Kedatangan (Transfer In) dan Keberangkatan (Transfer

Out)

 Transfer In adalah pelayanan kedatangan

wisatawan di bandara/pelabuhan/terminal/
stasiun dimana wisatawan pertama kali tiba
atau ditangani oleh seorang pramuwisata.
 Transfer Out adalah pelayanan
keberangkatan wisatawan di
bandara/pelabuhan/
terminal/stasiun di mana wisatawan terakhir
kali berada di wilayah pelaksanaan
perjalanan wisatanya yang diberikan oleh
seorang pramuwisata
a. Transfer In
1) Prosedur dan Informasi Kedatangan
Wisatawan
􀂙 Mengetahui jenis transport/kendaraan
untuk terminal yang ada di daerah
setempat. Hal ini meliputi:
ο Bandar udara domestik
o Bandar udara internasional
o Terminal bus
o Stasiun kereta api
o Pelabuhan laut
􀂙 Membaca informasi pada papan informasi
tentang kedatangan/
keberangkatan seperti:
o Nomer penerbangan
o Perkiraan waktu kedatangan
o Perkiraan waktu keberangkatan
o Nomor gerbang/gate
􀂙 Mengambil tindakan yang diperlukan
sehubungan dengan adanya
perubahan jadwal.
􀂙 Memberitahukan kepada kantor/perusahaan.
􀂙 Memberitahukan kepada hotel/tempat
penginapan.
􀂙 Memberitahukan kepada staf/lain seperti sopir
bus.
 2 Prosedur Transfer Kedatangan
Jenis-jenis penyedia jasa pengangkutan antara lain:
o Perusahaan-perusahaan bus
o Perusahaan-perusahaan Limosin
o Perusahaan-perusahaan taksi
Hal-hal yang perlu dicatat:
o Alamat penyedia jasa pengangkutan /nomor
teleponnya.
o Jenis-jenis transportasi yang ada/disediakan
o Nomor kendaraan
o Nama supir
Catatan: kita perlu menghubungi dan memastik
mengenai waktu dan tempat yang tepat dengan
perusahaan transportasi sebelum kedatangan
wisatawan/pelanggan.
 3 Teknik Memperkenalkan Diri
o Papan nama
o Bed
o Seragam
o Payung/bendera
o Tanda pengenal
Jika hal-hal di atas tidak dilakukan, memungkinkan
terjadinya:
o keluhan/komplain dari pelanggan,
o kehilangan wisatawan di tempat penjemputan (ini bisa
terjadi karena
disebabkan oleh banyak hal),
o Kebingungan dan kehilangan waktu yang sangat berharga.
Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang pramuwisata harus
mengetahui fasilitas-fasilitas yang ada di terminal, meliputi:
o Pusat informasi
o Ruang tunggu
o Tempat-tempat check in
o Ruang bayi
o Mushola
o Kamar kecil/toilet
o Tempat penukaran uang
o Bank dan restaurant
o Gerbang masuk dan keluar
o Penerbangan, hotel, tempat penyewaan mobil
o Tempat pemesanan taxi
o Tempat pertemuan dengan wisatawan grup
Seorang pramuwisata harus mengerti tata cara penyambutan dan
aturan yang berlaku di terminal.
Contoh:
􀂙 Bisakah pelanggan ditemui ditempat pengurusan bagasi?
􀂙 Apakah ada tempat khusus yang disiapkan untuk penyambutan wisatawan?
􀂙 Bisakah pelanggan diambilkan/dibawakan barang-barangnya sebelum
mereka menyelesaikan urusan mereka di pabean?
Daftar nama penumpang yang tepat dan rinci sangat diperlukan sehingga
keterangan-keterangan mengenai hal-hal di bawah ini bisa tercatat/diketahui
antara lain:
o Kedatangan
o Ketidakdatangan
o Keterangan atau penjelasan-penjelasan lainnya
o Hal-hal lainnya yang tercantum dalam daftar nama penumpang:
° Jumlah dan nama penumpang yang akan datang
° Informasi mengenai kedatangan termasuk waktu kedatangan, pesawat,
nomor kendaraan/bus atau nomor kereta api
° Tempat kedatangan, stasiun atau terminal
° Tempat pertemuan
° Konfirmasi mengenai cara pengangkutan dan waktu dengan penyedia
jasa transportasi
° Tempat pemberangkatan dan kendaraan yang telah disiapkan
° Daftar pengecekan bagasi
° Daftar pengangkutan barang
 4.Pengangkutan Bagasi dari Terminal Biasanya Dilakukan
Sebelum Kedatangan Wisatawan.
o Memastikan kembali waktu dan tempat penjemputan.
o Pengemudi/sopir datang satu jam sebelum kedatangan di terminal.
o Memberitahukan sopir mengenai lokasi penjemputan.
o Menyiapkan uang parkir dan tol bagi sopir/pengemudi.
o Pengambilan bagasi tepat pada waktunya penting karena wisatawan menjadi
tidak khawatir dan dapat melihat bahwa segala sesuatunya telah diurus
dengan baik
o Menunjukkan profesionalitas dalam berbisnis
o Menghemat waktu

Prosedur pengurusan bagasi:

o Siapkan daftar bagasi untuk mengecek jumlah bagasi yang diangkut.
o Kumpulkan bagasi dan hitung, sesuaikan dengan daftar penumpang yang
ada.
o Atur pengangkutan bagasi.
o Pastikan bagasi yang diangkut adalah bagasi yang tepat.
o Hitung jumlah bagasi secara cermat sangat diperlukan untuk menghindari
terjadinya kehilangan bagasi.
Langkah-langkah yang diambil jika terjadi kehilangan
bagasi:

o Laporkan ke bagian ”Lost and Found”

(kehilangan).
o Ambil tanda terimanya.
o Laporkan kehilangan tersebut ke kantor atau
biro perjalanan (travel).
o Hubungi/telepon terus untuk mengetahui
perkembangan pencarian dan laporkan
hasilnya kepada yang bersangkutan.
o Jika bagasi tidak ditemukan, laporkan
kehilangan tersebut kepada penyedia
jasa yang bersangkutan.
5 Prosedur Penyambutan dan Perkenalan
Sambutan Umum:
Salam : selamat pagi, siang atau malam
Dialamatkan : tergantung pada jenis wisatawan
Tuan-tuan dan nyonya-nyonya
Hadirin sekalian
Yang mulia atau yang dipertuan agung
Atas nama : (nama biro perjalanan atau perusahaan), Saya ingin mengucapkan
selamat datang kepada Anda sekalian di… (tempat)
Perkenalan:
Nama saya . . . dan nama sopir Anda adalah . . . .
(jangan lupa tersenyum, penuh keyakinan, kontak mata dengan wisatawan)
Sampaikan beberapa pemberitahuan mengenai:
􀂙 Rencana/acara saat itu
􀂙 Masalah keselamatan dan keamanan
􀂙 Adat dan budaya setempat (lokal)
􀂙 Berbicara seharusnya:
o Sambutan
o Ramah
o Berwawasan
o Mempertimbangkan latar belakang budaya wisatawan
6. Menyampaikan Informasi Kedatangan

Informasi kepada wisatawan menyangkut

pengaturan/transfer pengangkutan meliputi:
o Lokasi kendaraan
o Prosedur pengaturan barang
o Pengaturan di waktu kedatangan di tempat penginapan
o Lokasi terminal dari tempat tinggal/penginapan wisatawan
o Menyiapkan informasi-informasi penting (dilakukan oleh
pemandu) seperti:
nama hotel, lokasinya, beberapa fasilitas dan kemudahan
yang tersedia seperti
kotak penyimpanan barang berharga, jaringan internet.
Pelanggan/wisatawan harus diberitahukan mengenai
pengaturan tur yang akan
datang, baik yang termasuk dalam program mereka atau
yang ditawarkan sebagai
tur pilihan (optional) atau tambahan di luar program.
Rinciannya bisa mencakup:
o Jenis tur, seperti tur keliling kota
o Waktu/hari keberangkatan
o Tempat keberangkatan
o Lama tur
o Keterangan mengenai pakaian, sepatu dan perlengkapan
lain yang harus dipakai
o Apakah ada tambahan biaya atau tidak
 Informasi bagi Wisatawan
Waktu setempat
Contoh:
􀂙 Waktu Singapura lebih awal 1 jam dari Jakarta
􀂙 Waktu Bali lebih awal 1 jam dari Jakarta
􀂙 Waktu Irian/Papua lebih awal 2 jam dari Jakarta
Jam Kantor: (bisa bervariasi, tapi pada umumnya)
􀂙 Senin sampai Kamis : 08.00-17.00 (lunch: 12.00-13.00)
􀂙 Jum’at: 08.00-17.00 (waktu shalat Jum’at ke masjid
11.30-13.00)
Pembagian Waktu:
Di Indonesia ada 3 pembagian waktu menurut wilayah:
􀂙 Waktu Indonesia Barat (GMT + 7 jam)
􀂙 Waktu Indonesia Tengah (GMT + 8 jam)
􀂙 Waktu Indonesia Timur (GMT + 9 jam)
Mata Uang
􀂙 Mata uang Indonesia adalah rupiah (IDR/Rp)
􀂙 Nilai tukar rupiah sementara ini adalah: untuk US$1.00 = Rp. . . .
Kondisi uang kertas yang akan ditukar adalah:
􀂙 Bersih (tidak ada noda atau tulisan-tulisan)
􀂙 Halus (tidak terlalu kasar)
􀂙 Tidak sobek
Nilai tukar bisa berubah-ubah disebabkan oleh masalah-masalah seperti:
􀂙 Pertumbuhan atau kelesuan ekonomi
􀂙 Perkembangan politik seperti pergantian pimpinan
􀂙 Masalah keamanan
Mata uang-mata uang utama yang diterima antara lain:
􀂙 Dolar Amerika
􀂙 Dolar Singapura
􀂙 Dolar Australia
􀂙 Dolar Kanada
􀂙 Gulden Belanda
􀂙 Mark Jerman
􀂙 Poundsterling Inggris
􀂙 Ringgit Malaysia
Mata uang asing dapat ditukar di:
􀂙 Bank: bank negara/swasta/asing
􀂙 Tempat penukaran uang: tersebar di seluruh kota
􀂙 Hotel-hotel, tempat-tempat peristirahatan.
Pemberian Tip

􀂙 Bandar udara, stasiun kereta api,

pelabuhan
􀂙 Hotel
􀂙 Rumah makan
􀂙 Guide, Sopir, Porter dan lain-lain.
Makna pemberian tip:
􀂙 Sebagai ungkapan rasa puas wisatawan
􀂙 Sebagai penghargaan wisatawan atas pelay
8. Mengirim Informasi Kedatangan
Letak Hotel:
o Letak hotel dari kota
o Pusat kota
o Timur kota
o Barat kota
o Selatan kota
o Utara kota
o Fasilitas angkutan lokal yang tersedia : bus, taksi, kereta api
o Lokasi kantor pos
o Bank atau tempat penukaran uang
o Pusat perbelanjaan
Fasilitas hotel
o Tempat penerimaan wisatawan, antara lain kotak penyimpanan barang berharga
o Tempat pembayaran/kasir
o Pelayanan wisatawan (concierge)
o Pusat kegiatan bisnis
o Coffe shop
o Restoran
o Laundry
o Bantuan operator untuk telepon lokal, interlokal, dan internasional
o Pemanggilan kendaraan/mobil
o Video/TV
o Tempat parkir
o Kamar kecil/toilet
o Fasilitas olahraga: pusat kebugaran, kolam renang, tempat pijat
o Bar
Obyek Wisata
o Jadwal perjalanan
o Lama tur berlangsung
o Jenis kendaraan yang digunakan
o Standar dan jenis hotel serta fasilitas-fasilitasnya.
o Jenis makanan yang disiapkan
o Atraksi wisata yang akan dikunjungi
o Tur pilihan yang ditawarkan
o Perlengkapan-perlengkapan khusus yang diperlukan
seperti sepatu atau pakaian yang harus dipakai
o Perlengkapan-perlengkapan yang disediakan ini harus
standar dan cukup bagi setiap wisatawan sehingga
mereka merasa nyaman dengan pengaturan tersebut.
9. Prosedur Check In
Prosedur Check In di Hotel pada Saat Kedatangan
o Wisatawan diterima oleh manaJer yang bertugas untuk
wisatawan saat tiba di hotel.
o Wisatawan biasanya disuguhkan minuman selamat datang.
o Wisatawan diberitahukan mengenai fasilitas-fasilitas
hotel dan lokasinya, seperti: coffe shop, pusat bisnis, dan
kamar kecil/toilet.
o Pengisian formulir registrasi yang mencakup nama, alamat,
nomor pasport dan lain-lain.
o Mengkopi kartu kredit untuk menjaga kemungkinan
adanya biaya tambahan.
o Menyerahkan barang-barang bawaan masing-masing
wisatawan.
o Menunjukkan letak kamar dan memberikan kunci.
Perlu dipersiakan:
o Paspor mereka
o Kartu kredit
o Pen
Menawarkan Bantuan
o Menawarkan bantuan dengan ramah
o Memberikan perhatian penuh pada wisatawan
o Mendengarkan pertanyaan-pertanyaan dan kebutuhan-
kebutuhan mereka
o Menjawab dengan sopan setiap pertanyaan mereka
o Memberikan informasi-informasi yang diperlukan
dengan bijak, penuh percaya diri dan profesional

Permintaan khusus:
o Permintaan makanan khusus bagi para vegetarian
o Kebutuhan diet khusus
o Permintaan kamar khusus misalnya; kamar bebas rokok
o Fasilitas-fasilitas untuk orang cacat
Good morning/afternoon ladies and
gentlemen/distinguish guest/your
Excellency/your highness/your majesty
• Welcome to . . . . (Name of the airport
and name of the city).
• How is your flight?
• I am . . . . (guide’s name) from . . . .
(Name of travel company).
• Could I know, who is the Tour Leader
please ? — for group —
Asking for Baggage Tag
• Could I have your baggage tag?
• Thank you. There are . . . . baggage, aren’t they?

Asking for Waiting

• Ladies and gentlemen,
• Please wait for me here, I am going to arrange your
baggage.
• If you need to go to the toilet, there is on the right/left
side (giving direction).
• For those who need to change your money please go to
the counter in front of
• the information office (or other direction depend on the
position). Thank you.
Asking PORTER assistance
• Porter, could you help me to arrange my
group baggage, please?
• There are …. baggage (number of
baggage), here the baggage tag.
• Thank you.
• Porter, how about the baggage, are
everything OK?
• Thank you, please put them into . . . .
(name of the coach/bus/transport)