SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

Apt. Tenti Herawati.,SF.,MM

WHY USE MANAGEMENT
INFORMATION ?

A. Kegiatan Bisnis yang semakin komplek

B. Kemampuan komputer semakin baik
KONSEP SISTEM INFORMASI

 Berbagai macam organisasi saat ini telah

dikelola secara sistem.
What is system?
 Oleh L.Ackof bahwa, sistem adalah:
Setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yg
terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling
tergantung satu sama lain.

Oleh John A.Beckett, sistem adalh :

kumpulan sistem2 yang berinteraksi.
What is Information?
 RJ. Beishon, dikutip Onang (1989), informasi
adalah: Diinterpretasikan, barangkali, lebih
luas drpd biasanya, yang mencakup isyarat &
data yg diterima seorang manajer sehari-hari,
baik dalam bentuk pekerjaan atau tidak.

 Samuel Eilon, dikutip Onang (1989) bahwa :

sebagai pernyataan yg menjalankan suatu
peristiwa atau suatu objek /konsep,
sedemikian rupa shg membantu kita untuk
membedakan dari yang lain.
  Menurut Gordon B. Davis (1992), informasi dpt
mengenai data mentah, data tersusun,
kapasitas sebuah komunikasi.

DATA : Menunjukkan keadaan real.

INFORMASI : Hasil dari pemprosesan data yang dapat memberikan makna

untuk pengambilan keputusan ( hasil interpretasi
data).
 PENYIMPAN
DATA

DATA PENGOLAH INFORMASI

Gb. Bagan transformasi data menjadi
informasi
 Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi.

 Sistem pengolahan mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna / informasi bagi penerimanya.

 Def. umum: data yg telah diolah menjadi sebuah bentuk yg berarti bagi
penerimanya & bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau
mendatang.
PROSES TRANSFORMASI DATA
 Processing data
Mis: Data yang dilakukan untuk analisis
trend, statistik, pareto, dll
 Presenting information
Dibuat dalam bentuk grafik, chart
 Interpreting information
Datanya benar atau tidak?
Dibandingkan dengan grafik
lainnya
 Taking action
 CIRI INFORMASI
• Realitas / tidaknya

Benar/salah • Jika penerima informasi yg salah

mempercayainya, akibatnya sams spt yang
benar

• Informasi dapat sama sekali baru dan segar

BARU bagi penerimanya

• Informasi dapat memperbaharui /

TAMBAHAN memberikan tambahan baru pada
informasi yang telah ada

• Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas

KOREKTIF informasi yg salah / palsu sebelumnya

• Informasi dapat mempertegas informasi yang telah

PENEGAS ada
• Ini masih berguna krn meningkatkan persepsi
penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.
KESALAHAN INFORMASI
a) Metode pengukuran & pengambilan data yg
salah
b) Tidak mengikuti prosedur pengolahan yang
benar
c) Data hilang atau tidak terolah
d) Kesalahan mencatat / mengoreksi data
e) File induk yang salah
f) Kesalahan dalam prosedur pengolahan
g) Kesalahan yang disengaja
KESULITAN MENGHADAPI KESALAHAN DAPAT DIATASI
DG :

1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan

2. Audit intern dan ekstern
3. Menambah batas-batas kepercayaan pada data
4. Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan
pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan
yang mungkin terjadi
 Data
sesuai
SIKLUS INFORMASI realita

OUTPUT
INPUT (informas
i yg telah
diolah)

DATA
DASAR PENERIMA
DATA
AN

TINDAK KEPUTUSAN
LANJUT
NILAI INFORMASI DAPAT DITENTUKAN OLEH 2 HAL :
A. Manfaatnya
B. Biaya untuk mendapatkannya

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan cost

effectiveness atau cost benefit. Selebihnya sebagian informasi
tidak dapat dinilai persis keuntungannya dengan satuan nilai
uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya
PENGERTIAN SIM
 Adalh suatu sistem manusia, mesin yang
terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk
mendukung kegiatan-kegiatan operasional,
manajemen dan pengambilan keputusan suatu
organisasi (Gordon B.Davis)

 Y.i : Metode formal yang menyediakan bagi pihak

manajemen sebuah informasi yang tepat waktu,
dapat dipercaya, untuk mendukung proses
pengambilan keputusan bagi perencanaan,
pengawasan, dan fungsi operasi yang lebih efektif
(James,A.F.Stoner)
Lanj. pengertian SIM
 Sistem antar manusia-mesin (computer dan
instrument di dalamnya) yg terpadu, guna
menyediakan informasi yang mendukung
proses, manajemen, dan fungsi pengambilan
keputusan dalam suatu organisasi (E.S
Margianti & Suryadi HS).
 INPUT Proses manajemen Output

Manusia
Modal Planning
Melalui Organizing Jadi Hasil optimal dari
Money berbagai
Leading
Methods Controlling kepentingan
Materials

Gb. Sistem informasi dalam manajemen

KOMPONEN SIM
 Record Keeping Documents
Berisi data aktivitas per unit-unit kecil.

 Data Reporting Form

Berisi data yang ditransmisikan ke unit –
unit lain / departemen lain untuk membuat
keputusan manajeman

 FeedbackReport
Kumpulan data dari berbagai unit
Unsur Fisik Sistem Informasi
Manajemen
 Perangkat keras komputer
 Perangkat lunak (sistem umum, terapan
umum, program aplikasi)
 Data base , yi data yang tersimpan dalam
media penyimpanan komputer
 Prosedur
 Petugas Pengoperasian
 KEGUNAAN & FX SI BAGI
PERUSAHAAN

1. Meningkatkan aksesibilitas data yg tersaji scr

tepat waktu & akurat bagi pemakai, tanpa
mengharuskan adanya perantara sistem informasi
2. Menjamin tersedianya kualitas & ketrampilan
dalam memanfaatkan sistem informasi secara
kritis
3. Mengembangkan proses perencanaan yg efektif
4. Pendukung pengambilan keputusan
Peranan & Fungsi utama SI
I. Mendukung operasi bisnis
 Mulai dari akuntansi s.d penelusuran pesanan
pelanggan

 Menyediakan dukungan bagi manajemen dalam

kegiatan sehari hari

 Jika tanggapan/respon yg cepat mjd penting,

maka kemampuan sistem informasi untuk dapat
mengumpulkan dan mengintegrasikan ke
berbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting
Lanj. Peran & Fungsi utama SI
II. Mendukung pengambilan keputusan manajerial

 SI dapat mengkombinasikan informasi untuk

membantu manajer dalam menjalankan bisnis
dengan lebih baik

 Informasi yang sama dapat membantu para manajer

mengidentifikasikan kecenderungan & untuk
mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya

 SI akan membantu para manajer membuat

keputusan yang lebih baik, cepat, tepat waktu,
relevan, dan lebih bermakna.
III. Mendukung keunggulan strategis

 SI yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis

perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

 Perusahaan dapat bertahan & sukses, jika dapat melawan

kekuatan persaingan berupa :

a) Persaingan pesaing yg berada di industri yg sama

b) Ancaman dari perusahaan baru
c) Ancaman produk pengganti
d) Kekuatan tawar menawar dari konsumen
e) Kekuatan tawar menawar dari pemasok
Konsep SIM penting untuk SI yang efektif &
efisien
1) Menekankan pada orientasi manajeman dari
pemprosesan informasi pada bisnis yang
bertujuan mendukung pengambilan
keputusan manajemen (management
decision making)

2) Menekankan bahwa kerangka sistem (system

framework) harus digunakan untuk
mengatur penggunaan SI
 KLASIFIKASI SISTEM INFROMASI
SISTEM INFORMASI UNTUK OPERASI BISNIS
A. TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS)
 Sistem informasi manual untuk sistem proses data dg bantuan
mesin mjd sistem proses data elektronik ( electronic data
processing systems)

 Mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis

(penjualan, pembelian, & perubahan persediaan)

 Menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan

internal / eksternal ex. Membuat pernyataan konsumen, cek
gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir
pajak & rek. Keuangan.

 Memperbarui data base yang digunakan perusahaan untuk

diproses lebih lanjut oleh SIM
 PROCESS CONTROL SYSTEMS (PCS)

 Membuat keputusan yang mengendalikan

proses operasional,, ex. Keputusan
pengendalian produksi, pembelian barang di
apotek

 Melibatkan proses produksi fisik yang secara

otomatis dibuat oleh komputer
 OFFICE AUTOMATION SYSTEMS (OAS)

 Mengumpulkan, memproses, menyimpan,

dan mengirim data & informasi dalam
bentuk komunikasi kantor elektronik.

 Word processing, surat elektronik, invoice

elektronik, teleconference
SISTEM INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

 Menyediakan informasi yg dirancang untuk

menyediakan informasi yang akurat, tepat
waktu & relevan

 Meniadakan pengembangan yg tidak efisien

& penggunaan komputer yang tidak efektif
 Konsep SIM penting untuk SI yang efektif & efisien
karena :
1) Menekankan pada orientasi manajeman dari
pemrosesan informasi pada bisnis yang
bertujuan mendukung pengambilan
keputusan manajemen (management decision
making)
2) Menekankan bahwa kerangka sistem (system
framework) harus digunakan untuk mengatur
penggunaan SI;
 Penggunaan SI pd bisnis harus dilihat sebagai
suatu integrasi & berhubungan, tidak sesuai
proses yg berdiri sendiri.
 PIRAMIDA SISTEM INFORMASI

EIS : Executive
Information System

MIS :Manajemen
Information
System
Policy and Legal Framework
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
Tujuan
 Melindungi sekumpulan data

 Menyediakan kinerja penjualan & hasil

pemasaran untuk membuat keputusan ex.
Petugas keuangan, direktur pemasaran, &
pimpinan eksekutif.
 Konsep Dasar SI eksekutif

1. Faktor Penentu Keberhasilan (critical success

factor)

2. Management by exception (MBE)

3. Model Mental
 Kebanyakan data sistem informasi eksekutif
menunjukkan
 Menyesuaikan dg pemakai eksekutif perorangan

 Mengekstrasi, menyaring, meringkas, dan menangkap data yg penting

 Memberikan akses status online, analisis tren, pelaporan perkecualian &

drill down

 Mengakses dan memadukan jangkauan data internal & eksternal yg

bersifat luas

 Bersifat user – friendly

 Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary

 Menampilkan informasi yang mudah dipahami

ERP (Enterprise Resource Planning)
 Sebagai suatu aplikasi terintegrasi yang
menjadi kerangka untuk mengubah &
membantu proses pembangunan proses
fondasi di dalam suatu organisasi, baik
terimplementasi dalam skala besar maupun
bertahap
 software ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) untuk
membantu proses reengineering dg tujuan melakukan
proses perbaikan fondasi manajemen &
mengintegrasikan semua proses bisnis pada area
manufaktur, distribusi, keuangan dan juga SDM.

 Dg proses re-engineering yg dibantu oleh teknologi,

manajemen dapat melakukan benchmarking.

 Benchmarking tsb meliputi: rancangan proses kerja,

dokumen pendukung, sistem informasi yang digunakan,
serta proses implementasi yang telah dilakukan.
MENGAPA ERP?
 Alasan kebutuhan perubahan teknologi

 Operasional perusahaan yang semakin

kompleks serta kebutuhan adanya
keakuratan, kecepatan, efektifitas, dan
efisiensi dari setiap proses.
 Marketing and Sales

Central Production &

Accounting &
data materials
finance
management

Human resources

Kebutuhan ERP untuk perusahaan

 KONSEP INTEGRASI SISTEM ERP
 Proses standarisasi dari semua aplikasi yg diterapkan di berbagai lokasi atau cabang
perusahaan.

 Proses efisiensi akan lebih tercapai dengan lebih cepat & memberikan tingkat
efekifitas dari sistem pelaporan menjadi lebih baik.

 Penyajian data secara online & realtime sistem tepat waktu

 Data base tunggal dimana semua informasi terintegrasi di dalam satu aplikasi dalam
waktu yang sama.

 Proses perencanaan & pengawasan dapat dilakukan dapat di lakukan di organisasi

dengan terpusat.

 Menghindari tingkat penyimpangan & meningkatkan konsistensi dari informasi yang

dihasilkan.

 Dapat mengurangi tingkat konflik yang kemungkinan akan terjadi dalam proses
bisnis.
 5 Tujuan penerapan ERP
MENGURANGI SAMPAH (REDUCING WASTE)

 Laporan sering tidak sesuai krn data sdh usang, berlebihan, tidak tepat sasaran

 Minimalisasi tingkat persediaan, pengadaan proses transportasi & pergudangan lebih efektif.

 Sebagai penghubung antara rekanan dagang untuk menghapuskan waktu terbuang dengan SCM

 Distrbutor akan lebih mudah dalam peramalan & koordinasi dalam setiap aktivitas

 Oleh adanya sistem terintegrasi pemasok, mk kesalahan komunikasi, waktu tertunda & kesalah
pahaman dpt dihindari

 SCM dapat membantu untuk mengawasi kelebihan & menghindari kelebihan persediaan serta
memastikan secara informasi bahwa ersediaan yg tepat waktu & tempat yang benar.

 Bisa membantu memilih metode yg paling efektif dari sisi biaya & jalur yg konsisten dg persediaan
& tujuan pengiriman barang.
 Meningkatkan komunikasi & kerjasama dg pelanggan
 Mengurangi proses administrasi yang berlebihan

 Di dalam sistem ERP, CRM, SRM memberikan suatu kontribusi & mekanisme untuk melakukan
suatu implementasi proses yg baru & lebih efektif serta dapat mengukur secara terkontrol &
terdokumentasi dengan baik.
 PERBAIKAN SECARA TERUS MENERUS
(CONTINUOUS IMPROVEMENT)

 Terdapat sistem intelejen bisnis yg memiliki

kemampuan untuk melakukan suatu evaluasi
& analisa bbrp varian atau selisih setiap
proses, dimana informasi tsb diperoleh dari
output sistem ERP.

 Sistem tsb lebih awal dalam pendeteksian

potensi masalah sebelum hal yang merugikan
muncul terjadi.
 PELUANG UNTUK PENINGKATAN PENJUALAN & PELAYANAN KE
PELANGGAN (SALES & CUSTOMER SERVICE OPPORTUNITIES )

 Pelayanan ke pelanggan harus menjadi fokus

di organisasi manapun & hal tsb harus
memberikan pelayanan yg lebih baik dari
waktu ke waktu ke pelanggan.

 Penundaan, pelayanan yang tidak ramah,

kesalahan & munculnya biaya baru,
kesemuanya merupakan titik lemah yang bisa
membawa suatu organisasi pada proses
keruntuhan.
 ERP (CRM) secara optimal maka proses dan informasi yang
terintegrasi dapat mempermudah para staff di front offfice di
dalam melakukan pemberian pelayanan yang lebih baik ke
pelanggan & meningkatkan peluang bisnis baru bagi
perusahaan.

 Proses menajemen pesanan di dalam ERP dapat membantu

pelanggan dg proses validasi yg bersifat online, mengecek
status kredit, perubahan harga & pelayanan yang lebih besar
dari sisi informasi.

 Alur manajemen akan mempercepat pesanan yang diterima &

mengurangi dampak keterlambatan yg akan terjadi di semua
bagian terkait.
 Sistem pabrikasi yang terotorisasi dari
sisi pesanan (orderless manufacturing)
 Dengan pemanfaatan ERP, proses pabrikasi mulai dari pesanan sampai ke proses di
setiap departemen produksi akan menjadi lebih terkontrol.

 Setiap produk & tahapan yg telah dilakukan dapat lebih termonitor dengan baik.

 Sebelum sistem ERP dilakukan, prosess pabrikasi tradisional sangat bergantung kepada
individu yang terkait & menimbulkan banyak penyimpangan yang tidak sesuai dengan
standar atau ukuran yang dikehendaki.

 Proses sinkronisasi dan administrasi antara fisik dan dokumen informasi yang tidak
sesuai baik dari sisi tingkat penyelesaian sampai siap kirim ke gudang.

 Setelah pemanfaatan ERP di dalam proses pabrikasi maka proses alur kerja menjadi
lebih cepat, proses administrasi telah lebih terotomatisasi shg kualitas produk yg
dihasilkan jauh lebih terkontrol, berkualitas & mengurangi biaya-biaya yang tidak perlu.

 Proses pengawasan material dari awal pengiriman sampai proses produksi menjadi
terlacak secara kuantitas, kualitas dan pengawasan jadual waktu lebih termonitor
dengan baik
 Kerjasama (collaboration)
 Dengan pemanfaata ERP sistem diharapkan
dapat meningkatkan kerja sama baik secara
internal maupun dengan pihak eksternal dari
organisasi.

 Proses pembelajaran dari bebrapa industri

yang sudah melakukan proses implementasi
ERP dengan baik, kinerja, peluang pasar dan
kesempatan-kesempatan baru menjadi lebih
cepat dan informatif.
 SAP
 SAP software pembantu dalam manajemen perusahaan juga menggunakan konsep penyajian data
secara Real-Time supaya nantinya keputusan-keputusan bisnis perusahaan tersebut bisa sesuai dengan
target yang diinginkan.

 System Application and Product in Data Processing (SAP) adalah software yang berbasis ERP (Enterprise
Resources Planning) yang digunakan sebagai alat untuk membantu manajemen perusahaan,
perencanaan, hingga melakukan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien. fungsinya secara
otomatis dan terintegrasi.

Sales and Distribution 

 Modul ini akan meningkatkan efisiensi dalam pengurusan kegiatan operasional yang berkaitan dengan

pengelolaan costumer order seperti proses sales, shipping, dan billing. 

Material Management 
 Modul ini membantu proses pembelian atau Procurement serta pengelolaan inventaris. 

Production Planning 
 Modul ini membantu proses perencanaan kegiatan produksi serta mengontrol aktivitasnya. 

Financial Accounting 
 Lingkup kerja modul ini adalah Standard Accounting Cash Management, General Ledger, Account

Payable, hingga melakukan konsolidasi untuk mempersiapkan laporan keuangan. 

Controlling 
 Modul ini bekerja sebagai analisis profitabilitas, Cost Element Accounting, serta Cost Center
Accounting. 
TUJUAN IMPLEMENTASI SAP PADA PERUSAHAAN

 
 Meningkatkan Kecepatan Bisnis 
Mencakup peningkatan respons terhadap tren pasar
yang terus berubah-ubah. Selain itu, peningkatan
layanan konsumen  

 Meningkatkan Konsistensi 
Bisa memastikan bahwa SOP berjalan dengan baik.
SAP juga mampu meningkatkan fungsi monitoring
pada bagian control masing-masing divisi. 
POS
 Point of sales (POS) merupakan suatu aplikasi
yang membantu proses penjualan barang di
outlet. Sistem ini akan mempermudah
pencatatan dan pengawasan stok barang
yang tersedia di gudang.

 POS memfasilitasi beberapa metode transaksi

dan berbagai macam metode pembayaran
yang bertujuan untuk meningkatkan
pelayanan dan kepuasan pelanggan.
SIAPA YANG DAPAT MENGGUNAKAN POS

 Manajer
 Supervisor
 TTK
 Kasir
 MENU POS
 LOGIN
 KASIR
 PENJUALAN
 INVENTORY
 STOCK OPNAME
 PENERIMAAN BARANG
 RIWAYAT TRANSAKSI
 RETUR & CN
 PERMINTAAN & PENYERAHAN BARANG
 DLL
MENU SMART STOCK

 MASTER DATA
 KOMITMEN
 INVENTORY
 PEMASARAN
 PENJUALAN
 PELANGGAN
 PENGATURAN
 PUSTAKA

Baltzan, P. dan Amy P., 2009, Essentials of Business Driven

Information System, McGraw-Hill, New York.

Kurniawan Widjaya Iwan, 2012, Enterprise Resource Planning,

Graha Ilmu, Yogyakarta.

Quick, J.D.,et all, 1997, Managing Drug Supply, Kumarian

Press, USA.

Sunyoto Danang, 2014, Sistem Informasi Manajemen, CAPS,

Yogyakarta.