A.

PERBEDAAN ANTARA SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA DENGAN

SIKLUS-SIKLUS LAINNYA
Perbedaan antara siklus penggajian dan personalia dengan siklus-siklus lainnya meliputi :
1) Dalam penggajian hanya terdapat satu golongan transaksi. Kebanyakan siklus mengandung
lebih dari satu golongan transaksi.
2) Transaksi biasanya jauh lebih signifikan dari saldo akun neraca yang bersangkutan
3) Pengendalian internal atas penggajian pada umumnya efektif pada hampir semua perusahaan,
bahkan pada perusahaan kecil sekalipun.

B. AKUN-AKUN DAN TRANSAKSI-TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN

DAN PERSONALIA
Berikut ini merupakan akun-akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia

Dalam gambar tersebut digunakan akun T untuk menggambarkan aliran informasi

melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sistem pada umumnya,
akun upah dan gaji hanya digunakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan,
akun beban didebet pada saat upah dan gaji sesungguhnya dibayar, bukan pada saat beban gaji
terjadi. Utang yang berkaitan dengan gaji dan upah dicatat melalui jurnal penyesuaian pada akhir
periode untuk semua yang telah menjadi beban tapi belum dibayar.

C. FUNGSI-FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN

YANG BERSANGKUTAN
Siklus penggajian dan personalia diawali dengan pengangkatan pegawai dan diakhiri dengan
pembayaran gaji/upah dan pembayaran kewajiban pajak penghasilan karyawan yang telah
dipotong kepada pemerintah dan institusi lain serta utang biaya tenaga kerja dan utang PPh
karyawan. Berikut tabel golongan transaksi, akun-akun, fungsi bisnis, dan dokumen serta catatan
yang bersangkutan untuk Siklus Penggajian dan Personalia

Golongan Akun-Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan

Transaksi
Penggajian Kas-Gaji Sumber Daya Catatan tentang sumber daya
Semua akun biaya yang Manusia manusia.
berhubungan dengan Formulir potongan wajib.
imbal jasa tenaga kerja. Surat Keputusan Penetapan
Semua akun yang Tarif
berhubungan dengan
potongan atas
pendapatan kotor tenaga
kerja.
Semua akun utang yang
berhubungan dengan
ketenagakerjaan.
Pencatatan waktu Catatan waktu kerja.
dan pembuatan Kartu waktu per job.
daftar gaji File transaksi penggajian.
Jurnal penggajian.
Master file penggajian.
Pembayaran gaji Bukti transfer atau check.
Rekonsiliasi bank akun gaji.
Pembuatan bukti Bukti pembayaran PPh
 potong PPh karyawan.
karyawan dan
pembayaran PPh
karyawan

D. METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBSTANTIF TRANSAKSI
Metodologi untuk perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substantive transaksi
untuk siklus penggajian dan personalia sama dengan metodologi yang digunakan pada bab
sebelumnya yaitu : memahami pengendalian internal, menilai risiko pengendalian direncanakan,
menentukan luas pengujian pengendalian, merancang pengujian pengendalian dan pengujian
substantive transaksi untuk memenuhi tujuan audit transaksi.
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan dikendalikan dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, untuk mengurangi pengaudan dan ketidakpuasan
karyawan, serta menekan kemungkinan kecurangan.
Ada beberapa alasan audit hanya memiliki risiko minimal untuk terjadinya kesalahan
material seskipun penggajian sering menjadi bagian signifikan dari total beban, yaitu 1)
karyawan pada umumnya akan protes kepada manajemen bila tidak dibayar sesuai jumlah
seharusnya, 2) semua transaksi penggajian biasanya seragam dan tidak rumit, 3) transaki
penggajian menjadi sasaran untuk diaudit oleh Kantor Pajak dalam menentukan pajak
penghasilan yang benar sehingga perusahaan cenderung melaporkannya dalam jumlah yang
benar.
Prosedur dalam perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substantiff:
a. Memahami Pengendalian Internal – Siklus Penggajian dan Personalia

Dalam siklus ini memiliki pendekatan yang sama dengan pengujian transaksi penjualan
penjualan dan penerimaan kas. Beberapa hal yang harus diketahui oleh auditor yaitu 1)
pengendalian internal dapat berbeda tiap perusahaan, sehingga auditor harus mengidentifikasi
pengendalian, defisiensi-defisiensi signifikan dan kelemahan material tiap entitas, 2)
pengendalian untuk mengurani penilaian risiko pengendalian harus diuji melalui pengujian
pengendalian, 3) pengujian substantive golongan transaksi dapat berbeda tergantung
penilaian risiko pengendalian dan pertimbangan audit lainnya, 4) pengujian tidak sepenuhnya
berurutan, karena dapat dilakukan bersamaan apabila memungkinkan dan dilakukan sepraktis
mungkin dengan program audit.

Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalam penilaian riisko
pengendalian, yaitu:

- Pemisahan tugas yang memadai, sangat penting untuk mencegah terjadinya

pembayaran berlebih dan pembayaran kepada pegawai fiktif. Fungsi penggajian harus
independen terhadap bagian SDM yang mengendalikan aktivitas pengendalian kunci.
Pembuatan daftar gaji/upah juga harus dipisahkan dari pembayaran atau penyerahan
gaji/upah kepada karyawan.
- Pengotorisasian yang tepat, hanya bagian SDM yang berwenang untuk menambah
atau mengurangi tenaga kerja dari daftar gaji atau melakukan perubahan tarif
gaji/upah, serta menetapkan pemotongan-pemotongan. Jumlah jam kerja setiap
pegawai, terutama jam kerja lembur, harus mendapat otorisasi dari penyelia.
- Dokumen dan catatan yang memadai, dokumen dan catatan tergantung pada sifat
sistem penggajian. Catatan waktu kerja diperlukan untuk pegawai-pegawai yang
dibayar. Untuk pegawai lainnya dibayar berdasarkan jumlah yang dihasilkan atau
dengan sistem insetif diperlukan catatan yang berbeda. Dokumen bernomor urut
tercetak untuk pencatatan waktu tidak begitu diperlukan untuk penggajian karena
tujuan tujuan kelengkapan bukan hal yang diwaspadai.
- Pengawaan fiisik atas aset dan catatan, cek harus ditandatangani petugas yang
ditetapkan perusahaan dan gaji harus dibayarkan seseorang ynag independen dari
fungsi pembuatan daftar gaji dan fungsi pencatatan waktu. Semua check yang
tidak/belum diambil pegawai yang berhak harus dikembalikan ke bagian keuangan
untuk disetor ke Bank. Akses terjadinya check tak bertandatangan, otomatis dengan
mesin atau transfer langsung ke akun masing-masing pegawai harus dibatasi, dan
sistem untuk mengotorisasi pembayaran juga harus dibatasi.
- Pengecekan independen atas pelaksanaan kerja, perhitungan dalam daftar gaji
harus diverifikasi secara independen termasuk dengan melakukan perbandingan
antara batch total dengan laporan iktisar. Seorang anggota manajemen atau petugas
yang ditunjuk harus mereview hasil perhitungan tersebut apabila ada kesalahan
 penyajian atau jumlahnya tidak wajar. Jika biaya tenaga kerja manufaktur
mempengaruhi penilaian persediaan atau jika perlu dilakukan pengumpulan biaya per
job, maka perlu dilakukan pengendalian untuk memeriksa kebenaran biaya yang
dibebankan pada job bersangkutan.
b. Pemotongan Pajak P.Ph 21 dan Pembayarannya ke Kas Negara
- Pemotongan Pajak P.Ph 21, auditor harus memahami cara perusahaan memotong
gaji/upah sebagai bagian dari pemahaman pengendalian internal.
- Pembayaran pajak penghasilan karyawan dan potongan lain tepat waktu,
auditor harus melakukan pengujian kepatuhan klien dalam menaati kewajiban
menyetorkan semua pemotongan atas penghasilan kotor karyawan. Pemotongan
tersebut meliputi pemotongan P.Ph 21, dana pensiun pegawai, asuransi wajib, iuran
serikat pekerja, dsb.
c. Pertimbangan Persediaan dan Kecurangan Penggajian, auditor dapat memperluas
prosedur audit penggajian apabila penggajian mempengaruhi penilaian persediaan secara
signifikan atau jika auditor khawatir dengan kemungkinan kecurangan transaksi
penggajian seperti kemungkinan adanya pegawai fiktif atau kecurangan dalam
menetapkan jumlah jam kerja.
- Hubungan penggajian dengan penilaian persediaan, apabila gaji menjadi bagian
yang signifikan dalam persediaan, maka penggolongan akun penggajian bisa
berpengaruh secara material terhadap penilaian aset-set. Demikian pula persediaan
akan terpengaruh apabila biaya tenaga kerja langsung keliru dibebankan pada job atau
proses tidak sesuai.
Apabila pesanan akan ditagih kepada pemesan atas dasar cost-plus-basis, maka
pendapatan dan penilaian persediaan akan terpengaruh oleh pembebanan biaya tenaga
kerja pada job yang salah.
Apabila biaya tenaga kerja menjadi bagian yang material dalam penilaian
persediaan, auditor harus menekankan pengujian pengendaliannya pada ketepatan
penggolongan transaksi penggajian. Konsistensi dari periode ke periode sangat
penting dalam penggolongan dan bisa diuji dengan menelusuri catatan jam kerja
sejumlah pegawai ke catatan biaya setiap job untuk memastikan bahwa semua telah
dicatat dengan tepat. Selain itu, perlu juga penelusuran dari catatan biaya perjob ke
 kartu waktu kerja untuk menguji kemungkinan terjadinya pembebannan biaya tenaga
kerja fiktif ke dalam persediaan.
- Pengujian tenaga kerja fiktif, pendistribusian gaji/upah ke pegawai fiktif terjadi
akibat masih dicantumkan pegawai pensiun atau berhenti dalam daftar gaji.
Kecurangan ini biasanya dilakukan oleh petugas pembuat daftar gaji, mandor atau
pihak lain. Apabila mandor yang bertugas meloloskan pegawai untuk dicatat dalam
catatan harian masuk kerja dan memberi tandatangan persetujuan kartu waktu kerja
pada akhir periode juga bertugas membagikan uang atau check gaji atau disetorkan ke
akun pegawai, maka kemungkinan penggelapan gaji/upah pegawai terbuka.
Untuk mendeteksi kecurangan ini, auditor dapat membandingkan nama yang
tercantum dalam check gaji atau bukti setor ke akun pegawai di bank dengan kartu
waktu dan catatan lain untuk memeriksa kebenaran tandatangan persetujuan
pembayaran dan tandatangan penerimanya atau dengan perangkat lunak untuk
memeriksa kemungkinan duplikasi.
Untuk menguji adanya pegawai fiktif, auditor dapat menelusuri dengan memilih
sejumlah transaksi terbukukan dalam jurnal penggajian ke bagian SDM untuk
memastikann apakah pegawai-pegawai benar-benar pegawai perusahaan pada periode
yang diaudit. Salah satu prosedur untuk menguji ketepatan penanganan pegawai telah
berhenti dengan memilih beberapa file dari catatan pegawai yang telah berhenti pada
tahun ini ada di bagian SDM untuk memastikan mereka telah mendapat pembayaran
terakhir sesuai aturan yang berlaku. Masih adanya pembayaran pada pegawai yang
berhenti dapat diuji dengan menggunakan perangkat lunak audit untuk
membandingkan tanggal berhent menurut catatan dibagian SDM sengan tanggal
pembayaran gaji dalam jurnal penggajian untuk memastikan bahwa pegawai yang
telah berhenti tidak lagi menerima pembayaran. Prosedur ini akan efektif jika bagian
SDM tidak menerima informasi tentang pemberhentian pegawai.
- Pengujian kecurangan dalam jam kerja, kecurangan ini terjadi jika seorang
pegawai melaporkan waktu kerja lebih banyak dari seharusnya. Karena kurangnya
bukti, auditor sering kesulitan mengungkapkan jam kerja ynag tidak lazim tersebut.
Prosedur yang tepat yaitu dengan merekonsiliasi antara total jam kerja yang dibayar
dengan daftar gaji/upah dengan catatan independen tentang jam kerja. Perangkat
 lunak audit dapat dipakai menguji kewajaran jam kerja atau jumlah pembayaran
kepada setiap pegawai dan jumlah tidak normal yang teridentifikasi untuk diuji lebih
lanjut.
E. METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN RINCI SALDO