ADKES

ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN

Difinisi

Administrasi • Usaha dan kegiatan yang

berkenaan dengan
penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk
mencapai tujuan.
Administrasi
Dalam Arti Sempit
• Kegiatan yang meliputi: catat-
mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-
mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Dalam Arti Luas
• Seluruh proses kerja sama
antara dua orang atau lebih
dalam mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sarana
prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil
guna.
Difinisi

kesekretariatan • Satuan organisasi yang

melakukan rangkaian
kegiatan penataan
terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan
lainnya yang dilaksanakan
sebagai kegiatan
penunjang supaya tujuan
organisasi dicapai dengan
lancar.
Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

Ruang lingkup
• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,
khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat yang meliputi pembuatan surat,
penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan.
• Menyelenggarakan tata hubungan baik secara
intern maupun extern. 
• Menyelenggarakan rapat-rapat.
• Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu
/ kunjungan. 
Tugas
• Memperlancar lalu lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak baik internal maupun
ekstern. 
• Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi 
• Mengelola dan memelihara dokumentasi
perusahaan atau organisasi yang berguna bagi
kelancaran fungsi manajemen POAC (Planing,
Organizing, Actuating, Dan Controling)
Fungsi
• Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen 
• Alat pelaksana pusat ketatausahaan.
• Alat komunikasi organisasi atau Perusahaan
• Pusat dokumentasi 
Penelitian, Pengembangan dan
Pembinaan Anggota (PAAA)
• Menyelenggarakan pembinaan
anggota komisariat dengan
melakukan pengawasan
terhadap training maupun
aktifitas yang diselenggarakan
oleh anggota komisariat.
• Melakukan penelitian dan
penilaian baik dari segi
program maupun edukatif
terhdap aktivitas anggota
maupun aktifitas yang
diselenggarakn oleh
komisariat
• LK-I
• Follow Up
• Mendelegasikan LK-I
• Kajian rutinitas tiap minggu
• Kajian intesif 1 disiplin ilmu
• Kulsub
• Study banding PA se-madura
• Seminar dan temu pengurus
• Rapat bidang
• Up Grading
• Mengadakan maperca
Perguruan Tinggi, Kemahasiswaan dan
Kepemudaan (PTKP)
• Melakukan kegiatan-kegiatan yang dapat
menunjang partisipasi anggota dan almni
HMI di lingkungan komisariat
(fakultas/perguruan tinggi) akifitas diskusi,
grup pelajar tutor tiap disiplin ilmu yang
ada di perguruan tinnggi.
• Melakuakan kegiatan yang dapat
mendorong anggota dan alumni komisariat
(fakultas/perguruan tinngi) mengikat
kehidupan beragama antara lain:
a. Memprakarsai kegiatan-kegiatan agama
(Islam) di lingkungan kampus.
b. Meningkatkan efektifitas keHidupan
mushalla kampus.
c. Melakukan diskusi-diskusi untuk
meningkatkan konsep Islam tentang
berbagai segi kehidupan bermasyarakat.
• Rekrutmen Kader
• DPR (Diskusi Pohon Rindang)
• Peringatan Hari Besar Islam (PHBI)
• Peringatan Hari Besar Nasional
(PHBN)
• Budayakan Salam
• Suksesi Pilpres
• Pelatihan Managemen Audensi
• BMK (Bimbingan Kader)
• Memperingati Ultah HMI
• Baksos
• Pertemuan Kahmi (Komisariat Al-
Khairat)
• Safari Rhomadhon
• Memperingati MILAT HMI
Kewirausahaan dan Pengembangn Profesi
(KPP)
• Menyelenggarakan pembinaan • Training Compiuter
pengembangan profesionalisme, • Penerbitan Bulletin
melakukan terhadap kajian dan • Penerbitan Selembaran
program aksi sosial serta • Kliping
aktifitas yang diselenggarakan • Pengembangan Kosa Kata Ilmiah
oleh anggota komisariat • Pemberdayaan Perpustakaan Mini
• Mengusahakan tindak lanjut • Kajian Intreprener
dari setiap aktifitas anggota • Fresh Information
komisariat atas hasil penilaian
dan penelitian pelaksanaan
program atau aksi dibidang
pengembangan profesi yang
diselenggarakakn oleh anggota
komisariat.
Pemberdayaan Perempuan (PP)
• Melaksanakan kegiatan- • Memperingati hari kartini
kegiatan yang dapat • Memperingati hari ibu
meningkatkan kualitas HMI- • Memperingati MILAT
Wati sesuai dengan tingkat KOHATI
perkembangan dunia • Kajian keperempuanan
keperempuan khususnys
• Seragam Antar KOHATI
dalam msyarakat umum.
• Silaturrahmi Antar Kohati
• Mengangkat topik-topik
keperempuan di diskusi- • Praktek Kerajinan
diskusi komisariat.
Sekretaris
• Melakukan pengaturan tata cara
pengelolaan surat menyurat yang
meliputi penyelenggaraan:
▫ Surat masuk.
▫ Surat keluar.
▫ Pengetikan dan pengadaan surat.
▫ Pengturan pengadaan
administrasi.
▫ Pengaturan pengarsipan surat.
• Melakukan pengumpulan,
penglolahan, penyusunan dan
pemeliharaan dokumentasi
organisasi serta bahan-bahan
yang berkenaan dengan intern
dan ekstern organisasi
• Dokumentasi
• Perlengkapan Data Base
• Pengadaan Foto Mantan Ketua
Umum
• Rapat Presidium
• Rapat Harian
• Pembuatan Kotak Kritik dan
Saran
• Pembuatan Palu Sidang
• Pembuatan Papan Nama HMI
• Pembuatan SK
• Kajian Surat Menyurat
Bendahara Umum
• Menyusun anggaran dan
pengeluaran untuk satu periode dan
untuk setiap satu semester.
• Mengelola sumber-sumber
penerimaan organisasi sesuai
dengan orgnisasi yang berlalu.
• Menyelenggarakan administrasi
keuangan untuk setiap penerimaan
dan pengeluaran komisariat
berdasarkan pedoman administrasi
keuangan yang disusun untuk
keperluan ini.
• Melakukan usaha-usaha yang dapat
mendorong seluruh aparat HMI
meningkatkan sumber dana intern
khususnya dari iuran anggota.
• Mengadakan iuran anggota
• Menjalankan proposal
(apabila dalam keadaan
terpaksa)
• Mencari sumber dana dari
alumni dan simpatisan
• Memelihara kekayaan
komisariat
• Bisnis
• Pembuatan KTA
• Mengadakan donatur tetap
• Membuat seragam (jaz, batik,
kaos)