ADMINISTRASI

AKADEMIK
DI PERGURUAN TINGGI
 ADMINISTRASI AKADEMIK
DI PERGURUAN TINGGI
DASAR :
 UUD 1945
 UU No. 20/2003 tentang Sisdiknas
 UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen
 UU No. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi
 UU No. 20/2013 tentang Pendidikan Kedokteran
 PP No. 4 tahun 2014 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
 Permendikbud No. 81 Tahun 2014 tentang Ijasah,
Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi PT.
 Peraturan Pelaksana lainnya (mulai dari Permen s.d
Kep. Rektor)
 PENGERTIAN ADMINISTRASI
AKADEMIK
ADMINISTRASI dalam arti luas adalah proses
kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai
suatu tujuan.
Proses tersebut diawali dari proses pemikiran,
perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengawasan
sampai dengan proses mencapai tujuan.
Sebagai suatu proses, administrasi memiliki unsur yang
saling berkaitan. Unsur tersebut meliputi : Organisasi,
manajemen, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata
usaha dan humas.
ADMINISTRASI dalam arti sempit adalah kegiatan
yang berhubungan dengan aktivitas pelayanan dan tulis
menulis seperti pencatatan surat, korespondensi,
penyusunan laporan dan pengarsipan
ADMINISTRASI AKADEMIK adalah merupakan proses
pemikiran, perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan
pengawasan yang bersifat teknis dan administratif dalam
bidang akademik untuk menunjang keberhasilan
penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT.
Kegiatan administrasi akademik di Undip diselenggarakan
oleh Biro Administrasi Akademik (BAA) Undip,
berdasarkan Kepmendikbud No. 065 tahun 2009 tentang
Struktur Organisasi Undip, dimana BAA mempunyai 2
(dua) Bagian yaitu :

Bagian Pendidikan : Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi

Sub Bagian Registrasi dan Statistik
Sub Bagian Sarana Pendidikan

Bagian Kerjasama : Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri

Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
 RUANG LINGKUP BAA Undip
Administrasi Pendidikan meliputi kegiatan
1) Pendataan Kebijakan, menghimpun peraturan
dan menyediakan bahan penyusunan peraturan
di tingkat universitas
2) Pendataan dan menyiapkan rambu-rambu
penyusunan kurikulum di tingkat universitas.
3) Penyusunan Kalender Akademik
4) Pendataan Prasarana Pendidikan
5) Penyusunan Daya Tampung
6) Pengumuman hasil seleksi Penerimaan
Mahasiswa Baru, Registrasi, Verifikasi dan
Penyelenggaraan upacara penerimaan
mahasiswa baru.
7) Pendataan Satuan Kinerja Pegawai (SKP) dosen
 8) Pendataan Waskat Akademik
9) Pendataan Evaluasi Kemajuan Studi Mahasiswa
10) Pendataan Perijinan Cuti Akademik
11) Pendataan Mahasiswa Mangkir
12) Penyusunan Statistik perkembangan Mahasiswa
13) Memproses bahan untuk persidangan terhadap
pelanggaran akademik
14) Pelayanan Perijinan Pindah Studi
15) Pengurusan Pembuatan Ijazah
16) Penyelenggaraan Upacara Wisuda
17) Monitoring Evaluasi Pangkalan Data Perguruan
Tinggi (PDPT)
18) Pendataan Akreditasi Program Studi
19) Pendataan Pengembangan Staf Akademik
(studi lanjut, Pelatihan dan Guru Besar)
20) Pelayanan Penilaian Angka Kredit kenaikan
jabatan dosen
21) Pendataan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat
22) Fakultas melakukan serangkaian kegiatan
administrasi pendidikan, yang meliputi :
• Kegiatan pengenalan kehidupan kampus
kepada mahasiswa baru
• Penyusunan jadwal kuliah dan ujian
• Pengisian SKP dosen pada awal semester dan
BKD pada akhir semester
• Registrasi akademik (pengisian KRS)
• Penyusunan Daftar Peserta Kuliah (DPK), dan
Daftar Peserta Ujian (DPU)
 • Proses Belajar Mengajar
• Ujian Tengah Semester/Akhir Semester/ Semester
Sisipan
• Penyusunan Kartu Hasil Studi / Yudicium
• Pengelolaan Nilai , pelaporan waskat akademik
• Bimbingan Skripsi/tugas akhir
• Cuti Kuliah
• Pengaktifan kembali setelah mangkir
• Pelaporan PDPT tiap program studi
• Pelaksanaan Akreditasi setiap program studi
23) Peraturan Akademik
Peraturan Akademik (Perak) adalah salah satu
kebijakan operasional dalam bidang akademik
yang terdiri :
• Peraturan Akademik Bidang Pendidikan
• Peraturan Akademik Bidang Penelitian
• Peraturan Akademik Bidang Pengabdian Kepada
Masyarakat
Peraturan Akademik Bidang Pendidikan memuat
ketentuan :
a) Registrasi
b) Penyelenggaraan Pendidikan yang meliputi :
• Struktur kurikulum
• Beban studi mahasiswa
• Batas waktu studi
• Tugas dosen dalam bidang akademik
• Sistem ujian dan penilaian
• Evaluasi kemajuan studi
• Dosen wali dan bimbingan konseling
• Cuti Akademik
c) Pelanggaran Akademik
d) Pindah Studi
e) Wisuda
f) Mahasiswa Asing
g) Gelar dan sebutan
Staf pengajar Undip terdiri dari dosen tetap PNS, dosen tetap non PNS,
dosen luar biasa dan dosen tamu.
Dosen tetap PNS adalah Seseorang yang diangkat sebagai PNS dengan
keputusan Menteri Pendidikan Nasional atas persetujuan BKN dengan
diberi tugas sebagai tenaga pendidik/dosen dan ditempatkan sebagai
dosen tetap PNS di Undip
Dosen tetap non PNS adalah seseorang yang diangkat oleh Rektor atas
persetujuan Mendikbud dengan diberi tugas sebagai tenaga
pendidik/dosen tetap non PNS di Undip
Dosen luar biasa adalah PNS (dapat berasal dari dalam lingkungan Undip
maupun dari luar Undip), atau seseorang yang mempunyai kompetensi
tertentu diangkat dengan surat keputusan Rektor, yang berlaku satu
tahun, diberi tugas mengajar pada fakultas tertentu.
Dosen tamu adalah seseorang yang diundang untuk mengajar di Undip
yang mempunyai kompetensi tertentu (dapat berasal dari dalam negeri
maupun luar negeri baik dengan sponsor atau pribadi), memberikan
kuliah dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kompetensi yang
dimiliki.
Setiap awal semester setiap dosen tetap akan ditugasi oleh Ketua
Jurusan/Dekan meliputi bidang pendidikan, penelitian, pengabdian
kepada masyarakat, pembinaan civitas akademika serta tugas-tugas
administrasi dan manajemen. Beban tugas dosen setiap semester lebih
dikenal dengan SKP dosen.
Setiap dosen biasa minimal mengampu 12 SKS tiap
semester, atau setara dengan 37,5 jam kerja per
minggu. Dekan mengusulkan kepada Rektor untuk
penetapan tugas masing-masing dosen dalam Surat
Keputusan Rektor sebagai bentuk legalitasnya.
Pembinaan Dosen meliputi :
1. Pembinaan karier dalam pangkat dan jabatan
fungsional
2. Pembinaan pengembangan kemampuan penguasaan
bidang ilmu melalui studi lanjut ke jenjang S2 dan
S3 serta melalui pertemuan ilmiah
3. Pembinaan kemampuan melaksanakan teknologi
instruksional pendidikan melalui pelatihan

Bantuan Dosen adalah tenaga pengajar Undip yang

diberi ijin untuk mengajar di perguruan tinggi lain atau
menduduki jabatan tertentu dalam kurun waktu
tertentu di luar Undip
Evaluasi Program Studi melalui Pelaporan Ke
Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) dan
Akreditasi

Prodi yang telah memperoleh ijin penyelenggaraan

dari Dirjen Dikti wajib mengirim laporan ke PDPT
setiap akhir semester untuk mengetahui kelayakan
sebuah program studi.

Akreditasi merupakan kegiatan penilaian kelayakan

prodi yang dilakukan oleh BAN-PT dan menjadi
standar mutu kompetensi.
Akreditasi meliputi akreditasi Prodi dan akreditasi
Institusi.
2. Administrasi Kerjasama
a. Kerjasama Dalam Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra
dalam Negeri dalam bidang : Tridarma PT ,
Pemanfaatan asset, dan Pelatihan
b. Kerjasama Luar Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra
luar negeri dalam bidang : Tridarma PT, Volunteer,
mahasiswa asing, pertukaran mahasiswa dan
pertukaran dosen

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan
pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten
dan berkelanjutan, sehingga stakeholder memperoleh
kepuasan.
Manajemen penjaminan mutu dapat diselenggarakan
dengan beberapa model, salah satunya adalah model
PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola
tindak semua pelaku manajemen kendali mutu
berdasarkan Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan
Depdiknas th. 2003 a.l :
1. Quality first : bahwa semua pikiran dan tindakan
pengelola harus memprioritaskan mutu
2. Stakeholder-In : bahwa semua pikiran dan tindakan
pengelola harus ditujukan untuk kepuasan stakeholder
3. The next process is our stakeholder : Setiap orang yang
melaksanakan tugas dalam proses harus menganggap
orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan
tugasnya sebagai stakeholder yang harus dipuaskan
4. Speak with data : setiap orang pelaksana harus
melakukan tindakan dan mengambil keputusan
berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya
terlebih dahulu.
5. Upstream management : semua pengambilan keputusan
didalam proses dilakukan secara partisipatif.
Dokumen Mutu Undip terdiri dari : Kebijakan
Akademik, Standar Akademik, Peraturan Akademik,
Manual mutu dan manual prosedur
Perguruan tinggi dinyatakan bermutu apabila :
1. PT tsb mampu menetapkan dan mewujudkan
visinya melalui pelaksanaan misinya
2. PT tsb mampu memenuhi kebutuhan stakeholders
yang berupa kebutuhan masyarakat, kebutuhan
dunia kerja dan kebutuhan profesional.

Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Undip meliputi

3. Tingkat Universitas : Badan Penjaminan Mutu
(BPM), yang sekarang dibawah koordinasi LP2MP
4. Tingkat Fakultas/Pascasarjana/Lembaga : Tim
Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF)
5. Tingkat Jurusan/Bagian/Prodi : Gugus Penjaminan
Mutu (GPM)
Penyelenggaraan administrasi akademik masih perlu
banyak pembenahan dalam rangka menyesuaikan
dengan perkembangan teknologi dan tuntutan
lingkungan.

Harapan terciptanya kerjasama dan keterpaduan kinerja

seluruh unsur yang terkait akan sangat membantu
kelancaran pelaksanaan administrasi akademik.

Keterpaduan penyelenggaraan administrasi akademik

yang didukung dengan teknologi dan pilihan strategi
yang tepat masih menjadi impian yang perlu
direalisasikan tahap demi tahap.
KERANGKA KUALIFIKASI NASIONAL INDONESIA

(KKNI)
 Tatakala Pengembangan KKNI
Studi literatur dan Implementasi KKNI, sinkronisasi
komparasi: Australia, New antar sektor, pengakuan oleh
Zealand, UK, Germany, berbagai sektor atas kualifikasi SDM
France, Japan, Thailand, KKNI. asing
Hongkong, European
Commission of Higher
2012
Education
2009
Penilaian
kesetaraan
KKNI dan
pengakuan
kualifikasi
2003 2010 2011 2016
2006
SDM

UU 20-2003 Pengembangan KKNI Penyetaraan antara Indonesia

PP no.31 -2006 – Kementrian Diknas dan kualifikasi lulusan dengan
dasar dari KKNI Kementrian Nakertrans kualifikasi KKNI, PPL,
Pendidikan multi entry dan
multi exit, Pendidikan sistem
terbuka
KK NI
• Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia,
9 yang selanjutnya disingkat KKNI, adalah
8 kerangka penjenjangan kualifikasi kompetensi
yang dapat menyandingkan,
7 menyetarakan, dan mengintegrasikan
antara bidang pendidikan dan bidang
6 pelatihan kerja serta pengalaman kerja dalam
5 rangka pemberian pengakuan kompetensi
kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di
4 berbagai sektor.
3 • KKNI merupakan perwujudan mutu dan
jati diri Bangsa Indonesia terkait dengan
2 sistem pendidikan dan pelatihan nasional
1 yang dimiliki Indonesia
 Pencapaian Level pada KKNI Melalui Berbagai Jalur
PENDIDIKAN :
GELAR AKADEMIS

S S
D D D PR
M M S1 S2 S3
1 2 3 O
P A

9
U 8
MD 7
M 6
PROFESI : OTODIDAK :
SERTIFIKAT 5 PENGALAMAN
PROFESI (PII) KEAHLIAN
4 KHUSUS
3
2
1
OPERATO
ANALIS AHLI
R
INDUSTRI :
FUNGSI JABATAN KERJA
 Deskripsi KualifikasI pada KKNI
Deskripsi Kualifikasi pada KKNI
merefleksikan capaian
pembelajaran (learning outcomes)
yang peroleh seseorang melalui
jalur
• pendidikan
• pelatihan

IQF • pengalaman kerja

• pembelajaran mandiri
Capaian Pembelajaran
(learning outcomes):
internasilisasi dan akumulasi ilmu
pengetahuan, pengetahuan,
pengetahuan praktis,ketrampilan,
afeksi, dan kompetensi yang
dicapai melalui proses pendidikan
The share of Science, Knowledge, Knowhow yang terstruktur dan mencakup
and Skills in each IQF level may vary according suatu bidang ilmu/keahlian
to the national qualification assessment tertentu atau melalui pengalaman
established by all concerned parties. kerja.
Deskripsi Umum
Sesuai dengan ideologi Negara dan budaya Bangsa Indonesia, maka
implementasi sistem pendidikan nasional dan sistem pelatihan kerja
yang dilakukan di Indonesia pada setiap level kualifikasi mencakup
proses yang menumbuhkembangkan afeksi sebagai berikut :
• Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
• Memiliki moral, etika dan kepribadian yang baik di dalam menyelesaikan
tugasnya
• Berperan sebagai warga negara yang bangga dan cinta tanah air serta
mendukung perdamaian dunia
• Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial dan kepedulian yang tinggi
terhadap masyarakat dan lingkungannya
• Menghargai keanekaragaman budaya, pandangan, kepercayaan, dan agama serta
pendapat/temuan orisinal orang lain
• Menjunjung tinggi penegakan hukum serta memiliki semangat untuk
mendahulukan kepentingan bangsa serta masyarakat luas.
LEVEL 6 (SARJANA/DIPLOMA-4)
• Mampu mengaplikasikan bidang keahliannya dan memanfaatkan
IPTEKS pada bidangnya dalam penyelesaian masalah serta mampu
beradaptasi terhadap situasi yang dihadapi.
• Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum
dan konsep teoritis bagian khusus dalam bidang pengetahuan tersebut
secara mendalam, serta mampu memformulasikan penyelesaian
masalah prosedural.
• Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan analisis informasi
dan data, dan mampu memberikan petunjuk dalam memilih berbagai
alternatif solusi secara mandiri dan kelompok.
• Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung
jawab atas pencapaian hasil kerja organisasi.
LEVEL 7 (PROFESI GURU)
• Mampu merencanakan dan mengelola sumberdaya di
bawah tanggung jawabnya, dan mengevaluasi secara
komprehensif kerjanya dengan memanfaatkan IPTEKS
untuk menghasilkan langkah-langkah pengembangan
strategis organisasi.

• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan

atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui
pendekatan monodisipliner.

• Mampu melakukan riset dan mengambil keputusan

strategis dengan akuntabilitas dan tanggung jawab
penuh atas semua aspek yang berada di bawah
tanggung jawab bidang keahliannya.
LEVEL 8 (MAGISTER)

• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi,

dan atau seni di dalam bidang keilmuannya atau
praktek profesionalnya melalui riset, hingga
menghasilkan karya inovatif dan teruji.
• Mampu memecahkan permasalahan sains,
teknologi, dan atau seni di dalam bidang
keilmuannya melalui pendekatan inter atau
multidisipliner .
• Mampu mengelola riset dan pengembangan
yang bermanfaat bagi masyarakat dan keilmuan,
serta mampu mendapat pengakuan nasional
maupun internasional.
LEVEL 9 (DOKTOR)

• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi,

dan atau seni baru di dalam bidang keilmuannya atau
praktek profesionalnya melalui riset, hingga
menghasilkan karya kreatif, original, dan teruji.

• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi,

dan atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui
pendekatan inter, multi atau transdisipliner.

• Mampu mengelola, memimpin, dan

mengembangkan riset dan pengembangan yang
bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan kemaslahatan
umat manusia, serta mampu mendapat pengakuan
nasional maupun internasional.
 KKNI
S3 S3T SPESIAL
IS 2 9
S2 S2T SPESIAL AHLI AHLI
IS 1
8
PROFESI
7
S1 DIV/ S1T
6 TEKNISI TEKNISI
DIII / /
5 ANALIS ANALIS
DII
4
DI
3
SMU SMK 2 OPERATOR OPERATOR

PROGRAM
AKADEMIK
PROGRAM
VOKASI
PROGRAM
PROFESI 1
PENGEMBANGAN PENGEMBANG
RENCANA KEDEPAN KARIR BERBASIS AN KARIR
PELATIHAN BERBASIS
 Permendikbud no. 48 Tahun 2009
Tentang Tugas Belajar dan Ijin Belajar
• Pegawai Pelajar dapat meningkatkan kualitas
kemampuannya dengan studi lanjut
• Studi lanjut di bedakan Tugas Belajar dan Ijin Belajar

• Tugas Belajar : ditugaskan, dibiayai atau memperoleh

beasiswa, dibebaskan sementara dari jabatannya
• Ijin Belajar : dengan biaya sendiri, tetap
melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
 Peraturan Mendikbud No 81 Tahun 2014
Tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi,
dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi

• Ijasah diberikan kepada lulusan perguruan tinggi

disertai paling sedikit dengan transkrip akademik dan
SKPI yang diterbitkan oleh perguruan tinggi

• Sertifikat kompetensi diberikan kepada lulusan yg

lulus uji kompetensi yg diselenggarakan oleh
organisasi profesi lembaga pelatihan atau lembaga
sertifikasi yg terakreditasi sesuai peraturan perundang
undangan.
• Sertifikat Profesi diberikan kepada lulusan pendidikan
profesi
 Peraturan Rektor No 209/PER/UN7/2012
Tentang Peraturan Akademik Bidang Pendidikan Universitas
Diponegoro

• Penerimaan Mahasiswa  Jalur SNMPTN, SBMPTN, UN

• Registrasi  memperoleh status mahasiswa
• Registrasi Administrasi dan Regstrasi Akademik
• Kewajiban Mahasiswa
• Mahasiswa Mangkir
• Evaluasi PBM
• Cuti
• Pindah Studi  di lingk Undip / dari luar Undip
• Pelanggaran akademik, sanksi dan prosedur
penetapan sanksi