1

PETUNJUK TEKNIS STOCK OPNAME BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA
Oleh : Agustiawan
Staff UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta


Salah satu fungsi perpustakaan adalah menyediakan dan menyampaikan informasi yang
terdapat dalam koleksi kepada para pemakai yang membutuhkannya. Untuk memenuhi fungsi
tersebut maka bahan pustaka harus dapat dicari dan ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Dalam mewujudkan pelayanan temu kembali bahan pustaka secara cepat dan tepat maka bahan
pustaka harus dapat ditelusur keberadaannya di rak. Dalam tulisan ini akan membahas mengenai
kegiatan stock opname buku yang ada di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. Stock opname adalah
kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai
dengan catatan yang dimiliki. Kegiatan ini bertujuan untuk memeriksa data buku yang ada di dalam
data base komputer dengan kondisi nyata yang ada di rak sehingga akan diketahui ada dan tidaknya
buku tersebut. Dengan stock opname juga akan di peroleh data akurat jumlah koleksi buku di UPT
Perpustakaan ISI Yogyakarta. Selain itu, data yang akurat juga menjadikan pengguna dapat
menelusur data buku melalui OPAC (Online Public Access Catalog) secara tepat, akurat, dan tidak
menyesatkan. Kegiatan ini menggunakan program DUTAVIPOP (Duta Wacana Visual Program
Otomasi Perpustakaan). Langkah-langkah kegiatan stock opname yang ada di UPT Perpustakaan ISI
Yogyakarta meliputi:

1. Masukkan inisial dan password masing-masing petugas sehingga akan muncul tampilan
menu seperti di bawah ini:







2. Scan pustaka
Menu ini untuk memeriksa data buku yang ada di dalam data base komputer dengan
koleksi yang ada di rak. Pemeriksaan ini dengan memasukkan barcode buku dengan
mengetik melalui keyboard atau dengan barcode reader. Kemudian periksa apakah data buku
yang ada di dalam data base komputer sama dengan buku yang anda masukkan data
barcodenya. Dalam hal ini petugas akan memeriksa jenis pustaka, kode pengarang, call
number, pengarang, judul, sub judul, penerbit, ISBN, deskripsi fisik, nomor edisi, harga,
pilah, tanggal terima, asal buku, bahasa, series, dan keyword.
2
Barcode buku
Keterangan kondisi buku
Kolom catatan
7 barcode buku terakhir yang di scan
Tanda silang untuk mengakhiri
Apabila data tersebut ternyata sesuai maka langkah selanjutnya adalah menandai buku
tersebut apakah dalam kondisi baik, rusak, atau salah. Jika buku tersebut dalam kondisi baik
maka silahkan pada bagian catatan dikosongi dan jika terdapat kondisi rusak atau terjadi
kesalahan data misalnya kesalahan penulisan pengarang, kesalahan penulisan judul,
kesalahan penulisan barcode, adanya barcode buku yang rusak, label yang salah atau rusak
dan sebagainya, maka berikan keterangan pada kolom catatan. Hal ini penting untuk
pengambilan tindakan perbaikan pada tahap selanjutnya.
Apabila data buku tidak sesuai dengan data yang ada di data base komputer maka buku
tersebut perlu penanganan lebih lanjut yakni perbaikan cantuman dalam data base komputer.
Jika telah selesai pemeriksaan data maka klik bagian SIMPAN. Dalam menu ini juga
terdapat kolom keterangan 7 barcode buku terakhir yang telah discan oleh petugas. Langkah
selanjutnya jika akan mengakhiri menu ini silahkan klik pada tanda silang di sudut kanan
atas.








3. Pantauan stock opname
Ini adalah menu untuk mengetahui seluruh jumlah judul dan eksemplar yang ada dalam data
base komputer. Di dalam menu ini juga akan diketahui jumlah buku yang belum distock
opname dan yang sudah distock opname dengan dilengkapi presentasenya. Hal ini untuk
mengevaluasi hasil pekerjaan yang telah dilakukan.









4. Laporan per petugas
Menu ini untuk mengetahui jumlah hasil kerja masing-masing petugas. Dalam menu ini dapat
menampilkan report resume dan report detail.

3








a. Report resume adalah menampilkan jumlah hasil kerja masing-masing petugas dengan
dibedakan berdasar jumlah koleksi yang ada dalam kondisi baik, rusak maupun salah.









b. Report detail adalah menampilkan jumlah hasil kerja masing-masing petugas dengan
rincian kondisi buku (baik, rusak atau salah), nomor referensi, judul buku, nomor
barcode, tanggal stock opname dan keterangan stock opname.









5. Analisis Opname buku
Dalam menu ini dapat diketahui status jumlah buku yakni jumlah buku dalam status bebas
dan jumlah buku dalam status sedang dipinjam. Selain dapat diketahui jumlahnya, dengan
menu ini juga dapat mengetahui secara detail buku yang sedang dipinjam, mahasiswa dan
nomor kartu perpustakaan peminjam, nomor referensi buku yang dipinjam, nomor barcode,
judul buku, tanggal dan jam peminjaman, tanggal pengembalian, dan petugas yang melayani
peminjaman. Untuk melihat secara detail dengan mengklik info sirkulasi, kemudian klik
proses, dan klik cetak hasil pencarian.
4
Info sirkulasi
Cetak hasil pencarian





















6. Rekap pustaka
Menu ini untuk melihat hasil akhir kegiatan stock opname. Di dalam rekap pustaka dapat
menampilkan jumlah eksemplar buku yang telah sama dan yang belum sama antara jumlah
eksemplar yang ada di data base komputer dan jumlah eksemplar yang ada di rak.










DAFTAR PUSTAKA
LASA HS. Kamus istilah perpustakaan. Yogyakarta : Gama Press, 1998
Puspindika. Duta Vipop (Duta Wacana Visual Program Otomasi Perpustakaan). Yogyakarta :
Puspindika, [s.a]