ketua Ormawa dan Sekretaris Ormawa.
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
h) Surat Peminjaman, surat peminjaman yang ditujukan kepada sesama ORMAWA di luar
fakultas dan universitas untuk BLM/BEM ditandatangani oleh Ketua umum, Sekretaris
Umum, dan Dekan, untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM, Sekretaris UKM,
Pembina, Ketua BEM, dan Dekan.
16
FAKULTAS HUKUM
FORMAT BLM/BEM
Stempel
ORMAWA

NPM. 0000000000000 NPM. 000000000000
Dekan
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 0000000000000000
FORMAT UKM
Stempel
ORMAWA Nama Lengkap
NPM. 0000000000

Hukum
Stempel
ORMAWA
NIDN. 0000000000 NPM. 0000000000
17
FAKULTAS HUKUM
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 000000000000000
i) Surat Peminjaman, surat peminjaman yang ditujukan pada lembaga fakultas, universitas
atau luar universitas untuk BLM/BEM ditandatangani oleh Ketua umum, Sekretaris
Umum, dan Dekan, untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM, Sekretaris UKM,
Pembina, Ketua BEM, dan Dekan.
FORMAT BLM/BEM
Stempel
ORMAWA
NPM. 000000000000 NPM. 000000000000
Dekan
Setempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000
18
FAKULTAS HUKUM
FORMAT UKM
Stempel
ORMAWA
Nama Lengkap
NPM. 0000000000
Hukum
Stempel
ORMAWA
NIDN. 0000000000 NPM. 0000000000
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 0000000000000
(Mengetahui di Pembina dan ketua BEM)

(Menyetujui di Dekan)
Nama Terang di Underlined
NIDN di bold keseluruhan
j) Surat Kepada Pihak Keluar Universitas Yang Bersifat Mengikat dalam suatu hubungan
kerja sama, untuk BLM/BEM ditandatangani oleh Ketua umum, Sekretaris Umum, dan
Dekan, untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM, Sekretaris UKM, Pembina, Ketua
BEM, dan Dekan.
19
FAKULTAS HUKUM
FORMAT BLM/BEM
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 000000000000
Dekan
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000
FORMAT UKM
Stempel
ORMAWA

NPM. 0000000000 NPM. 0000000000
Hukum
Stempel
ORMAWA
NIDN. 0000000000 NPM. 0000000000
20
FAKULTAS HUKUM
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000
(Mengetahui di Pembina dan ketua BEM)

k) Surat Ucapan Terima Kasih Atas Sumbangan/Partisipasi/Sponsor/Bantuan Lain

ditandatangani oleh Ketua ORMAWA dan Sekretaris ORMAWA.
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
l) Surat dengan perwakilan (apabila ketua organisasi berhalangan),

ditandatangani a/n Ketua ORMAWA.
A/n Ketua yang

mewakili
Stempel
ORMAWA
Nama Lengkap
NPM. 0000000000000
21
FAKULTAS HUKUM
m) Surat Undangan dan Peminjaman yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana BLM & BEM
di ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana, Ketua Umum, dan Dekan
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Stempel
Panpel
NPM. 0000000000 NPM. 0000000000
Ketua Umum BLM/BEM Fakultas Hukum
Stempel ORMAWA
Nama Lengkap
NPM. 0000000000
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN: 000000000000000
22
FAKULTAS HUKUM
(Mengetahui di Pembina dan ketua

BEM/BLM)
n) Surat Undangan dan Peminjaman yang dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana UKM di
ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana, Ketua Organisasi,
Pembina, dan Dekan.
Stempel
Panpel
NPM: 0000000000 NPM: 0000000000
Dosen Pembina UKM Fakultas Ketua UKM Fakultas Hukum

Hukum
Stempel
ORMAWA

NIDN: 0000000000 NPM: 0000000000
23
FAKULTAS HUKUM
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN: 0000000000000
(Mengetahui di Pembina dan ketua UKM)

(Nama Terang di Underlined)
(NIDN di bold keseluruhan)
o) Surat Undangan, surat undangan yang ditujukan kepada sesama Ormawa dalam ranah
Universitas Singaperbangsa Karawang ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris
Umum.
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
p) Surat Undangan, surat undangan yang ditujukan pada lembaga fakultas, universitas atau
luar universitas untuk BLM/BEM ditandatangani oleh Ketua umum, Sekretaris Umum,
dan Dekan, untuk UKM ditandatangani oleh Ketua UKM, Sekretaris UKM, Pembina,
Ketua BEM, dan Dekan.
24
FAKULTAS HUKUM
FORMAT BLM/BEM
Stempel
ORMAWA
NPM. 0000000000000 NPM. 0000000000000
Dekan
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000
FORMAT UKM
Stempel
ORMAWA

NPM. 0000000000 NPM. 0000000000
25
FAKULTAS HUKUM

Hukum
Stempel
ORMAWA
NIDN. 0000000000 NPM. 0000000000
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN. 00000000000000000
26
FAKULTAS HUKUM
BAB II
PEMBUATAN KOP
2.1 Format Kop Surat
i. Logo Fakultas Hukum berada pada pojok kiri.

ii. Nama Organisasi/Panitia Pelaksana di bawah Organisasi menggunakan huruf
Capital, Times New Roman14, dan align Center.
iii. Alamat, email dan kontak Organisasi menggunakan Times New Roman 11, dan
align Center.
iv. Logo Organisasi berada pada pojok kanan.
Contoh Kop Surat Organisasi:
a d
b
FAKULTAS HUKUM
Sekretariat: Jl H.S Ronggowaluyo Teluk Jambe Timur – Karawang
Contoh Kop Surat Kepanitiaan:
a PANITIA PELAKSANA MUSYAWARAH d

MAHASISWA LUAR BIASA
FAKULTAS HUKUM
Sekretariat: Jl H.S Ronggowaluyo Teluk Jambe Timur – Karawang
27
FAKULTAS HUKUM
BAB III
SURAT EKSPEDISI
3.1 Format Ekspedisi
Surat ekspedisi digunakan sebagai tanda terima surat dalam kegiatan yang sedang
dilaksanakan, dengan format :
a. Wajib menggunakan kop surat.
b. Isi Surat Ekspedisi memuat Nomor Surat, Tanggal diterima, Perihal, Nama Penerima,
Nomor Handphone, dan Paraf.
c. Menggunakan tabel.
d. Menggunakan format Orientation Landscape.
Contoh :
Nomor Surat Tanggal Nama

No. Perihal Nomor HP Paraf
Diterima Penerima
1
2
3
28
FAKULTAS HUKUM
BAB IV
PEMBUATAN AMPLOP
4.1 Format Amplop
a. Logo Fakultas Hukum berada pada pojok kiri.

b. Nama Organisasi/Panitia Pelaksana di bawah Organisasi menggunakan huruf
Capital, Times New Roman 14, dan align Center.
c. Alamat, email dan kontak organisasi menggunakan Times New Roman 11, dan
align Center.
d. Logo Organisasi berada pada pojok kanan.
e. Ditujukan kepada siapa “ Yth.
UNSIKAdi
Tempat “
Contoh 1 : Amplop kelembagaan
29
FAKULTAS HUKUM
Contoh 2 : Amplop Kepanitiaan
30
FAKULTAS HUKUM
BAB V
KEGIATAN ORAGANISASI MAHASISWA FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS
SINGAPERBANGSA KARAWANG
5.1 BENTUK KEGIATAN
a. Kegiatan Berdasarkan Program Kerja
Kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu kepengurusan sesuai visi, misi, dan
tujuan organisasi. Kegiatan-kegiatan tersebut harus disahkan oleh Organisasi
Kemahasiswaan yang bersangkutan dan dikoordinasikan dengan unit terkait, Contoh:
1) Seminar
2) Workshop
3) Diskusi
4) Pelatihan
5) Perlombaan
6) Persidangan
7) Study Banding
b. Kegiatan Non Program Kerja
Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai dengan kebutuhan organisasi dan atau
berdasarkan undangan dari luar organisasi mahasiswa, contoh:
1) Bakti sosial (galang dana bencana)
2) Kajian Strategis
3) Kegiatan Forum Ormawa Nasional
31
FAKULTAS HUKUM
5.2 KETENTUAN PEMBUATAN DAN PENGAJUAN PROPOSAL
a. Ketentuan Pembuatan Proposal Kegiatan

Dalam proposal kegiatan harus mencantumkan
1) Cover Format
Cover Proposal
• Margin cover adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4
• Semua huruf dalam cover ditulis Times New Roman dengan ukuran Font 12
• Logo Ormawa
• Nama kegiatan dan penyelenggara kegiatan
• Cover proposal dijilid menggunakan soft/hard cover dengan warna
menyesuaikan warna bendera Fakultas atau Organisasi.
2) Lembar Pengesahan
3) Latar Belakang
Sub latar belakang memuat uraian berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut:
• Definisi Kegiatan
• Permasalahan secara piramida terbalik mengapa kegiatan ini dilaksanakan dan
ditunjang dengan data atau fakta bukan persepsi
• Pentingnya kegiatan dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah yang
dijabarkan.
4) Dasar Hukum
Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan. Misalnya: Statuta, Tri darma,
Program Kerja, Rapat Organisasi Mahasiswa dll
5) Nama dan Bentuk Kegiatan
Nama bentuk kegiatan yang diselenggarakan contohnya: Seminar, Workshop, Buka
Bersama, Diskusi Panel, Bakti Sosial, dll
6) Tema
Gagasan pokok dalam bentuk suatu kalimat singkat yang tersirat amanat dan tujuan
kegiatan.
7) Tujuan
32
FAKULTAS HUKUM
Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan
program kerja
8) Output dan outcome
Merupakan indikator keberhasilan dan pencapaian dari kegiatan tersebut
9) Sasaran
Menjelaskan objek/ peserta yang akan mengikuti kegiatan tersebut
10) Waktu dan Tempat
Mencantumkan hari, tanggal, bulan, tahun, waktu, dan tempat dilaksanakan kegiatan
tersebut.
11) Susunan Panitia
Susunan panitia ditulis dari posisi yang paling tinggi sampai terendah seperti penasihat,
penanggung jawab, ketua panitia, wakil ketua, sekretaris, bendahara, seksi-seksi.
Panitia wajib mencantumkan nama beserta nomor pokok mahasiswa. Dan kepanitiaan
lengkap dicantumkan dalam lampiran.
12) Rencana Anggaran Biaya
Estimasi pembiayaan dibuat untuk menunjang suatu kegiatan sehingga menjadi
pertimbangan perguruan tinggi dalam mengeluarkan dana kegiatan atau donatur.
Anggaran biaya dibuat dalam rencana pemasukan dan pengeluaran dibuat dalam
lampiran tersendiri. Besaran standar biaya disesuaikan dengan standar biaya masukan
dan mengacu pada peraturan pemerintah.
13) Susunan Acara
Mencantumkan rencana kegiatan sejak pelaksanaan kegiatan sampai penyampaian
Laporan Pertanggung Jawaban. Susunan acara dibuat dalam lampiran secara rinci,
lengkap dengan alokasi waktu per kegiatan beserta Narasumber.
14) Penutup
Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pihak.
33
FAKULTAS HUKUM
b. Ketentuan Pengajuan Proposal Kegiatan

1) BLM FH
a) Panitia Pelaksana membuat Proposal sebagai persyaratan dalam
penyelenggaraan kegiatan, Rencana Anggaran Biaya ditandatangani oleh
Bendahara kegiatan.
b) Ketua BLM FH memverifikasi kelengkapan dan kerapian proposal
c) Proposal diserahkan BLM FH kepada TU Fakultas untuk selanjutnya
ditandatangani oleh Dekan/Wakil Dekan
d) Dekan/Wakil Dekan akan mempertimbangkan pelaksanaan kegiatan dan
setelah itu menandatangani
e) Setelah birokrasi di fakultas telah selesai, TU Fakultas menyerahkan ajuan
permohonan pencairan anggaran Ormawa kepada Rektor melalui bagian umum
persuratan yang ditembuskan kepada wakil Rektor III bidang Kerja sama,
Kemahasiswaan dan Alumni
f) Jika anggaran kemahasiswaan telah cair maka bendahara pengeluaran
universitas menyerahkan anggaran kepada bendahara pembantu/TU Fakultas
dengan memberikan tembusan tanda terima kepada Wakil Rektor III bidang
Kerja sama, Kemahasiswaan dan Alumni
g) Bendahara pembantu/TU Fakultas menyerahkan anggaran Ormawa yang telah
diajukan kepada panitia pelaksana/Ormawa yang mengajukan
Ketentuan Tambahan:
• Pengambilan anggaran dana kemahasiswaan dilakukan oleh Ketua
dan/atau Bendahara ORMAWA dengan menandatangani bukti
penerimaan anggaran dana kemahasiswaan.
• Dana kemahasiswaan yang telah diterima langsung di distribusikan
sesuai dengan ajuan kegiatan.
• Proposal kegiatan dan surat permohonan harus diterima oleh Fakultas
paling lambat 21 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
• Proposal kegiatan dan surat permohonan harus diterima oleh bendahara
34
FAKULTAS HUKUM
universitas paling lambat 14 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.

• Ormawa dipastikan tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan pada kegiatan
sebelumnya.
• Bendahara universitas mencairkan anggaran yang diajukan selambat-
lambatnya 7 hari setelah disposisi surat pengajuan pencairan anggaran
diterima.
2) BEM FH
a) Panitia Pelaksana membuat proposal sebagai persyaratan dalam
penyelenggaraan kegiatan. Rencana Anggaran Biaya ditandatangani oleh
Bendahara kegiatan.
b) Ketua BEM FH memverifikasi kelengkapan dan kerapian proposal untuk
selanjutnya di proses di BLM FH.
c) BLM FH akan mengadakan verifikasi dan apabila di sepakati, maka ketua BLM
FH menandatangani proposal.
d) Proposal diserahkan kepada TU Fakultas untuk selanjutnya ditanda tangani
oleh Dekan/Wakil Dekan
e) Dekan/Wakil dekan akan mempertimbangkan pelaksanaan kegiatan dan setelah
itu menandatangani
f) Setelah birokrasi di fakultas telah selesai, TU Fakultas menyerahkan ajuan
permohonan pencairan anggaran Ormawa kepada Rektor melalui bagian umum
persuratan yang ditembuskan kepada wakil Rektor III bidang Kerja sama,
Kemahasiswaan dan Alumni
g) Jika anggaran kemahasiswaan telah cair maka bendahara pengeluaran
universitas menyerahkan anggaran kepada bendahara pembantu/TU Fakultas
dengan memberikan tembusan tanda terima kepada Wakil Rektor III bidang
Kerja sama, Kemahasiswaan dan Alumni
h) Bendahara pembantu/TU Fakultas menyerahkan anggaran Ormawa yang telah
diajukan kepada panitia pelaksana/Ormawa yang mengajukan
35
FAKULTAS HUKUM
Ketentuan Tambahan:
• Pengambilan anggaran dana kemahasiswaan dilakukan oleh Ketua
dan/atau Bendahara ORMAWA dengan menandatangani bukti
penerimaan anggaran dana kemahasiswaan.
• Dana kemahasiswaan yang telah diterima langsung di distribusikan
sesuai dengan ajuan kegiatan.
• Proposal kegiatan dan surat permohonan harus diterima oleh Fakultas
paling lambat 21 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
universitas paling lambat 14 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
• Ormawa dipastikan tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
sebelumnya.
• Bendahara universitas mencairkan anggaran yang diajukan selambat-
diterima.
3) UKM
a) Panitia Pelaksana membuat Proposal sebagai persyaratan dalam
penyelenggaraan kegiatan, Rencana Anggaran Biaya ditandatangani oleh
Bendahara kegiatan.
b) Ketua UKM memverifikasi kelengkapan dan kerapian proposal untuk
selanjutnya ditandatangani untuk diserahkan kepada pembina UKM
c) Pembina UKM akan mempertimbangkan pelaksanaan kegiatan dan setelah itu
menandatangani
d) Setelah ditandatangani oleh pembina UKM, Proposal diserahkan kepada BEM
untuk melakukan proses pencairan dana kegiatan UKM
e) BEM FH menyerahkan anggaran UKM yang telah diajukan kepada panitia
pelaksana yang mengajukan
Ketentuan Tambahan :
36
FAKULTAS HUKUM
• Pengambilan anggaran dana UKM dilakukan oleh Ketua dan/atau

Bendahara Panitia Pelaksana Kegiatan UKM kepada BEM FH
• Dana UKM yang telah diterima langsung di distribusikan sesuai dengan
ajuan kegiatan.
BEM FH paling lambat 14 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
• UKM dipastikan tidak mempunyai tunggakan penyerahan laporan
sebelumnya.
• Bendahara BEM FH mencairkan anggaran yang diajukan selambat-
diterima.
37
FAKULTAS HUKUM
Contoh Cover Proposal :
38
FAKULTAS HUKUM
5.3 KETENTUAN PEMBUATAN DAN PENGAJUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
a. Ketentuan Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Format baku pembuatan LPJ hampir sama dengan proposal yang dipertanggungjawabkan
yang membedakan terletak dari isi pokok LPJ. Isi pokok LPJ yang akan diserahkan adalah
sebagai berikut :
1) Halaman sampul
2) Lembar pengesahan
3) Pendahuluan
4) Tujuan Kegiatan
5) Nama kegiatan,
6) Tema kegiatan
7) Deskripsi kegiatan
8) Sasaran kegiatan
9) Waktu dan Tempat Kegiatan
10) Output/outcome kegiatan
11) Evaluasi Kegiatan Keseluruhan dan per divisi (Kendala dan indikator keberhasilan)
12) Rekomendasi
13) Penutup
14) Lampiran-lampiran Untuk memperkuat LPJ, dapat dilampirkan bukti lain seperti :
• Susunan Panitia
• Laporan Pengeluaran disertai dengan bukti
• Dokumentasi Kegiatan
• Daftar Hadir Peserta
• Makalah
• Biodata Pembicara
• Daftar Surat Masuk/Keluar
• Foto yang menunjukkan spanduk, baliho, pembicara tempat kegiatan
15) Hal-hal lain yang penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan harus
39
FAKULTAS HUKUM
dilampirkan
• Bukti absensi wajib asli
• Bukti pembayaran wajib asli
• Transaksi di atas satu juta rupiah wajib menggunakan nota yang memiliki kop dan
stempel basah.
• Surat keluar/masuk dilampirkan dalam fotokopi
b. Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1) BLM FH
a) Panitia Pelaksana Kegiatan BLM FH membuat laporan pertanggung jawaban
berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan
b) BLM mengadakan persidangan LPJ bersama anggota BLM FH, ketua pelaksana
dan panitia yang bersangkutan.
c) TU Fakultas memverifikasi dan memeriksa aktualisasi penyelenggaraan kegiatan.
d) Dekan/Wakil Dekan memverifikasi dan menandatangani Laporan
Pertanggungjawaban.
e) Biro umum dan keuangan universitas menerima laporan pertanggungjawaban.
f) Bendahara universitas menerima laporan pertanggungjawaban
• Organisasi Kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi
belum menyampaikan Laporannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
• Melampirkan dokumentasi foto-foto kegiatan dalam laporan pertanggung jawaban
dan dalam bentuk softcopy.
• Melampirkan realisasi biaya kegiatan lengkap dengan bukti-bukti pembayaran asli.
• LPJ kegiatan masuk ke Bendahara Pengeluaran Universitas adalah 3 hari setelah
kegiatan melalui bendahara/TU Fakultas.
2) BEM FH
40
FAKULTAS HUKUM
a) Panitia Pelaksana Kegiatan BEM FH membuat laporan pertanggung jawaban

b) Ketua BEM FH memverifikasi dan menandatangani Laporan Pertanggungjawaban
c) BLM FH mengadakan persidangan LPJ bersama anggota BLM FH, ketua pelaksana
dan ketua Ormawa yang bersangkutan.
d) TU Fakultas memverifikasi dan memeriksa aktualisasi penyelenggaraan kegiatan.
e) Dekan/Wakil Dekan memverifikasi dan menandatangani Laporan
Pertanggungjawaban.
f) Biro umum dan keuangan universitas menerima laporan pertanggungjawaban.
g) Bendahara universitas menerima laporan pertanggungjawaban.
belum menyampaikan Laporannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal baru.
• LPJ kegiatan masuk ke Bendahara Pengeluaran Universitas adalah 3 hari setelah
kegiatan melalui bendahara/TU Fakultas.
3) UKM
a) Panitia pelaksana Kegiatan UKM membuat laporan pertanggung jawaban
b) Ketua UKM memverifikasi dan menandatangani Laporan Pertanggungjawaban
c) BEM mengadakan persidangan LPJ bersama anggota BEM, ketua pelaksana dan
ketua Ormawa yang bersangkutan.
d) Ketua BEM memverifikasi dan memeriksa aktualisasi penyelenggaraan kegiatan.
e) Bendahara BEM menerima laporan pertanggungjawaban.
belum menyampaikan Laporannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal
baru.
41
FAKULTAS HUKUM

• LPJ kegiatan masuk ke Bendahara BEM adalah 3 hari setelah kegiatan.
42
FAKULTAS HUKUM
Contoh Cover Laporan Pertanggungjawaban :
43
FAKULTAS HUKUM
5.4 LEMBAR PENGESAHAN

a. Ketentuan Lembar Pengesahan BLM
Stempel
Panpel
NPM: 0000000000 NPM: 0000000000
Mengetahui
Ketua BLM
Stempel
BLM
Nama Lengkap
NPM: 0000000000000
Menyetujui
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN: 0000000000000
44
FAKULTAS HUKUM
b. Ketentuan Lembar Pengesahan BEM
Stempel
Panpel
NPM: 0000000000 NPM: 0000000000
Mengetahui
Ketua BLM Ketua BEM
Stempel
BLM Stempel
BEM
NPM: 0000000000 NPM: 0000000000
Menyetujui
Stempel
FAKULTAS
Nama Lengkap
NIDN: 0000000000000
45
FAKULTAS HUKUM
c. Ketentuan Lembar Pengesahan UKM
Stempel
Panpel
NPM: 0000000000 NPM: 0000000000
Mengetahui
Pembina UKM Ketua UKM
Stempel
UKM
NIDN: 0000000000 NPM: 0000000000
Menyetujui
Ketua BEM
Stempel
BEM
Nama Lengkap
NPM: 0000000000000
46
FAKULTAS HUKUM
BAB VI
BERITA ACARA BERITA ACARA KEGIATAN
Keterangan :
1. 001 : Nomor urut

2. BA : Berita Acara
3. BLM-FH. : Badan Legislatif Mahasiswa Fakultas Hukum
4. III : Kode bulan pembuatan surat
5. 2021 : Tahun pembuatan surat
6. Ditanda tangani oleh Ketua ORMAWA
47
FAKULTAS HUKUM
BERITA ACARA RAPAT
Keterangan :
1. 003 : Nomor urut

2. BA : Berita Acara
3. BLM-FH : Badan Legislatif Mahasiswa Fakultas Hukum
4. VIII : Kode bulan pembuatan surat
5. 2021 : Tahun Pembuatan Surat
6. Ditanda tangani oleh Ketua Ormawa
48
FAKULTAS HUKUM
BAB VII
SERTIFIKAT
Sertifikat
diberikan kepada :
…………………………………………….
Atas peran sebagai
………………………………………………..
“Tema Kegiatan”
Diselenggarakan oleh :
(Nama Penyelenggara)
Tanggal, Tempat Pelaksanaan
Dekan Fakultas Ketua ORMAWA Ketua Pelaksana
STEMPEL STEMPEL
(Nama Jelas) (Nama Jelas) (Nama Jelas)
NIP: NPM: NPM:
49

SOP KESEKRETARIATAN FH (Sah)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP KESEKRETARIATAN FH (Sah)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP KESEKRETARIATAN DAN KEGIATAN ORMAWA

Karawang, 08 Oktober 2021

Ketua Umum Badan Legislatif Mahasiswa Sekretaris Umum Badan Legislatif

Agung Dwi Pranyoto Mutiara Nurpadila

SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas Hukum Universitas

Kami menyadari bahwa SOP Kesekretariatan dan Kegiatan ORMAWA Fakultas

Karawang, 08 Oktober 2021

BLM FH UNSIKA 2021

LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................................................................2

1.1 Penulisan Surat

1.3 Jenis Surat

2. Surat Undangan (SU)

3. Surat Permohonan (SPm)

4. Surat Pemberitahuan (SPb)

5. Surat Peminjaman (SPj)

6. Surat Pernyataan (SPn)

7. Surat Mandat (SM)

8. Surat Tugas (ST)

9. Surat Keterangan (SKet)

10. Surat Rekomendasi (SR)

11. Surat Tanggapan (STg)

12. Surat Istimewa (ISTIMEWA)

13. Surat Peringatan (SP)

1.4 Kode Surat Kelembagaan

Jika surat tersebut dikeluarkan oleh UKM JURNALISTIK FH UNSIKA

Contoh : Jenis Surat Yang Sama dengan Kode Berubah

001 : Nomor surat

Penomoran surat dilihat dari jenis surat BUKAN kode surat

b. Surat Yang Dikeluarkan oleh Panitia Pelaksana

001 : Nomor surat

X : Kode Bulan Pembuatan Surat

Contoh : Jenis Surat Sama dengan Kode Surat Berbeda

001 : Nomor surat

Contoh : Jenis Surat Berbeda dengan Kode Surat Sama

Contoh : Jenis Surat Berbeda dengan Kode Surat Berbeda

X : Kode Bulan Pembuatan Surat

1.7 Lembar Pengesahan Surat yang dikeluarkan Organisasi Mahasiswa

a) Surat Keputusan yang berkaitan dengan permasalahan internal ditandatangani oleh

Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa

b) Surat Permohonan Keputusan berupa Penyerahan Jabatan ditandatangani oleh Ketua

Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa

Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa

Ketua UMUM Sekretaris UMUM

Ketua UKM Sekretaris UKM

Nama Lengkap Nama Lengkap

Dosen Pembina UKM Fakultas Ketua BEM Fakultas Hukum

f) Surat Istimewa dan Surat Peringatan ditandatangani oleh Ketua ORMAWA

Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa

Nama Lengkap Nama Lengkap

Dosen Pembina UKM Fakultas Ketua BEM Fakultas Hukum

Dekan Fakultas Hukum

Ketua UMUM Sekretaris UMUM

Ketua UKM Sekretaris UKM

(Mengetahui di Pembina dan ketua BEM)

Ketua UMUM Sekretaris UMUM

Ketua UKM Sekretaris UKM

Nama Lengkap Nama Lengkap

Dekan Fakultas Hukum

(Mengetahui di Pembina dan ketua BEM)

k) Surat Ucapan Terima Kasih Atas Sumbangan/Partisipasi/Sponsor/Bantuan Lain

Ketua Ormawa Sekretaris Ormawa

l) Surat dengan perwakilan (apabila ketua organisasi berhalangan),

A/n Ketua yang