Anda di halaman 1dari 18

PANDUAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF DIKLAT PRAJABATAN SMK JALUR PELAKSANA

I.

PENDAHULUAN

Diklat Prajabatan SMK Jalur Pelaksana merupakan salah satau jenis diklat yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero), dalam rangka seleksi pegawai baru. Dalam pelaksanaanya diklat prajabatan SMK dilakukan oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat. Beberapa program diklat yang terkandung dalam diklat prajabatan adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Program diklat pembinaan fisik dan mental (kesemaptaan), Program diklat pengenalan Perusahaan; Program diklat pembidangan ; Program On The Job Training (OJT).

Dari beberapan program diklat tersebut, program on the job training (OJT) merupakan kegiatan diklaat yang harus diikuti oleh Siswa prajabatan SMK, sebagai tahapan akhir pelaksanaan diklat prajabatan SMK. Dalam program on the job training (OJT) Siswa prajabatan SMK mendapat tugas untuk menyusun TELAAHAN STAF. Tugas yang dimaksud sebagai salah satu persyaratan agar dapat dinyatakan lulus untuk diangkat menjadi pegawai. Telahan staf adalah dokumen resmi staf yang berisi analisa singkat terhadap masalah / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit, yang disertai dengan pembahasan dan saransaran tindakan, guna memberikan nilai tambah kepada Perusahaan / Unit / Sub Unit dalam bentuk tulisan untuk disampaikan kepada pimpinan. Penyusunan telaahan staf yang benar dan baik oleh Siswa prjabatan SMK, diperlukan PANDUAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF. Oleh karena itu agar Siswa prajabatan SMK dapat menyelesaian tugas menyusun telaahan staf secara efektif, maka disusunlah panduan telaahan staf yang dimaksud.

II.

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penyusunan telaahan staf adalah untuk meningkatkan kemampuan Siswa prajabatan SMK dalam mencurahkan gagasan / pikiran dengan menulis sebagai pengembangan berpikir ke berbagai sudut pandang. Tujuan penyusunan telaahan staf adalah membantu memecahkan permasalahan / persoalan yang dihadapi pimpinan dan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

III.

FUNGSI

Telaahan staf memiliki berbagai fungsi dalam mendukung operasional Perusahaan / Unit / Sub Unit. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang melekat pada telaahan staf, antara lain sebagai berikut :

1. Menyediakan keterangan terhadap pemasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit yang akan diselesaikan 2. Membuat perkiraan penyelesaian suatu permaslahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 3. Mengajukan saran tindak lanjut penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 4. Menyiapkan rencana kegiatan penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit 5. Menganalisa keputusan menjadi kebijaksanaan dari hasil analisa permasalahan / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit 6. Mengadakan pengawasan terhadap hasil tindak lanjut yang dilakukan dalam penyelesaian permasalahan / persoalan Peerusahaan / Unit / Sub Unit

IV.

SUMBER

Penyusunan telaahan staf dapat dilakukan dengan mengacu kepada permasalahan / persoalan yang ebrsumber dari pimpinan atau atasan dan atau dari permasalahan / persoalan yang ditemukan sendiri oleh Siswa OJT di tempat OJT. Sumber permasalahan / persoalan sebelum diselesaikan disusun pra anggapan, yang digunakan sebagai landasan berpikir untuk penyelesaiaannya. Dari tahap pra anggapan tersebut, selanjutnya dianalisis dan dibahas berdasarkan fakta yang mempengaruhi serta disimpulkan dan disarankan untuk ditindak lanjuti.

V.

TEMA DAN TOPIK

Tema telaahan staf disusun sesuai dengan isu-isu strategis atau key performance indicator yang terjadi di Perusahaan / Unit / Sub Unit di tempat OJT Siswa OJT Topik telaahan staf disusun berdasarkan salah satu tema isu-isu strategis atau key performance indicator Perusahaan / Unit / Sub Unit Siswa OJT di tempat OJT Siswa OJT

VI.

STANDAR FORMAT PENULISAN

Dalam penyusunan telaahan staf, Siswa OJT perlu memperhatikan standar format penulisan. Standar format tersebut disusun agar dalam penulisan telaahan staf Siswa OJT terdapat keseragaman / kesamaan. Dengan demikian akan memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil telaahan staf yang dimaksud. Format penulisan telaahan staf adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Halaman Judul Lembar Pengesahan Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel / Gambar (bila ada) Abstrak (Ringkasan) Bagian Pokok :

7.1. Latar Belakang 7.2. Permasalahan 7.3. Persoalan 7.4. Pra-Anggapan 7.5. Fakta Yang Mempengaruhi 7.6. Pembahasan 7.7. Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut 8. Bagian Akhir - Lampiran-Lampiran Penjelasan masing-masing bab pada format telaahan staf sebagaimana tersebut diatas, adalah sebagai berkut : 1. Halaman Judul Pada halaman judul , ditulis JUDUL telaahan staf dengan huruf besar (KAPITAL). Judul sebaiknya disusun secara ekspresif, sehingga menarik pembaca. Judul disusun sesuai dengan dan mengacu pada permasalahan / persoalan yang dipilih / ditemukan. Dengan demikian tidak membuka peluang untuk penafsiran ganda. Pada halaman judul juga ditulis dengan jelas nama penulis, nomor induk dan jabatan serta Unit tempat OJT dilaksanakan. Pada halaman judul ditulis pula tahun penulisan telaahan staf. 2. Halaman Pengesahan Pada halam pengesahan ditulis judul telaahan staf, nama penulis, nomor induk, dan jabatan. Selanjutnya pada halaman pengesahan harus ditanda tangani oleh Siswa OJT, Mentor, Manajer SDM dan General Manager Unit tempat OJT, dilengkapi dengan cap / stempel Unit tempat OJT. Pada halaman pengesahan , harus dicantumkan tanggal sesuai dengan tanggal pada saat dilakukan pengesahaan. 3. Kata Pengantar Pada halam kata pengantar ditulis ucapan syukur kepada Alloh.SWT, yang telah memberikan kesempatan kepada Siswa untuk menyelesaikan tugas penyusunan telaahan staf. Demikian pula ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung penyelesaian penulisan telaahan staf. Selanjutnya pada akhir kata pengantar ditulis harapan yang menyatakan semoga telaahan staf yang disusun dapat bermanfaat. 4. Daftar Isi Pada halaman daftar isi, ditulis keseluruhan isi materi telaahan staf yang disusun. Disamping irtu ditulis pula daftar lain yang mendukung kandungan materi dari telaahan staf, seperti daftar gambar, daftar tabel, daftar lampiran dan sebagainya.

5. Abstrak Pada halaman abstak (ringkasan) telaahan staf, disusun ringkasan, intisari, saripati dari muatan telaahan staf. Dengan demikian, apabila pembaca membaca abstrak, dapat memahami kandungan materi telaahan staf secara keseluruhan. Dengan kata lain abstrak merupakan cerminan isi keseluruhan telaahan staf. Ringkasan materi tersebut meliputi latar belakang, permasalahan, pembahasan dan kesimpulan serta tindakan yang disarankan. 6. Bab Pokok Pada Bab Pokok dimuat materi yang merupakan inti dari isi suatu telaahan staf. Masingmasing sub bab dalam bab pokok tersebut adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. Latar Belakang Permasalahan Persoalan Pra Anggapan Fakta Yang Mempengaruhi Pembahasan Kesimpulan Tindakan Yang disarankan

Penjelasan dari masing-masing sub bab sebagaimana tersebut di atas, adalah sebagai berikut : a. Latar Belakang Pada bab latar belakang , ditulis dasar pertimbangan pemilihan permasalahan / persoalan yang dianalisa dalam telaahan staf. Dengan kata lain latar belakang memuat dasar tujuan, pendekatan dan alasan pemilihan permasalahan / persoalan dalam telaahan staf. Dengan demikian pada bab latar belakang ditulis apa, mengapa permasalahan / persoalan dibahas dalam penulisan telaahan staf yang dilakukan oleh Siswa OJT b. Permasalahan Pada bab permasalahan ditulis hal atau sesuatu yang harus diselesiakan, karena merupakan masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit tempat OJT. Dalam hal ini masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit merupakan persoalan yang harus diselesaikan atau dipecahkan. Dengan demikian rumusan permasalahan merupakan arah dalam proses pemecahan masalah melalui pembahasan dengan tingkat analisa masing-masing Siswa OJT c. Persoalan Pada bab persoalan ditulis maasalah yang bersifat negatif, yaitu hal-hal atau sesuatu yang perlu penyelesaian, pemecahan, perbaikaan, sehingga dapat memberikan nilai tambah kepada Unit / Sub Unit dalam meningoptimalkan kinerja. Persoalan dapat dirumuskan pula sebagai penyimpangan antara pengalaman dengan kenyataan atau penyimpangan antara yang direncanakan dengan kenyataan. Disamping itu persoalan juga merupakan pengaduan dari halhal atau sesuatu yang tidak sesuai dengan sistem, mekanisme dalam pelaksanaan pekerjaan. Demikian pula persoalan dapat terjadi sebagai akibat dari persaingan taua komoetsisi dalam penyelesaian suatu pekerjaan, sehinggga menjadi persoalan yang harus diselesaiakan. Oleh

karena itu rumusan persoalan dalam telaahan staf harus fesible, jelas, signifikan, etis sebagai suatu hal yang harus dipecahkan, diselesaikan. d. Pra-Anggapan Pada bab pra anggapan, ditulis pandangan / pendapat / keyakinan yang ada sebelumnya atau yang melandasi pandangan lain atau tindakan yang berkaitan dengan pekerjaan di Unit / Sub Unit. Dalam hal ini pra anggapan merupakan prasangka atau jawaban sementara dari rumusan persoalan yang dianggap kebenarannya. Dengan kata lain pra anggapan merupakan semacam hipotesa atau jawaban sementara dari persoalan yang dianggap benar. e. Fakta Yang Mempengaruhi Pada bab fakta yang mempengaruhi, ditulis hal / keadaan / peristiwa / sesuatu yang merupakan kenyataan yang menjadi landasan dalam menyelesaiaikan persoalan yang disusun dalam telaahan staf. Dengan demikian fakta yang mempengaruhi merupakan sesuatu yang benarbenar ada atau terjadi yang menjadi landasan dalam menyelesaiakan persoalan yang diungkapkan pada telaahan staf. Disamping itu fakta yang mempengaruhi merupakan teori / ketentuan / aturan / SOP dan sejenisnya yang melandasi penyelesaian persoalan. f. Pembahasan

Pada bab pembahasan ditulis, kreatifitas Siswa OJT dalam mengupas gagasan dan sistematika penelaahan yang teratur terhadap persoalan yang disusun dalam telaahan staf. Disamping itu dalam pembahasan dibahas juga mengenai alternatif penyelesaian persoalan disertai dengan penelaahan fakta-fakta melalui metode analisis permasalahan / persoalan. Dalam pembahasan terkandung pengertian proses, perbuatan, cara membahas / mengupas rangkaian fakta-fakta, sehingga pembahasan menghasilkan pengupasan terhadap persoalan, sehingga menghasilkan kesimpulan yang logis dan dapat diterima oleh pengambil keputusan. g. Kesimpulan Pada bab kesimpulan, berisi ikhtisar / menyarikan materi / isi / kandungan penulisan telaahan staf, berdasarkan apa-apa yang diuraikan dalam pembahasan. Dalam menyususn kesimpulan harus mengacu kepada materi yang telah dibahas dan konsisten dengan analisis permasalahan / persoalan Dalam menyusun kesimpulan dapat digunakan keputusan yang direoleh dengan metode induktif dan deduktif. Metode induktif menyimpulkan sesuatu dari beberapa data / informasi yang disampaikan. Sedangkan metode deduktif menyimpulkan dari suatu kumpulan data / informasi kemudian baru disimpulkan. h. Tindakan Yang Disarankan Pada bab tentang tindakan yang disarankan, ditulis perbuatan / kegiatan riil apa yang disarankan untk dilakukan dalkam menyelesaikan persoalan. Pekerjaan yang disarankan tersebut harus sesuai dengan batas wewenang pimpinan yang menerima hasil telaahan staf. Perbuatan / kegiatan peketrjaan tersebut juga merupakan sesuatu yang dapat dilaksnakan untuk mengatasi suatu permasalahan / persoalan. Disamping itu tindakan yang disarankan dapat berupa masukan, usulan anjuran, ciata-cita atau pendapat yang dikemukakan untuk dipertimbangkan dalam mengatasi permadsalahan / persoalan.

VII.

METODOLOGI PENULISAN TELAAHAN STAF

Metodologi penulisan telaahan staf ditetapkan untuk menstandarisasi penyusunan, dengan menggunakan norma-norma pengetikan yang disepakati bersama dan sesuai dengan pedoman ejaan yang disempurnakan. Beberapa ketentuan yang harus ditaati dalam pengetikan telaahan staf adalah sebagai berikut : Telaahan Staf harus ditulis minimal 15 halaman dan maksimal 30 halaman. Jumlah halaman yang tidak sesuai dengan ketentuan jumlah halaman tersebut dapat mengurangi penilaian. Gunakan Bahasa Indonesia sesuai dengan pedoman baku tata bahasa dan ejaan yang disempurnakan. Usahakan tulisan sistematis, sederhana, jelas, satu kesatuan, mengutamakan istilah yang mudah dimengerti, tidak menggunakan singkatan seperti tdk., tsb., yg., dgn., dan sebagainya

Teknik Pengetikan 1. Telaahan Staf diketik 1,5 spasi pada kertas berukuran A4 (font 12, Times New Roman style) 2. Batas pengetikan Samping kiri 4 cm Samping kanan 3 cm Batas atas dan bawah masing masing 3 cm 3. Jarak pengetikan, Bab, Sub-bab dan a. Jarak pengetikan antara Bab dan Sub bab 3 spasi, Sub-bab dan kalimat di bawahnya 2 Spasi b. Judul bab diketik di tengah tengah dengan huruf besar dan dengan jarak 4 cm dari tepi atas tanpa digaris bawahi c. Judul Sub-bab ditulis mulai dari sebeleh kiri, huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata-kata tugas, seperti yang, dari, dan, d. Judul anak Sub bab ditulis mulai dari sebelah kiri dengan indensi 5 (lima) pukulan yang diberi garis bawah. Huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali kata kata tugas, seperti yang dari dan e. Jika masih ada sub judul dalam tingkatan yang lebih rendah, ditulis seperti pada butir di atas, lalu diikuti oleh kalimat berikutnya. 4. Pengetikan Kalimat Alinea baru diketik sebaris dengan baris di atasnya dengan jarak 2 spasi. Pengetikan kutipan langsung yang lebih dari 3 baris diketik 1 spasi menjorok ke dalam dan semuanya tanpa diberi tanda petik

5. Penomoran Halaman BaB pendahuluan yang meliputi halaman judul, nama, kata pengantar dan daftar isi memakai angka romawi kecil dan diketik sebelah kanan bawah (i, ii dan seterusnya). BaB Tubuh/pokok sampai dengan bagian penutup memakai angka arab dan diketik sebelah kanan bawah (1,2,3 dan seterusnya).

VIII. FORMAT TELAAHAN STAF

IX.

PENUTUP

Demikian Penduan Penyusunan Telaahan Staf ini disusun, dengan harapan penyusunan telaahan staf oleh Siswa OJT dan bimbingan yang dilakukan oleh Mentor dan pembinaan yanhg dilakukan oleh MSDM PLN Unit Induk dapat dilaksnakan dengan benar dan baik. Akhirnya semoga penduan ini dapat bermanfaat.

Jakarta,

September 2012

PT PLN (Persero) PUSDIKLAT KEPALA,

SUHARTO