Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Manajeman Perhotelaan Berbasis Web

Bab 1 Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Internet merupakan teknologi yang memiliki cakupan sangat luas. Di mana internet terhubung secara online tanpa mengenal batas waktu dan tempat. Dalam hal ini, bila perusahaan dibidang property terutama perhotelan menggunakan internet dalam sistem informasinya maka akan memberikan kemudahan bagi para pelanggan maupun karyawan dalam mendapatkan dan juga mengelola informasi maupun transaksi yang dibutuhkan \ Di era globalisasi kini biasa persaingan dalam bidang property terutama perhotelan sangat ketat,oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi pemasaran maupan transaksi yang sangat efektif demi menunjang persaing dibidang proreti khususnya perhotelan.Dalam pelaksanaan proses pemasaraan dan transaksi seharusnya mengandalkan ketepatan, kecepatan, kemudahan dalam bertransaksi maupun pemasaraaannya. Oleh sebab itu disini kami mengajukan kepada bapak/ibu sebuah proposal pengadaan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web yang terdiri dari Sistem Informasi Profile Hotel ,Sistem

Informasi fasilitas Hotel,Sistem Informasi Transaksi Pemakian Fasilitas Hotel,Sistem informasi Booking dan Sistem informasi Layanan Pelanggan.Mudah-mudahan dengan pengajuan proposal ini kiranya Perusahaan bapak/ibu pimpin bisa menjalin kerjasama dengan kami demi memenjukan usaha dibidang property yang bapak/ibu pimpin.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun Maksud dan tujuan dalam pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web Web Antara lain : Maksud :

1. Menawarkan solusi untuk dalam memasarkan hotel agar daya saing hotel terterjaga 2. Merencanakan pembangunan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web Web demi meningkatkan jumlah pengunjung hotel

Tujuan : 1. Memudahkan Manajeman Hotel dalam memberikan informasi yang lengkap dan detail kepada Pelanggan tentang Fasilitas yang disediakan dan ditawarkan oleh Hotel ,

sehingga Pelangga mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat mengenai hal tersebut.

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

2. Memudahkan Manajeman dalam melakukan proses pengelolaan transaksi yang terjadi di Hotel sehingga selain Pelanggan dapat Memesan Penginapa secara Offline, Pelanggan dapat Memesan Penginapan secara online melalui internet 3. Memperluas pemasaran dan promosi dengan media online supaya menambah popularitas dari Hotel tersebut.

1.3. Ruang Lingkup Pekerjaan

1.3.1 Pengembangan Pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk membangun sebuah solusi sistem informasi untuk sebuah masalah atau kesempatan bisnis.Pada pengengmebng system ini menggunkan pemograman Macromedia Dremeaver 8 dan data base MySql,adapun tahap dalam pengembangan system tersebut. Pengembangan sistem (sistem development) a. Analisis sistem (sistem analysis) Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. b. Desain sistem secara umum (general system design) Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. c. Penilaian sistem (sistem evaluation) Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan baru tersebut. d. Desain sistem terinci (detailed sistem design) Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. e. Implementasi sistem (sistem implementation) Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

1.3.2. Pengumpulan Data Dalam sistem informasi ini metode pengumpulan data dengan menggunakan studi lapangan yaitu dengan melakukan peninjauan langsung Ke perusahaan guna memperoleh data data mengenai perusahaan yang menjadi objek penelitian ada 3

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

cara untuk memperoleh data-data tersebut yaitu: a) Wawancara Wawancara merupakan salah satu instrumen penting dalam pengumpulan data yang menggunakan studi kasus. Untuk teknik wawancara ini dikhususkan untuk para end user, yaitu administrator untuk mengetahui alur data; b) Studi Pustaka Metode pengumpulan data ini dilakukan untuk mencari sumber, bahan penelitian-penelitian sebelumnya dan berbagai referensi lainnya guna mengkolaborasi berbagai data dengan berbagai konsep Web yang telah ada. c) Observasi Melakukan pengumpulan data secara langsung atas semua yang disesuaikan dengan masalah yang dihadapi. terjadi dalam perusahaan,

1.3.3. Pemeliharan Pada pemeliharan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web Web dilakuakan 2 sistem pemeliharan yaitu dengan cara : a. Pemeliharan sistem secara adaptif yaitu pemeliharaan sistem secara berkala tetapi dalam tahap awal pemakaian membutuhkan maintenence yaitu sebulan sekali kemudian setelah pemakaian selama kurang lebih 6 bulan maka hanya diperlukan maintenence yaitu 1 tahun sebanyak 2x pemeliharaan sistem. b. Pemeliharaan system secara koreksif yaitu pemelihran sistem dengan mengkoreksi kesalahankesalahan yang mungkin terjadi pada saat sistem berjalan. Pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki kesalahan atau malfungsi dengan cepat sangatlah berharga bagi perusahaan.

1.3.6. Pelatihan Pada proses pelatihan akan dilakukan dalam 2 tahap yaitu : a. Pada tahap pertama dilakukan sebelum Sistem di jalan secara global dan akan dilakukan 3 kali pertemuan dimana pada tahap ini di harus para administrator harus memahi Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web Web secara keseluruhan sebelum Sistem ini mulai dijalankan. b. Ditahap kedua yaitu setelah Sistem di terapkan ,Pada tahap ini pelatihan hanya dilakukan pada saat administrator menjalan sistem yang akan dijalankan / dalam kata lain pihak instuktor hanya akan mengawasi selama 2 kali masa masa percobaan system.

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

Bab 2 Sistem informasi Manajeman Perhotelaan Berbasisi Web 2.1. Latar Belakang

Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web Web ini di rancang mengunakan pemrograman Macromedia Dreamever 8,karena Macromedia Dreamever memiliki kemampuan yang lebih kumlit ketimbang Pemograman berbasis web yang lainya.Pada dasarnya system ini dibuat agara dapat memudah para custemor dalam mengakses segala sesuatu yang berhubung dengan hotel seperti melihat fasilitas hotel yang ada tanpa harus berkunjung ke hotel langsung customer sudah dapat mengetahuinya dengan cara mengunjui system informasi web yang akan kami buat nanti.Begitu juga dengan transaksi pembayaran custemor bisa begitu mudah melakukan transaksi tanpa harus mengunjungi hotel,mereka bisa langsun bertransaksi secara Online dan juga sekaligus bisa membooking terlebih dahulu dengan fasilitas layanan booking yang dimiliki di Sistem ini.Selaim fasilitas utama yang tadi disebutkan pada sistem ini juga memiliki fasilitas tambahan ya itu sistem informasi layanan pelanggan dimana pada fasilitas ini para customer bisa langsung mengadukan keluhan atau memberikan kritikan dan sarasn atas pelayaan hotel yang diberikan dan juga kenyaman menginap hotel tersebut dengan memilihan layanan pelanggan. Mudah-mudah dengan dibuat Sistem Informasi Manajeman Hotel Berbasis Web ini dapat membantu memudah segala sesuatu yang berhubungan dengan kemajuan Hotel mulai dari segi pelayaan,transaksi dan pemasaraan.

2.2 Prespektif Produk

Sistem Inforamsi Ini merupakan sistem informasi berbasisi web yang dimana dapat membantu kinerja perusahaan dalam segala bidang mulai dari bidang pelayanan hingga bidang pemasaraan.Pada dasar sistem yang diterapakan nanti akan bersifat friendly,dimana sistem dapat mudah dimengerti dan dijalan oleh customer pada khususnya,Selain itu sistem ini juga jauh lebih interaktif karena sistem ini juga dapat mengatuhi respon customer yang mengunjungi web ini seberapa besar.

2.3 Deskripsi Subsistem

Dalam Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web web memiliki berapa subsistem yang memiliki fungsi dan keunggulan masiang-masing di antaranya :

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

a. Modul Home
Modul ini memberi informasi tentang profile perusahaan, prestasi prestasi yang pernah dicapai oleh Perusahaan tersebut , dan juga akan memberikan alasan mengapa Customer harus memilih Jasa Perusahaan ini.

b. Modul Fasilitas Hotel Pada Modul Inikan menjelaskan Secara detiala segala fasilitas yang terdapat dihotel tersebut dan juga akan menjelaskan besar biaya yang digunakan jiga menggunakan fasilitas tersebut.

c.

Modul Transaksi Pembayaran Di Modul ini customer akan dimudahkan dalam proses Transaksi secara online dan juga dapat mengetahui jumlah biaya yang digunakan pada saat menginap dihotel tersebut.

d. Modul Booking hotel Ini merupakan modul yang akan berfungsi pada saat customer akan melakukan pemesaan hotel untuk waktu yang akan datang tanpa harus repot datang ke hotel tersebut,customer bisa langsung membooking kamar ,menentukan jenis kamar yang di gunakan dan juga kapan kamar tersebut akan dibooking,selain itu pada modul booking juga terdapat sistem down payment dimana pada saat membooking customer diwajib kan membayar DP min 10% dari harga kamar yang dipesana

e.

Modul Layanan Customer Untuk Modul ini merupakan Fasilitas tambahan dimana customer bisa langsung memberikan keluhanyaatau memberikan kritik dan saran dengan menuliskan nya di form Layanan Customer,Tak lupa disini juga harus dicantumkan No transaksi pemesana kamar pada saat menginap agar tidak terjadi penipuan keluhan nantinya.

2.4 Manfaat bagi Perusahaan

1. Perusahaan akan dapat mengetahui respon masyarakat melalui faslitas saran & kritik yang disediakan pada Sistem Informasi Ini. 2. Lebih cepat dalam pelayanan transaksi Pembayaran maupun booking hotel. 3. Dengan adanya promosi yang terdapat pada sistem ini, maka masyarakat akan lebih mengenal dari Fasilitas dan keunggulan yang dimiliki oleh hotel tersebut.

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

Bab 3 Metodologi Kerja

3.1. Diagram Contex 1.Contex Diagram

Customer

Transaksi

Rekap Data Transaksi Hotel

Manager Hotel Bukti data transaksi Sistem Informasi Web Service Hotel Acc Rekap Transaksi Hotel Rekap Data Transaksi Hotel

Pemilik Hotel/ CEO

Acc Rekap Transaksi Hotel

3.2. DFD Level 0

DFD Level 0
Transaksi Customer Transaksi 1.0 Transaksi Hotel Administrator

Id dan Bukti transaksi

Manager Hotel

Rekap Data Transaksi

Acc Rekap Data Transaksi Rekap Data Transaksi Pemilik/Ceo Hotel Acc Rekap Data Transaksi

Booking Hotel

Transaksi 2.0 Booking Hotel Bukti Booking Hotel

Transaksi

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

Relasi 3.3. Relasi

Admnistrator Pegawai -Nik -Nama -Alamat -Jenis Kelamin -TTL -Jabatan 1 -Nik -id_Adm -Nama -Alamat -Jenis Kelamin -TTL -Jabatan 1

N Customer -No Identitas -Nama Customer -Alamat -TTL -Jenis Kelamin -No Telp/HP 1..N N 1..N N..1 Transaksi -No.Transaksi -Nama Customer -Alamat -Jenis Kelamin -TTL -Check in -Check out -Jenis Kamar -harga Permalam -Pemakain fasilitas Tambahan -Total Pembayaran

1..N

Booking Hotel -No Booking -Nama Customer - waktu Booking -Alamat -Check in -check out -Down Payment(Dp 1

3.4. Pengujian Top Down

Login

Menu Utama

Home

Fasilitas Hotel

Transaksi Pembayaran

Booking Hotel

Layanan Pelanggan

- Profile Hotel - Prestasi Hotel

- Katalog Fasilitas Hotel dan Harga

- Form Transaksi Pembayaran - Rincian Pembayaran

-Form Bokoking Transaksi Hotel

- Keluhan Pelanggan - Kritik dan Saran

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

3.5 Teknologi Informasi

3.5.1. Spesifikasi Server Dibutuhkan sebanyak 1 unit komputer server dengan spesifikasi komputer adalah sebagai berikut : 1. Prosesor Intel Dual Core (2.6 Ghz) TRAY 2. Mainboard ASUS/Gigabyte/ECS 3. Memory DDR2 V-gen 4 Gb 4. Harddisk 160 Gb Seagate/Maxtor/Samsung SATA 5. Keyboard + Mouse Simbadda 6. Casing ATX 450w + 2 FAN CPU 7. LCD Monitor LG/Samsung Wide Screen 17 8. DVD-RW Samsung

3.5.2. Spesifikasi Client Sedangkan untuk komputer yang akan digunakan sebagai client membutuhkan 7 unit komputer client dengan spesifikasi sebagai berikut : 1. Prosesor Intel Dual Core (2.6 Ghz) TRAY 2. Mainboard ASUS/Gigabyte/ECS 3. Memory DDR2 V-gen 2 Gb 4. Harddisk 80 Gb Seagate/Maxtor/Samsung SATA 5. Keyboard + Mouse Simbadda 6. Casing ATX 450w + 2 FAN CPU 7. LCD Monitor LG/Samsung Wide Screen 17 8. DVD-RW Samsung

3.5.3. Bentuk Komunikasi Data Dalam pembuatan sistem informasi yang jaringannya menggunakan wireless dengan komponen Access Point. Sedangkan untuk pengkabelannya menggunakan kabel serat optik (fiber optic) karena dapat menerima informasi yang besar, dan tidak terpengaruh oleh medan magnetis, sehingga isyarat dalam kabel terjamin keamanannya,meskipun dalam pengimplentasiannya membutuhkan biaya yang sangat mahal dan dalam penyambungan serat harus menggunakan teknik dan ketelitian yang tinggi. 3.5.4. Security Teknologi Informasi

Dalam pembuatan sistem informasi ini akan menggunakan security / pengamanan dengan menggunakan antivirus AVIRA ANTIVIR PERSONAL PREMIUM. Dengan menggunakan antivirus

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

maka apabila data yang telah tersimpan terkena virus maka dapat dideteksi dan antivirus tersebut akan meremove secara otomotis. Selain penggunaan antivirus juga digunakan firewall yang akan melindungi komputer atau jaringan dari akses komputer lain yang tidak memiliki hak untuk mengakses komputer atau jaringan. 3.5.5. Pemeliharaan Teknologi Informasi

Pemeliharaan terhadap jaringan / network dapat dilakukan sebulan sekali, hal ini berguna untuk memelihara jaringan yang digunakan untuk operasional kantor tetap bersih dari virus virus yang dapat merusak jaringan tersebut.Dengan dilakukannya pemeliharan jaringan secara rutin maka akan dapat mencegah penyebaran virus yang akan merusak data yang telah disimpan.Apabila sampai ada virus yang masuk kedalam server maka akan secara cepat terdeteksi dan akan dilakukan pencegahan sehingga tidak akan terlalu parah merusak jaringan server.Sedangkan untuk pemeliharaan data dapat dilakukan dengan melakukan scan anti virus secara berkala yaitu seminggu sekali, sehingga data yang sudah tersimpan aman dari virus. 3.5.6. Topologi Teknologi Informasi

Internet Switch
A B C D E F G H
SELECTED ON-LINE

Firewall Database server

Web Server

IT ROOM

Router Pc 1 Pc 2

H
SELECTED ON-LINE

Switch
A B C D E F G H
SELECTED ON-LINE

Switch Resepcionis Room

Pc 3

Pc 4 Pc 5 Accounting Room

Pc 6

Pc 7

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

3.6 . Penjadwalan

3.6.1. Rincian Biaya

Daftar Rencana Kegiatan, Prasyarat dan Waktu Pelaksanaan

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Administrasi dan pertemuan awal

Aktivitas

Durasi (hari) 3 4 6 8 10 3 2 3 3 2 1 1 hari 2 3 3 5 2

Prasyarat

Survei dan wawancara bisnis proses Analisis kebutuhan sistem Perancangan sistem Pembuatan program aplikasi Pengujian sistem Pengadaan dan instalasi server Uji coba operasional Penyusunan panduan operasional Pelatihan operasional Launching Closing project software yang dirancang Sistem Informasi Home ProfileHotel Sistem Informasi fasilitas Hotel Sistem informasi Booking Hotel Sistem Informasi Transaksi Pemakian Fasilitas Hotel Sistem Informasi Layanan Hotel

1 2 3 4 5 1 6,7 6 8,9 7 10,11 Total

46 1-2 Bulan

hari

3.6.2. Rincian Biaya

NO A 1 2 3 4 5 Uraian Biaya Personil Project Manager /Leader (PM) Analis (AN) Programmer (PR) Trainer (TR) Integrator (INT) Sub Total B 1 2 3 Biaya Non Personil Pengadaan perangkat Pelatihan Lauching Sub Total Total PPN 10% Grand Total Terbilang: Empat Ratus Delapan Pulah Tiga juta Dua Ratus Ribu Rupiah paket paket paket 1 1 1 Rp 60,000,000.00 Rp 15,000,000.00 Rp 10,000,000.00 Rp Rp Rp Rp 60,000,000.00 15,000,000.00 10,000,000.00 55,000,000.00 Orang-bulan Orang-bulan Orang-bulan Orang-bulan Orang-bulan 3 4 10 2 2 Rp 25,000,000.00 Rp 20,000,000.00 Rp 17,000,000.00 Rp 6,000,000.00 Rp 10,000,000.00 Rp Rp 75,000,000.00 80,000,000.00 Satuan QTY Harga Satuan Jumlah (Rp)

Rp 170,000,000.00 Rp Rp 12,000,000.00 20,000,000.00

Rp 357,000,000.00

Rp 412,000,000.00 Rp 41,200,000.00

Rp 483,200,000.00

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

10

3.6.3. Penugasan Personil

3.6.4. Network Diagram dan Critical path

40 hari

1bulan 10 hari dengan asumsi 1 bulan 20 hari jam kerja

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

11

3.6.5. Gant Chart

Dura No Aktivitas si (hari) Administrasi 1 dan pertemuan awal Survei dan 2 wawancara bisnis proses Analisis 3 kebutuhan sistem 4 Perancangan sistem Pembuatan program aplikasi Pengujian sistem Pengadaan dan instalasi server Uji coba operasional Penyusunan 9 panduan operasional 10 11 12 Pelatihan operasional Launching Closing project 1 1 6 10,11 10 40 10 40 1 1 2 8,9 38 39 2 3 3 6 35 37 3 6,7 35 37 3 3 2 5 1 32 8 34 9 2 10 4 22 31 3 3 3 1 3 8 3 14 21 2 3 3 2 3 1 6 2 8 13 3 1 4 1 4 7 3 3 Prasya rat Jadwal Pelaksanaan, hari keS F 1 1 3 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40

5 6 7

3.6.6. kurva baseline

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

12

3.6.7. Cash Flow sesuai Base Line

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

13

Bab 4 Penutup

Demikian Proposal Pengajuan yang kami buat mudah-mudah dengan dibuatnya Proposal ini bisa menjadi barang bertimbang Bapak/Ibu dalam memperbaharui Sistem Informasi yang digunakan,demi memajukan Perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin,Kira hanya sekian yang kami ucapakan atas perhatian kami ucapakan terima kasih.

[Proposal Pengajuan Pembuatan Sistem informasi Perhotelaan Berbasis Web ]

14