PLOT PROYEK

KESEHATAN
DINI AFRIANI.,S.ST.,M.Kes
SIKLUS KEGIATAN PROYEK
Kemampuan mengelola berbagai program/proyek secara baik menjadi
indikator keberhasilan pembangunan kesehatan. Mengelola proyek
memerlukan kemampuan dalam mengembangkan ide-ide kreatif dan
inovatif guna merealisasikan kebutuhan dan tuntutan masyarakat yang
dinamis ditengah keterbatasan sumberdaya dan waktu. Pemahaman
terhadap dinamika dan siklus kegiatan proyek adalah kunci bagi setiap
manajer proyek dalam menentukan setiap prioritas kegiatan secara
tepat sesuai dengan tahapan proyeknya yang tentunya berhubungan
dengan sumberdaya yang harus disediakan.
Profil Proyek Kesehatan
Profil Kegiatan Proyek Kegiatan proyek adalah kegiatan yang bersifat
sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan
alokasi sumberdaya tertentu (dan, modal, waktu dan sarana prasarana)
untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan
jelas (target kinerjanya).
Ide proyek dapat timbul dari bermacam-macam cara, antara lain
yaitu (Santosa, 2009):

• Dari klien langsung ke konsultan/kontraktor

• Karena adanya tawaran pendanaan dari instansi/ lembaga tertentu, yang
biasanya untuk proyek penelitian (kajian)
• Melalui proses lelang (penawaran) sehingga para pelaksana proyek harus
berkompetisi untuk memenangkan proyek tersebut (akan berhadapan dengan
pesaing)
• Dari dalam organisasi (perusahaan) itu sendiri dengan sumber pendanaan
dari perusahaan tersebut, terutama untuk proyek yang berorientasi pada
perbaikan proses, fasilitas maupun manajemen produksinya.
• Melalui penawaran kepada perusahaan dan atau organisasi yang
membutuhkannya (umumnya untuk proyek jasa konsultasi & pengerjaan)
Tahapan atau Fase Penyelenggaraan Proyek (Project Life Cycle)

Siklus hidup proyek (project life cycle) merupakan suatu metode yang
digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan,
dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga
tujuan akhir proyek tercapai dan dapat memberikan manfaat yang
diharapkan (dievaluasi). Pengelolaan proyek terbagi dalam berbagai
tahapan yang berurutan secara logis mengikuti fase tertentu dan
membentuk suatu siklus yang dikenal dengan project life cycle. Istilah
ataupun penamaan fase bisa berbeda antara para ahli, namun secara
logis setiap tahapannya mempunyai tata urutan yang relatif sama.
Ciri ini menjadi dinamika tersendiri dalam
mengelola setiap kegiatan proyek.
Secara garis besar, tahapan proyek dibagi menjadi: 1) Tahap Konsepsi,
yang meliputi tahap Inisiasi proyek dan Kelayakan. Tahap inisiasi
berkaitan dengan adanya ide (pemikiran) untuk mengatasi masalah,
kebutuhan dan kesempatan sebagai alternatifnya. Tahap kelayakan
merupakan proses investigasi terhadap masalah melalui
pengembangan solusi secara lebih detil untuk dilihat apakah proyek
bermanfaat dan menguntungkan secara ekonomis atau tidak. Hasil
kelayakan proyek ini selanjutnya dikembangkan dalam bentuk proposal
proyek.
2) Tahap Perencanaan, yang meliputi kegiatan penyiapan rencana proyek
secara detil dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci yang mencakup:
jadwal pekerjaan, anggaran dan sistem pengendalian biaya, struktur kerja
dan pembagian kerja yang terinci, identifikasi risiko dan pencegahannya,
serta penyediaan dan alokasi sumberdaya, pengujian dan dokumentasi
proyek.
3) Tahap Eksekusi, yang sepenuhnya mencakup pekerjaan teknis proyek
seperti: spesifikasi disain, pengembangan, pengadaan, konstruksi/produksi
dan pelaksanaan. Hasil akhirnya berupa luaran dalam bentuk produk fisik.
4) Tahap Operasi, yaitu tahap penyerahan proyek kepada user untuk
dioperasionalkan yang biasanya dilanjutkan dengan evaluasi dan
pemeliharaan.
Mengacu model siklus proyek dari Payaman Simanjuntak siklus kegiatan proyek
mencakup 6 (enam) tahapan yang berurutan secara logis yaitu:
1) Tahap Identifikasi Merupakan tahap penentuan calon-calon proyek yang
dapat dipertimbangkan untuk dilaksanakan. Calon-calon proyek tersebut
berawal dari adanya ide-ide atau gagasan tertentu (project ideas).
2) Tahap Formulasi Yaitu tahap persiapan yaitu dengan melakukan pra-studi
kelayakan dan studi-studi pendukung lainnya untuk meneliti sejauh mana proyek
secara riil dapat dilaksanakan.
3) Tahap Analisis (Appraisal) Yaitu tahap dimana harus melakukan analisis atau
penilaian (appraisal) terhadap laporan hasil studi kelayakan yang ada untuk
menentukan solusi dan langkah terbaik. Tujuan studi kelayakan proyek adalah
mendapatkan keputusan tentang kelanjutan investasi pada proyek yang
direncanakan. Pada umumnya studi kelayakan (feasilibity study) ditinjau dari
aspek ekonomi, finansial, sosial, budaya, legal, teknis, pasar dan pemasaran, serta
aspek administratif yang komprehensif. Untuk aspek-aspek tertentu diperlukan
pula analisis mengenai dampak lingkungan (AMDaL).
4) Tahap Implementasi Merupakan tahap pelaksanaan suatu proyek
(eksekusi) dan diikuti dengan mekanisme pengawasan dan monitoring
terhadap pelaksanaan pembangunan fisik proyek apakah sesuai dengan
final design-nya. Tahap ini merupakan realisasi dari rencana proyek yang
tertuang dalam project management plan dalam bentuk action atau
tindakan, yang dikenal juga sebagai eksekusi proyek (project execution).

5) Tahap Operasi Tahap operasi sering juga disebut tahap penerimaan

manfaat dari keberadaan proyek, dalam arti produk proyek sudah
diserahkan pada user, operasional dan memberikan manfaat. Meski
sudah diserahkan, namun pelaksana proyek secara administratif masih
harus melakukan pemantauan & pengawasan untuk melihat apakah hasil
proyek memenuhi persayaratan kinerja dan memberikan hasil sesuai
yang diharapkan.
6) Tahap Evaluasi Sering juga disebut sebagai tahap terminasi yang
artinya pengakhiran. Pada tahap ini, pelaksana proyek bersama user
melakukan evaluasi untuk menilai performasi proyek yang sudah
dikerjakan dengan cara membandingkan kesesuaian antara apa yang
direncanakan dengan hasil yang dicapai.
Kendala dan Hambatan Implementasi Proyek
Karena bermacam-macam sebab dan alasan, dimungkinkan proyek yang
sudah direncanakan tidak dapat dilaksanakan atau bisa dilaksanakan
namun tidak memberikan hasil/dampak sesuai harapan, sehingga dapat
diartikan sebagai kegagalan. Akibatnya pada kerugian yang harus
ditanggung oleh investornya. Beberapa kemungkinan yang turut
mempengaruhi gagalnya suatu proyek dan menjadi faktor hambatannya
antara lain yaitu:
• Rencana proyek (master plan) kurang matang
• Timbul peristiwa (terutama ekonomi/moneter) yang tidak terduga dan
tidak menguntungkan pada saat aktifitas proyek sedang berlangsung
(umumnya bersifat uncontrollable dan unpredictable)
• Timbul gejolak-gejolak politik dan sosial (termasuk isu-isu negative yang terjadi)
secara nasional atau di lokasi proyek berlangsung (skala lokal)
• Terjadi musibah dan bencana alam yang secara teknis mengganggu keberlanjutan
proyek
• Terjadi pembengkakan biaya dan jumlah dana untuk proyek tidak mencukupi (cost
overrun)
• Pengelolaan proyek tidak dilakukan melalui suatu mekanisme life cycle project •
Tidak ada monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran proyek,
kualitas proyek dan risiko yang terjadi dalam aktifitas proyek (sisi kelemahan
manajemen proyek)
• Kelemahan dalam mengintegrasikan, memadukan dan mengelola perangkat (tools)
dan metode manajemen proyek untuk upaya meningkatkan produktifitas, kinerja tim
dan komunikasinya.
• Lemahnya komitmen manajemen dalam proyek
• Kurangnya kemampuan dan kompetensi pelaksana proyek, serta terjadi conflict of
interest diantara para pelaksana (personal kelompok dan organisasi)
TERIMAKASIH.