DPMPTSP Kota Bekasi

Rev. : 01/030717 FM-MRP-01

NOTULEN TINJAUAN MANAJEMEN

Tinjauan Manajemen Ke : X (Sepuluh)
Tempat : Ruang Meeting Lt. 3 DPMPTSP Kota Bekasi
Tanggal : Selasa, 8 Februari 2022

Peserta : Terlampir (Daftar Hadir)

No. Item Tinjauan Status Target / PIC

Masukan Tinjauan Manajemen

1 Status dari tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

Pada tinjauan manajemen lalu (11 Januari 2021) beberapa status yang masih open sudah dilakukan
perbaikan. Status tinjauan manajemen lalu yang masih open/ on-progress antara lain :

- Upaya penanganan Covid-19 harus terus dijalankan Close

- Komitmen zona integritas bebas korupsi harus terus digalakan dilingkungan DPM-PTSP Close

- Optimalkan persiapan Mal Pelayanan Publik Close

2 Perubahan dari isu internal dan ekternal yang relevan terhadap Sistem Manajemen Mutu
Isu internal yang berdampak pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di DPMPTSP MR (Tinjauan Manajemen
A Kota Bekasi yaitu : Close ke-XI)
Persepsi masyarakat terkait pelayanan DPMPTSP Kota Bekasi yang mengarah pada pungli (Sekretariat)
-

Aktual waktu penyelesaian pelayanan perizinan belum sesuai dengan SOP (Jasa Usaha, Jasa
- Pembangunan)
Pelaksanaan pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi (ZI WBK) Tahun 2021-2022
- (Sekretariat/Perencanaan)

Isu eksternal yang berdampak pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di DPMPTSP MR (Tinjauan Manajemen
B Kota Bekasi yaitu : Close ke-XI)
Aplikasi sistem perizinan dikendalikan oleh BKPM pusat, jika ada masalah perbaikan menunggu dari
- pusat. (Data-IT)

- Pandemi covid-19 (MR)

Kurangnya pemahaman masyarakat/ customer dalam memahami proses perizinan sehingga banyak
- proses yang tertunda karena data tidak lengkap. (Data)

- Kendala aplikasi OSS (Pembangunan)

Jika isu tersebut tidak dikendalikan maka akan terjadi perubahan terhadap kinerja dan efektifitas Sistem
Manajemen Mutu di DPMPTSP Kota Bekasi. Semua isu yang berdampak pada risiko terhadap
kelancaran operasional DPMPTSP Kota Bekasi dikendalikan pada Analisa Risiko & Peluang di tiap
bidang.
No. Item Tinjauan Status Target / PIC

3 Kinerja dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu

3.1 Hasil Survey Kepuasan Pelanggan & Claim

Survey kepuasan pelanggan/ Indek Kepuasan Masyarakat (IKM) pada periode 2021 (Semester I
- & II) dengan target nilai 82.90 telah dilakukan, pada Semester I terdapat 1468 responden dan Close
tercapai nilai 84.13 sedangkan pada Semester II terdapat 1336 responden dan tercapai nilai 84.10.

Terdapat 80 pengaduan terkait pelayanan DPMPTSP Kota Bekasi dari periode Tahun 2021.
- Adapun pengaduan yang paling banyak dikeluhkan pemohon adalah terkait keterlambatan proses Close
izin. (Detail data Pengaduan dan analisanya dapat dilihat pada Laporan Pengaduan Tahun 2021)

3.2 Sasaran Mutu & Upaya Pencapaiannya serta Kesesuaian Pelayanan

Sasaran Mutu (QMP) dan action plan untuk mencapainya telah ditetapkan pada beberapa bagian
terkait. Monitoring pencapaian dilakukan sesuai periode yang sudah ditetapkan dan dibuatkan
tindakan koreksi jikalau sasaran tidak tercapai.

Pada periode Januari - Desember 2021 ditetapkan Sasaran Mutu/ Target (QMP) terhadap 4
Bidang dan 1 Bagian (Sekretariat) yang ada di DPMPTSP Kota Bekasi. (Detail Sasaran mutu
dapat dilihat di masing-masing bagian).

Jasa Usaha : Meningkatkan jumlah izin terbit minimum 2% dari tahun sebelumnya (19.114 Izin
1)
Th. 2021)
2021 Close
Target : 19,114

Realisasi : 18,569 NCR-11

Pembangunan (Kontruksi) : Target penerimaan pajak reklame tahun 2022 sebesar Rp.
2)
74.534.522.738,- sesuai dengan yang ditetapkan Bapenda.
2021 Close
Target : 63.271.044.786
Realisasi : 66.245.286.255

Bidang Data (IKM) : Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) tahun anggaran 2021 sebesar
3) Close
82.90.

Semester I Semester II

Target : 82.90 82.90

Realisasi : 84.13 84.10

Bidang Data (Info & Pengaduan) : Banyaknya pengaduan / keluhan maksimal 1% dari jumlah
4) Close
pelayanan yang diterbitkan setiap bulannya.
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Target 1% 1% 1% 1% 1% 1%
Realisasi 0.12% 0.00% 0.16% 0.25% 0.32% 0.42%
Jul Agu Sep Okt Nov Des
Target 1% 1% 1% 1% 1% 1%
Realisasi 0.58% 0.36% 0.41% 0.19% 0.22% 1.83% NCR No.10

5) Bidang Data (IT) : Prasaran IT siap pakai untuk 1 tahun ke depan Close
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Target 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Realisasi
Jul Agu Sep Okt Nov Des
Target 100% 100% 100% 100% 100% 100%
No. Item Tinjauan Status Target / PIC

Realisasi 100% 100% 99.2%

Subbagian Perencanaan : Penyelesaian 100% jumlah dokumen perencanaan pada DPMPTSP (8

6) Close
dokumen tahun 2021).
2021
Target 100%
Realisasi 100%

Sekretariat (DIKLAT) : Pelaksanaan 100% jumlah peserta pendidikan dan pelatihan formal
7) Close
berdasarkan RKA tahun 2021 sebanyak 5 orang.
2021
Target 100%
Realisasi 0% NCR No.9

8) Sekretariat (Pengadaan/ Pembelian) : Close

2021
Target 71-80
Realisasi 79.6

9) Sekretariat (Surat Masuk) : 100% Kegiatan Surat Masuk terlaksanan rata-rata dalam 3 hari Close
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Target 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari
Realisasi 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari
Jul Agu Sep Okt Nov Des
Target 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari 3 hari
Realisasi 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari 2 hari

Penanaman Modal & Pengendalian Pelaksanaan PM : Rencana investasi meningkat 4% dari tahun
10) Close
sebelumnya.
2021
Target Rp. 6.927.855.895.697,-
Realisasi Rp. 8.167.096.033.071,- 118%

3.3 Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan (Nonconformity Report)

Terdapat ketidaksesuaian/ NCR pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dari periode Januari
sampai dilaksanakannya tinjauan manajemen ini yaitu :
1 QMP Subagian Umpeg - Diklat Tahun 2021 tidak tercapai.

2 QMP Subagian Adm. Info & Pengaduan pada Desember 2021 tidak tercapai.
3 QMP Jasa usaha tahun 2021 tidak tercapai.
4 QMP Bidang Data terkait realisasi pemeliharaan belum sesuai schedule

3.4 Hasil pemantauan dan pengukuran

Untuk memastikan proses pelayanan perizinan tercapai sesuai prosedur, pemantauan dan
pengukuran dilakukan pada setiap tahapan proses yang mencakup :
Pemantauan & pengukuran sebelum pelayanan perizinan seperti verifikasi berkas
a. Close
masuk/kelengkapan data dari pemohon.

Pemantauan & pengukuran selama pelayanan seperti validasi kesesuaian data dengan jenis
b. Close
pelayanan yang melibatkan atasan terkait.
Pemantauan & pengukuran setelah output pelayanan terbit perizinan atau pasca pengiriman output
c. pelayanan ke pemohon melalui klarifikasi dokumen pada penerima, follow up keluhan dan tindak Close
lanjut.

3.5 Hasil Audit Internal dan External

No. Item Tinjauan Status Target / PIC

Audit Internal yang dilaksanakan pada tanggal 4-5 Januari 2022 terhadap 5 Bidang & 2 Bagian
antara lain : Jasa Usaha, Pembangunan, Data, Penanaman Modal (PM), dan Pengendalian PM,
serta Bagian Sekretariat, MR dan Top Management. Terdapat 13 temuan Minor dan tidak ada
Close
temuan Mayor dan Observasi. Semua temuan telah dilakukan tindakan perbaikan oleh masing-
masing bagian dan sudah dinyatakan close. (Detail temuan internal audit dapat dilihat pada
laporan internal audit di masing-masing bagian).

Audit eksternal dari lembaga sertifikasi SGS dilakukan pada tanggal 8 April 2021 dengan 1
Close
temuan minor. Semua temuan telah dilakukan perbaikan oleh bagian terkait (bukti terlampir).

3.6 Kinerja Vendor

Evaluasi terhadap kinerja penyedia barang & jasa (vendor) dilakukan terhadap vendor yang
ditunjuk langsung (PL) maupun oleh ULP (Unit Layanan Pengadaan SEKDA Kota Bekasi)
Close
mekanisme penilaian vendor pusat dilakukan oleh sesuai surat edaran Wali Kota Bekasi No.
860/6206-Setda.Barjas tentang Penilaian Kinerja Penyedia Barang/ Jasa.

Hasil evaluasi kinerja dari 10 Vendor tahun 2021 menunjukkan penilaian dengan kategori
Close
"BAIK/ dipertahankan.

4 Kecukupan Sumber Daya

Dalam rangka pelaksanaan efektifitas Sistem Manajemen Mutu di DPMPTSP Kota Bekasi, Kepala
Dinas DPMPTSP selaku Top Manajemen memastikan akan kecukupan sumber daya yang mencakup Close
sumber daya manusia dan peralatan/ sarana prasarana.

5 Keefektifan dari tindakan yang diambil atas penetapan risiko dan peluang

Semua tindakan perbaikan yang sudah ditetapkan dalam analisa risiko & peluang sudah dijalankan oleh
masing-masing bidang sesuai PIC masing-masing. Monitoring dilakukan oleh MR selaku wakil Top
-
Manajemen (Detail risiko dan pengendaliannya dapat dilihat pada Form Analisa Risiko & Peluang di
tiap bagian).

6 Kesempatan/ Saran untuk perbaikan

Usulan dan saran dari Top Manajemen maupun peserta rapat tinjauan antara lain :

1) Pelayanan parkir sudah tidak mencukupi, kadang tamu harus parkir diluar. MR (Tinjauan Man.-XI)

Survey kepuasan masyarakat /IKM perlu dilakukan di MPP (Mal Pelayanan Publik) dan GPP
2) MR (Tinjauan Man.-XI)
(Gerai Pelayanan Publik)
3) Perlu konsistensi pelayanan dimasing-masing bidang sesuai SOP MR (Tinjauan Man.-XI)

4) Perlu dilakukan mapping terhadap penerapan SOP dimasing-masing bidang. MR (Tinjauan Man.-XI)

Perlu dilakukan Pelatihan ke masing-bidang agar pemahaman terhadap SOP lebih baik sehingga
5)
mendukung kinerja.

6) Upaya penanganan Covid-19 harus terus dijalankan MR (Tinjauan Man.-XI)

7) Untuk mendukung layanan OSS, perlu dipastikan layanan jaringan yang maksimal MR (Tinjauan Man.-XI)

8) Optimalkan persiapan Mal Pelayanan Publik MR (Tinjauan Man.-XI)

9) Monitoring QMP/ Target tiap bidang terus dikontrol MR (Tinjauan Man.-XI)

10) Komitmen zona integritas bebas korupsi harus terus digalakan dilingkungan DPM-PTSP MR (Tinjauan Man.-XI)
No. Item Tinjauan Status Target / PIC

Keluaran Tinjauan Manajemen

1 Kesempatan/ Saran untuk Perbaikan

Keputusan dari Top Manajemen pada rapat tinjauan antara lain :
1) Upaya penanganan Covid-19 harus terus dijalankan
2) Perlu konsistensi pelayanan dimasing-masing bidang sesuai SOP
Perlu dilakukan Pelatihan ke masing-bidang agar pemahaman terhadap SOP lebih baik sehingga
3)
mendukung kinerja.

4) Untuk mendukung layanan OSS, perlu dipastikan layanan jaringan yang maksimal
5) Optimalkan persiapan Mal Pelayanan Publik
6) Komitmen zona integritas bebas korupsi harus terus digalakan dilingkungan DPM-PTSP

2 Perubahan yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu :

Upaya-upaya untuk meningkatkan Sistem Manajemen Mutu terus dilakukan agar lebih efektif baik yang
berhubungan dengan internal DPMPTSP maupun eksternal. Belum ada perubahan terhadap struktural di
Close
organisasi DPMPTSP, kebijakan, maupun infrastruktur/ gedung/ ruang kerja yang diperlukan dalam
penerapan Sistem Manajemen Mutu.

3 Kebutuhan Sumber Daya

a. Sarana & Prasarana
Open
- Peningkatan jaringan untuk layanan OSS
- Sarana Parkir

b. Manusia/ Pegawai
- Training pemahaman SOP DPMPTSP Open

Dibuat Oleh,
Management Representative

TATI HARTATI, S.STP., M.M

19830619 200312 2 001