Departemen Pengelolaan Sistem Informasi Departemen Pengelolaan Sistem Informasi

3 September
2014
Project Management
Office
PMO - DPSI
v.1
Disampaikan sebagai sharing dalam acara
Workshop Feedback Hasil Monitoring
Implementasi Change Program dan
Tindak Lanjut Program Transformasi Budaya Kerja
Semester 2 - 2014
2
Latar Belakang
1. Peningkatan Jumlah PKSI dan Rencana
Investasi (RI) namun penurunan jumlah
SDM DPSI.
3. Rendahnya rata-rata
realisasi Rencana
Investasi.
2. Kecenderungan deviasi pelaksanaan proyek dibandingkan rencana
3
Tujuan PMO dan Langkah yang Dilakukan
Ref : Project Management Body of Knowledge
(PMBoK)
1. Mengintegrasikan dan menyelaraskan semua proyek.
2. Mengevaluasi dan menganalisis setiap proyek yang diusulkan
benefit & cost analysis, tingkat resiko.
3. Memberikan rekomendasi kepada manajemen
4. Menentukan skala prioritas terhadap proyek yang diusulkan
(aspek startegis proyek).
5. Secara berkala melakukan evaluasi dan monitoring pelaksanaan
proyek.
6. Melaporkan hasil evaluasi kepada manajemen
Tujuan Umum PMO Siklus Umum Project Management
Penyelenggaraan FMSI-FTSI yang lebih govern d.r. integrasi, keselarasan dan prioritas proyek
Penyusunan komitmen pelaksanaan proyek yang lebih terjaga
Penetapan target pengukuran kinerja proyek dalam IKU DPSI dan Satker
Evaluasi dan monitoring proyek dan laporan kepada manajemen secara berkala
Langkah yang dilakukan
1
2
3
4
4
Indikator Kinerja Utama (IKU) DPSI 2014
Terkait Monitoring Proyek
IKU 4.1. % Progres PKSI Pengembangan
Aplikasi sesuai tahapan
IKU 4.2. % Implementasi Pengembangan SI
sesuai dengan Renstra SIBI
IKU 5.1. % Implementasi infra TI di DC baru
dan mengelola migrasi aplikasi ke DC
baru (tier 3) di KP
IKU 5.2. % Progres PKSI pengembangan
infrastruktur dan pengamanan SI
sesuai tahapan
IKU 9.1. (IM) Kualitas komitmen Satker dalam
proses pengembangan SI sesuai
tahapan
IKU-IKU ini dipertahankan sejak 2012-
sekarang dalam rangka menjaga
konsistensi pengukuran dan evaluasi
performansi tahunan
IKU 6.2. (IM) % Realisasi Rencana Investasi
5 Langkah Evaluasi dan Monitoring Proyek
Usreq
Solusi
Bisnis
Pengadaan Disain Coding Testing
Siap
Implement
Implementasi
Fase
Pengembangan
Aplikasi
Fase
Pengembangan
Infrastruktur
Kajian TOR Pengadaan Delivery Implementasi
5% 10% 20% 20% 25% 15% 5%
20% 20% 30% 10% 20%
Menyusun fase proyek, bobot dan jadwal rencana (komitmen) dan di ttd bersama pihak terkait
(Dok. F.01)
Melaksanakan pemantauan proyek periode bulanan dg komunikasi/meeting dg PM
1
2
Dokumentasikan komitmen dan hasil pemantauan
proyek dalam tools Excel yang terotomasi sehingga
dapat dengan mudah dikompilasi secara agregatif
dan strategis d.r. Laporan kepada pihak
manajemen
3
Dalam melakukan progressing, setiap proyek digali informasi :
pencapaian realiasi proyek progres proyek sesuai tahapan (realisasi dibandingkan rencana)
realisasi dan prognosa anggaran realiasi anggaran dibandingkan dengan PKAT dan RPPB
Isu-isu/ kendala,
tindak lanjut,
6
Contoh Dashboard Monitoring
PKSI Pengembangan Infrastruktur
Terdapat 21 PKSI Infrastruktur yang terbagi atas 2 IKU yaitu: IKU 5.1. (1 PKSI terkait DC) dan IKU 5.2. (terkait 20 PKSI lainnya). Dari 21 PKSI
Infrastruktur, 10 PKSI menjadi bagian Kel. PKSI Strategis. Progres sbb:
Ket : *) PKSI Terkait FORSTRA
Penjelasan Realisasi melebihi target (RPPB):
1. Percepatan pembayaran JKD DC baru sebesar Rp. 104 M dari rencana bulan Sep2014 (Tw III)
2. Pergeseran jadwal pembayaran (carry over) PKSI tahun 2013 ke 2014 sebesar Rp. 29,10 M
a. Rack DC Rp. 2,48 M
b. Fax dan Perangkat TI Standar 2013 Rp. 3,88 M dan Lisensi Oracle Rp. 40 Jt
c. SAN 2013 Rp. 15,70 M
d. Security Infra Rp. 400 Jt dan NAC Rp. 3,03 M
e. Replacement BINET Obsolete KP Rp. 566 Jt dan Vicom Rp. 2,68 M
f. Simulated User Licensed Tools Performance Tester Rp. 313 Jt
3. Realisasi pengembangan aplikasi sebesar Rp. 4,25 M dr RPBB Rp. 3,2 M
4. Pembayaran Cabling DC sebesar Rp. 5,83 M yang seharusnya menjadi target TW I 2014
tidak dapat direalisasikan karena masih dalam proses pengadaan.
5. Realisasi KPW DN untuk peralatan TI Standar sebesar Rp. 486 jt dari seharusnya RPPB
Rp.3,85 jt
Progres per 31 Juli 2014
5.1 Target 100%
67.97%
5.2 Target 80%
81.75%
"% Progres PKSI pengembangan infrastruktur dan
pengamanan SI sesuai tahapan"
Substansi : 20 PKSI diluar DC terdiri dari 13 PKSI
terkait FORSTRA (5.7.5 - 5.7.8) (Bobot 80%) & 7 PKSI
tidak terkait FORSTRA (Bobot 20%)
IKU DPSI TERKAIT PKSI
"Implementasi infrastruktur TI di DC baru dan
mengelola migrasi aplikasi ke DC baru (tier 3) di KP".
Substansi : 1 PKSI terkait DC & FORSTRA (5.7.9)
PKAT RPPB % Riil % Prognosa %
DONE 2(10%) TOTAL 382.491 5.827 1,52% 146.715 38,36% 366.862 95,91%
AH 0(0%) 315 163.472 24.970 15,27% 144.366 88,31%
OS 5(24%) 601 175.424 5.827 3,32% 119.288 68,00% 176.944 100,87%
BS 14(67%) 801 43.595 0 0,00% 2.457 5,64% 45.552 104,49%
NS 0(0%) 811
DROP 0(0%)
TOTAL 21
PKAT RPPB % Riil % Prognosa
DONE 0(0%) TOTAL 338.379 5.827 1,72% 135.942 40,17% 315.084 93,12%
AH 0(0%) 315 140.018 17.635 12,59% 110.123 78,65%
OS 3(30%) 601 172.424 5.827 3,38% 117.699 68,26% 174.655 101,29%
BS 7(70%) 801 25.936 0 609 2,35% 30.306 116,85%
NS 0(0%) 811
DROP 0(0%)
TOTAL 10
STATUS PKSI
STATUS PKSI
OVERALL 21 PKSI INFRASTRUKTUR
10 PKSI INFRASTRUKTUR TERKAIT KEL PKSI STRATEGIS
RENCANA INVESTASI (Juta Rp)
RENCANA INVESTASI (Juta Rp)
315 : Mesin Pengolah Data; 601: Alat Telekomunikasi; 801: Software; 811: Jasa Konsultan SI

7
Terdapat 93 PKSI Aplikasi yang terbagi atas 2 IKU yaitu: IKU 4.1. (Penyelesaian Pengembangan sesuai
tahapan) dan IKU 9.1 (IKU Manajemen SI) progres sbb:
Contoh Dashboard Monitoring
PKSI Pengembangan Aplikasi
Progres per 31 Juli 2014
PPA-MON PPA-SP
PPA-PB
PPA-MI PPA-LS
PPA-MON/LS
4.1 Target 80%
72.10%
9.1 Target 100%
100.00%
IKU DPSI
"% Progres PKSI pengembangan aplikasi sesuai tahapan".
Substansi : 12 PKSI yang mendukung SU secara langsung
(bobot 40%) & 78 PKSI yang tidak mendukung langsung
(bobot 60%)
"(IM) Kualitas komitmen Satker dalam proses pengembangan
sistem informasi sesuai tahapan "
Substansi : 12 PKSI Usulan DPSI untuk diukur komitmen
terkait : Dok. F01 (kualitas dan ketepatan waktu) ,
Usreq (kualitas dan ketepatan waktu) ,
Skenario UAT (kualitas dan ketepatan waktu) dan
Implementasi (ketepatan waktu)
IKU MANAJEMEN SI
OVERALL 93 PKSI APLIKASI
RENCANA INVESTASI (Juta Rp)
STATUS PKSI B E L P
Rp. % Rp. % Rp. %
DONE 20(22%) 0 2 9 9 801 33,498 3,213 9.59% 4,246 12.68% 31,186 93.10%
AH 2(2%) 0 1 1 0
OS 27(30%) 2 6 10 9
BS 32(36%) 5 12 15 0 ANGGARAN OPERASIONAL (Juta Rp)
NS 9(10%) 0 1 0 9
DROP 2(2%) 0 2 0 0 Rp. % Rp. % Rp. %
TOTAL 93 7 24 35 27 811 5,853 0.00% 1,078 18.43% 1,450 24.78%
RPBB TW I&II Rill Prognosa
PKAT
RPBB TW I&II
PKAT
Rill Prognosa
PROGRES PKSI
801: Software; 811: Jasa Konsultasi SI