PROSEDUR PENANGANAN

DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
STANDAR KERJA DALAM MENCIPTAKAN DOKUMEN

 Jenis data atau informasi yang dibutuhkan organisasi.

 Prinsip efisiensi dan efektivitas form yang digunakan.
 Sistem yang akan digunakan dalam pelayanan.
 Kuantitas penggunaan dokumen.
 Layout form atau dokumen yang dibuat.
 Mencetak form atau dokumen sebagai master untuk
digandakan.
 Legalitas dari pihak terkait sebelum digandakan.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
STANDAR KERJA DALAM PENGGANDAAN DOKUMEN

 Jumlah penggunaan form atau dokumen.

 Sistem penggandaan dokumen yang digunakan.
 Penempatan form atau dokumen setelah
digandakan.
 Pengelolaan penggandaan.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
STANDAR KERJA DALAM PENGGUNAAN DOKUMEN

 Ketepatan dalam pengisian formulir (tatacara

pengisian).
 Kejelasan data.
 Prosedur kerja jika terjadi kesalahan data atau
kerusakan dokumen berupa perlu tidaknya penggantian
dokumen atau cukup dengan memberikan tanda koreksi
pembetulan.
 Prosedur penyimpanan dokumen aktif sebelum diproses
meliputi tempat penyimpanan, sistem penyimpan dan
klasifikasi dokumen sesuai pokok masalahnya.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
STANDAR KERJA DALAM PENGOLAHAN DOKUMEN

 Menghitung jumlah dokumen.

 Melakukan cek kebenaran dan tingkat keabsahan
dokumen.
 Mengklasifikasikan dokumen menurut jenisnya.
 Mengurutkan dokumen sesuai urutan kronologis.
 Mengolahnya kedalam sebuah informasi.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
INFORMASI

Informasi yang disusun dapat berupa laporan

pertanggung jawaban petugas kepada atasannya,
pengumuman, bahan untuk mengambil keputusan
atau kebijakan oleh pimpinan dan lainnya dalam
organisasi baik itu manual atau elektronik.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
STANDAR KERJA DALAM PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

 Jumlah yang akan diberi informasi.

 Bentuk atau sistem informasi.
 Waktu penyampaian informasi.
 Media atau alat yang digunakan.
 Validasi informasi yang ditandai
dengan tanda tangan pimpinan atau
petugas terkait.
 PROSEDUR PENANGANAN
DOKUMEN
Menciptakan Menggandakan

Menggunakan
dalam
pelayanan

Informasi Mengolah

Pendistribusian Penyimpanan
TEKNIK PENGATURAN PENYIMPANAN DAN PENATAAN
DOKUMEN

 Sistem abjad (Alphabetical Filling

System)
 Sistem perihal (Subject)
 Sistem nomor (numeric)
 Sistem geografis (wilayah)
 Sistem tanggal (chronoligis)