PERANCANGAN SOFTWARE REQUIREMENTS SPECIFICATION

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Disusun oleh :
1.
2.
3.
4.
5.

Muh.Ashshidiqie Azizi R.
Fahmi Ikhsan Prasetyo
Pariz Hilmi Kurnia
M.Iqbal Assidiq SP
Dendy Ramdhani

5130411173
5130411183
5130411194
5130411222
5130411302

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
2016
1. Pendahuluan

1.1 Tujuan
Tujuan dari pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan ini yaitu :
1.a.1 Dapat mempermudah proses pencarian dan peminjaman buku
1.a.2 Memudahkan dalam mengakses informasi persediaan buku yang
1.a.3
1.a.4

diterima pengunjung perpustakaan lebih cepat dan efektif

Dapat melakukan registrasi secara online
Mengelola data anggota perpustakaan , dan informasi yang berhubungan
dengan perpustakaan

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam pengembangan sistem ini menggunakan perangkat
lunak berupa sistem database perpustakaan yang diberi nama Sistem Informasi
Perpustakaan. Perangkat lunak ini digunakan untuk penginputan data dan
penyimpanan data yang diharapkan data akan tersimpan lebih sistematis. Sistem
ini mulai dirasa perlu demi mempermudah pengunjung mencari dokumen atau
data yang dicari dengan mudah.
1.3 Definisi
Definisi - definisi dari istilah yang digunakan dalam dokumen ini diantaranya :
User : pengguna dari perangkat lunak
Database : Basis data, tempat penyimpanan data data yang berhubungan
dengan perangkat lunak
Aktor : sesuatu yang berhubungan langsung dengan sistem
Password : Kata kunci rahasia untuk bisa mengakses sistem
Interface : tampilan antarmuka
S/W : Software
1.4 Referensi
Adapun data-data yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi
Perpustakaan ini adalah data-data dari hasil wawancara dengan petugas
perpustakaan, antara lain:
1.4.1 Bagian Kepegawaian
1.4.2 Bagian Pustaka
1.5 Sistematika
Dokumen SRS ini dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :

1.5.1

Pendahuluan yang berisi penjelasan tentang tujuan pembuatan

perangkat lunak, lingkup masalah yang dipengaruhi oleh perangkat

1.5.2

lunak yang dikembangkan, definisi, referensi dan sistematika.

Deskripsi umum yang berisi penjelasan secara umum mengenai
perangkat lunak yang akan dikembangkan, meliputi perspektif
deskripsi umum sistem, karakteristik pengguna, batasan batasan

1.5.3

dan asumsi penggunaan.

Spesifikasi kebutuhan yang berisi uraian kebutuhan perangkat lunak
secara lebih rinci

Deskripsi Umum
2.1 Perspektif
Dalam membantu petugas perpustakaan dan pengunjung dalam melakukan
kegiatan di lingkungan perpustakaan dibuatlah perangkat lunak yang bersifat
user friendly artinya petugas dapat menggunakanya dengan mudah.
Perangkat lunak ini menangani kegiatan kegiatan antara lain pendataan
anggota perpustakaan, pendataan pengunjung perpustakaan, pendataan buku
yang ada di Perpustakaan, sirkulasi buku dan pembuatan laporan untuk pihak
eksekutif.
2.2 Kegunaan
Perangkat lunak ini memiliki kegunaan yang nantinya dapat membantu
petugas dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Selain bagi petugas
Perpustakaan, kegunaan perangkat lunak juga dapat dirasakan oleh pengguna
layanan Perpustakaan. Dengan adanya perangkat lunak ini, mereka bisa
mendapatkan data-data buku secara lebih mudah dan akurat.
Kegiatan yang dilakukan perangkat lunak tersebut meliputi pendataan
anggota, pengelolaan data pengunjung, pengelolaan data buku (katalog buku),
pengeloaan data sirkulasi buku (peminjaman dan pengembalian buku) serta
mempermudah pencarian buku. Keberadaan perangkat lunak ini, membuat
petugas dapat melaksanakan kegiatan operasional perpustakaan secara efisien,
serta mengurangi kesalahan dalam pencatatan data.

2.3 Karakteristik Pengguna

Karakteristik penggunaan dari perangkat lunak ini adalah semua yang ingin
menggunakan jasa perpustakaan misalnya mahasiswa, dosen, karyawan,
pimpinan, dan masyarakat umum, yang membedakan adalah pengguna yang
berinteraksi dengan sistem dihubungkan dengan hak akses dan level
autentifikasi sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang terdapat pada
perpustakaan.
2.4 Batasan Batasan
2.4.1 Perangkat lunak hanya dijalankan di Windows (XP,vista,7, 8, 8.1, 10
2.4.2

dan lain-lain)
Pengembangan perangkat lunak tidak akan merubah file-file ataupun
database yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari pimpinan

2.4.3

Perpustakaan.
Waktu pengembangan perangkat lunak yang singkat membuat
adanya

2.4.4

kemungkinan

dilaksanakan.
Pengembangan

tidak

perangkat

semua fungsi yang ada

lunak

ini

akan

dapat

mengotomatisasi

pengelolaan data-data yang ada di Perpustakaan, yang meliputi data

anggota, data pengunjung, katalog buku, data sirkulasi buku, dan
laporan untuk pimpinan Perpustakaan.
2.5 Asumsi & Ketergantungan
2.5.1 Semua peminjam buku di Perpustakaan adalah anggota Perpustakaan
2.5.2 Peminjaman buku oleh setiap anggota maksimal 5 buku tidak lebih.
Apabila buku telah dikembalikan, maka peminjam dapat meminjam
kembali, apabila belum dikembalikan maka peminjam harus
mengembalikan buku yang dipinjam sebelumnya untuk dapat
2.5.3

meminjam buku yang lainnya.

Peminjaman buku yang lebih dari 7 hari dikenakan denda sebesar
Rp.1000 perbuku perhari.

Spesifikasi Kebutuhan
3.1 Kebutuhan Fungsional

3.1.1 Pendahuluan
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang harus dipenuhi agar suatu
sistem dapat berjalan atau dapat dikatakan kebutuhan tambahan yang
memiliki input, proses, dam output. Kebutuhan fungsional yang harus
ada dalam sistem yang akan dikembangkan ini adalah sebagai berikut :
3.1.1.1 Sistem harus dapat menyediakan informasi persediaan buku
bagi pengunjung perpustakaan secara lebih detail, cepat, dan
efektif.
3.1.1.2 Sistem harus dapat mempermudah pengunjung maupun
peminjam dalam proses pencarian buku
3.1.1.3 Sistem harus dapat mempermudah pengunjung maupun
peminjam dalam proses peminjaman buku
3.1.1.4 Sistem harus dapat meminimalisir terjadinya kecurangan
dalam peminjaman buku.
Aktor yang ada dalam lingkup sistem adalah :
a. Pengunjung
Yang dilakukan adalah :
a) Mengisi buku pengunjung
b) Melakukan pencarian buku dengan katalog
c) Melakukan registrasi anggota (non-anggota)
b. Petugas
a) Login
b) Melakukan pencarian buku dengan katalog
c) Memproses data anggota
d) Memproses data buku
e) Menangani peminjaman buku
f) Menangani pengembalian buku
g) Menampilkan laporan peminjaman dan pengembalian
3.1.2

Input
Input / Masukkan Pada Proses Mengisi Buku Pengunjung :
Field NIA
: untuk entry NIA
Field Nama
: untuk entry Nama
Keterangan
: untuk entry Keterangan
Tombol Simpan : untuk menyimpan data pengunjung

Input / Masukkan Pada Proses Pencarian Buku Dari Katalog

Field Cari
: untuk entry pencarian
Field Berdasarkan : mencari berdasarkan judul, pengarang dan
penerbit
Tombol Cari

: untuk mencari buku

Input / Masukkan Pada Proses Login

Field Username : untuk memilih golongan
Filed Password : untuk entry password
Tombol Login
: untuk login

Input / Masukkan Pada Proses Registrasi Anggota

Field NIA
: untuk entry NIA
Field Nama
: untuk entry Nama
Field Jenis Kelamin : Untuk memilih jenis kelamin
Field Alamat
: untuk entry alamat
Field Telepon
: untuk entry Telepon
Field Status
: untuk memilih status pendaftar
Tombol Simpan : untuk menyimpan data anggota

Input / Masukkan Pada Memproses Data Anggota

Field Cari
: untuk entry pencarian
Field Berdasarkan : untuk mencari anggota berdasarkan
golongannya
Tombol Cari

: untuk mencari buku

Input / Masukkan Pada Proses Data Buku

Field ID_Buku
: untuk entry ISBN
Field Jenis Buku
: untuk entry jenis buku
Field Judul
: untuk entry judul buku
Field Pengarang
: untuk entry pengarang
Field Penerbit
: untuk entry penerbit
Field Tahun Terbit : untuk entry tahun terbit
Field Jumlah Stok
: untuk entry jumlah stok buku yang
ada
Field Jumlah Tersedia

: untuk entry jumlah yang tersedia di

rak

Input / Masukkan Pada Proses Laporan Persediaan Buku

Field Cari
: untuk entry pencarian

Field Berdasarkan

: untuk mencari buku berdasarkan

judul
Tombol Cari

: untuk mencari buku

Input / Masukkan Pada Proses Peminjaman Buku

Field NIA
: untuk entry NIA
Field Nama
: untuk entry Nama
Field ID Buku 1 : untuk menampilkan ID Buku yang akan
dipinjam
Field ID Buku 2 : untuk menampilkan ID Buku yang akan
dipinjam
Field ID Buku 3 : untuk menampilkan ID Buku yang akan
dipinjam
Field ID Buku 4 : untuk menampilkan ID Buku yang akan
dipinjam
Field ID Buku 5 : untuk menampilkan ID Buku yang akan
dipinjam
Field Tanggal

: untuk menampilkan tanggal peminjaman

yang merupakan tanggal dimana form peminjaman dibuka

(tanggal hari ini ) bersifat otomatis
Tombol Simpan : untuk menyimpan data peminjaman buku

Input / Masukkan Pada Proses Pengembalian Buku

Field INA
: untuk entry NIA
Field Nama
: untuk entry NAma
Field ID Buku 1
: untuk entry Judul Buku 1
Field ID Buku 2
: untuk entry Judul Buku 2
Field ID Buku 3
: untuk entry Judul Buku 3
Field ID Buku 4
: untuk entry Judul Buku 4
Field ID Buku 5
: untuk entry Judul Buku 5
Field Tanggal Kembali : otomatis tanggal hari pengembalian
Tombol Simpan
: menyimpan data pengembalian buku

Input / Masukkan Pada Proses Laporan Peminjaman

Field Cari
: untuk entry pencarian
Field Berdasarkan : untuk mencari laporan peminjaman
berdasarkan bulan atau tahun
Tombol Cari
: untuk mencari laporan

3.1.3

Input / Masukkan Pada Proses Laporan Pengembalian

Field Cari
: untuk entry pencarian
Field Berdasarkan : untuk mencari laporan pengembalian

berdasarkan bulan atau tahu

Tombol Cari
: untuk mencari laporan
Proses
Tampilan muka web Sistem Informasi Perpustakaan terdapat
form pengisian buku pengunjung. Pengisian dilakukan sesuai tata
cara yang disediakan. Pengunjung akan menginputkan data
pengunjung dan data akan tersimpan kedalam database pengunjung.
Dan secara otomatis pengunjung masuk ke halaman Utama (Home)
dan dapat mengakses Sistem Informasi Perpustakaan (Registrasi
Anggota atau Pencarian Katalog).
Pada menu pencarian buku, Peminjam akan membuka menu
katalog. Sistem akan menampilkan katalog buku dan peminjam dapat
melihat

isi

katalog

dan

memulai

pencarian

buku

dengan

memasukkan beberapa data dari buku yang ingin dicari. Sistem akan
membaca masukkan dari peminjam dan kemudian memproses
pencarian. Jika pencarian ditemukan, sistem akan menampilkan data
buku yang dicari atau data buku yang mendekati.
Dalam halaman utama terdapat form login. Agar pegawai dan
pimpinan dapat masuk ke halaman admin, maka pegawai dan
pimpinan diwajibkan mengisi form login yang terdiri dari username
dan

password.

Kemudian

sistem

akan

memeriksa

atau

mengidentifikasi username dan password pegawai didalam database.

Sistem akan membuka halaman utama admin.
Menu registrasi anggota berfungsi untuk mendaftarkan
anggota yang belum terdaftar agar dapat menjadi anggota
perpustakaan. Dalam halaman ini pengunjung memasukkan data diri

sesuai dengan form yang diminta. Setelah data anggota diinputkan

data akan disimpan kedalam database.
Menu data anggota akan memproses data anggota yang telah
terdaftar sebagai anggota. Petugas dapat mengubah (edit) atau
menghapus data anggota yang sudah terdaftar.
Menu data buku akan memproses data buku yang belum
disimpan dalam database. Petugas akan memilih menu data buku,
dan halaman data buku akan terbuka. Pada halaman ini petugas akan
memasukkan data buku baru. Setelah data-data buku diinputkan data
akan disimpan kedalam database buku.
Menu laporan persediaan buku ini memproses laporan
persediaan buku yang tersedia dimana laporan ini dibutuhkan oleh
pemimpin. Pemimpin akan memilih menu ini untuk menampilkan
laporan persediaan buku. Sistem akan menampilkan laporan
persediaan buku.
Petugas memilih menu peminjaman buku dan sistem akan
membuka halaman tersebut. Id pada form ini petugas akan
memasukkan data peminjam dan data buku yang hendak dipinjam.
Setelah data diinputkan maka data buku akan di tersimpan, status,
buku tidak tersedia bagi buku yang jumlahnya hanya satu, dan
persediaan buku berkurang apabila jumlahnya lebih dari satu pada
katalog pencarian buku.
Petugas membuka

menu

pengembalian

dan

halaman

pengembalian terbuka. Pada proses pengembalian ini petugas

memasukkan Id peminjaman, maka daftar buku yang dipinjam oleh
anggota akan ditampilkan oleh sistem. Petugas menyimpan data
pengembalian, data tersimpan, status buku berubah menjadi
tersedia bagi buku yang jumlahnya satu, serta jumlah buku
dikatalog pencarian bertambah untuk buku yang jumlahnya lebih dari
satu.

Proses laporan pengembalian dan peminjaman buku ini

dibutuhkan oleh pemimpin. Pemimpin akan memilih menu untuk
menampilkan laporan pengembalian dan peminjaman buku. Sistem
akan menampilkan laporan pengembalian dan peminjaman.
3.1.4

Output
Pada Sistem Informasi Perpustakaan ini, output yang
dihasilkan oleh input yang dimasukkan oleh user pada proses
Mengisi Buku Pengunjung adalah masuknya pengunjung ke
halaman utama Web Sistem Informasi Perpustakaan ini.
Pada proses Login output yang dihasilkan yaitu berupa
Autentifikasi sehingga user dapat masuk ke halaman utama Admin
dan mengakses seluruh informasi yang ada dihalaman admin.
Pada proses Melakukan Pencarian Buku Dari Katalog
output yang dihasilkan adalah berupa data/informasi yang ingin
dicari oleh User atau data / informasi yang mendekati sesuai dengan
jenis pencarian yang dipilih oleh user dalam bentuk tabel.
Memproses Data Anggota menghasilkan output berupa data
anggota dari database anggota dalam bentuk tabel dengan menu edit
dan delete yang tersedia sehingga petugas dapat memanipulasi data
tersebut.
Meproses Data Buku menghasilkan output berupa data
buku dari database yang dapat dimanipulasi kembali seperti update
dab delete.
Proses Menampilkan Laporan Persediaan Buku, output
yang dihasilkan yaitu berupa laporan persediaan buku secara harian,
bulanan atau tahunan sesuai dengan nama periode yang ditentukan
(bulan/tahun).
Proses Menangani Peminjaman Buku menghasilkan output
berupa informasi buku apa saja yang dipinjam, tanggal pinjam buku,
dan kapan anggota harus mengembalikan buku yang dipinjamnya
(Waktu Pengembalian).

Proses Menangani Pengembalian Buku memiliki output

yaitu informasi pengembalian buku yang terhubung dengan data
peminjaman. Keluarannya juga berupa denda apabila anggota
mengembalikan buku yang dipinjamnya melebihi waktu yang telah
ditentukan oleh perpustakaan, yaitu selama 7 hari dari waktu
peminjaman (1 Minggu).
Proses
Menampilkan

Laporan

Peminjaman

dan

Pengembalian menghasilkan output berupa laporan peminjaman dan

laporan pengembalian buku di Perpustakaan sesuai dengan periode
yang diinputkan (Bulan/Tahun).
3.2 Kebutuhan Antarmuka Eksternal
3.2.1 Antarmuka Pengguna
Perangkat lunak untuk perpustakaan ini dibuat dengan menggunakan
Aplikasi Web, untuk pengolahan User Interface digunakan aplikasi
Dream Weaver. Dimana tampilan web didesain menggunakan
template yang ada. Perangkat lunak untuk layanan dalam
perpustakaan ini dilengkapi dengan menu untuk pengaksesan
berbagai fungsi yang disediakan. Interaksi antara pengguna dan
perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan keyboard dan
mouse (misalnya pengaksesan menu).
3.2.2

Antarmuka Perangkat Keras

Perangkat keras yang dapat digunakan dalam perangkat lunak
yang dibuat adalah :
3.2.2.1 Personal Komputer (PC)
3.2.2.2 Monitor VGA mempunyai resolusi minimal 800 x 1200 pixel
3.2.2.3 Keyboard dan mouse untuk melakukan kegiatan user
3.2.2.4 Internet broadband
3.2.2.5 Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat
standar dalam sistem komputer serta koneksi internet.

3.2.3

Antarmuka Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk Sistem Informasi

Perpustakaan ini antara lain :
3.2.3.1 Sistem Operasi Windows (XP,Vista,Server 2008, 8, 8.1, 10),
Linux
3.2.3.2 Untuk pengolahan databse : SQL Server 2014
3.2.3.3 Untuk koneksi database digunakan ADOdB
3.2.4

Antarmuka Komunikasi
Proses komunikasi dalam sistem ini menggunakan jaringan
lokal, dimana dikontrol oleh komputer server.

3.3 Kebutuhan Performasi

Untuk meningkatkan kinerja sistem ini dibutuhkan kriteria spesifikasi
ukuran kuantitatif yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak. Sistem ini
diharapkan dapat membutuhkan waktu yang sedikit dalam menyelsaikan setiap
tahapan proses. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar
troughput yang dapat dihasilkan. Meningkatnya kecepatan ini diharapkan dapat
terjadi disetiap tahapan proses ataupun pekerjaan yang besarnya ini bergantung
pada jenis prosesnya. Selain itu sistem diharapkan dapat mengurangi
kecurangan oleh user dalam meminjam buku.
3.4 Kendala Desain
Dalam pembuatan sistem ini, terdapat kendala-kendala atau hambatan yang
menyangkut standar pemenuhan perangkat keras.
3.4.1 Standar Compliance
3.4.1.1 Pemilik sistem dapat merubah file -file ataupun database
yang ada
3.4.1.2 User dapat meminjam dan melihat katalog buku melalui jalur
3.4.2

otomatisasi
Perangkat Keras
Berikut ini adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi
oleh sistem :
3.4.2.1 Sistem Operasi Microsoft Windows yang berlisensi asli

3.4.2.2 Basis Data sebagai media penyimpanan database yang

digunakan adalah SQL Server 2014 dan dikoneksikan dengan
ADOdB
3.4.2.3 Sistem akan dibangun sebagai dekstop application. Aplikasi
ini akan dibangun dengan menggunakan sintaks HTML
dengan menggunakan software Macromedia Dreamweaver
dan PC dengan harddisk minimal 40GB dan RAM 1GB,
kemungkinan untuk spesifikasi ini tidak tersedia di wilayah
ini jadi harus memesan ke pusat.
3.4.2.4 Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi minimal 800
x 1200 pixel
3.4.2.5 Keyboard dan mouse untuk melakukan kegiatan user.
3.5 Atribut
3.5.1

Keamanan Sistem
Untuk memproteksi perangkat lunak dari akses penggunaan,
pengubahan, penghancuran atau pengungkapan (disclosure) yang
tidak disengaja atau yang merusak. Kebutuhan yang spesifik
termasuk hal-hal berikut :
3.5.1.1 Adanya backup data sehingga data lebi reliable
3.5.1.2 Penyimpanan data log/history
3.5.1.3 Pemberian suatu fungsi ke modul-modul yang berbeda
3.5.1.4 Pembatasan komunikasi terhadap suatu area tertentu dalan

3.5.2

program
3.5.1.5 Pemeriksaan integritas data untuk peubah-peubah kritis
Pemeliharaan
Adanya pemeliharaan dan pengecekan berkala yang akan
dilakukan terhadap program yang berjalan ataupun pengecekan baik
terhadap perangkat lunak itu sendiri ataupun hardware yang
digunakan. Untuk pemeliharaan tiap harinya, sistem ini dilengkapi
antivirus sehingga meminimalkan kerusakan pada sistem serta
terdapat backup data untuk mencegah hal hal tidak terduga yang

tidak diinginkan.
3.6 Kebutuhan Lain

3.6.1

Database
Database yang terdapat dalam sistem informasi perpustakaan ini
terdiri dari :
3.6.1.1 Jumlah buku yang terdapat pada perpustakaan
3.6.1.2 Informasi detail dari setiap buku yang ada (nama pengarang,
penerbit, dll)
3.6.1.3 Jumlah dan data member perpustakaan
3.6.1.4 Waktu aktif sistem
3.6.1.5 Status buku (sedang dipinjam atau tidak)
3.6.1.6 Sistem perhitungan denda pada pengembalian buku yang

3.6.2

terlambat
Pengoprasian
Perangkat lunak dapat dijalankan di PC atau Laptop manapun yang

3.6.3

terhubung dengan internet.

Penyesuaian Tempat
Penggunaan database SQL Server 2014 untuk menyimpan data-data,
baik data anggota, data peminjaman, data pengembalian dan
persediaan semuanya diletakkan pada hardware masing-masing
setiap bagian petugas.