Audit atas Siklus

Penggajian dan
Personalia
Venessa – 322021015

Vinsen Revelin Susanto – 322021016

 Table of Contents.
01 | Akun dan Transaksi 02 | Proses Bisnis pada Siklus
pada Siklus Penggajian dan Penggajian dan Personalia beserta
Personalis Dokumen dan Catatan Terkait

03 Metodologi untuk 04 | Metodologi untuk

Mempersiapkan Test of Mendesain Prosedur Analitis
Control dan Uji Substantif ubstantif dan Test of Details dari
dari Transaksi saldo
 Akun dan Transaksi pada Siklus
Penggajian dan Personalis
Secara keseluruhan, tujuan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah
untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut
telah dinyatakan wajar dan sesuai dengan standar akuntansi.

Sebagian besar sistem penggajian diperusahaan, akun upah dan gaji yang masih
harus dibayar hanya digunakan pada akhir periode akuntansi. Sepanjang
periode, biaya dibebankan pada saat gaji dibayarkan, bukan pada saat biaya
tenaga kerja timbul.
Proses Bisnis pada Siklus Penggajian
dan Personalia beserta Dokumen dan
Catatan terkait

Siklus penggajian dan personalia dimulai dari memperkerjakan karyawan dan

berakhir dengan menggaji mereka atas jasa yang mereka berikan dan
menyetor pajak kepada pemerintah serta membayar tunjangan gaji kepada
Lembaga lain.

Auditor harus memahami proses bisnis serta dokumen dan catatan terkait
sebelum auditor dapat menilai control risk, melaksanakan test of control dan
uji substansif dari transaksi.
 Human resources and employment

Departemen Human resource yang bertanggung jawab untuk menyimpan

segala bentuk informasi yang berkaitan dengan karyawan dan penggajian
karyawan, termasuk tambahan dan pengurangan serta perubahan pada gaji.
Dokumen yang terkait :
● Human Resouces Record berisi data-data tentang karyawan dari tanggal
masuk, biodata karyawan, tingkat gaji, evaluasi performa, dan pemutusan
hubungan kerja
● Deduction Authorization merupakan catatan yang berisi tanda bukti bahwa
karyawan telah memberi izin atas pemotongan gaji untuk pajak
penghasilan dan program tunjangan.
● Rate Authorization merupakan catatan yang berguna untuk merekam gaji
yang berhak diterima karyawan, yang dapat bersumber dari kontrak kerja
atau otorisasi manajemen
 Timekeeping and Payroll Preparation

Proses ini penting dalam proses audit penggajian karena data

yang tercatat pada proses ini akan secara langsung berefek pada
beban gaji untuk setiap periode, Internal Control yang memadai
adalah hal yang penting untuk mencegah salah saji pada 4
aktivitas berikut:
1. Menyiapkan catatan waktu kerja karyawan
2. Menjumlahkan dan kalkulasi gaji kotor, pengurangan, dan
gaji bersih
3. Mencatat waktu pembayaran gaji
4. Menyiapkan rekapan gaji karyawan
 JOB TIME TICKET
TIME RECORD PAYROLL MASTER FILE
Berisi lama waktu yang
Merupakan dokumen yang berisi Merupakan dokumen yang berisi
dibutuhkan karyawan untuk
waktu masuk dan waktu pulang data gaji karyawan dari awal
menyelesaikan suatu pekerjaan
karyawan setiap harinya sampai sekarang
dalam periode yang telah
ditentukan

PAYROLL JOURNAL AND PAYROLL TRANSACTION

LISTING
Pencatatan yang dihasilkan dari
transaksi yang telah dicatat pada
Payroll transaction file dan akan
dijurnal lalu di posting ke buku besar
FILE
Berisi dokumen tentang segala hal
yang berkaitan dengan transaksi
penggajian pada suatu waktu, baik
dalam hari, minggu, atau bulan.
 Payment of Payroll
Distribusi/pembayaran gaji adalah proses yang harus dikontrol sebaik mungkin
untuk mencegah pencurian, oleh karena itu biasanya pembayaran gaji akan diproses
secara terpisah dari pembayaran lain.
Dokumen yang terkait:
● Payment of Payroll - Dokumen yang berisi tentang pembayaran gaji, bisa saja
dalam bentuk cek, tetapi seringnya pembayaran dilakukan dengan cara secara
langsung mengirimkan gaji kedalam bank dari masing-masing karyawan
● Payroll Bank Account Reconciliation - Hasil rekonsiliasi bank yang
berhubungan dengan akun Payroll, rekonsiliasi bank diperlukan untuk
memastikan tidak ada eror atau kecurangan terjadi.

Salah satu sistem penggajian yang sering digunakan oleh perusahaan adalah
Imprest Payroll Account, yaitu akun terpisah yang memiliki saldo yang secara
khusus hanya digunakan untuk membayar gaji dan jumlah saldo yang diisi akan
selalu sama.
 Preparation of Payroll tax returns and
Payment of Taxes
Preparation of Payroll tax returns and Payment of Taxes
Di setiap negara pastinya memiliki pajak yang harus disetorkan setiap suatu
periode secara tepat waktu, untuk mencegah sanksi yang disebabkan kurang bayar
atas pajak, dibutuhkan sistem dan individu yang kompeten untuk memverifikasi
pajak yang dibayarkan.
Dokumen yang terkait:
● W-2 Form (Formulir 1721 A1)
Merupakan formulir yang dikirim ke setiap karyawan berisi tentang jumlah
keseluruhan gaji yang diterima karyawan tersebut beserta rincian gaji kotor dan
pemotongan pajak. Formulir yang sama juga diserahkan ke pemerintahan yang
mengurus perpajakan
● Payroll Tax Returns
Merupakan surat yang berisikan pembayaran pajak dan rincian pajak yang
dibayarkan, surat ini juga dilaporkan ke bagian pemerintah yang mengurus
perpajakan
Metodologi untuk mempersiapkan Test
of Control dan Uji Substantif dari
Transaksi
1. Understand Internal Control and Assess Control Risk –
Payroll and Personnel Cycle
2. Design Test of Controls ad Substantive tests of Transaction –
Payroll and Personnel Cycle
3. Payroll Tax Forms and Payments
4. Inventory and Fraudulent Payroll Considerations
Understand Internal Control and Assess Control Risk – Payroll and
Personnel Cycle
Internal control dari siklus penggajian biasanya disusun sebaik mungkin dan di jalankan dengan baik
untuk memastikan distribusi gaji sesuai sehingga meminimalisir keluhan dan ketidakpuasan
karyawan, serta mengecilkan kemungkinan terjadinya Fraud.

Dikarenakan permasalahan dan sistem penggajian satu perusahaan ke perusahaan lain relatif sama,
tidak jarang untuk perusahaan melakukan outsourcing untuk penanganan proses Payroll.

Tidak sulit bagi perusahaan untuk menciptakan control yang baik atas siklus
penggajian dan Personalia, oleh karena itu auditor jarang menemukan
selisih/keanehan pada saat pengujian transaksi penggajian, dan jika ada biasanya
dikarenakan salah saji dan akan dibenarkan saat auditor melakukan verifikasi, dan
salah saji yang terjadi pun sering kali tidak material. Oleh karena itu Control risk
pada siklus ini sering kali dinilai rendah
Design Test of Controls ad Substantive Tests of Transaction
– Payroll and Personnel Cycle
Test of Control dan Substantive test of Transaction merupakan prosedur yang paling penting untuk
memverifikasi saldo akun pada siklus penggajian dan personalia adalah wajar, hal ini dikarenakan
sulitnya mencari bukti yang independen seperti dari pihak ketiga, bukti tersebut dapat berupa
konfirmasi.

Walaupun prosedur ini merupakan prosedur terpenting dalam menilai kewajaran saldo pada siklus
penggajian dan personalia, uji yang dilakukan biasanya tidak terlalu memakan waktu, dan hasil audit
banyak menunjukan bahwa risiko salah saji material adalah rendah, hal ini disebabkan karena tiga hal
yaitu:
1. Karyawan akan protes kepada pihak perusahaan apabila mereka dibayar dibawah
persetujuan kontrak
2. Semua transaksi payroll biasanya seragam dan tidak rumit
3. Karena payroll berhubungan langsung dengan pajak, oleh karena itu biasanya
pemerintah juga akan turut mengaudit transaksi yang berhubungan dengan payroll
dan pajak yang dipungutnya
 Ada beberapa hal-hal yang harus dipahami oleh auditor untuk memudahkan
memenuhi kewajibannya, diantaranya yaitu:

1. Internal Control di setiap perusahaan berbeda-beda, oleh karena itu auditor harus dapat
mengidentifikasi internal control, kekurangannya, serta kelemahan pada materialitas di
Perusahaan
2. Penilaian Control risk yang dipakai oleh auditor harus di uji terlebih dahulu dengan Test of
Controls
3. Auditor harus yakin atas efektivitas dari Internal Control atas laporan keuangan telah memadai
sehingga auditor dapat memberikan opininya
4. Uji substantif dari transaksi berbeda-beda tergantung penilaian control risk dan pertimbangan
profesional auditor
5. Pengujian pada tabel 20-2 tidak perlu dilakukan sesuai urutan, melainkan disesuaikan dengan
kebutuhan
 Key Control untuk melakukan penilaian control risk pada siklus
penggajian dan personalia adalah:

1. Adequate separation of duties

Pemisahan tugas yang memadai adalah hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, hal ini
ditujukan untuk mencegah fraud seperti menggaji berlebihan atau menggaji karyawan yang tidak ada.
Setiap aktivitas kunci payroll harus dipisahkan, seperti bagian personalia yang mengurus penambahan
dan pengurangan karyawan, proses penggajian, dan pembayaran penggajian

2. Proper Authorization
Seperti yang ada pada pemisahan penugasan, otorisasi juga harus dilakukan secara tepat, seperti
personalia yang memiliki otoritas untuk menambah dan mengurangi karyawan dalam master file, jam
kerja yang diotorisasi oleh kepala karyawan.
3. Adequate Documents and Records
Auditor harus memastikan dokumen dan pencatatan payroll telah sesuai dengan sifat payroll, seperti
pencatatan waktu kerja dalam satuan jam penting untuk karyawan yang upah dengan sistem per jam,
tapi tidak untuk pekerja yang digaji per bulan

4. Physical Control Over assets and Records

Apabila perusahaan menggaji dengan cara mengirimkan langsung ke bank karyawan, maka perusahaan
harus membatasi akses sistem pembayaran. Apabila perusahaan menggaji dengan menggunakan cek,
maka perusahaan harus membatasi cek gaji yang belum diedarkan dan hanya ditandatangi oleh pihak
yang berwenang

5. Independent Checks on Performance

Perhitungan payroll harus diverifikasi secara independen, pihak manajemen atau karyawan yang
bertanggung jawab wajib meninjau payroll telah terhindar dari salah saji atau jumlah yang tidak wajar.
Terutama pada perusahaan manufaktur yang dimana beban gaji akan memengaruhi nilai persediaan dan
pengalokasian beban harus dilakukan secara tepat
 Payroll Tax Forms and Payments
Data pemotongan pajak penghasilan yang tepat merupakan hal yang penting untuk setiap perusahaan
karena jumlahnya yang material dan apabila terdapat kesalahan pembayaran maka akan berpotensi
menjadi kewajiban di masa depan.

1. Preparation of payroll tax forms

Untuk memahami secara penuh Internal Control perusahaan, auditor harus memahami bagaimana cara
kerja formulir pajak penghasilan yang wajib diisi oleh klien serta cara klien menyiapkan formulir pajak
penghasilan. Auditor juga harus memahami potensi kewajiban yang akan dihadapi perusahaan apabila
terdapat pajak yang tidak dibayar, sanksi, serta tarif yang akan dikenakan apabila klien gagal
melaporkan pajak secara tepat. Dibutuhkan rekonsiliasi atas informasi yang ada pada formulir pajak
dengan pencatatan payroll apabila auditor percaya bahwa pajak yang disetorkan tidak sesuai.

2. Timely Payment of the payroll Taxes Withheld and Other Withholdings

Auditor lebih baik melakukan pengujian untuk menentukan apakah kliennya telah memenuhi
kewajibannya secara hukum dalam penyetoran pajak penghasilan dan kewajiban lainnya
 Inventory and Fraudulent Payroll Considerations
Auditor dapat melebarkan jangkauan prosedur audit pada siklus penggajian dan personalia apabila
dirasa payroll akan memberikan efek yang signifikan pada penilai persediaan atau saat auditor merasa
adanya kemungkinan kecurangan dalam transaksi payroll, seperti karyawan fiktif, atau waktu kerja
yang dikarang sendiri.

1. Relation between Payroll and Inventory Valuation

Ketika beban gaji merupakan bagian yang signifikan dari perhitungan persediaan seperti pada
perusahaan manufaktur dan konstruksi, klasifikasi akun yang tidak tepat dapat memberikan efek yang
material untuk memengaruhi penilaian aset, contohnya seperti Work in Progress, Finished Goods, atau
Construction in Process.

2. Test of Nonexistent Employees

Kecurangan dengan cara pembayaran gaji pada karyawan fiktif biasanya muncul dengan cara tetap
melakukan pembayaran kepada karyawan yang telah berhenti bekerja diperusahaan tersebut, tindakan
ini biasanya dilakukan oleh staf yang bertanggung jawab atas distribusi gaji, kepala karyawan, antar
sesama karyawan atau bisa juga karyawan yang telah berhenti bekerja itu sendiri.
3. Test of Fraudulent Hours
Fraudulent hours atau kecurangan dalam waktu kerja merupakan kecurangan yang dilakukan ketika
karyawan melaporkan jam kerjanya lebih dari jam kerja yang sebenarnya karyawan tersebut lakukan.
Karena kurangnya bukti yang ada, auditor biasanya sukar untuk menemukan kecurangan waktu kerja
ini, salah satu prosedur yang dapat dilakukan adalah dengan rekonsiliasi total jam kerja yang diupah
pada catatan payroll dengan laporan independen dari bagian produksi tentang catatan jam kerja yang
dilaksanakan. Tetapi secara keseluruhan akan lebih mudah untuk perusahan mencegah tipe kecurangan
ini dengan Internal control yang memadai dibandingkan auditor yang harus mendeteksinya

4. Fraudulent Expense Reports

Reimburse biaya transportasi dan makan adalah bagian dari siklus perolehan dan pembayaran, tetapi
tidak jarang bagi auditor untuk melakukan prosedur tambahan sebagai bagian dari uji siklus penggajian
dan personalia, pemalsuan laporan beban dapat menjadi indikator lemahnya Internal Control dan
potensi kecurangan di area lain juga, auditor dapat memeriksa apakah biaya yang dikeluarkan benar-
benar terjadi dan apakah proses reimburse telah sesuai dengan aturan dari perusahaan.
 Metodologi untuk mendesain prosedur
analitis substantif dan Test of Details dari
Saldo
Setelah melewati tahap Test of Control dan uji substantif dari transaksi, auditor akan memahami
kemungkinan salah saji dalam laporan keuangan, oleh karena itu auditor sekarang dapat masuk ke
tahap selanjutnya yaitu Test of Details dari saldo, metodologi yang digunakan untuk menentukan Test
of Details yang sesuai akan dibagi menjadi 3 fase yaitu:

1. Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang akan memengaruhi Payroll

2. Menetapkan materialitas dan menilai inherent risk
3. Menilai Control risk dan melakukan pengujian yang terkait
4. Melakukan prosedur analitis substantif
5. Mendesain dan melakukan Test of details untuk akun utang dan beban
1. Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang akan memengaruhi Payroll
Pada dasarnya bisnis klien tidak memiliki risiko untuk memengaruhi Payroll secara signifikan, tetapi
risiko dapat muncul ketika kompensasi yang kompleks muncul, seperti bonus atau perjanjian Stock
option plans.

2. Menetapkan materialitas dan menilai inherent risk

Sebagian besar perusahaan akan memiliki transaksi dalam jumlah besar yang berkaitan dengan payroll,
tetapi akun yang berkaitan dengan payroll dalam laporan posisi keuangan biasanya tidak signifikan
kecuali untuk beban gaji yang di bebankan ke persediaan.

Diluar potensi terjadinya kecurangan, inherent risk pada objektif audit terkait neraca dinilai relatif
rendah, terdapat inherent risk yang cukup tinggi pada transaksi payroll dikarenakan transaksi payroll
melibatkan kas, oleh karena itu objektif audit yang terkait transaksi biasanya akan ditekankan pada
Occurrence (kejadian).
Untuk perusahaan manufaktur, dikarenakan beberapa beban gaji langsung di masukan sebagai nilai
persediaan, maka ada potensi terjadinya kesalahan dalam klasifikasi sehingga auditor harus dapat
mengidentifikasi kesalahan klasifikasi tersebut.
3. Menilai Control risk dan melakukan pengujian yang terkait
4. Melakukan prosedur analitis substantif
Prosedur analitis substantif merupakan prosedur yang penting di semua siklus termasuk siklus
penggajian dan personalia
5. Mendesain dan melakukan Test of details untuk saldo utang dan beban
A. Test of Details saldo utang gaji
Verifikasi akun utang yang berkaitan dengan payroll atau sering disebut accrued payroll akan mudah
apabila auditor menilai Internal Control telah dijalankan secara efektif, dua objektif audit terkait dengan
neraca yang utama dalam melakukan test of details saldo utang adalah:
6. Utang telah tercatat sesuai dengan nominal yang seharusnya (accuracy)
7. Transaksi pada siklus penggajian dan personalia dicatat sesuai periode (cutoff)

Perhatian utama dari kedua objektif diatas adalah untuk memastikan tidak ada utang yang understated
atau dihilangkan.

Setelah mengetahui objektif dari Test of Details utang gaji, selanjutnya adalah mengetahui transaksi-
transaksi yang termasuk dalam utang gaji
8. Ammount withheld from employees’ pay
9. Accrued Salaries and Wages Expense
10. Accrued Commissions
11. Accrued Bonus
12. Accrued Vacation pay, sick pay, or Other Benefits
13. Accrued Payroll Taxes
B. Test of Details saldo beban gaji
Laporan laba rugi adalah laporan yang terdampak langsung oleh beban gaji, auditor harus melakukan
sedikit pengujian tambahan pada laporan laba rugi di luar prosedur analitis substantif, Test of Controls,
uji substantif dari transaksi, serta Test of details saldo utang gaji, dan tambahan pengujian secara
ekstensif hanya dilakukan ketika auditor menemukan kekurangan atau kelemahan dalam Internal
Control, salah saji yang material dalam Test of Details saldo beban utang gaji.

Transaksi yang terkait dengan beban gaji

1. Officers’ Compensation
2. Commission
3. Payroll Tax Expense
4. Total Payroll
5. Contract Labor
Tujuan Penyajian dan Pengungkapan

Pengungkapan pada siklus penggajian dan

personalia tidak perlu panjang, tetapi beberapa
transaksi yang kompleks mungkin dibutuhkan
pengungkapan di catatan kaki.
Thank You 
Do u have any question?