7.

Aspek Transportasi
 TRANSPORTASI
- Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus aman dan dilengkapi
dengan dokumentasi yang sesuai untuk mempermudah identifikasi
dan verifikasi kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan.
Kebijakan dan prosedur tertulis harus dilaksanakan oleh semua
personil yang terlibat dalam transportasi.
- Kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk obat dan/atau
bahan obat harus dipertahankan selama transportasi sesuai dengan
yang ditetap
- Jika terjadi kondisi yang tidak diharapkan selama transportasi,
harus segera dilaporkan kepada fasilitas distribusi dan penerima
obat dan/atau bahan obat.kan pada informasi kemasan
- Jika penerima menemukan adanya kondisi yang tidak diharapkan,
maka hal tersebut harus dilaporkan ke fasilitas distribusi. Jika
perlu, fasilitas distribusi menghubungi industri farmasi untuk
mendapatkan informasi mengenai langkah tepat yang harus diambil
Jumlah Transportasi di PBF Kimia Farma:

• 2 Mobil Engkel
• 4 Mobil Box
mobil rutin dipakai, sedangkan 2 mobil
lagi standby
• 3 Motor
TRANSPORTASI DAN PRODUK DALAM
TRANSIT DAN PENGIRIMAN
 
Penanggung jawab dan Wewenang:
- Apoteker Penanggungjawab
- Spv. Logistik
- Pelaksana Hantaran
- Pelaksana Transito out
- Apoteker penanggung jawab membuat daftar
kelengkapan dan keamanan yang harus ada untuk
mempemudah pemeriksaan kelengkapan dan pengiriman
obat dan atau bahan obat.
- Pelaksana transito out memeriksa kembali
kebenaran dari pesanan pelanggan berdasarkan faktur
- Pelaksana hantaran memeriksa kelengkapan dan
keamanan kontainer/wadah (tempat penyimpan) obat
dan atau bahan obat dan kontainer/wadah pengiriman
untuk mencegah akses yang tidak sah.
- Pelaksana hantaran memeriksa peralatan keamanan
tambahan yang sesuai untuk mencegah pencurian obat
dan atau bahan obat dan penyelewengan lainnya selama
transportasi
Ruang Administrasi Transito Out
- Pelaksana hantaran membersihkan kontainer/wadah tempat
menyimpan obat sebelum obat ditempatkan.
- Pelaksana transito out dan pelaksana hantaran memeriksa
kesesuaian obat dan atau bahan obat yang akan dikirim terhadap
kelengkapan dokumennya misalnya Faktur atau SPB, selanjutnya
dapat dilakukan pengemasandan pelabelan.
- Petugas trasito out menyerahkan barang kepada petugas
hantaran dan dicatat dalam buku kreasi hantaran
- Petugas hantaran menerima obat dan dokumennya dan
menandatangani tanda terima dibuku kreasi hantaran
- Pelaksana hantaran menempatkan obat yang dikirim sedemikian
rupa sehingga tidak terjadi ketercampuran dan saling kontaminasi.
- Pelaksana hantaran memeriksa kembali kondisi penyimpanan
yang dipersyaratkan untuk obat dan/atau bahan obat harus
dipertahankan selama transportasi sesuai dengan yang ditetapkan
pada infomasi kemasan
- Untuk pengiriman obat berupa produk cold chain product (CCP)
Pelaksana hantaran menggunakan kontainer/wadah khusus CCP
yang dilengkapi temometer untuk memantau suhu selama
pengiriman. Dan memeriksa peralatan yang digunakan untuk
pemantauan suhu selama transportasi dalam kendaraan dan/atau
kontainer/wadah, dan melaporkan kepada Apoteker penanggung
jawab bila mendekati masa habis kalibrasinya.
- Pelaksana hantaran mengirim obat langsung ke alamat yang
tertera pada dokumen pengiriman dan menyerahkan langsung
kepada penerima yang berwenang ( tidak meningggalkan Obat
dan atau bahan di tempat penyimpanan sementara yang tidak
mempunyai izin PBF)
- Pelaksana hantaran merminta tanda terima (tandatangan dan
cap perusahaan pelanggan) dan menyerahkan tanda terima
tersebut kepada Pelaksana transito out
Dokumen terkait : Daftar Kelengkapan peralatan pengiriman
contoh Faktur contoh surat pengiriman barang
 KENDARAAN DAN PERALATAN

Perawatan Transportasi:
- Servis Berkala yaitu 2-3 bulan
- Perawatan jika ada kerusakan
- Ganti ban sekali 6 bulan

Inspeksi:
- Izin mobil box, izin kendaraan membawa
muatan diperpanjang setiap 4 bulan
 KONTROL SUHU SELAMA
TRANSPORTASI

Penanggung jawab dan Wewenang:

- Apoteker Penanggungjawab
- Spv Logistik
- Pelaksana Hantaran
- Pelanggan
 Contoh Surat Pengantar Barang Contoh Surat Jalan Penghantaran
Barang
- Untuk suhu obat 2-8 C wajib
memakai styrofoam dengan
meletakkan ice gel kemudian
termometer ke dalamnya untuk
memantau suhu saat pengiriman.
Contohnya : Vaksin
Contoh Faktur Barang Vaksin Contoh Surat Pengiriman Barang Vaksin
8. Aspek Fasilitas Distribusi
Berdasarkan Kontrak
Penanggung jawab dan Wewenang:
- Direksi
- Branch Manager
- Apoteker Penanggung Jawab
- Penyedia Jasa
- Branch Manager mengajukan permohonan kepada direksi tentang jenis pakerjaan
yang akan diserahkan (kontrak) kepada pihak lain (pihak professional)
- Direksi memeriksa urgensi usulan Branch Manager, dan selambat-lambatnya 7
hari
- Direksi memberikan jawaban
Jika jawab ya, Branch Maneger meleksanakan kontrak pekerjaan dengan pihak
lain dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan
- Apoteker penanggung jawab membuat draf kontrak dengan menggunakan
prinsip dan pedoman CDOB
- Branch Manager memeriksa draf kotrak dan memperhalikan kebijakan distribusi
berdasarkan kontrak sebelum menadatangani kontrak.
- Menyerahkan draf kontrak kepada pihak penyedia jasa
Apabila setuju, kedun belah pihak menadatangani kontrak.
- Branch Manager mengirim salinan kontrak ke kantor pusat
Dokumen distribusi berdasar kontrak : Dokumen kontrak