TUGAS, KEWAJIBAN DAN WEWENANG DEPARTEMEN PROYEK

I.

UMUM

1. Departemen Proyek adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan pekerjaan proyek-proyek yang menjadi tanggungjawab/diterima oleh perusahaan atau proyek milik perusahaan sendiri.

2.

Dalam pelaksanaannya diwajibkan memenuhi persyaratan-persyaratan :

a. Pelaksanaan pekerjaan yang diterima sesuai dengan perjanjian yang dibuat oleh perusahaan dengan pemilik perusahaan. b. Pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan khusus berdasarkan perjanjian tersendiri/tambahan dan atau berdasarkan memo/persetujuan tertulis dari direktur perusahaan. c. Membina komunikasi dengan pemilik proyek dari awal pelaksanaan sampai serah terima yang kedua.

II.

PROYEK MANAGER

1. Melaksanakan tugas-tugas pengarahan dan pendayagunaan serta pengawasan atas semua personil proyek dalam bidang pelaksanaan. 2. Secara organisatoris bertanggungjawab kepada direksi dengan secara depatemental menjalin koordinasi sebaik-baiknya dengan bagian-bagian yang lain. a. Pelaksanaan kewajiban-kewajiban perusahaan sesuai perjanjian dengan pemilik proyek b. Pelaksanaan yang sesuai dengan rencana kerja dengan ekonomis menguntungkan perusahaan dengan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan.

III.

SITE MANAGER

Tugas-tugas dari Site Manager bertanggungjawab pada pelaksanaan pembangunan keseluruhan baik biaya, waktu dan mutu, dapat diberikan dalam beberapa bagian :

1.

Tugas Perencanaan

a. Merencanakan Time Schedule pelaksanaan proyek sesuai dengan kewajiban dari perusahaan terhadap pemilik proyek atau kepentingan perusahaan sendiri. b. Merencanakan pemakaian bahan dan alat dan pekerjaan instalasi untuk setiap proyek yang ditangani sesuai dengan volume dan waktu penggunaannnya.

2.

Tugas dan controlling pengarahan

Dapat diuraikan dalam beberapa hal-hal pokok : a. Memberikan instruksi pekerjaan dan pengarahan kepada pelaksana dalam menunjang pelaksanaan proyek. Instruksi-instruksi pekerjaan secara umum dapat diberikan secara lisan dan yang bersifat khusus dibukukan dalam buku instruksi pengawas. b. Mengadakan kontrol terhadap pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksiinstruksi yang diberikan baik segi teknis, kualitas pekerjaan, maupun time schedulenya. c. Mengadakan control disiplin kerja dari pelaksana-pelaksana proyek, mandor maupun tenaga kerja sesuai dengan tugas, kewajiban dan wewenang masingmasing.

3.

Tugas-tugas komunikasi dan administrasi

a. Berkomunikasi dengan pemilik rumah atau direksi yang ditunjuk dalam segala hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek untuk menunjang kewajiban perusahaan dengan pemilik proyek, baik dalam waktu maupun kualitasnya. Komunikasi ini juga meliputi pemilihan material, surat-menyurat, penyelesaian klaim dan sebagain6ya. b. Melaksanakan pekerjaan administrasi yang berkaitan dengan pekerjaan tambah kurang. Dan diberikan ke Budget Control sepengetahuan Proyek Manager dan disetujui oleh Direktur Proyek.

4.

Tugas Laporan

a. Membicarakan masalah-masalah khusus dan kesulitan-kesulitan teknis dengan Proyek Manager.

b. Membuat laporan mingguan untuk Proyek Manager yang mencakup kegiatan proyek, kesulitan-kesulitan proyek, dan hal-hal khusus yang perlu dilaporkan. c. Membicarakan kesulitan-kesulitan, rencana detail bangunan dengan Proyek Manager.

5.

Tugas pengaturan tenaga

a. Mengatur penggunaan tenaga pekerja di proyek untuk menunjang rencana Time Schedule. b. Menyetujui dan menerima tenaga pelaksana, mandor, dan pekerja sesuai dengan target dari kantor dan menugaskan sesuai dengan tujuan masing-masing. c. Mengusulkan hal-hal yang dapat menunjang pengarahan tenaga pelaksana kepada Manager Proyek. d. Memberikan data-data untuk perhitungan upah tenaga untuk dihitung oleh Budget Control, mencheck ulang perhitungan upah untuk disetujui oleh Proyek Manager dan Direktur Proyek.

PENINGKATAN KEMAMPUAN PERSONIL PROYEK

Bab ini pada dasarnya berisi mengenai apa yang harus diketahui dalam pelaksanaan pembangunan bangunan rumah tinggal, secara umum dibagi dalam dua bagian : A. B. Bersifat non teknis Masalah teknis

A.

NON TEKNIS

Dibagi dalam dua bagian pokok yang berkaitan dengan organisasi dan tugas-tugas manage-rial. 2. Pelaksanaan Pekerjaan Site Manager

Di sini diuraikan bagaimana pelaksanaan tugas-tugas Site Manager sesuai uraian pekerjaan yang termasuk dalam tugas-tugas Depatemen Proyek.

A.

BAGAIMANA MELAKSANAKAN TUGAS PERENCANAAN ?

1. Dalam kaitannya dengan Time Schedule proyek, perlu diperhatikan beberapa faktor dalam perencanaannya a. Tanggung jawab Waktu dari perusahaan terhadap pemilik proyek, contoh : bilamana kantor menerima kontrak pembangunan yang harus diselesaikan dalam waktu 6 (enam) bulan, maka dalam perencanaan time schedule harus dibuat lebih awal dari waktu selesainya kontrak, misalnya 5 bulan. b. Disesuaikan dengan hal-hal khusus, misalkan dalam pelaksanaan ternyata bahan yang direncanakan dating dalam waktu satu bulan ternyata memerlukan waktu sampai 3 bulan, time schedule harus dibuat penyesuaiannya. c. Segera membuat laporan ke atasan bila mengalami hambatan-hambatan dalam kaitannya dengan hal-hal di atas yang bila dianggap perlu dibuat permintaan tertulis kepada pemilik proyek/direksi untuk penambahan waktu pelaksanaan proyek. d. Gangguan cuaca/musim penghujan juga harus diperhitungkan terutama pada taraf pekerjaan awal sampai dengan pekerjaan penutup atap. e. Mempelajari rencana bangunan, baik segi arsitektur maupun konstruksinya sehingga waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan tiap-tiap tahap pekerjaan dapat direncanakan sesuai dengan kenyataan pelaksanaannya. f. Memperhatikan tenggang waktu pengorderan ke bagian logistic kantor dalam pengadaan material proyek, sesuai dengan komitmen-komitmen yang telah disepakati. g. Berkonsultasi dengan Proyek Manager dalam menyusun time schedule.

2. Perencanaan penunjang pelaksanaan Time Schedule Perencanaan ini erat sekali kaitannya dengan pelaksanaan time schedule. Time schedule yang direncanakan tidak akan menjadi kenyataan bilamana tidak ditunjang oleh perencanaan pelaksanaan yang lain.

Hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Merencanakan kebutuhan material sesuai dengan kebutuhan pemakaian dan waktunya yang dilaksanakan dengan pembuatan order ke Departemen logistic. Yang dimaksud waktu di sini adalah penyesuaian waktu order hingga sampainya material di proyek dengan kemampuan/persyaratan waktu pengiriman dari Departemen Logistik dan disesuaikan dengan keadaan proyek, sehingga material tidak terlambat dan juga tidak terlalu cepat karena akan membebani cash flow dan memperbesar resiko kehilangan. b. Membuat order-order keperluan alat-alat/ bagian penunjang yang dibutuhkan seperti concrete mixer, alat potong besi, stamper, instalator listrik, dan plumbing 5 hari sebelum diperlukan dan disebut pula tanggal-tanggal pemakaian alat-alat

tersebut. Sehingga bilamana alat-alat tersebut sedang dipergunakan semuanya bagian logistic dapat menyewa dari instansi luar. c. Segera membuat klaim order atas ketidaksesuaian baik kualitas maupun kuantitas dari material yang dikirim dengan order yang dibuat ke Departemen Logistik. d. Merencanakan daftar Dead Line pengiriman material-material pokok/khusus dalam lampiran time schedule untuk menunjang Departemen Logistik dalam pengadaannya sehingga time schedule dapat direalisir. e. Segera membuat order tambahan ke Departemen Logistik bila terjadi kekurangan material yang telah dikirim sesuai order karena kesalahan perhitungan volume. Untuk item ini sangat diharapkan tidak terjadi kesalahan order yang mengakibatkan material kurang atau terlalu banyak. Diharapkan ketelitian dari Site Manager dalam mencheck dan menyetujui order dari pelaksana. Sebagai contoh untuk perhitungan besi balok biasanya 225 kg/m3, untuk besi plat 125 kg/m3 sehingga dalam waktu yang cepat dapat mencheck order yang dibuat dengan volume yang hampir sama. f. Membuat klaim waktu ke Proyek Manager atau Proyek Planning Manager atas keterlam-batan akibat dari tidak dipenuhinya permintaan oleh Departemen Logistik dengan dasar-dasar rasional. g. Mengingatkan kepada logistic dalam membuat SPK agar memberikan batas waktu yang disertai dengan sanksi denda untuk mambantu pelaksanaan agar tepat waktu. h. Untuk material finishing, sebelum di order harus sudah dibicarakan dan di ACC oleh Owner (buat approval material) baik type maupun warnanya. i. Harus menguasai kontrak dan gambar pelaksanaan dengan baik agar dalam pemesanan material maupun dalam pelaksanaan pekerjaan tetap berpedoman pada hal tersebut, kecuali apabila ada perubahan-perubahan dari owner dimana akan kita hitung sebagai pekerjaan tambah kurang.

Hal-hal yang mengakibatkan keterlambatan pelaksanaan proyek : 1. Start dimulai pekerjaan : a. Gambar b. Situasi lapangan c. Kondisi setempat/perijinan d. Persiapan tenaga e. Bouwheer

2. Waktu pelaksanaan : a. Tenaga kerja kurang b. Gambar rencana tidak lengkap c. Keputusan-keputusan tertentu dari bouwheer yang menunda pekerjaan d. Bongkar pasang kesalahan pelaksanaan e. Pekerjaan tambahan f. Pengiriman material g. Leveransir/sub kontraktor tidak mengikuti jadwal pelaksanaan h. Pengarahan lapangan kurang i. j. Cuaca Penghentian kegiatan akibat hal-hal tertentu : Pembayaran upah terlambat Gangguan setempat (keamanan/tetangga) Tidak ada tenaga kerja Tidak ada material

Pertimbangan finansial akibat pembayaran dari owner yang terlambat/ditunda tanpa adanya alasan yang dapat diterima oleh kontraktor

3. Administrasi : a. Surat-menyurat dengan bouwheer mengenai : Pekerjaan tambahan yang tidak segera diputuskan Keputusan-keputusan tertentu yang tertunda Pemilihan material yang tertunda Penggantian/perubahan material

b. Intern

Kalkulasi pekerjaan tambahan (estimating) terlalu lama Ekspedisi surat yang terlambat Salah tulis order

B. BAGAIMANA MENGADAKAN PENGARAHAN TUGAS DAN CONTROLLING

1. Memberikan instruksi kerja Dalam memberikan instruksi kerja kepada pelaksana dapat diperhatikan beberapa hal : a. Instruksi lisan dan bersifat umum : Instruksi yang bersifat menyeluruh mengenai apa yang harus dikerjakan, memiliki scope sesuai dengan urutan-urutan pekerjaan dan time schedule. Bersifat mengarahkan agar hasil pekerjaan baik dan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.

b. Instruksi tertulis dan yang bersifat khusus/mentargetkan : Bersifat bimbingan untuk suatu pekerjaan yang perlu diperhatikan supaya tidak terjadi kesalahan-kesalahan (mengenai peil bangunan dan sebagainya). Merupakan, instruksi perubahan pelaksanaan akibat kesalahan/ketidaksesuaian gambar perencanaan. Merupakan instruksi suatu pekerjaan dengan target waktu tertentu (misalkan disebabkan time schedule yang terlambat). dilaksanakan (misal: kebersihan proyek, cara penyimpanan/penumpukkan material yang tidak dapat dibenarkan pemasangan dinding tidak pada tempatnya). Mengarahkan system-sistem khusus pelaksanaan pekerjaan untuk menunjang hasil Merupakan teguran atas pelaksanaan yang menyimpang, yang harus segera yang lebih baik (misal cara membuat adukan, cara pengecoran dak beton dan sebagainya) Instruksi tertulis ini harus dikerjakan dan diparaf pelaksana atau sub kontraktor agar dapat digunakan sebagai acuan untuk penge-check-an apa yang sudah kita instruksikan sudah dilaksanakan/belum, dan diberikan target waktu yang jelas.

2. Kontrol Pelaksanaan Dalam pekerjaan controlling dapat dibagi dalam control pelaksanaan dan waktu pelaksanaan a. Kontrol pelaksanaan : Memeriksa seluruh pekerjaan yang telah dikerjakan apakah sesuai dengan rencana/design yang dibuat/standard hasil teknis yang dituntut. Menguasai keadaan seluruh bagian proyek, baik apa yang telah dikerjakan, akan dikerjakan maupun keadaan material di proyek Memperhatikan cara-cara kerja di lapangan apakah sesuai dengan persyaratanpersyaratan yang dikehendaki (misal: cara pembuatan adukan, pembuatan bekisting, pemasangan kabel, dan sebagainya) Memberikan teguran-teguran atas kesalahan-kesalahan yang dikerjakan oleh pelaksana, mandor, instalator dan sub kontraktor. Melihat kemampuan mandor/wakil mandor dalam mengarahkan tukang/tenaga kerja

b. Kontrol waktu pelaksanaan Lebih dititikberatkan pada control hasil-hasil yang telah dicapai proyek berdasarkan time schedule Mengadakan control atas instruksi-instruksi tertulis yang ditargetkan waktunya

Memberikan teguran-teguran dan sanksi kepada bawahan/instalator dan sub kontraktor, apabila hasil pekerjaan tidak sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan Melaksanakan meeting proyek untuk mengejar target atau schedule yang telah disepakati dengan membuat jadwal meeting yang telah diketahui oleh Manager Proyek/Direktur Proyek. Meeting proyek harus dihadiri oleh seluruh pihak yang terkait, baik pelaksana, mandor, sub kontraktor dan sebagainya, dimana apabila ada pihak yang tidak hadir tanpa ada alasan yang jelas harus diberikan sanksi/denda.

3. Kontrol disiplin kerja Mengadakan control kepada bawahan atas disiplin jam kerja (baik pelaksana, mandor, maupun pekerja) Memperingatkan mandor atas cara-cara kerja dari bawahannya yang tidak sesuai

 Memberikan teguran kepada pelaksana atas tidak dilaksanakannya instruksi khusus yang diberikan ataupun tugas-tugas routine yang menjadi tanggung jawabnya Membuat peringatan tertulis kepada pelaksana maupun mandor sampai tiga kali dengan tembusan/sepengetahuan Proyek Manager, bilamana teguran-teguran lisan tidak mendapat perhatian Membicarakan kesulitan-kesulitan akibat ketidakdisiplinan bawahan kepada Proyek Manager dan menyerahkan keputusannya kepada Direktur Proyek.

C. BAGAIMANA MELAKSANAKAN TUGASTUGAS KOMUNIKASI DAN ADMINISTRASI?

1. Tugas-tugas komunikasi

Pada prinsipnya site manager bertanggung jawab sebagai wakil perusahaan dalam Komunikasi dengan pemilik proyek atau direksi dari awal pelaksanaan hingga serah terima proyek yang kedua. Sehingga secara garis besar dapat diperhatikan beberapa hal : Memberikan informasi yang diperlukan pemilik proyek mengenai pekerjaan yang telah akan dikerjakan Membuat laporan khusus yang diperlukan oleh direksi pemilik proyek ataupun pemilik proyek sendiri Berkomunikasi dengan pemilik untuk keputusan-keputusan penggunaan jenisjenis material untuk menunjang pelaksanaan proyek Mengusulkan hal-hal yang menguntungkan perusahaan peKerjaan tambahan kepada pemilik proyek untuk pekerjaan-

Memberitahukan/ meminta kepada pemilik proyek untuk perpanjangan waktu pelaksanaan bilamana terjadi kelambatan scehedule akibat hambatan tertentu tersebut Sebelum dimulainya proyek harus dippastikan adanya ijin bangunan atau jaminan untuk dapat dilaksanakan pekerjaan Sebelum dimulainya proyek harus dibuat surat pemberitahuan ke tetangga /RT/ RW setempat

2. Tugas-tugas Administrasi Dapat diuraikan sebagai berikut : Menampung permintaan dari bouwheer untuk pekerjaan tambahan maupun Kurang. Menghitung volume-volume perkerjaan tersebut diatas dan memberikan informasi keadaan pekerjaan kepada bagian anggaran untuk dapat ditentukan bagian satuannya Bertanggung jawab atas jadi tidaknya perubahan pekerjaan tersebut baik komunikasi langsung dengan bouwheer ataupun lewat kantor Pekerjaan tambahan atau kurang yang diajukan harus sepengetahuan proyek Manager dan sebelum dilaksanakan bila disetujui harus dicatatoleh direktur proyek dan diinfor-masikan ke finance manager