MINILOKAKARYA BULANAN

PUSKESMAS KECAMATAN
GROGOL PETAMBURAN
 ANGGARAN TAHUN 2023
Puskesmas Kecamatan Grogol Petamburan

TOTAL ANGGARAN
Rp. 42.140.646.283

BELANJA LANGSUNG BELANJA TIDAK LANGSUNG

Rp. 42.140.646.283 Rp. 0
(0 %)
(100 %)
 Belanja Langsung
Rp 42.140.646.283

APBD BLUD
Rp. 29.140.646.283 Rp. 13.000.000.000
 Target dan Capaian SPS Per Februari 2023
NO BULAN TARGET SPS TARGET SPS REALISASI PER CAPAIAN PER SERAPAN CAPAIAN
AKUMULASI BULANAN BULAN BULAN AKUMULASI AKUMULASI

1 JANUARI 800.000.000 800.000.000 1.146.325.191 100% 1.146.325.191 100%

2 FEBRUARI 2.974.149.737 2.174.149.737 2.860.878.246 132% 4.007.203.437 134,73%
3 MARET 5.378.174.474 2.404.024.737
4 APRIL 8.161.184.327 2.783.009.853
5 MEI 11.435.334.064 3.274.149.737
6 JUNI 14.789.503.801 3.354.169.737
7 JULI 18.243.453.538 3.453.949.737
8 AGUSTUS 21.787.288.275 3.543.834.737
9 SEPTEMBER 25.569.541.870 3.782.253.595
10 OKTOBER 30.234.061.132 4.664.519.262
11 NOVEMBER 35.176.628.402 4.942.567.270
12 DESEMBER 42.140.646.284 6.964.017.882
 BELANJA APBD S/D PER FEBRUARI 2023
Pemberdayaan SDM Urusan Kesehatan Penyediaan Jasa Perlengkapan Kebersihan
Kantor
Target 21.974.753.052 (100%)
Target 1.629.290.754 (100%)
Capaian 2.701.805.764 (12,30%) Capaian 125.330.058 (7,69%)

Penyediaan Jasa Perlengkapan Keamanan

Kantor
Target 1.629.290.754 (100%)

Capaian 125,330,058 (7,69%)

 MONEV APBD TA 2023

KEGIATAN PAGU ANGGARAN REALISASI %

Penyediaan Jasa dan Pengadaan Perlengkapan Keamanan Kantor 1.629.290.754 125.330.058 7,69%

Penyediaan Jasa dan Pengadaan Perlengkapan Kebersihan Kantor 1.629.290.754 125.330.058 7,69%

Peningkatan Layanan Umum Daerah 13.000.000.000 986.682.557 7,59%

Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) Urusan Kesehatan 21.974.753.052 2.701.805.764 12,30%

Penatalaksanaan Investigasi Penyakit Berpotensial Kejadian Luar

Biasa (KLB) dan/atau Kejadian Luar Biasa (KLB) (Pengendalian COVID- 250.889.173 0 0,00%
19)

Pemberdayaaan Sumber Daya Manusia (SDM) Urusan Kesehatan

600.000.000 50.000.000 8,33%
(Pengendalian COVID-19)

Pemberian Insentif Bagi Tenaga Penunjang yang Menangani Corona

781.095.000 0 0,00%
Virus Disease 2019 (COVID-19) (Pengendalian COVID-19)

Pemberian Insentif Bagi Tenaga Kesehatan Non-ASN yang menangani

Corona Virus Disease 2019 (COVID-19) Kinerja Tahun 2022 150.000.000 0 0,00%
(Pengendalian COVID-19)

Pemberian Insentif Bagi Tenaga Kesehatan ASN yang Menangani

Corona Virus Disease 2019 (COVID-19) Kinerja Tahun 2022 40.000.000 0 0,00%
(Pengendalian COVID-19)
Penatalaksanaan Kesehatan bagi Penduduk Terdampak Krisis
56.817.810 2.700.000 4,75%
Kesehatan Akibat Bencana dan/atau Berpotensi Bencana

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Ibu Hamil 125.161.146 0 0,00%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Ibu Bersalin 151.047.748 0 0,00%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Bayi Baru Lahir 68.300.000 2.710.000 3,97%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Balita 611.769.470 7.470.000 1,22%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan pada Usia Pendidikan Dasar 80.383.713 2.275.000 2,83%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan pada Usia Produktif 29.657.265 1.080.000 3,64%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan pada Usia Lanjut 697.355.398 720.000 0,10%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Penderita Hipertensi 84.330.000 540.000 0,64%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Penderita Diabetes Melitus 1.080.000 0 0,00%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Gangguan Jiwa

8.000.000 0 0,00%
Berat

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang Terduga Tuberkulosis 151.025.000 0 0,00%

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Risiko Terinfeksi

20.400.000 560.000 2,75%
HIV
TOTAL 42.140.646.283 4.007.203.437 9,51%
 BELANJA BLUD S/D PER FEBRUARI 2023
BELANJA BLUD

Target 13.000.000.000 (100%)

Capaian 986.682.557 (7,59%)

Belanja Modal Belanja Barang Jasa

Target 0 Target 150.000.000 (100%)

Capaian 0 Capaian 986.682.557 (7,59%)

 SPS PENDAPATAN TAHUN 2023

REKENING ANGGARAN JAN FEB MAR APR MEI JUNI JULI AGUST SEPT OKT NOP DES

Jasa Layanan 12.592.842.852 892.842.852 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000 1.100.000.000
Umum

Lain-lain
pendapatan 7.157.148 500.000 500.000 600.000 600.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 700.000 757.148
BLUD yang
sah

TARGET
TOTAL SPS 12.600.000.000 892.842.852 1.000.500.000 1.000.500.000 1.000.600.000 1.000.600.000 1.100.700.000 1.100.700.000 1.100.700.000 1.100.700.000 1.100.700.000 1.100.700.000 1.100.757.148
PENDAPATAN

REALISASI 1.178.940.599 1.274.770.547

 TARGET _ REALISASI
1,400,000,000

1,274,770,547

1,200,000,000
1,000,500,000 1,000,600,000
1,178,940,599
1,000,600,000
1,100,700,000 1,100,700,000 1,100,757,148

1,000,500,000
1,000,000,000 1,100,700,000
1,100,700,000
1,100,700,000
1,100,700,000

892,842,852
800,000,000

600,000,000

400,000,000

200,000,000

-
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus Sept Okt Nov Des

Target SPS Realisasi

 REKAPITULASI PENERIMAAN RETRIBUSI DAN KAPITASI
PUSKESMAS KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN
TAHUN 2023
NO PUSKESMAS B U L A N
JANUARI FEBRUARI
RETRIBUSI 2,020,000 1,245,000
KAPITASI BPJS 31,146,000 37,925,817
1 GROGOL 1 KLAIM ANC - -
KLAIM KB 115,000  
TOTAL 33,281,000 39,170,817
RETRIBUSI 3,845,000 3,085,000
KAPITASI BPJS 27,318,000 33,002,490
2 GROGOL 2 KLAIM ANC 350,000  
KLAIM KB 100,000  
TOTAL 31,613,000 36,087,490
RETRIBUSI 1,185,000 745,000
KAPITASI BPJS 2,077,000 22,421,660
3 GROGOL 3 KLAIM ANC 300,000  
KLAIM KB 190,000  
TOTAL 3,752,000 23,166,660
RETRIBUSI 970,000 805,000
KAPITASI BPJS 43,824,000 53,100,254
4 JELAMBAR 1 KLAIM ANC 150,000 -
KLAIM KB 260,000  
TOTAL 45,204,000 53,905,254
 REKAPITULASI PENERIMAAN RETRIBUSI DAN KAPITASI
PUSKESMAS KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN
TAHUN 2023
NO PUSKESMAS B U L A N
JANUARI FEBRUARI
RETRIBUSI 1,230,000 850,000
KAPITASI BPJS 41,718,000 50,909,520
5 JELAMBAR 2 KLAIM ANC 300,000 -
KLAIM KB 75,000  
TOTAL 43,323,000 51,759,520
RETRIBUSI 1,850,000 1,565,000
KAPITASI BPJS 99,348,000 100,629,752
6 JELAMBAR BARU KLAIM ANC 150,000 -
KLAIM KB 200,000  
TOTAL 101,548,000 102,194,752
RETRIBUSI 3,630,000 3,175,000
KAPITASI BPJS 67,615,000 93,104,232
7 TD. SELATAN KLAIM ANC 450,000 -
KLAIM KB 650,000  
TOTAL 72,345,000 96,279,232
RETRIBUSI 3,555,000 1,970,000
KAPITASI BPJS 57,312,000 70,101,024
8 TD. UTARA KLAIM ANC 100,000 -
KLAIM KB 215,000  
TOTAL 61,182,000 72,071,024
 REKAPITULASI PENERIMAAN RETRIBUSI DAN KAPITASI
PUSKESMAS KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN
TAHUN 2023

NO PUSKESMAS
B U L A N
JANUARI FEBRUARI

RETRIBUSI 2,740,000 1,725,000

KAPITASI BPJS 132,659,400 136,495,082

9 TOMANG KLAIM ANC 550,000 -

KLAIM KB 575,000  

TOTAL 136,524,400 138,220,082

RETRIBUSI 55,461,906 56,028,786

KAPITASI BPJS 572,376,000 586,316,100

KLAIM ANC 1,250,000 -

10 GROGOL PETAMB. KLAIM KB 2,045,000  

KLAIM RB 11,200,000  

KLAIM AMBULANCE 750,000  

KLAIM OBAT PRB 326,630  
TOTAL 643,409,536 642,344,886
TOTAL 1.178.940.599 1.274.770.547
 SURVEI KEPUASAN
MASYARAKAT
TGUPP TW 1 TAHUN 2023
Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan
Grogol Petamburan Tahun 2023
 Struktur Organisasi Tim Mutu
Puskesmas Kecamatan Grogol Petamburan Tahun 2023
 REKAPITULASI KETERLAMBATAN PEGAWAI BULAN
FEBRUARI 2023

REKAPITULASI KETERLAMBATAN NON PNS REKAPITULASI KETERLAMBATAN PNS

BULAN FEBRUARI 2023

BULAN FEBRUARI 2023
PUSKESMAS KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN
PUSKESMAS KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN

NO Nama Pegawai Instansi Terlambat (menit)

1 Oktaviana Pkc Grogol Petamburan 65 NO Nama Pegawai Instansi Terlambat (menit)

2 Ade Widianingsih Layanan 24 Jam 56 1 NININ ANGGREANI Pkc Grogol Petamburan 28

3 drg. Aisha Mutiara Pkl Tanjung Duren Selatan 53
2 BANGKIT SETYA GENDRIX Pkc Grogol Petamburan 17

4 dr.Lulu Nofila Jumaydha Pkl Grogol 1 50 3 FERNAULI PKL Tomang 15

5 Nurul Fajar Pratiwi Pkc Grogol Petamburan 48 4 IRA CANDRA KIRANA Pkc Grogol Petamburan 14

5 MUTIAH Pkc Grogol Petamburan 14

PERENCANAAN
 AKHIR DARI PERENCANAAN

PERENCANAAN KINERJA
 PERENCANAAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN PENGANGGARAN
DAERAH
DAERAH
 KONSEP KINERJA

Puskesmas Puskesmas
ORO
Puskesmas

Dinas Kesehatan

26
 PERUBAHAN ORIENTASI PERENCANAAN

KEUANGAN KINERJA
(REALISASI
ANGGARAN) (EFEKTIF & EFISIEN)

TUJUAN/SASARAN
INPUT
OUTCOME/IMPACT

Perencanaan berkinerja adalah perencanaan yang berorientasi

pada hasil yang ingin dicapai dengan menyusun rangkaian rencana kerja dan
memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki secara efisien dan efektif.
 PERENCANAAN BERORIENTASI KINERJA

1. Kinerja: Kondisi yang diharapkan/diwujudkan sebagai konsekuensi

dari kerja
2. Kerja : Rangkaian aktifitas untuk mencapai kinerja
3. Indikator: alat mengukur kinerja
4. Target : besaran/tingkat kinerja yang diharapkan untuk dicapai

28
 TAHAPAN PERENCANAAN BERKINERJA

01 02 03 04
Menetapkan Susun Program Menetapkan
Hasil/ dan Kegiatan ukuran kinerja Menetapkan
Outcomes (KERJA) (INDIKATOR) Target
(KINERJA)
.
 GAMBARAN HUBUNGAN ANTAR KINERJA

Kinerja
Kinerja
Kinerja Level
Bawah Level
Level Bawah
Bawah

KINERJA UTAMA

Kinerja
Kinerja Level
Level
Bawah
Bawah

Kontribusi secara langsung Kinerja

Kontribusi secara tidak langsung Level
Bawah
 Dokumen 5 Tahunan
Perencanaan
Dokumen Tahunan
Perencanaan

RPD Renstra
Dinkes RSB
Prov

PKM
RKPD Renja RUK/RPK

Prov

Dinkes

PKM
Contoh Butir Renstra
Kegiatan/Sub Kegiatan

• Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan

Masalah Kesehatan Jiwa (ODMK)

Indikator Kinerja

• Jumlah Dokumen Hasil Pengelolaan Pelayanan

Kesehatan Orang dengan Masalah Kesehatan
Jiwa (ODMK)

Target 2023-2026

• 4 dok l 4 dok I 4 dok I 4 dok (SUM) = 16 dok

Definisi Operasiona

• Penjelasan :
Dokumen Laporan Hasil Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Masalah
Kesehatan Jiwa (ODMK) mencakup
1. Data Penemuan kasus depresi
2. Data penemuan kasus gangguan mental emosional termasuk masalah kejiwaan
akibat penyalahgunaan NAPZA
3. Analisa penemuan kasus depresi dan penemuan kasus gangguan mental
emosional
4. Monitoring dan evaluasi Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan
Masalah Kejiwaan (ODMK)
5. Laporan kegiatan promotif dan preventif upaya penguatan dan peningkatan
kesadaran masyarakat terhadap kesehatan jiwa
• Dokumen Hasil Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Masalah
Kesehatan Jiwa (ODMK) di level Dinas Kesehatan, Suku Dinas dan Puskesmas
dihimpun/disusun per triwulan pada tahun berjalan
• Rumus Perhitungan :
Jumlah Dokumen Hasil Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Masalah
Kesehatan Jiwa (ODMK) di suatu wilayah dalam kurun waktu satu tahun
 Rencana Penerapan Renstra Puskesmas

Butir Renstra/RSB Indikator Monev bulanan di

Monev tribulanan
PKC berasal dari Kinerja/Mutu yang program kerja
oleh tim mutu dan
MPH (Matriks berjalan selama masing-masing dan
perencana
Peran Hasil) 2023 - 2026 tim mutu
PENGADAAN
Antropometri
 Antropometri Kit  75 Kit
Terdiri Dari:
Measuring Tape 75 Unit
Measuring Board 75 Unit
Pengukur Tinggi Badan 75 Unit
Timbangan Badan Injak 75 Unit
Timbangan Bayi 75 Unit

75 Unit  1 Posyandu 1 Unit

 Konsolidasi Antropometri
Tanggal 2 Februari 2023  Zoom
Tanggal 7 Februari 2023  Dinas Kesehatan  7 Penyedia
Tanggal 10 Februari 2023  Zoom  Finalisasi Konsolidasi Antropometri
Pembelian Barang di E-Katalog dilakukan Tanggal 10 Februari 2023
Barang Datang + 60 Hari Setelah Klik E-Katalog
Status Antropometri Bukan Barang Hibah
Peningkatan
Penggunaan Produk
Dalam Negeri
P3DN
HIERARKI KEBIJAKAN P3DN
Penggunaan Produk Dalam Negeri
SE LKPP No 24 th 2020 ttg Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri Dalam Pengadaan
Barang dan Jasa Pemerintah
Inpres No 2 th 2022 ttg Percepatan Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri dan Produk
Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Koperasi Dalam Rangka Menyukseskan Gerakan Nasional Bangga
Buatan Indonesia Pada Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
SE Sekda DKI PDN
DATIN
HASIL RAPAT DATIN
SUDINKES JAKARTA
BARAT
 Rekam Medis Elektronik (RM_e)
■ RM_e Menunggu Edaran Resmi dari
Dinas Kesehatan
■ Diharapkan berproses Tanda Tangan
Elektronik (TTD_e), segera
membuat permohonan ke BSN
(Badan Sandi Nasional)
■ TTD_e berguna untuk proses claim
BPJS dan pelaporan dalam bentuk
soft copy
45
■ TTD_e mulai digunakan di
RM_e di sistem Ena Pelayanan
Kesehatan
■ TTD_e mencakup PNS dan Non
Pns
■ Tetap Memakai Pelaporan
HardCopy, mencegah error
data saat di buka
 Pengembangan Sistem Informasi
(ENA / WEB)

Tahun 2022 dan 2023 semua kegiatan pengembangan sistem

ena/web Puskesmas diharuskan bersurat kepada Kepala
Puskesmas
(Persiapan Akreditasi 5 BAB)
Lembar permohonan disertai alasan pengembangan dilakukan

Contoh : GKM dan Nakestel

46
 CRM dan Aduan Masyarakat (Hotline)
• CRM harus dijawab maximal 6 jam dari sejak aduan masuk ke sistem
CRM

• Berhati-hati dalam melaksanakan pelayanan kepada masyarakat

untuk menghindari pengaduan masuk melalui CRM

• Aduan melalui CRM dan kecepatan TL mempengaruhi 20% Kinerja

Pimpinan
 CRM dan Aduan Masyarakat (Hotline)
• CRM 2023

• Di Tahun 2023 hanya 1 CRM (Januari) yang masuk dan sudah

ditangani dengan baik bersama lintas program

• Sebagian Komplain Masyarakat telah diselesaikan dengan Hotline via

Chatt WA, Email, Google Question dan Google Massage.
 Laporan SIP dan
Profil
Laporan SIP integrasi EIS tetap dijalankan sesuai
ketentuan
Profil dan Laporan Tahunan segera dikumpulkan ke Sudin
dan Dinas
49
ARSIP
 “PENATAAN ARSIP
DINAMIS”
PEMBINAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERANGKAT DAERAH
27042021

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta

Jl. Perintis Kemerdekaan No.1 Jakarta Timur
(021) 47860095 (021) 47865922

www.dispusip.jakarta.go.id
http://smart-one.jakarta.go.id
dispusip@jakarta.go.id
arsip_jakarta
@dispusipprovinsidkijakarta
51
 DASAR HUKUM

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Tahun

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah

Peraturan Gubernur Nomor 94 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas

Peraturan Gubernur Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip

Dinamis
 Pengertian ARSIP
(UU Nomor 43 Tahun 2009)
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara
 Arsip

Dinamis Statis
• Aktif
• Inaktif
• Vital

OPD LKD
 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik
STATIS Indonesia dan/atau lembaga kearsipan
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 1)

ARSIP
ARSIP AKTIF

DINAMIS
Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan ARSIP INAKTIF
selama jangka waktu tertentu
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 1)
 ARSIP DINAMIS, terdiri dari 2 :

ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

Arsip yang frequensi Arsip yang frequensi

penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus digunakan secara
langsung dalam kegiatan
organisasi
- ada di masing2 unit
kerja (unit pengolah)
penggunaannya telah menurun
- sebagian masih ada di
unit kerja
- sebagian lagi ada di
PUSAT ARSIP
 KEGIATAN
PENGELOLAAN ARSIP

PENCIPTAAN PENGGUNAAN PEMELIHARAAN ARSIP PENYUSUTAN

ARSIP ARSIP ARSIP

PEMELIHARAAN ARSIP
PEMBUATAN PIMPINAN UNIT PENGOLAH AKTIF TANGGUNG JAWAB
BERTANGGUNGJAWAB ATAS PIMPINAN Unit Pengolah
ARSIP KETERSEDIAAN DILAKUKAN OLEH
PENGOLAHAN, PENYAJIAN PENCIPTA ARSIP
ARSIP VITAL DAN ARSIP AKTIF BERDASARKAN JRA
PEMELIHARAAN ARSIP IN
PENERIMAAN AKTIF TANGGUNG JAWAB
PIMPINAN Unit Kearsipan
ARSIP

UNIT KEARSIPAN BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN

PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP INAKTIF UNTUK KEPENTINGAN
PENGGUNAAN INTERNAL DAN PUBLIK
Pengelolaan Arsip Aktif
menjadi tanggung jawab unit Pengurusan
pengolah (unit kerja) Surat

Penyusutan Pemberkasan

Pengelolaan
Arsip Aktif

Pengamanan Penggunaan

Pemeliharaan
• Membuat Daftar
Arsip Aktif
Masalah arsip di unit kerja....

1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang

kerja,
2.pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi,
tetapi masih didasarkan pada nomor urut
agenda,
3 Penumpukan arsip inaktif di ruang kerja
Akibatnya adalah …..
Sulit diketemukan kembali,
Sulit dilakukan penyusutan
Sulit melakukan identifikasi
dalam rangka akuisisi
 Solusi......?
Mulailah membenahi surat/berkas
Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya
Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing
kabinet, almari arsip)
Hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat
masuk atau surat keluar
Lakukan penyusutan arsip secara reguler
 Record
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Center
(LKD)

Pimpinan
OPD
Bidang/Bagian
Central File

Setban/
Bidang/Bagian Kasubag
Central File Umum

Bidang/Bagian
Central File Record
Center
Penyimpanan arsip aktif
Penyimpanan arsip inaktif
 JENJANG MASALAH

FOLDER
Berkas/surat

TERTIER
Sub-sub
masalah
SEKUNDER
Sub-masalah

PRIMER
Pokok masalah
 -084.1
Pengumunan Penerimaan Peg

-082.1
Perenc & Penyu Form Peg

-082
Formasi, Pengad dan Pendag

-081
Kebijakan Bid Kepeg
-08
KEPEGAWAIAN
 JENJANG MASALAH
Pokok Masalah - sekat primer
Sub-masalah - sekat sekunder
Sub-sub Masalah - sekat tertier
Berkas/surat - folder

-Sekat primer = kode,pokok masalah (-07,-08,-1.71,-1.74, -1.81,

-Sekat skunder = kode, sub-masalah (-071,-074,-081,-082,
-Sekat tertier = kode, sub-sub masalah (-074.3, -082.1,
-Folder = kode, indeks berkas Kegiatan Pembinaan Kearsipan Dinamis PD
ALAT PEMBERKASAN
Kode Klasifikasi Arsip (KKA)

KLASIFIKASI ARSIP
• PENGGOLONGAN DAN PENGELOMPOKKAN
ARSIP ATAS DASAR PERSAMAAN MASALAH YANG
TERKANDUNG DALAM ARSIP
• FUNGSI :
MEMPERMUDAH DALAM PENYIMPANAN DAN
TEMU KEMBALI
 FOLDER
8 cm
2 cm TAB

35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

Pemberkasan arsip
dengan KLASIFIKASI

70
BERKAS
Himpunan dokumen yang disusun baik
atas dasar kesamaan urusan, kesamaan
masalah dan kesamaan jenis
PENATAAN BERKAS
Kegiatan menata dokumen dalam bentuk
berkas dan mengatur berkas dalam tatanan
yang sistimatis

PRINSIP PENATAAN BERKAS

TUJUAN PENATAAN BERKAS
Dokumen harus memberkas
• Menemukan kembali informasi dengan cepat
dan tepat
• Mempermudah penyusutan arsip
BERKAS KESAMAAN URUSAN
Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun
dalam satu berkas.
Berkas akan mencerminkankegiatan sejak awal hingga
akhir
 Berkas Proyek Pembangunan Depot Arsip
 Berkas Pembinaan Pengelolaan Arsip Dinamis
- Berkas pegawai a.n. Saptadi Suharto
INDEKS
INDEKS
SUATU TANDA PENGENAL
BERKAS/JUDUL BERKAS
CARA MENGINDEKS
FUNGSI :
(MASALAH)
MEMBEDAKAN ANTARA BERKAS YANG a. Membaca Keseluruhan Isi Surat
SATU DENGAN BERKAS LAINNYA b. Menentukan Isi Ringkas
c. Ditentukan Kata Yang Paling “Menonjol”
MEMPERMUDAH DALAM PENEMUAN DAN d. Singkat, Jelas, Dan Padat
PENYIMPANAN ARSIP
e. Bersifat Kebendaan.
contoh :
Surat tentang penawaran sewa peralatan mesin photocopi
indeks :
- menyewa mesin photocopi
- penyewaan mesin photocopi
- penawaran sewa photocopi
 FILING CABINET

Almari Arsip

Tampak Depan Tampak Samping

 TAHAP-TAHAP PEMBERKASAN
Untuk yang belum memberkas
1. Pemeriksaan (Inspecting)
- Tanda perintah file/simpan
- kelengkapan berkas surat
2. Penentuan Index (Indexing)
3. Pengkodean (Coding)
4. Pengelompokkan kode yang sama
5. Pelabelan (labeling)
6. Penataan berkas
 DAFTAR BERKAS
NOMOR KODE KLASIFIKASI URAIAN KURUN JUMLAH KET
BERKAS INFORMASI WAKTU
BERKAS

DAFTAR ISI BERKAS

NO. NO. ITEM KODE URAIAN TGL JUMLAH KET
BERKAS ARSIP KLASIFIKASI INFORMASI
BERKAS

 Pasal 42, PP No. 28 Tahun 2012

UP menyampaikan DAA kepada Unit Kearsipan paling lama 6 bulan setelah
pelaksanaan kegiatan
Prosedur Peminjaman Arsip
1. Permintaan : melalui telepon atau kurir

2. Charge out : mengeluarkan arsip dilengkapi sarana

out indikator / out sheet

3. Penulisan di sarana peminjaman : buku peminjaman,

formulir peminjaman

4. Kontrol & Pengembalian

waktu kembali, kelengkapan, kondisi, beri tanda pada
out indikator, & penempatan kembali
 FORMULIR PEMINJAMAN

INDEKS : Tanggal Kembali :

………………………… ………………………..
………………………… Tanggal Perpanjangan:
………………………… ………………………..

Nama peminjam / Unit Kerja : Tanggal Peminjaman

………………............... …………………………
…………………………

Media : ………………… Kode Lokasi :

…………………………

Paraf Peminjaman Paraf Pengembalian

Peminjam Petugas Peminjam Petugas
………… ………… ………… …………
 Buku Peminjaman
JENIS KODE TGL TGL PARAF PARAF
ARSIP ARSIP PINJAM KEMBALI PEMINJAM KEMBALI
NO PEMINJAM
Out Indikator, adalah alat untuk mengganti arsip yang dipinjam,
jenis out indikator sbb:

• Out Guide, mengganti folder yang diambil (dipinjam) terbuat

dari kertas yang agak tebal dengan
label OUT di Tab nya.

• Out Sheet, mengganti arsip yang dipinjam (diletakkan di folder

dimana arsip itu diambil. Dibuat
dengan kertas biasa, ukuran dan bentuk sama dengan out
guide.
 Out Indikator
Keluar
Tanggal Paraf
Nomor Nama Peminjam Kode Arsip
Pinjam Kembali Pinjam Kembali
 Penataan Arsip Inaktif

•Dilakukan berdasarkan asas

•Asal usul dan aturan asli
•Kegiatannya
1. Pengaturan fisik arsip
2. Pengolahan informasi arsip
3. Penyusunan daftar arsip inaktif
Penyimpanan Arsip

•Penyimpanan arsip dilaksanakan untuk menjamin

keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka
waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.
 Alih Media Arsip
1. Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alih
media arsip
2. Alih media arsip harus memperhatikan kondisi arsip
dan nilai informasinya
3. Alih media arsip harus di Autentikasi oleh pimpinan
dilingkungan pencipta arsip
4. Pelaksanaan alih media arsip dilakukan dengan
membuat berita acara yang disertai dengan daftar
arsip yang dialihmediakan
 PENYUSUTAN ARSIP

Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

1. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,
2. pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
3. dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1)

 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan

dengan memperhatikan bentuk dan media arsip

2. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun

dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan SKPD dan
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

3. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi Sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip dilingkungan SKPD ke Lembaga
Kearsipan
4. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelahmelewati retensi arsip aktif
5. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan :
a. Penyeleksian arsip inaktif
b. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan
di pindahkan
c. Penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan
6. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan
berita acara dan dilampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan
7. Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan di tandatangani oleh
pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan
 CONTOH
DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN
DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN INSTANSI
)

NO URUT UNIT MASALAH URAIAN MASALAH TAHUN JUMLAH (BOKS) KETERANGAN

PENGOLAH/INSTANSI

………………..,
………………………….

PIHAK KEDUA PIHAK KESATU

………………………… ……………………….
 PEMUSNAHAN ARSIP
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan

pencipta arsip

2. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang :

a. Tidak memiliki nilai guna
b. Telah habis retensinya dan berketerangan
di musnahkan berdasarkan JRA
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan
yang melarang
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses
suatu perkara
3. Apabila tidak memenuhi ketentuan diatas retensinya
ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip
Prosedur Pemusnahan Arsip
1. Pembentukan panitia penilai arsip
(ditetapkan pimpinan pencipta arsip, terdiri dari unsur
pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah, arsiparis)
2. Penyeleksian arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh
arsiparis di Unit Kearsipan
4. Penilaian oleh panitia penilai arsip
5. Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip
6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
7. Pelaksanaan pemusnahan :
a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan
informasi arsip musnah dan tidak dapat
dikenali
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2
(dua) pejabat dari unit hukum dan/atau
pengawasan dari lingkungan pencipta
arsip yang bersangkutan
c. Disertai penandatanganan berita acara
yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan
 CONTOH
DAFTAR ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN
)

NO PENCIPTA ARSIP UNIT PENGOLAH NOMOR KODE URAIAN KURUN JUMLAH KETERANGAN
ARSIP KLASIFIKASI INFORMASI WAKTU

Daftar ini dibuat rangkap ………………………………………..masing-masing

untuk
1. …………….
2. …………….,dst
KEPALA UNIT KEARSIPAN

……………………….
 PENYERAHAN ARSIP STATIS
(PP No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

1. Penyerahan arsip statis menjadi tanggung jawab

pimpinan pencipta arsip

2. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada

lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip :
a. Memiliki nilai guna kesejarahan
b. Telah habis retensinya, dan/atau
c. Berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
pencipta arsip
Prosedur Penyerahan Arsip Statis

1. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul

Serah oleh arsiparis di unit kearsipan
2. Penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap
arsip usul serah
3. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis
oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan
4. Verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga
kearsipan
5. Penetapan arsip yang akan diserahkan
6. Pelaksanaan serah terima arsip statis dengan
disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
diserahkan
 CONTOH
DAFTAR PENYERAHAN ARSIP STATIS
)

NO URUT TGL/BLN/THN KODE & POKOK KODE & MASALAH SISTEM JUMLAH BERKAS JENIS KONDISI ARSIP KETERANGAN
BERKAS MASALAH PENYIMPANA FISIK
N

…………,……………………………..
Nama Jabatan Kepala Unit
Kearsipan

……………………….
Alur Proses Pengelolaan Arsip

Proses Statis
Aktif In-Aktif
Penyusutan
berdasarkan JRA
1.Pemindahan Arsip Inaktif
2. Pemusnahan Arsip
3. Penyerahan Arsip Statis

lembaga pencipta arsip lembaga kearsipan