Departemen MBP

Berperan mengengontrol proses administrasi penjualan Pupuk Urea, NPK (Subsidi & Komersil), Urea Ekspor &
Ammonia, maupun produk samping lainnya. Salah satu bagian dari Departemen MBP yaitu Administrasi Urea
Dalam Negeri yang berperan menjalankan fungsi Administrasi Urea Dalam Negeri di sektor Korporasi.

PUPUK SRIWIDJAJA
Departemen Mitra Bisnis Pemasaran
Administrasi Urea Dalam Negeri
 QIC STRATIO TEAM

Dian Kemala Putri Rizky Ablizar Eki Zakky Abdul A.

Fasilitator Member Member

Elise E. Farwas
Member

Ilham Dicardo Hikmat Yundabrata Indra Suheri

Leader Member Member
 DIGIMON PUSRI
Digitalisasi Monitoring Penagihan SKBDN PUSRI Sebagai Media Monitoring Terintegrasi
Berbasis Website & Android
 Outlines
Pendahuluan
 Gambaran proses bisnis pada Departemen Mitra Bisnis Pemasaran (MBP)
 Identifikasi masalah & risiko

Analisis Masalah
 Root cause (Fish bone diagram)
 Prioritas masalah (Pareto diagram)
 Dampak yang terjadi

Peluang Perbaikan
 Alternatif solusi & solusi yang dipilih
 Kelebihan & manfaat dari DIGIMON PUSRI

Kesimpulan
 Kenapa DIGIMON PUSRI harus diaplikasikan?
 Ilustrasi tampilan DIGIMON PUSRI
 Alur Proses Bisnis pada Dept MBP
PSP-KUA-PR 030 tentang “Prosedur Administrasi Penjualan Pupuk Non-Subsidi dan Amoniak (Dalam
Negeri dan Ekspor) tanggal 08 April 2021.

ADMINISTRASI PENJUALAN PUPUK NON SUBSIDI ADMINISTRASI PENJUALAN PUPUK NON SUBSIDI DAN
DAN AMONIAK (DALAM NEGERI) AMONIAK (EKSPOR)
Persiapan Pemuatan - SKBDN
 D EPARTMENT
MBP

SKBDN (?)
Metode pembayaran dalam SKBDN atau yang sering disebut
proses pembelian pupuk di dengan LC Lokal merupakan perjanjian
PT Pupuk Sriwidjaja yaitu tertulis dan tidak dapat dibatalkan
dengan Cash Before (irrevocable) yang diterbitkan oleh Bank
Delivery dan SKBDN (Surat pembuka (Issuing Bank) atas instruksi
Kredit Berdokumen Dalam dari pemohon (Applicant) untuk
Negeri). membayar sejumlah uang kepada
penerima (Beneficiary) sepanjang syarat
dan kondisi yang tercantum di dalam
SKBDN terpenuhi.
 Identifikasi Masalah & Risiko
Dokumen SKBDN Expired

Selama periode Januari s.d. Juli 2021 terdapat

48 SKBDN dengan total nilai Penagihan
sebesar Rp650,4 Milyar dengan Potensi 7
SKBDN yang expired dengan total nilai
penagihan sebesar Rp30,9 Milyar.

Potensi Humen Error Proses Feedback dari Buyer Lama

Dalam proses input dan update data Lamanya memperoleh feedback persetujuan
monitoring penagihan sangat bergantung pada dokumen BAST dari buyer
PIC yang bertanggung jawab

Monitoring Dokumen Penagihan Tidak Terintegrasi Jumlah Dokumen Banyak

Monitoring penagihan hanya menggunakan Dalam 1 dokumen penagihan terdapat
Microsoft Exel dan pada setiap Bagian/Fungsi beberapa dokumen yang harus diperiksa, serta
memiliki monitoring yang berbeda diupdate
 Prioritas Masalah
Tabel 1. Tabel critically/prioritas masalah
Dampak 40
Kemungkinan Critically 36
Permasalahan Financial Administrasi 35
(K) (K x (F+A))
(F) (A)
30
SKBDN Expired 4 5 4 36
25
Monitoring tidak terintegrasi 5 0 2 10 20

Potensi human error 1 1 2 3 15

10 9
10 8
Banyaknya jumlah dokumen penagihan 3 0 3 9
5 3
Lamanya persetujuan feedback dari
buyer 2 1 3 8
0

Sumber data: Monitoring bagian Administrasi Urea Dalam Negri

Keterangan: Kemungkinan - Dampak

0 : Hampir dapat dipastikan tidak akan terjadi – Tidak berpengaruh
Gambar 1. Diagram batang critically permasalahan
1 : Kemungkinan kecil akan terjadi – Ada pengaruh namun sangat kecil
2 : Kemungkinan sama antara akan terjadi dan tidak terjadi – Ada pengaruh kecil
3 : Kemungkinan besar akan terjadi – Berpengaruh sedang
4 : Hampir dapat dipastikan akan terjadi – Berpengaruh signifikan/tinggi
5 : Sudah terjadi dengan intensitas kejadian tinggi – Pengaruh dampak sangat signifikan
 Prioritas Masalah
Tabel 2. Tabel critically/prioritas rasio diagram pareto 40 100% 100%
36
Akumulasi 35
Permasalahan/Risiko Jumlah Rasio
Rasio 88%
80%
30
SKBDN Expired 36 55% 55% 75%
70%
Monitoring tidak terintegrasi 10 15% 70% 25
60%

Lamanya persetujuan
Feedback dari buyer
55%

dokumen penagihan
Banyaknya jumlah
Potensi human error 3 5% 75% 20

40%
Banyaknya jumlah dokumen penagihan 9 13% 88% 15

Monitoring tidak terin-

Potensi human error

10

SKBDN Expired
Lamanya persetujuan Feedback dari 8 12% 100% 10 8

tegrasi
buyer 9 20%

Total 66 100%   5 3

0 0%
[42]

Gambar 2. Diagram pareto critically/prioritas masalah

Kesimpulan:
Berdasarkan Tabel dan Diagram Pareto di atas, diketahui bahwa SKBDN expired merupakan
critically/prioritas masalah yang paling tinggi sehingga membutuhkan penanganan.
 Tabel 3. Sasaran, Masalah, dan Manfaat

Aspek Dampak Negatif Aspek Sasaran Manfaat Potensial Masalah Potensial

Kineja Efektifitas Dep. MBP Tercapainya Penagihan Kinerja Penagihan terlambat
1. Kinerja penagihan tepat waktu tidak tercapai tercapai tepat waktu mengakibatkan profit dan
Quality 2. Cash-in perusahaan tertunda berdapak terhadap kinerja keuangan Quality cash flow perusahaan
perusahaan tersendat.
Cost Meningkatnya biaya operasi administrasi
Kertas untuk Berita Acara Biaya pembelian kertas Tanpa disadari akibat
Serah Terima Barang, SO lebih irit kesalahan discrepancy BAST
Dokumen Presentasi tidak sesuai SKBDN(discrepancy), late presentation, dan Penagihan dapat dihemat atau SO penagihan
Delivery
expiry date mengakibatkan pemborosan
Cost
dalam penggunaan kertas.
Safety Kesalahan dalam kecocokan data/ data tidak valid
Morale Beban kerja karyawan tinggi
Data Monitoring Penagihan Dapat terhindarnya Dokumen Presentasi tidak
Environment Banyaknya kertas dan tinta habis dipakai untuk merevisi dokumen SKBDN sesuai dengan kesalahan pada saat sesuai SKBDN, late
dokumen Penagihan Dep. Rekonsiliasi data presentation, dan expiry
Keuangan maupun Buyer penagihan. date.
Kesehatan karyawan menurun akibat karena terlalu lelah mengetik ulang Delivery terhindar dari kesalahan dan
Healthy
dokumen penagihan karena discrepancy keterlambatan penagihan atas
SKBDN.

Dokumen penagihan sesuai Tidak terjadi kekeliruan Kesalahan dalam kecocokan

Safety dengan dokumen buyer. dalam proses penagihan data, sehingga penagihan
SKBDN. SKBDN tertunda.
Beban Kerja berkurang Produktivitas karyawan Dapat meningkatkan stress
Morale meningkat. dan kelelahan berlebih.
Sasaran, Masalah, dan Data Monitoring Penagihan Tidak terjadi koreksi Harus mengetik ulang
SKBDN dilakukan dengan rapi pengetikan pada Data dokumen Penagihan SKBDN.
Manfaat Ditinjau dari Environment
dan baik
berkurangnya
dengan penagihan
kesalahan-
Aspek QCDSMEH kesalahan dalam rekonsiliasi.

Kesehatan karyawan terjaga Meningkatkan kualitas Kesehatan karyawan

dengan baik kesehatan karyawan menurun akibat karena
secara psikologi terlalu lelah mengetik ulang
Healthy dokumen penagihan karena
discrepancy.
Fish Bone Diagram
 Penyebab Masalah Dominan
Kondisi SKBDN expired disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:
1. Tidak adanya media/platform pemantauan yang terintegrasi antar bagian;
2. Overload kemampuan computer;
3. Tidak ada media/platform pemantauan untuk internal dan buyer;
4. Tidak adanya regenerasi/pendelegasian pekerjaan;
5. Banyaknya dokumen yang harus diperiksa;
6. Tidak adanya pelatihan terkait SKBDN;
7. Format dokumen yang dipresentasi kepada setiap Bank berbeda.

Penyebab Masalah Dominan

Dari ketujuh penyebab/root cause di
atas, gugus menggabungkan antara
penyebab 1 & 3 terkait tidak adanya
media pemantauan/ platform
sehingga didapat 6 penyebab/root
cause untuk dilakukan identifikasi
menggunakan Diagram pareto
dengan tujuan:
1. Untuk menetapkan masalah
utama dalam kualitas.
2. Untuk menentukan setiap
masalah secara komparatif
terhadap masalah keseluruhan.
 Diagram Pareto Penyebab Masalah Dominan
50 100%
100%
45
45

40 80%
81%

35 75%

30 64% 60%

25 55%

43% Penyebab Masalah Dominan

20 40%
20 Berdasarkan diagram pareto,

Format SKBDN setiap bank

form pemantauan yang ter-

Banyaknya dokumen yang

Tidak adanya media/plat-

penyebab/root cause dominan yaitu

regenerasi/pendelegasian
integrasi antar bagian &

Overload kemampuan

15

Tidak adanya pelatihan

karena tidak adanya media/platform
harus diperiksa
12 12
Tidak adanya

penginputan data, monitoring, serta

terkait SKBDN
computer

berbeda
pekerjaan
Buyer

10 9 20% updating dokumen pembayaran yang

terintegrasi antar bidang/bagian serta
6
5 dapat diakses oleh buyer sesuai dengan
scope kewenangan masing-masing
untuk mengirimkan serta mempermudah
0 0%
[4
2]
proses verifikasi dokumen.

Gambar 3. Diagram pareto penyebab masalah dominan

 Alternatif Solusi

Permasalahan Dominan Alternatif Solusi

Tidak adanya media/platform
pemantauan yang terintegrasi
antar bagian & Buyer
Membangun platform penginputan data,
monitoring, serta updating dokumen
pembayaran yang terintegrasi antar
bidang/bagian serta dapat diakses oleh
buyer sesuai dengan scope kewenangan
masing-masing untuk mengirimkan serta
mempermudah proses verifikasi
dokumen
Solusi atas permasalahan (?)
 DIGIMON
PUSRI

DOKUMEN APPROVED DOC

PRESENTASI PRESENTASI

TOTAL DOC OUTSTANDING DOC Jumlah SKBDN

PRESENTASI PRESENTASI

DIGIMON PUSRI
Merupakan Digital Monitoring penagihan SKBDN Sebagai Media Monitoring Terintegrasi Berbasis Website & Android yang dapat diakses oleh
divisi/ bidang terkait dan juga oleh Buyer sesuai dengan scope kewenangan masing-masing.

PT PUPUK SRIWIDJAJA
 Overview
DIGIMON PUSRI

Monitoring Jumlah Doc Penagihan

Monitoring Jumlah Dokumen Penagihan

2980 Dokumen

SKBDN SO Penagihan

Dokumen
BAST Presentasi

Pada Dashboard menu, akan terlihat

Report Detail Menu
Bagian ini akan menampilkan secara
rinci setiap dokumen penagihan serta
dokumen dapat didownload dalam
bentuk PDF dan Exel
seluruh progres dokumen penagihan
dari yang belum dilakukan review
sampai yang sudah terbayar di bagian
keuangan
Keunggulan

1. Sebagai media monitoring seluruh dokumen

secara digital;
2. DIGIMON PUSRI dapat diakses dimanapun dan
kapanpun karna berbasis Website & Android;
3. DIGIMON PUSRI akan terintegrasi dengan e-mail

DIGIMON
korporat sehingga PIC dari masing-masing bagian
terkait akan memperoleh email
pengingat/reminder tanggal jatuh tempo masing-
PUSRI masing dokumen;
4. Dengan adanya DIGIMON PUSRI dapat menekan
biaya operasi administrasi karna peperless.
5. Mempercepat proses administrasi dan
pendapatan dari hasil penjualan dapat segera
dicairkan/ tidak ada cash in tertunda yang
berdampak pada kinerja keuangan perusahaan.
 Identifikasi Risiko / Masalah & Penanggulangan

Pihak Terkait
Internal Korporasi – Unit Kerja Lain - Buyer
DIGIMON PUSRI
Masing-masing user terkait akan
diberikan User ID & Password Risiko – Masalah Potensial
untuk masuk kedalam aplikasi
1. Pengguna dari internal ataupun buyer
baik melalui website ataupun
sulit dalam pengoperasian aplikasi
menggunakan mobile phone
2. Aplikasi diretas/dihack oleh pihak yang
sesuai dengan scope
tidak berkepentingan
kewenangan masing-masing
serta hanya user yang memiliki
kewenangan saja yang dapat
melakukan proses input serta Mitigasi Risiko / Masalah
melakukan update data. Membuat manual book dalam
penggunaan aplikasi DIGIMON PUSRI
Aplikasi ini akan secara otomatis Bagian IT secara rutin memastikan tingkat
meminta update Password keamanan aplikasi
setiap bulannya untuk
mencegah penyalahgunaan user
ID. Sumber Daya yang Dibutuhkan
Bagian IT dan Personil QIC Stratio
Timeline Pembuatan DIGIMON PUSRI
 KESIMPULAN
DIGIMON PUSRI Merupakan Solusi yang Tepat
atas Permasalahan yang Terjadi
Dengan adanya media / platform pemantauan dokumen penagihan
berbasis Website & Android akan menjadi solusi atas permasalahan
dan risiko yang ada khususnya pada Departemen MBP.

Proses Build-Up / Pembuatan DIGIMON PUSRI

Mudah
Resource dalam proses build-up DIGIMON PUSRI yaitu dengan
melakukan kolaborasi antara Bidang Keuangan, dan Departemen
MBP serta bentuan dari Bidang IT dengan estimasi anggaran Rp10 –
20 Jt.

Mempermudah Proses Koordinasi Internal &

Eksternal (Buyer)
Dengan adanya media ini diharapkan dapat meminimalisir kesalahan
pengecekan, dan juga optimalisasi proses monitoring dokumen
penagihan karena seluruh dokumen dapat dipantau oleh Bidang lain
yang terkait. Selain itu akan mempercepat proses approval dokumen
oleh Buyer sehingga mencegah terjadinya Late Presentation dan
SKBDN Expired.
Dapat Terus Dikembangkan untuk Dapat
Diaplikasikan pada Tingkat Holding
Guna mendukung Revolusi Industri 4.0 dimana seluruh proses kerja
pada berbagai lini bisnis berbasis digital, DIGIMON PUSRI dapat
terus dikembangkan serta dapat diaplikasikan pada tingkat Holding
Pupuk Indonesia.
 Thank You
“There is always space for improvement, no matter how long you've been in the business”
- Oscar De La Hoya