Sharing Session

Tips dan Tricks Meningkatkan Response Rate

Tracer Study bagi Perguruan Tinggi

LOGO
INDRA PUTU
INDRA PUTU
6 TIPS DAN TRICKS
MENINGKATKAN RESPONSE RATE TRACER STUDY

1 2 3

MENYUSUN STRATEGI MEMBENTUK MEMBUAT GRUP

PELAKSANAAN CREATIVE TIM WHATSAPP DENGAN
TRACER STUDY CALON ALUMNI YANG
MENJADI TARGET
RESPONDEN

4 5 6

MEMBUAT AGENDA MENGUMPULKAN

KHUSUS UNTUK BERKAS DATA REWARD DENGAN
MENSOSIALISASIKAN TARGET RESPONDEN CATATAN KHUSUS
TRACER STUDY TERUPDATE
Menyusun Strategi
Strategi pelaksanaan tracer study disusun minimal 2
bulan sebelum pelaksanaan wisuda

LOGO
INDRA PUTU
Rencana apa yang harus anda fikirkan ?

6. Kapan anda melaksanakan 1. Kapan anda membentuk

Tracer study, dsb creative tim

5. Kapan anda
mempersiapkan sarana
Strategi 2. Kapan anda membuat
grup whatsapp calon
Prasarana penunjang lulusan

4. Kapan anda mengumpulkan 3. Kapan anda membuat

berkas biodata lulusan agenda kegiatan sosialisasi
Contoh rencana strategi

KEGIATAN TANGGAL SASARAN TARGET PJ

- Unsur pimpinan Dukungan civitas
1 Rapat sosialisasi internal 7 Oktober 2021
akademik
Indra Putu
- Unsur Prodi

Terbentuk tim kerja

2 Pembentukan Creative Tim 9 Oktober 2021 Mahasiswa creative
creative
Indra Putu

Pembuatan desain famplet 11-15 Oktober Membuat famlet Tersedianya famplet

3 kegiatan 2021 informasi kegiatan informasi kegiatan
Mahasiswa 1

Oktober –
Membuat grup whatsapp calon Pada saat proses Terbentuknya grup Mahasiswa 2 / tim
4 lulusan
November
photo ijazah whatsapp prodi
2021
Memberikan
28 November Calon lulusan
5 Pembekalan calon alumni 2021
2021
pemahaman
memahami TS
Indra Putu
mengenai TS
9 DESEMBER 2021 PELAKSANAAN WISUDA
(Mengingatkan pimpinan untuk menginformasikan Kembali TS pada calon lulusan pada saat pidato wisuda)
10 Januari Mempunyai data
6 Pengumpulan berkas lulusan
2022
BAAK
lulusan 2021
Indra Putu

Mempersiapkan sarana prasarana Maret – Mei - Sarana kerja - Sarana prasarana

7 penunjang kegiatan TS 2022 penunjang siap
Indra Putu
- Website

Terlaksana TS Bagi
Juni - Agustus
8 Pelaksanaan TS
2022
Lulusan 2021 lulusan 2021 dengan Indra Putu
response rate 90%

September Tersusunnya laporan

9 Menyusun laporan akhir, dsb
2022
Mengolah hasil TS
akhir TS Tahun 2022
Indra Putu
Membentuk Creative Tim
Apa saja hal yang harus diperhatikan dalam
membentuk creative tim ?

LOGO
INDRA PUTU
Syarat khusus Creative Tim

Minimal
2 orang Mampu
Berkomunikasi
Dengan baik

Diupayakan
Creative Tim
Berasal dari Wajib diberikan
Unsur Pemahaman, pengarahan dan
mahasiswa Pelatihan

Mahir
MS office
Dan
Desain Grafis

Disiplin dan
Tanggung Jawab
Contoh Aktivitas Creative Tim
Contoh Pelatihan sederhana

Percakapan Jawaban
Salah sambung  Maaf
Selamat…………………(pagi, siang, sore,malam)
1 Apakah betul dengan (akang / teteh NAMA), Alumni (PRODI –
Benar  Lanjut no 2
STIE PGRI Sukabumi)

Saya (RIZKI, FEMI) dari Tim Pusat Karir STIE PGRI Sukabumi.
Mohon maaf mengganggu aktivitas nya,…

Saya ingin menginformasikan, bahwa saat ini Pusat Karir sedang

melaksanakan TRACER STUDY / pelacakan alumni untuk Saya sibuk  Oh begitu, tidak apa-apa…..mohon
mengetahui keberadaan alumni dan sebagai kebutuhan maaf jika telpon saya ini mengganggu aktivitas
kelengkapan Akreditasi Program Studi. (akang / teteh NAMA)

Mohon (akang / teteh NAMA) berkenan meluangkan waktu

2
sebentar untuk mengisi kuesioner Tracer Study di web alamatnya
: www.stiepgri.ac.id sub tracer study
OK nanti akan saya isi  lanjut ke no 3
Atau bisa pula kami kirim link kuisionernya melalui WA
akang/teteh

Kami berharap (akang / teteh NAMA) dapat mengisi kuesioner

tersebut dan apabila terdapat kendala bisa menghubungi kami
kembali
Terima kasih atas kesediaannya untuk mengisi kuisioner Tracer
3 Study .. Semoga akang/teteh mendapatkan keberhasilan dan Ok sama-sama
kesuksesan dalam segala aktivitas dan urusannya
Contoh hasil kerja creative tim
Membuat Grup Whatsapp
Langkah-Langkah dalam membuat grup whatsapp
dan manfaat dari Grup Whatsapp

LOGO
INDRA PUTU
Langkah membuat Grup Whatsapp

Pastikan telah bekerjasama

dengan program studi
(Meminta perwakilan prodi untuk bergabung
Di grup whatsapp)

Pastikan mendapatkan informasi Jadwal

calon lulusan hadir Ke kampus
(contoh : jadwal photo ijazah)

Membuat jadwal untuk tim yang

Bertugas Memasukan calon alumni
Ke Grup Whatsapp
(Catatan : Data lulusan sudah memiliki)
Manfaat Grup Whatsapp

1. Sarana Sillaturahmi

2. Sumber informasi loker

Manfaat Grup 3. Sumber informasi kebutuhan pribadi

Whatsapp;
4. Sarana Informasi aktivitas kampus

5. Sarana Untuk memudahkan TS

Contoh Grup Whatsapp
Membuat Agenda Sosialisasi TS
Contoh-contoh kegiatan untuk mensosialisasikan
tracer study kepada calon lulusan

LOGO
INDRA PUTU
 Contoh Kegiatan

Kegiatan Pembekan Calon Alumni

Moment Tepat

Pidato Rektor pada saat Wisuda

Mengumpulkan Berkas Data
Kumpulkan berkas data lulusan ter update
Setelah Pelaksanaan Wisuda

LOGO
INDRA PUTU
Sumber Data

Biro Administrasi Akademik dan

1 Kemahasiswaan (BAAK)

2 Program Studi

3 Buku Alumni

Form Kehadiran Kegiatan Pembekalan

4 Calon Alumni
Sistem Reward
Reward dibuat dengan catatan khusus sehingga
dapat saling menguntungkan

LOGO
INDRA PUTU
Catatan Khusus

1 2 3
Reward dapat Reward dapat Reward dapat
memacu semangat berupa barang diberikan/
alumni dalam ataupun hal lainnya dikeluarkan apabila
mengisi kuesioner yang dapat hasil akhir response
Tracer Study bermanfaat bagi rate mencapai
alumni angka yang telah
disepakati/diinfokan
dalam pengumuman
Contoh info Reward
 Mari Sukseskan Tracer Study Tahun 2022
Di Lingkungan LLDIKTI IV

INDRA PUTU

0857-2068-8860
LOGO
indraputuismatillah@gmail.com