PENGAWASAN
MUTU
Pengawasan Mutu tidak terbatas pada kegiatan laboratorium, tapi juga harus
terlibat dalam semua keputusan yang terkait dengan mutu produk.
Ketidaktergantungan Pengawasan Mutu dari Produksi dianggap hal yang
fundamental agar Pengawasan Mutu dapat melakukan kegiatan dengan
memuaskan.
UMUM
Tiap pemegang izin pembuatan harus mempunyai Bagian Pengawasan Mutu. Bagian ini harus independen dari
bagian lain dan di bawah tanggung jawab dan wewenang seorang dengan kualifikasi dan pengalaman yang
sesuai, yang membawahi satu atau beberapa laboratorium. Sarana yang memadai harus tersedia untuk
memastikan bahwa segala kegiatan Pengawasan Mutu dilaksanakan dengan efektif dan dapat diandalkan.
Tugas utama kepala bagian Pengawasan Mutu dijelaskan pada Bab Personalia. Bagian Pengawasan Mutu
secara keseluruhan juga mempunyai tanggung jawab, antara lain adalah:
membuat, memvalidasi dan menerapkan semua prosedur pengawasan mutu,
menyimpan sampel pembanding dari bahan dan produk,
memastikan pelabelan yang benar pada wadah bahan dan produk,
memastikan pelaksanaan peman- tauan stabilitas dari produk,
ikut serta pada investigasi dari keluhan yang terkait dengan mutu produk,
dll.
Semua kegiatan tersebut hendaklah dilakukan sesuai dengan prosedur tertulis, dan dicatat di mana perlu.
Dokumentasi dan prosedur pelulusan yang diterapkan bagian Pengawasan Mutu hendaklah menjamin bahwa
pengujian yang diperlukan telah dilakukan sebelum bahan digunakan dalam produksi dan produk disetujui
sebelum didistribusikan.
Lihat juga Bab Manajemen Mutu.
CARA BERLABORATORIUM
PENGAWASAN MUTU YANG BAIK (1)
Personil, bangunan dan fasilitas serta peralatan laboratorium hendaklah sesuai untuk jenis tugas
yang ditentukan dan skala kegiatan pembuatan obat. Penggunaan laboratorium luar sesuai dengan
ketentuan yang tercantum dalam Bab Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak, dapat diterima
untuk hal tertentu
Bangunan dan fasilitas Laboratorium Pengawasan Mutu memenuhi persyaratan umum dan khusus
untuk Pengawasan Mutu yang disebutkan pada Bab Bangunan dan Fasilitas.
Personil Pengawasan Mutu hendaklah memenuhi persyaratan umum yang diuraikan pada Bab
Personalia.
Peralatan Pengawasan Mutu hendaklah memenuhi persyaratan umum yang diuraikan pada Bab
Peralatan.
Pereaksi dan Media Perbenihan
a. Penerimaan atau pembuatan pereaksi dan media perbenihan hendaklah dicatat.
b. Pereaksi dan media perbenihan yang dibuat di laboratorium hendaklah mengikuti prosedur
pembuatan tertulis dan diberi label yang sesuai. Pada label hendaklah dicantumkan konsentrasi,
faktor standardisasi, masa simpan, tanggal standardisasi ulang dan kondisi penyimpanan. Label
hendaklah ditandatangani dan dibubuhi tanggal oleh petugas yang membuat pereaksi tersebut.
c. Baik kontrol positif maupun kontrol negatif hendaklah digunakan untuk memastikan kesesuaian
media perbenihan. Konsentrasi inokulum dalam kontrol positif hendaklah disesuaikan dengan
kepekaan pertumbuhan yang diinginkan.
CARA BERLABORATORIUM
PENGAWASAN MUTU YANG BAIK (2)
Baku Pembanding
a. Baku pembanding hendaklah menjadi tanggung jawab personil yang ditunjuk.
b. Baku pembanding hendaklah digunakan sesuai peruntukannya seperti yang diuraikan dalam
monografi yang bersangkutan.
c. Baku pembanding sekunder atau baku pembanding kerja dapat dibuat dan dipakai setelah
dilakukan pengujian yang sesuai dan pemeriksaan berkala untuk mengoreksi penyimpangan yang
terjadi serta menjamin ketepatan hasilnya.
d. Semua baku pembanding hendaklah disimpan dan ditangani secara tepat agar tidak berpengaruh
terhadap mutunya.
e. Pada label baku pembanding hendaklah dicantumkan kadar, tanggal pembuatan, tanggal
daluwarsa, tanggal pertama kali tutup wadahnya dibuka dan bila perlu kondisi penyimpanannya.
Bila perlu, tanggal penerimaan tiap bahan yang digunakan untuk kegiatan pengujian (misal, pereaksi
dan baku pembanding) hendaklah tercantum pada wadahnya. Instruksi penggunaan dan penyimpanan
hendaklah diikuti. Dalam hal tertentu perlu dilakukan uji identifikasi dan/atau pengujian lain untuk
bahan pereaksi pada waktu diterima atau sebelum digunakan.
Hewan yang digunakan untuk pengujian komponen, bahan atau produk, hendaklah, bila perlu,
dikarantina sebelum digunakan. Hewan tersebut hendaklah dipelihara dan diawasi sedemikian untuk
memastikan kesesuaian tujuan penggunaannya. Hewan tersebut hendaklah diidentifikasi dan catatan
yang memadai hendaklah disimpan dan dijaga agar dapat menunjukkan riwayat penggunaannya.
DOKUMENTASI
Dokumentasi laboratorium hendaklah mengikuti prinsip yang diuraikan dalam Bab Dokumentasi. Bagian
penting dokumentasi yang berkaitan dengan Pengawasan Mutu berikut ini hendaklah tersedia di bagian
Pengawasan Mutu:
spesifikasi;
prosedur pengambilan sampel;
prosedur dan catatan pengujian (termasuk lembar kerja analisis dan/atau buku catatan
laboratorium);
laporan dan/atau sertifikat analisis;
data pemantauan lingkungan, bila diperlukan;
catatan validasi metode analisis, bila diperlukan; dan
prosedur dan catatan kalibrasi instrumen serta perawatan peralatan.
Revisi berkala terhadap spesifikasi diperlukan untuk memenuhi persyaratan yang diuraikan di dalam edisi
farmakope nasional terakhir atau kompendial resmi lain.
Semua dokumentasi Pengawasan Mutu yang terkait dengan catatan bets hendaklah disimpan sampai satu
tahun setelah tanggal daluwarsa bets yang bersangkutan.
Untuk beberapa jenis data (misalnya hasil uji analisis, hasil nyata, pemantauan lingkungan) hendaklah
dibuat sedemikian rupa untuk memungkinkan pelaksanaan evaluasi tren.
Di samping informasi yang merupakan bagian dari catatan bets, data asli lain seperti buku catatan
laboratorium dan/atau rekaman hendaklah disimpan dan tersedia.
PENGAMBILAN SAMPEL (1)
Pengambilan sampel merupakan kegiatan penting di mana hanya sebagian kecil saja dari satu bets
yang diambil. Keabsahan kesimpulan secara keseluruhan tidak dapat didasarkan pada pengujian
yang dilakukan terhadap sampel yang tidak mewakili satu bets. Oleh karena itu cara pengambilan
sampel yang benar adalah bagian yang penting dari sistem Pemastian Mutu.
Pengambilan sampel hendaklah dilaksanakan sesuai dengan prosedur tertulis yang telah disetujui
yang menguraikan:
metode pengambilan sampel;
peralatan yang digunakan;
jumlah sampel yang harus diambil;
instruksi untuk semua pembagian sampel yang diperlukan;
tipe dan kondisi wadah sampel yang digunakan;
penandaan wadah yang disampling;
semua tindakan khusus yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan pengambilan
sampel bahan steril atau berbahaya;
kondisi penyimpanan;
instruksi pembersihan dan penyimpanan alat pengambil sampel.
PENGAMBILAN SAMPEL (2)
Wadah sampel hendaklah diberi label yang menjelaskan isinya, disertai nomor bets, tanggal
pengambilan sampel dan wadah yang diambil sampelnya.
Sampel pembanding hendaklah mewakili bets bahan atau produk yang sampelnya diambil.
Sampel lain dapat diambil untuk memantau bagian proses dengan kondisi yang terberat
(misalnya, awal atau akhir suatu proses).
Sampel pembanding tiap bets produk akhir hendaklah disimpan sampai satu tahun pasca
tanggal daluwarsa. Produk akhir hendaklah disimpan dalam kemasan akhir dan dalam kondisi
yang direkomendasikan. Sampel bahan awal (di luar bahan pelarut, gas dan air) hendaklah
disimpan selama paling sedikit dua tahun pasca pelulusan produk terkait bila stabilitasnya
mengizinkan. Periode waktu ini dapat diperpendek apabila stabilitasnya lebih singkat, sesuai
spesifikasinya yang relevan. Jumlah sampel pertinggal bahan dan produk hendaklah cukup
untuk memungkinkan pelaksanaan minimal satu pengujian ulang lengkap.
Produk Jadi
Untuk tiap bets produk jadi, hendaklah dilakukan pengujian
(di laboratorium) atas kesesuaian terhadap spesifikasi
produk akhirnya, sebelum diluluskan.
Pengolahan Ulang
Pengujian tambahan terhadap produk jadi hasil pengolahan ulang hendaklah
dilakukan sesuai ketentuan.
Uji stabilitas lanjut hendaklah dilakukan terhadap produk hasil pengolahan ulang
sesuai keperluan.
PROGRAM STABILITAS ON-GOING (1)
Setelah dipasarkan, stabilitas produk jadi hendaklah dipantau menurut program
berkesinambungan yang sesuai, yang memungkinkan pendeteksian semua masalah stabilitas
(misal perubahan pada tingkat impuritas, atau profil disolusi) yang berkaitan dengan formula
dalam kemasan yang dipasarkan.
Tujuan dari program stabilitas on-going adalah untuk memantau produk selama masa edar dan
untuk menentukan bahwa produk tetap, atau dapat diprakirakan akan tetap, memenuhi
spesifikasinya selama dijaga dalam kondisi penyimpanan yang tertera pada label.
Hal ini berlaku bagi produk dalam kemasan yang dijual, namun hendaklah dipertimbangkan
pencakupan dalam program bagi produk ruahan. Misal, apabila produk ruahan disimpan
dalam jangka waktu yang lama sebelum dikemas dan/atau dikirim dari tempat produksi ke
tempat pengemasan, dampak terhadap stabilitas produk yang dikemas dalam kondisi
lingkungan sekeliling hendaklah dievaluasi dan dikaji. Di samping itu, hendaklah
dipertimbangkan produk antara yang disimpan dan digunakan setelah jangka waktu yang
diperpanjang. Studi stabilitas produk pascarekonstitusi dilakukan selama pengembangan
produk dan tidak memerlukan pemantauan yang berbasis on-going. Namun, apabila relevan,
stabilitas produk pascarekonstitusi dapat juga dipantau.
PROGRAM STABILITAS ON-GOING (2)
Program stabilitas on-going hendaklah diuraikan dalam suatu protokol yang disusun menurut
aturan umum yang tertera pada Bab 10 Dokumentasi dan hasilnya diformalisasi dalam suatu
laporan. Peralatan yang digunakan untuk melaksanakan program stabilitas on-going (antara
lain stability chamber) hendaklah dikualifikasi dan dirawat menurut aturan umum yang tertera
pada Bab 3 Bangunan dan Fasilitas serta Bab 12 Kualifikasi dan Validasi.
Protokol untuk program stabilitas on-going hendaklah menjangkau akhir masa edar dan
hendaklah meliputi, namun tidak terbatas pada, parameter berikut:
jumlah bets per kekuatan dan per ukuran bets berbeda, di mana perlu;
metode pengujian fisis, kimiawi, mikrobiologis dan biologis yang relevan;
kriteria keberterimaan;
rujukan metode pengujian;
uraian sistem tutup wadah;
interval pengujian (titik waktu);
uraian kondisi penyimpanan (hendaklah menggunakan kondisi menurut standar ICH
untuk pengujian jangka panjang yang konsisten dengan penandaan produk); dan
parameter lain yang berlaku spesifik bagi produk.
PROGRAM STABILITAS ON-GOING (3)
Protokol untuk program stabilitas on-going dapat berbeda dengan protokol untuk studi stabilitas
jangka panjang awal yang diajukan dalam dokumen izin edar, apabila hal ini dijustifikasi dan
didokumentasi dalam protokol (misal, frekuensi pengujian, atau ketika pemutakhiran rekomendasi
ICH).
Jumlah bets dan frekuensi pengujian hendaklah memberikan data yang cukup jumlahnya untuk
memungkinkan melakukan analisis tren. Kecuali dijustifikasi lain, minimal satu bets per tahun dari
produk yang dibuat untuk tiap kekuatan dan tiap jenis pengemasan primer, bila relevan, hendaklah
dicakup dalam program studi stabilitas (kecuali tidak ada yang diproduksi selama setahun). Untuk
produk di mana pemantauan stabilitas on-going akan memerlukan pengujian yang menggunakan
hewan dan tidak tersedia alternatif yang sesuai, teknik yang tervalidasi tersedia, frekuensi pengujian
dapat mempertimbangkan pendekatan risiko – manfaat. Prinsip desain bracketing dan matrixing
dapat diterapkan jika dijustifikasi dalam protokol secara ilmiah.
Dalam situasi tertentu, bets-bets tambahan hendaklah dicakup dalam program stabilitas on-going.
Misal, suatu studi stabilitas on-going hendaklah dilaksanakan pada tiap perubahan yang signifikan
atau penyimpangan yang signifikan terhadap proses atau kemasan. Semua bets hasil kegiatan
pengerjaan ulang, pengolahan ulang atau pemulihan hendaklah juga dipertimbangkan untuk
dicakup..
PROGRAM STABILITAS ON-GOING (4)
Hasil studi stabilitas on-going hendaklah dapat diakses oleh personil kunci dan, terutama,
kepala bagian Pemastian Mutu. Apabila studi stabilitas on-going diselenggarakan pada lokasi
di luar lokasi pembuatan produk ruahan atau produk akhir, hendaklah tersedia persetujuan
tertulis antara kedua pihak.
Hasil studi stabilitas on-going hendaklah tersedia di lokasi pembuatan untuk diperiksa oleh
Badan POM.
HULS atau tren atipikal yang signifikan hendaklah diselidiki. Semua hasil HULS yang
dikonfirmasi, atau tren negatif yang signifikan, hendakah dilaporkan kepada Badan POM.
Dampak yang mungkin ada terhadap bets yang telah berada di pasaran hendaklah
dipertimbangkan sesuai Bab 9 Penanganan Keluhan terhadap Produk dan Penarikan Kembali
Produk, dan dikonsultasikan dengan Badan POM.
Suatu rangkuman dari seluruh data yang dihasilkan, termasuk semua kesimpulan dari
program, hendaklah dibuat tertulis dan disimpan. Rangkuman hendaklah selalu siap untuk
ditinjau secara berkala.