ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012

TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

MANAJEMEN PROYEK PUSAT WORK FLOW
1. Manajemen Proyek Pusat mengidentifikasi/ mengenali seluruh wilayah kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012. 2. Manajemen Proyek Pusat menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan kegiatan seperti gedung, kamera Geotegging, ATK dan lain-lain. 3. Manajemen Proyek Pusat mengumpulkan data awal mengenai sebaran wilayah kegiatan pemetaan serta informasi karakteristik gudang dan lainlain. 4. Manajemen Proyek Pusat membuat Draft Standard Operating Procedure (SOP) Pelaksanaan kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012, SOP Quality Control Dokumen serta Modul Training of Trainer (TOT)/ Pelatihan. 5. Badan Pengawas Perdagangan Berjangka Komoditi (BAPPEBTI) Kementerian Perdagangan dan Manajemen Proyek PT. Surveyor Indonesia membentuk 2 Tim kecil, yaitu Tim pertama membahas pembangunan aplikasi Sistem Informasi Geografis Gudang (SIG Gudang). 6. Tim kedua membahas mengenai SOP Pelaksanaan kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012, SOP Quality Control Gudang dan Dokumen pendataan dan pemetaan gudang. 7. Pembuatan Surat Izin Pendataan dan pemetaan yang meliputi : => BAPPEBTI Kementerian Perdagangan membuat Surat perizinan pendataan dan pemetaan ke masing-masing Dinas Perdagangan/ instansi terkait serta melakukan proses perizinan dan mengirim Surat Perizinan Pemetaan gudang tersebut ke Manajemen Proyek pusat => Manajemen Proyek pusat membuat Surat Perintah Kerja dari PT Surveyor Indonesia. 8. BAPPEBTI Kementerian Perdagangan mengesahkan hasil pembahasan pembentukan aplikasi. 9. Kementerian Perdagangan mengesahkan hasil pembahasan SOP Pelaksanaan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012 dan dokumen pendataan dan pemetaan gudang, serta metodologi kegiatan pemetaan gudang. 10.Manajemen Proyek membuat finalisasi modul TOT/Pelatihan pusat dan wilayah.

Identifikasi wilayah Kegiatan Pemetaan

Penyiapan Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan

Pengumpulan data awal

MANAJEMEN PROYEK PUSAT

TIM GABUNGAN BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN BERJANGKA KOMODITI KEMENTERIAN PERDAGANGAN DAN MANAJEMEN PROYEK PT SURVEYOR INDONESIA

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

Pembuatan Draft Standard Operating Procedure (SOP) dan Materi Training of Trainer (TOT)/ Pelatihan

Pembahasan pembentukan aplikasi 6 Pembahasan SOP dan Dokumen Kegiatan Pemetaan

Pembuatan Surat Izin Pendataan dan Pemetaan

BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN BERJANGKA KOMODITI KEMENTERIAN PERDAGANGAN

MANAJEMEN PROYEK PUSAT

SAH
E

Pengesahan aplikasi SIG Gudang

SAH

Pengesahan SOP dan dokumen pendataan dan pemetaan gudang

10

Finalisasi modul Training of Trainer (TOT)

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELATIHAN / TOT (Training of Trainer)
ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT WORK FLOW 11. Manajemen Proyek Pusat melalui Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima dan memeriksa dokumen pendataan dan pemetaan gudang dari Kementerian Perdagangan. 12. Administrasi Operasi Kantor Pusat membagi rata dokumen pendataan dan pemetaan gudang sesuai dengan kebutuhan dan gudang per provinsi. 13. Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima Surat Izin Pendataan dan pemetaan dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan. 14. Manajemen Proyek Pusat melaksanakan TOT pusat yang melibatkan : - Narasumber yaitu dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan. - Instruktur terdiri dari Tim Manajemen Proyek Pusat. - Peserta terdiri dari Koordinator Wilayah (Korwil) dan Quality Control Manajemen Proyek (QC MP). Hasil kegiatan TOT Pusat di kirim ke Petugas Pelaporan di tingkat pusat untuk proses pembuatan Laporan Pendahuluan. 15. Administrasi Operasi Kantor Pusat membuat berita acara pengiriman dan mendistribusikan Surat Izin Pendataan dan pemetaan, dokumen Pendataan dan pemetaan gudang, dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang kepada Administrasi Operasi Provinsi 16. Manajemen Proyek Pusat membuat draft Laporan Pendahuluan berdasarkan hasil kegiatan persiapan pelaksanaan Kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012.

11

Terima dokumen pendataan dan pemetaan gudang dari Kementerian Perdagangan

12

Memisahkan Dokumen pendataan dan pemetaan Gudang per provinsi

ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT

MANAJEMEN PROYEK PUSAT

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

13

Petugas Pelaporan

Menerima Surat Izin pendataan dan pemetaan gudang dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan

14

Training of Trainer (TOT)/ Pelatihan Pusat

ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT

PELAPORAN

16 15

Mendistribusikan Dokumen pendataan dan Pemetaan Gudang per provinsI ke Administrasi Operasi Provinsi

Administrasi Operasi Provinsi Membuat draft Laporan Pendahuluan

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELATIHAN / TOT (Training of Trainer) Wilayah (Provinsi)
ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI WORK FLOW
17. Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa Surat Izin Pendataan dan pemetaan, Dokumen Pendataan dan pemetaan gudang, dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang. - Apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atau berstatus not OK pada dokumen dan perlengkapan kegiatan Pemetaan maka segera dikonfirmasikan kepada Administrasi Operasi Kantor Pusat - Untuk dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan yang sudah diterima oleh Administrasi Operasi Provinsi dan berstatus OK langsung di buat berita acara terima dokumen. 18. Administrasi Operasi Provinsi membagi Surat Izin Pendataan dan Pemetaan gudang, dokumen pendataan dan pemetaan, serta perlengkapan kegiatan pemetaan gudang per kabupaten sesuai dengan kebutuhan masing-masing wilayah kegiatan pemetaan gudang. 19. Administrasi Operasi Provinsi menyiapkan Surat pengantar kepada kepala Dinas Perdagangan Provinsi. 20. Koordinator Wilayah menghubungi pihak Dinas Perdagangan provinsi untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan pelaksanaan kegiatan pemetaan gudang. 21. Koordinator wilayah melakukan kegiatan sosialisasi dan proses perizinan kepada Dinas Perdagangan dan instansi terkait tingkat Provinsi serta meminta daftar gudang di wilayah masing-masing yang akan di jadikan data sekunder dalam pelaksanaan kegiatan lapangan. 22. Koordinator Wilayah melaksanakan TOT Wilayah di tingkat Provinsi yang melibatkan : - Narasumber yaitu dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan. - Instruktur terdiri dari Korwil - Peserta terdiri dari Koordinator Lapangan (Korlap) Hasil kegiatan TOT Provinsi di kirim ke Petugas Pelaporan di tingkat pusat untuk proses pembuatan Laporan pendahuluan. 23. Administrasi Operasi Provinsi membuat Berita acara kirim Surat Izin Pendataan dan Pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan gudang, serta perlengkapan kegiatan pemetaan gudang ke masingmasing Korlap.

Administrasi Operasi Kantor Pusat 17

Not OK

Menerima dan memeriksa Surat Izin pendataan dan pemetaan, Dokumen pendataan dan pemetaan gudang, serta perlengkapan kegiatan pemetaan

18

OK

Surat Izin pendataan dan pemetaan, Dokumen Pendataan dan Pemetaan gudang, serta perlengkapan kegiatan pemetaan dibagi per kabupaten sesuai dengan kebutuhan per wilayah pemetaan

ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI

KOORDINATOR WILAYAH

DINAS PERDAGANGAN PROVINSI

TINGKAT PROVINSI

21 19

Penyiapan Surat pengantar kepada Kepala Dinas Perdagangan Provinsi

20

Koordinator Wilayah menghubungi pihak Dinas untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan kegiatan

Proses Perizinan

KOORDINATOR WILAYAH

ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI

N
TOT (Training of Trainer) Wilayah

Petugas Pelaporan 23

Koordinator Lapangan Pembuatan Berita Acara kirim Surat Izin pendataan dan pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan serta perlengkapan kegiatan Pemetaan gudang ke Koordinator Lapangan.

22

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
PEMBEKALAN SURVEYOR DI KABUPATEN/KOTA
KOORDINATOR LAPANGAN WORK FLOW 24.Korlap menerima dan memeriksa Surat Izin Pendataan dan Pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan gudang, serta perlengkapan kegiatan pemetaan gudang dari Administrasi Operasi Provinsi. - Apabila terdapat kerusakan dan kekurangan pada dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang, maka segera di koordinasikan kepada Administrasi Operasi Provinsi. - Untuk dokumen dan perlengkapankegiatan gudang yang sudah diterima oleh Korlap dan berstatus OK langsung didistribusikan kepada surveyor lapangan. 25. Korlap menyiapkan Surat Pengantar dari Kepala Dinas Perdagangan Provinsi, dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang sesuai kebutuhan masing-masing wilayah kegiatan masing surveyor. 26. Korlap menyiapkan Surat pengantar Dinas Perdagangan Provinsi kepada Kepala Dinas Perdagangan Kabupaten/ Kota. 27. Korlap menghubungi pihak Dinas Perdagangan Kabupaten/ Kota untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan pelaksanaan kegiatan pemetaan gudang. 28. Korlap melakukan kegiatan sosialisasi dan proses perizinan kepada Dinas Perdagangan dan Instansi terkait tingkat Kabupaten/Kota serta meminta daftar gudang di wilayah masingmasing yang akan di jadikan data sekunder dalam pelaksanaan kegiatan lapangan.

Administrasi Operasi Provinsi

Not OK

24

Menerima dan memeriksa surat Izin Pendataan dan pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan, serta perlengkapan kegiatan Pemetaan gudang

25

OK

Dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang dibagi per wilayah sesuai dengan kebutuhannya.

KOORDINATOR LAPANGAN

TINGKAT KABUPATEN / KOTA

26

Penyiapan Surat pengantar 27 kepada Kepala Dinas Perdagangan Kabupaten / Kota

Koordinator Lapangan menghubungi 28 pihak Dinas untuk berkoordinasi mengenai maksud dan tujuan kegiatan

Proses Perizinan

KOORDINATOR LAPANGAN
Surveyor Lapangan
30 29

Petugas Pelaporan

Pelaksanaan Kegiatan Pendataan dan Pemetaan

Pembekalan Surveyor di Kabupaten / Kota

Pembuatan Berita Acara kirim Surat Izin pendataan dan pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan, serta perlengkapan kegiatan pemetaan gudang ke Surveyor Lapangan

29. Korlap melaksanakan Pembekalan Surveyor di Kabupaten / Kota yang melibatkan : - Instruktur terdiri dari Koordinator Lapangan. - Peserta terdiri dari Surveyor Lapangan. Hasil kegiatan Pembekalan Surveyor di Kabupaten/Kota di kirim ke Petugas Pelaporan di tingkat pusat untuk proses pembuatan Laporan Pendahuluan. 30. Korlap membuat Berita acara kirim Surat Izin pendataan dan pemetaan, dokumen pendataan dan pemetaan, serta perlengkapan pemetaan gudang ke masing-masing Surveyor Lapangan

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PENYIAPAN PERANGKAT LUNAK SISTEM INFORMASI (MIS dan GIS)
TIM INFORMATION TECHNOLOGY
Proses Analisa Sistem dan Kebutuhan Informasi
33

WORK FLOW 31. Tim Information Technology melakukan proses analisa sistem untuk mengetahui secara spesifik kebutuhan user. 32. Tim Information Technology melakukan konfigurasi untuk menentukan jumlah user yang mengakses aplikasi ini, menu yang ditampilkan dalam aplikasi, serta hal-hal lain yang terkait dan diperlukan pada hardware server. 33. Tim Information Technology melakukan pemasangan Personal Computer (PC), Operating System dan Software. 34. Tim Information Technology melakukan perancangan aplikasi peta digital. 35. Tim Information Technology melakukan konfigurasi untuk menentukan jumlah user yang mengakses aplikasi ini dan menu yang ditampilkan dalam aplikasi serta merekomendasikan hardware yang digunakan. 36. Tim Information Technology melakukan perancangan terhadap modul Aplikasi yang akan digunakan. 37. Tim Information Technology melakukan penerjemahan hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat dimengerti oleh komputer yang dapat menampilkan data hasil pendataan dan pemetaan, data spasial dan peta dengan menggunakan PHP dan MapServer. 38. Ada 3 bagian besar dalam Sistem informasi yang akan di kembangkan untuk menunjang aktivitas pemetaan Gudang: a. Scripting adalah bahasa pemrograman yang di pakai untuk membangun situs web secara dinamis. b. SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. c. Geocoding, yaitu proses memberikan referensi geografi untuk setiap data atribut yang dihubungkan ke peta digital. 39. Hasil akhir dari Pemrograman Aplikasi ini berupa Sistem Informasi Gudang yang bermanfaat untuk fungsi Eksekutif Information System (EIS) dan Decision Support System (DSS).

31

Proses Analisa Sistem kebutuhan User dan Technical Discussion

32

Konfigurasi hardware server

Pemasangan Personal Computer (PC), Operating System dan Software

TIM INFORMATION TECHNOLOGY

Proses Perancangan Perangkat Lunak

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK JAKARTA

34

35

Perancangan Database Peta

Konfigurasi Software dan rekomendasi hardware

36

Rancangan Modul Aplikasi

TIM INFORMATION TECHNOLOGY

Proses Pembangunan Perangkat Lunak Pembangunan Situs Web Akses data dalam basis data rasional (SQL) Data referensi geografi dihubungkan dengan peta digital

37

Penerjemahan kode program ke komputer

38

39

Sistem informasi Gudang

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
LAPORAN PENDAHULUAN
PETUGAS PELAPORAN
Koordinator Wilayah
40

WORK FLOW 40. Petugas Pelaporan menerima dan memeriksa laporan hasil Kegiatan TOT Provinsi dari Korwil. - Jika terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka Di konfirmasikan kepada Korwil. 41. Petugas Pelaporan mengolah data untuk pembuatan Laporan Pendahuluan dari laporan hasil Kegiatan TOT Provinsi yang berstatus Ok. 42.Petugas Pelaporan menerima dan memeriksa laporan Hasil kegiatan Pembekalan Surveyor Di Kabupaten/Kota. - Jika terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka di konfirmasikan kepada Korlap. 43. Petugas Pelaporan mengolah data untuk pembuatan Laporan Pendahuluan dari Laporan hasil kegiatan Pembekalan Surveyor Di Kabupaten/Kota yang berstatus Ok. 44. Petugas Pelaporan bersama dengan BAPPEBTI Kementerian Perdagangan membahas penyusunan untuk pembuatan Laporan Pendahuluan. 45. Petugas Pelaporan mengolah, merangkum dan mencetak Laporan Pendahuluan berdasarkan hasil kegiatan persiapan pelaksanaan kegiatan TOT Pusat dan Provinsi dan Pembekalan Surveyor Lapangan di Kabupaten/Kota. 46. Petugas Pelaporan mengirim Laporan Pendahuluan berupa hard copy dan soft copy kepada pihak pemberi kerja BAPPEBTI
Kementerian Perdagangan

Not OK

Menerima laporan kegiatan Training of Trainer Provinsi dari Koordinator Wilayah Ok

41

Pengolahan data laporan kegiatan Training of Trainer Provinsi

PETUGAS PELAPORAN

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

Koordinator Lapangan

Not OK

42

Menerima laporan kegiatan Pembekalan Surveyor Di Kabupaten/Kota dari Koordinator Lapangan Ok

43

Pengolahan data laporan kegiatan Pembekalan Surveyor Di Kabupaten/Kota

PETUGAS PELAPORAN

BADAN PENGAWAS PERDAGANGAN BERJANGKA KOMODITI KEMENTERIAN PERDAGANGAN

44

Pembahasan penyusunan Laporan Pendahuluan

45

46

Proses pembuatan Laporan Pendahuluan

Petugas Pelaporan mengirim Laporan Pendahuluan ke BAPPEBTI

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN
SURVEYOR LAPANGAN WORK FLOW
47. Surveyor Lapangan menyiapkan Surat Izin Pendataan dan Pemetaan dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan, dokumen Pendataan gudang dan Perlengkapan kegiatan pemetaan gudang. 48. Surveyor Lapangan berkoordinasi dengan Korlap mengenai lokasi keberadaan gudang. 49. Surveyor Lapangan melaksanakan proses perizinan kepada Pemilik/ pengelola (Responden) gudang. 50. Surveyor lapangan melaksanakan proses kegiatan pendataan dengan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen pendataan terhadap responden dengan metode wawancara. 51. Surveyor lapangan melaksanakan proses kegiatan pendataan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen pendataan dengan menggunakan metode pengamatan langsung terhadap bangunan dan sarana gudang/ Observasi. 52. Surveyor Lapangan menempelkan stiker pemetaan gudang pada salah satu bangunan gudang tersebut, dengan mengisi nama Provinsi, nama Kabupaten/Kota dan nama gudang tersebut. 53. Surveyor lapangan memeriksa kembali dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang - Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK, maka surveyor lapangan segera berkoordinasi kembali dengan responden gudang yang bersangkutan. 54. Surveyor Lapangan dan responden menandatangani dokumen pendataan sebagai bukti pengesahan dokumen. 55. Setelah proses kegiatan pemetaan gudang selesai Surveyor Lapangan menyampaikan dokumen pendataan gudang yang sudah ditandatangani oleh Surveyor Lapangan yang bersangkutan kepada Korlap yang kemudian memberikan informasi alamat kepada Surveyor Lapangan yang bertugas untuk pelaksanaan kegiatan pengambilan foto dan titik gudang yang sudah di lakukan kegiatan pemetaan gudang.

47

Menyiapkan Surat izin Pendataan dan pemetaan , dokumen dan perlengkapan kegiatan pemetaan gudang.

48

Bekoordinasi dengan Koordinasi Lapangan mengenai lokasi keberadaan gudang

49

Peses perizinan di tingkat Pemilik/ pengelola/ pengguna gudang

SURVEYOR LAPANGAN

KEGIATAN VERIFIKASI PENDATAAN GUDANG

TINGKAT KECAMATAN

50

Proses Pendataan Gudang dengan metode Wawancara

51

Melakukan pengamatan kondisi fisik setiap sarana di Gudang dengan metode observasi

52

Menempelkan Stiker Pada salah satu bangunan gudang

Gudang

SURVEYOR LAPANGAN
Pengambilan gambar objek gudang (Foto) dan perekaman titik koordinat GPS (Titik)

50

Not OK
53

Gudang

54

55

Periksa kelengkapan dokumen hasil kegiatan pendataan gudang

OK

Menanda tangani dokumen pendataan gudang.

Menyampaikan dokumen pendataan gudang ke koordinator Lapangan

Koordinator Lapangan

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN (INISASI DAN FOTO)
SURVEYOR LAPANGAN WORK FLOW 56. Surveyor Lapangan yang bertugas untuk pelaksanaan kegiatan pengambilan foto dan titik menyiapkan dokumen dan peralatan yang diperlukan : => Daftar Alamat Gudang yang akan didata. => Kamera Geotagging. => Surat Perintah Kerja dari PT Surveyor Indonesia. => Surat Izin Pendataan dan Pemetaan dari BAPPEBTI Kementerian Perdagangan. 57. Surveyor Lapangan berkoordinasi dengan mengenai lokasi keberadaan gudang sesuai dengan alamat gudang yang telah di lakukan pendataan. 58. Surveyor Lapangan mendatangi lokasi untuk melaksanakan proses pemetaan gudang. 59. Surveyor Lapangan melakukan pengamatan dan mengambil perekaman Koordinat lokasi/ posisi gudang (Titik) dan objek gambar (Foto) yang terdiri dari Bangunan dan sarana gudang yang telah di tentukan pada dokumen pemetaan gudang serta mengisi dokumen pemetaan tersebut. 60. Surveyor Lapangan memeriksa kembali kelengkapan pengisian dokumen pemetaan serta hasil pengambilan foto dan titik gudang sesuai dengan SOP Pengambilan Foto dan titik koordinat Pemetaan Gudang. => Apabila terdapat kekurangan pengisian pada dokumen pemetaan maka surveyor Lapangan wajib memperbaikinya. => Apabila Foto atau titik berstatus Not Ok, maka Surveyor Lapangan segera melakukan kembali pengambilan foto dan titik untuk memperbaiki foto dan titik tersebut. 61. Surveyor Lapangan mengirim dokumen pemetaan serta soft copy foto dan titik hasil kegiatan pemetaan gudang yang berstatus OK ke Korlap.

56

menyiapkan dokumen dan peralatan kegiatan pemetaan gudang yang di perlukan

57

Bekoordinasi dengan Koordinasi Lapangan mengenai lokasi keberadaan gudang

SURVEYOR LAPANGAN

TINGKAT KECAMATAN

59 Gudang 58

Mendatangi Gudang sesuai dengan alamat yang di dapat dari Koordinator Lapangan

pengambilan gambar terhadap objek Pemetaan Gudang (Foto) dan perekaman Koordinat lokasi/ posisi gudang (Titik) dan pengisian dokumen pemetaan

SURVEYOR LAPANGAN

Gudang

60

Not OK

Koordinator Lapangan

Periksa kelengkapan pengisian dokumen pemetaan serta hasil pengambilan Foto dan Titik gudang

61

Menyampaikan dokumen hasil kegiatan Pemetaan Gudang ke koordinator Lapangan

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN
KOORDINATOR LAPANGAN
Surveyor Lapangan 62 Surveyor Lapangan 63 64

WORK FLOW
62. Korlap menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang dari Surveyor Lapangan - Apabila dokumen pendataan tersebut tidak lengkap atau berstatus "Not Ok", maka dikembalikan ke Surveyor Lapangan. - Apabila Dokumen Tersebut Berstatus "Ok" maka akan dikirim ke tingkat Provinsi bersama dengan soft copy foto dan titik gudang tersebut 63.Korlap menerima dan memeriksa kelengkapan : => Dokumen Pemetaan Gudang dari Surveyor Lapangan => soft copy pengambilan Gambar Objek fisik Bangunan, (Foto) dan perekaman titik koordinat lintang dan bujur lokasi Gudang (Titik) dari Surveyor Lapangan. - Apabila dokumen Pemetaan tersebut tidak lengkap, maka dikembalikan ke Surveyor Lapangan. 65. Korlap bersama dengan Surveyor lapangan mendownload soft copy hasil pengambilan Foto dan titik yang berstatus "Ok" dan melakukan proses rename soft cop foto dan titik tersebut dengan kode wilayah masing-masing yang telah di tentukan. 66. Korlap mengirim dokumen pendataan dan pemetaan hasil yang berstatus OK dan soft copy foto dan titik yang telah di lakukan proses rename ke Administrasi Operasi Provinsi. 67. Korlap Membuat Berita Acara Kabupaten/Kota setelah proses kegiatan Pemetaan Gudang di Tingkat Kab/Kota telah selesai. 68. Korlap menemui Dinas Perdagangan Kabupaten/Kota untuk meminta tanda tangan dan stempel di wilayah yang bersangkutan sebagai bukti pengesahan Berita Acara Kabupaten/Kota. 69. Korlap Mengirim Berita Acara Kabupaten/Kota Ke Korwil melalui Administrasi Operasi Provinsi di tingkat Provinsi.

Not Ok

65

OK Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pendataan gudang Surveyor Lapangan

Not Ok

OK Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen, pemetaan, soft copy Foto dan titik hasil pemetaan gudang dari Surveyor foto dan titik

KOORDINATOR LAPANGAN
Administrasi Operasi Provinsi

TINGKAT KABUPATEN/ KOTA

64

rename hasil pengambilan foto dan titik gudang

Koordinator Lapangan dan Surveyor Lapangan

65

Membuat Berita Acara Kirim Dokumen dan soft copy foto dan titik ke Administrasi Operasi Provinsi

66

Menyampaikan dokumen pemetaan, soft copy Foto dan titik hasil kegiatan ke Administrasi Operasi Provinsi

KOORDINATOR LAPANGAN

Administrasi Operasi Provinsi 67 68 Membuat Berita Acara Kabupaten/kota Pengesahan oleh Dinas Perdagangan Kabupaten/Kota Dinas Perdagangan Kabupaten/Kota 69 Mengirim Berita Acara Kabupaten/Kota Ke Koordinator Wilayah melalui Administrasi Operasi Provinsi di tingkat Provinsi

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PELAKSANAAN PENDATAAN
ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI
Koordinator Lapangan

QUALITY CONTROL MAJAMEN PROYEK

Not OK Konten Not OK 71

WORK FLOW
70.Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa kelengkapan: a. Dokumen pendataan dan pemetaan gudang. b. Soft copy hasil pengambilan Foto dan titik hasil pemetaan Gudang. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka dikembalikan ke Korlap - Untuk Dokumen yang sudah diterima oleh Administrasi Operasi Provinsi dan berstatus OK langsung dikirim ke Quality Control Manajemen Proyek (QC MP) . 71.QC MP melaku menerima dan memeriksa : 1. Kelengkapan dokumen pendataan dan pemetaan gudang. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Administrasi Operasi Provinsi. 2. Kesesuaian dokumen pendataan dan pemetaan gudang dengan SOP Quality Control Dokumen. - Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Korlap. 3. Untuk Dokumen yang berstatus OK langsung di kembalikan ke Administrasi Operasi Provinsi. 72.QC MP memeriksa dokumen pemetaan serta soft copy pengambilan Foto dan Titik hasil pemetaan gudang. - Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not OK maka di koordinasikan kepada Korlap. - Untuk dokumen yang berstatus OK langsung di kembalikan ke Administrasi Operasi Provinsi. 73.Administrasi Operasi Provinsi menerima dan memeriksa : a. Dokumen pendataan dan pemetaan gudang. b. Soft copy hasil pengambilan gambar dan hasil perekaman GPS. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka dikembalikan ke QC MP. 74.Untuk dokumen dan soft copy hasil pengambilan foto dan titik hasil kegiatan pendataan dan pemetaan gudang yang sudah diterima dan berstatus OK, maka Administrasi Operasi Provinsi langsung memindahan soft copy Foto dan titik koordinat lokasi Gudang ke dalam CD (Burning) 75.Administrasi Operasi Provinsi mengirim dokumen pendataan dan pemetaan serta CD soft copy hasil pengambilan Foto dan Titik hasil kegiatan pemetaan gudang ke Administrasi Operasi Kantor Pusat. 76.Korwil membuat rekapitulasi hasil kegiatan pemetaan gudang di masingmasing provinsi dan menginformasikan pencapaian lapangan dan dokumen ataupun soft copy foto dan titik yang akan di kirim ke pusat

Koordinator Lapangan 70

Not OK

Menerima dan memeriksa dokumen pendataan dan pemetaan serta soft copy hasil pengambilan Foto dan Titik hasil kegiatan pemetaan gudang OK

70

OK Menerima dan memeriksa kesesuaian dokumen pendataan dan pemetaan gudang pangan dengan SOP Quality Control Dokumen

72

QUALITY CONTROL MAJAMEN PROYEK

ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI

Koordinator Lapangan

Not OK Memeriksa Kelengkapan soft copy Foto dan Titik hasil kegiatan Pemetaan Gudang OK

72

74

Not OK
73

OK

TINGKAT PROVINSI

72

Menerima dan memeriksa dokumen pendataan dan pemetaan serta soft copy hasil pengambilan foto dan titik hasil kegiatan pemetaan gudang

ADMINISTRASI OPERASI PROVINSI

KOORDINATOR WILAYAH

76 Administrasi Operasi Kantor Pusat

74

Pemindahan soft copy Foto dan titik koordinat lokasi Gudang ke dalam CD (Burning)

75

Menyampaikan dokumen pendataan dan pemetaan serta CD soft copy hasil pengambilan Foto dan Titik hasil kegiatan pemetaan gudang

Koordinator Wilayah membuat rekapitulasi hasil Pemetaan Gudang (Progress Pencapaian)

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PENGOLAHAN PENDATAAN
ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT
Administrasi Operasi Provinsi Dokumen pemetaan, Soft copy Foto dan Titik Menerima dan memeriksa dokumen pendataan dan pemetaan dan soft copy hasil pengambilan foto dan titik dari Administrasi Operasi Provinsi Dokumen Pendataan 78 Petugas Operator GIS

WORK FLOW
77.Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima dan memeriksa : a. dokumen pendataan dan pemetaan gudang. b. Soft copy hasil pengambilan gambar dan hasil perekaman GPS. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not OK, maka di koordinasikan ke QC MP yang masih nerada di Provinsi. 78.Untuk Dokumen yang sudah diterima oleh Administrasi Operasi Kantor Pusat dan berstatus OK. Dokumen tersebut lalu di-entry keterangan lokasi gudang. Setelah itu, dokumen tersebut dibuatkan Berita Acara kirim dokumen. Untuk pembagiannya meliputi : - Untuk dokumen hasil kegiatan pemetaan gudang diserahkan langsung ke Quality Control (QC) Dokumen. - Untuk dokumen pemetaan, soft copy hasil pengambilan foto dan titik hasil kegiatan pemetaan gudang diserahkan kepada Petugas GIS Operator. 79.QC Dokumen menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pemetaan dari Administrasi Operasi Kantor Pusat. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok maka di koordinasikan dengan Administrasi Operasi Kantor Pusat. - Untuk dokumen yang berstatus OK, maka QC dokumenmembuat Berita Acara terima dokumen dan dilakukan proses Quality Control Pemeriksaan. 80.QC Dokumen melakukan proses memeriksa kelengkapan pengisian ( konten ) Data Dokumen Pemetaan gudang dan kesesuaian dengan SOP Quality Control Dokumen. - Apabila terdapat ketidaksesuaian atau berstatus Not Ok pada dokumen pemetaan gudang maka di koordinasikan kepada QC MP. - Untuk dokumen yang berstatus OK, segera dikirim ke Petugas Input Data (Data Entry) 81.QC Dokumen membuat Berita Acara kirim dokumen ke Data Entry untuk proses input (entry) data dokumen Pemetaan Gudang. 82.Petugas GIS Operator membuat Berita Acara terima dokumen dari Administrasi Operasi Provinsi. 83.Petugas GIS Operator memeriksa dan dan meng-upload soft copy hasil pengambilan gambar (foto) hasil pemetaan gudang ke Database. 84.Petugas GIS Operator menyesuaikan dan mengupload soft copy hasil pengambilan Titik koordinat lokasi gudang dengan titik koordinat. 85.Petugas GIS Operator memperbaiki koordinat lokasi gudang yang terdapat ketidaksesuaian atau berstatus "Not Ok" sesuai dengan peta dasar yang tersedia dan mengupload soft copy ke Database. 86.Petugas GIS Operator membuat Berita Acara kirim dokumen ke Adminsitrasi Operasi Kantor Pusat

Not OK

QC Dokumen

77

OK

Entry keterangan lokasi dan buat Berita Acara Serah Terima kirim Dokumen ke Data Entry (Dokumen Pendataan) dan dokumen pemetaan serta soft copy Foto dan Titik ke Petugas GIS Operator

QUALITY CONTROL DOKUMEN

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

78 79

Not OK

Quality Control Manajemen Proyek Membuat Berita Acara Terima dokumen dari Administrasi Operasi Kantor Pusat 80

Not OK
memeriksa kesesuaian dokumen pendataan gudang dengan SOP Quality Control Dokumen

Data Entry 81 Membuat Berita Acara kirim dokumen ke Data Entry

OK

PETUGAS GIS OPERATOR

85 Not OK 82 Membuat Berita Acara terima dokumen dari Administrasi Operasi Kantor Pusat Perbaikan titik koordinat lokasi gudang sesuai dengan peta dasar yang tersedia OK

83

Menyesuaikan dan Upload soft copy hasil pengambilan Foto

84

Menyesuaikan dan Upload soft copy hasil pengambilan titik OK

86

Membuat Berita Acara kirim dokumen ke Administrasi Operasi Kantor Pusat

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PENGOLAHAN PENDATAAN
PETUGAS INPUT DATA (DATA ENTRY) WORK FLOW

TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

87.Data entry menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang dari QC Dokumen. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut QC Dokumen 90 dikoordinasikan dengan QC Dokumen. QC Dokumen Not Not - Untuk dokumen yang berstatus OK, di buatkan berita acara serah terima dokumen OK terima dari QC Dokumen dan langsung dilakukan proses pengolahan / entry terhadap OK Proses 89 Membuat Berita Acara kirim 88 87 dokumen pendataan pemetaan gudang. entry Data Membuat Berita Acara Terima dokumen ke Quality Control dokumen dokumen dari QC Dokumen Dokumen bagian pemeriksaan 88.Data entry melakukan proses pengolahan / entry terhadap dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang pendataan hasil entry dokumen OK OK - Apabila terdapat permasalahan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut dikoordinasikan dengan QC Dokumen. 89.Operator Data membuat Berita Acara kirim dokumen yang berstatus OK ke QC Data Elektronik untuk melakukan pemeriksaan hasil entry dokumen pendataan hasil QUALITY CONTROL DATA ELEKTRONIK kegiatan pemetaan gudang . 90.QC Data Elektronik menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen dari Data Entry. - Apabila terdapat kekurangan atau berstatus Not Ok, maka dokumen tersebut dikoordinasikan dengan Data Entry. Administrasi - Untuk dokumen yang berstatus OK, di buatkan berita acara serah terima dokumen Operasi Kantor Data Entry terima dari Data Entry dan langsung dilakukan proses QC hasil entry terhadap 89 Pusat Not OK dokumen pendataan pemetaan gudang. Not 91.QC Data Elektronik melakukan proses pemeriksaan kesesuaian hasil entry dengan 91 OK Membuat Berita Acara 92 Membuat Berita Acara kirim Memeriksa kesesuaian hasil dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang. 90 Terima dokumen dari dokumen dan mengirim dokumen ke entry dengan dokumen - Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka dokumen tersebut dikoordinasikan kepada Petugas Input Data Administrasi Operasi Kantor Pusat pendataan gudang Data entry. (Data Entry) 92.QC Data Elektronik membuat Berita Acara kirim dokumen yang berstatus OK dan OK mengirim dokumen tersebut ke Administrasi Operasi Kantor Pusat. 93.Staf Information Technology melakukan proses pemeriksaan database. a. Apabila terdapat ketidaksesuaian pada database entry dokumen pendataan, maka segera dikoordinasikan dengan QC Data Elektronik. STAF INFORMATION TECHNOLOGY DAN TIM VERIFIKASI DOKUMEN MANAJEMEN PROYEK b. Apabila terdapat ketidaksesuaian pada database Foto dan Titik, maka segera dikoordinasikan dengan Petugas GIS Operator. c. Untuk dokumen yang berstatus OK,langsung dilakukan proses pengolahan hasil database. QC 96 Database 94.Jika status database OK, maka staf Information Technology langsung membuat Dokumen Entry Dokumen Form Kertas Kerja Verifikasi. 95.Form Kertas Kerja Verifikasi diberikan kepada Tim Verifikasi Dokumen Manajemen Persiapan Verifkasi Database Petugas GIS Proyek untuk persiapan Verifikasi dokumen (VERDOK). 95 Dokumen Foto Dan Titik Operator 96.Persiapan Verifikasi Dokumen diantaranya : melakukan proses 94 Print Form Kertas Kerja - Form Kertas kerja verifikasi dimasukkan Dokumen pemetaan dan pemetaan asli 93 pemeriksaan dan Print Form Kertas Verifikasi diberikan ke E berdasarkan Kabupaten/ Kota. pengolahan Database Kerja Verifikasi Tim Verifikasi Dokumen OK
Not OK

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PENGOLAHAN PENDATAAN
TIM VERIFIKATOR DAN PEMERIKSA DOKUMEN
98 Proses perbaikan hasil verifikasi dokumen / verifikasi lapangan
100

TIM VERIFIKATOR DOKUMEN MANAJEMEN PROYEK PUSAT

WORK FLOW
97. Proses verifikasi dokumen (Verdok) dilakukan oleh Tim BAPPEBTI Kementerian Perdagangan yang telah ditunjuk. 98. Jika status dokumen Verdok Not OK, maka tim verifikasi dokumen Manajemen Proyek melakukan proses perbaikan dokumen verdok. 99. Jika status dokumen Verdok OK, maka Tim verifikasi dokumen membuat rekapitulasi hasil verifikasi dokumen per hari. 100.Tim verifikasi dokumen membuat rekapitulasi hasil Verdok keseluruhan setelah pelaksanaan Verdok telah selesai dilaksanakan, kemudian database rekapitulasi diberikan ke Staf Information Technology dan Dokumen Verdok dan verifikasi lapangan diserahkan ke bagian Administrasi Operasi Kantor Pusat. 101.Seiring dengan pelaksanaan verifikasi dokumen, Tim verifikasi dokumen Manajemen Proyek menerima daftar gudang pangan yang akan di Verifikasi Lapangan (Verlap) dari pihak pemberi kerja (BAPPEBTI Kementerian Perdagangan), kemudian Tim verifikasi lapangan Manajemen Proyek mempersiapkan dokumen pendataan hasil kegiatan pemetaan gudang dan Kertas kerja Verlap yang akan dibawa pada saat kegiatan Verlap. 102.Tim Verifikasi lapangan (BAPPEBTI Kementerian Perdagangan) melaksanakan kegiatan Verlap dan wawancara terhadap objek pendataan dan pemetaan Surveyor Lapangan dan Koordinator Lapangan. 103.Setelah kegiatan Verlap, Tim verifikasi lapangan menemui Dinas/ instansi Kabupaten/ Kota untuk pengesahan dokumen Verlap, dan kemudian Tim verifikasi lapangan Manajemen Proyek membuat rekapitulasi hasil kegiatan Verlap dan apabila terdapat ketidaksesuaian dokumen Verlap , maka dilakukan proses perbaikan Dokumen Verlap oleh Tim verifikasi lapangan Manajemen Proyek. 104.Data rekapitulasi dari kegiatan Verdok dan Verlap tersebut diolah oleh staf Information Technology untuk dijadikan Data Rekapitulasi Verifikasi Dokumen/ Verifikasi Lapangan Kemudian database yang VALID diserahkan ke Tim Pelaporan. 105.Tim pelaporan mengolah, merangkum dan mencetak database hasil pendataan untuk dijadikan Laporan Akhir berupa hard copy dan soft copy. - Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka segera dikoordinasikan dengan Staf Information Technology. - Untuk dokumen yang berstatus OK, langsung dilakukan proses pengolahan hasil database sesuai dengan format pelaporan. 106. Buku Laporan Akhir Hasil Kegiatan Pemetaan Gudang Dalam Rangka Ketahanan Pangan Nasional dan Sistem Resi Gudang Tahun 2012, kemudian oleh PT. Surveyor Indonesia melalui Tim Pelaporan Manajemen Proyek diserahkan kepada pihak pemberi kerja BAPPEBTI Kementerian Perdagangan.

104

97

Not ok
99 Proses Verifikasi dan Pemeriksaan dokumen OK Membuat rekap hasil verifikasi dokumen per hari

Staf Information Technology

Database
Membuat rekap hasil verifikasi dokumen dan verifikasi lapangan keseluruhan
101

Dokumen

Tim Verdok dan Verdok

TIM VERIFIKASI DOKUMEN DAN VERIFIKASI LAPANGAN MANAJEMEN PROYEK TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)
List gudang

TIM VERIFIKATOR DAN VERIFIKASI LAPANGAN

DINAS KABUPATEN / KOTA

103 102 103

Not OK

OK

Administrasi Operasi Kantor Pusat

Persiapan dokumen Verifikasi lapangan

Proses Verifikasi lapangan

104

Pengesahan dokumen verifikasi lapangan

TIM INFORMATION TECHNOLOGY

TIM PELAPORAN

Not OK

104

105

106

Database
Mengolah data Rekapitulasi Hasil Verifikasi dokumen dan verifikasi lapangan Tim Pelaporan

ok
BAPPEBTI Kementerian Perdagangan

ALUR PEROLEHAN DATA PEMETAAN GUDANG DALAM RANGKA KETAHANAN PANGAN DAN SISTEM RESI GUDANG TAHUN 2012
TAHAP PENGOLAHAN PENDATAAN
ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT WORK FLOW 107. Administrasi Operasi Kantor Pusat menerima dokumen hasil Verdok dan Verlap. 108. Administrasi Operasi Kantor Pusat memeriksa kesesuaian dokumen yang ada di dalam Box dengan papan nama yang ditempel diluar Box. 109. Administrasi Operasi Kantor Pusat melakukan proses penempelan Nomor Barcode. 110. Administrasi Operasi Kantor Pusat melakukan proses entry Nomor Barcode. 111. Administrasi Operasi Kantor Pusat membuat Berita Acara kirim dokumen ke Gudang penyimpanan. 112. Administrasi Operasi Kantor Pusat mengirim dokumen yang telah lengkap ke gudang penyimpanan.

107

108

Menerima dokumen hasil Verdok dan Verlap

Memeriksa kesesuaian dokumen yang ada di dalam Box dengan papan nama yang ditempel diluar Box

ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT TINGKAT MANAJEMEN PROYEK (JAKARTA)

109

Proses Penempelan No Box/Barcode

110

Pengolahan No Barcode

ADMINISTRASI OPERASI KANTOR PUSAT

111

112

Membuat Berita Acara Kirim dokumen ke Gudang Penyimpanan

Dokumen dikirim ke gudang penyimpanan