FUNGSI-FUNGSI BAHAGIAN PENGURUSAN/PENTADBIRAN.

1. Pengurusan dan pentadbiran dalam sesuatu organisasi yang perlu melalui satu proses tertentu. 2. Proses pengurusan pentadbiran adalah langkah atau prosedur bagaimana seseorang pengurus pentadbir itu bertindak untuk mencapai objektif serta melaksanakan tanggungjawabnya. 3. Senarai semak bagi satu proses pengurusan pentadbiran adalah seperti berikut:a) menentukan matlamat dan objektif dengan jelas. b) menentukan tenaga manusia - mengagih tanggungjawab, kewibawaan serta penggunaan bahan sumber. c) menentukan dasar prosedur, tata cara kerja yang meliputi satu-satu tugas. d) menentukan tugas, panduan tugas, keperluan kecekapan dan penggunaan jenis staf. e) menentukan keperluan kewangan, kemudahan-kemudahan bahan serta kemudahan. f) menentukan jangka waktu dan urutan aktiviti yang dijalankan. g) membuat penilaian dan menentukan standard serta kualiti kerja.

Tugas Pengurus a) Menyebarkan maklumat. - Pengurus bertanggungjawab dalam menerima dan menghantar maklumat kepada pekerja. Harus mencari maklumat sama ada dari segi persekitaran dalaman mahupun di persekitaran luaran. - Pengurus perlu menyampaikan semua maklumat yang diperolehi kepada semua pekerja yang memerlukannya, juga perlu member keterangan yang lebih jelas agar matlamat yang ingin dicapai tidak kabur.

c) Membuat keputusan. - Merupakan peranan yang amat dalam membuat keputusan secara bijak mengenai setiap aktiviti yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Pengurus perlu kreatif dalam mencipta sesuatu yang baru dan lebih berinovatifkan, merancang, mengatur, dan mewujudkan pasaran serta sanggup mengambil risiko yang bermunasabah dan realistik. - Selain itu juga, pengurus perlu ada sifat-sifat yang positif, agar keputusan yang dibuat tidak dipengaruhi oleh mana-mana pihak.

a) Membantu merancang, mengorganisasi, mempengaruhi dan mengawal organisasi untuk mencapai objektif dan maklumat yang ditetapkan.

b) Mempengaruhi dan meneliti hasil kerja pekerja yang berada di bawah pengawasannya.

c) Bertindak sebagai penghubung antara kakitangan.

d) Bertindak sebagai pemangkin dan penjana dalam menggerakkan sesebuah organisasi dalam mencapai matlamatnya.

e) Berkuasa dalam membuat sebarang perubahan dalam aktiviti dan membuat penyelarasan semula untuk membaik pulih terhadap sesuatu aktiviti tersebut. f) Memastikan pekerja menggunakan sumber organisasi dengan cekap serta berkesan untuk memperolehi hasil yang berkualiti tinggi.

Tugas Pengurus Operasi. Mencari input atau sumber mentah untuk tujuan pengeluaran. Memastikan kualiti input dan pengeluaran. Menyediakan jadual pengeluaran danmengumumkannya kepada semua ahli syarikat. Memastikan keselamatan stok. Memastikan semua produk dan projek perkhidmatandihasilkan mengikut jadual yang ditetapkan. Memastikan stok sentiasa cukup untuk dijual.

Contoh : 1. 2. 3. 4. Memastikan tepung dan udang yang berkualiti dan halal. Membersihkan udang dengan rapi sebelum diadun bersama bahan yang lain. Memastikan pembungkusan keropok udang cermat dan selamat. Memastikan mengeluaran stok mengikut jadual dan mengikut kehendak pelanggan.

Tugas Pengurus Pemasaran. Memasarkan hasil keluaran dan perkhidmatan syarikat supaya setiap projek yang berjalan lancar serta memenuhi kehendak pelanggan. Mengenal pasti kelemahan pesaing dan mengatasinya serta mengetahui kelebihan produk yang dimiliki supaya dapat dapat mengatasi saingan pesaing. Memastikan setiap aktiviti jualan syarikat mendapat sambutan Merancang strategi untuk menarik minat para pembeli untuk membeli produk Mengawal dan mengesan aktiviti jualan dan menyimpan rekod jualan. Memastikan projek yang dirancang mengikut jadual yang ditetapkan.

Contoh : 1. Mencari langkah memperkembangkan lagi pemasaran keropok udang. 2. Mengenal pasti maklum balas daripada pelanggan terhadap pasaran keropok udang yang dihasilkan. 3. Mengawal dan menyimpan rekod jualan untuk mengenalpasti naik turun penjualan keropok udang.

Tugas Pengurus Pentadbiran. Contoh : 1. Menyediakan laporan, penyata kewangan, surat yang telah pun dihasilkan oleh kakitangan unit atasan yang lain. 2. Sentiasa mengawasi dan menyelenggara jadual kakitangan. Menyelaras dan perkhidmatan pejabat langsung, seperti rekod dan penyediaan belanjawan, kakitangan. Menyediakan invois, laporan, memo, surat, penyata kewangan dan dokumen yang lain. Mengurus dan menyelenggara jadual kakitangan.

Tugas Pengurus Kewangan. Menganalisis dan merancang kewangan Perancangan pelaburan Menentukan struktur modal dan asset. Menguruskan modal kerja.

Contoh : 1. Melihat kekuatan dan kelemahan syarikat dalam aspek -aspek tertentu dengan mengunakan maklumat kewangan dan perhitungan masa depan syarikat. 2. Pihak pengurusan boleh merancang keperluan modal bagi membolehkan syarikat mengembangkan operasi.