INTERNAL QUALITY

AUDITOR
REFRESHMENT

Presented By : Kokok Surya Nusantara

REFERENSI

ISO 19011 – 2002 Guidelines For

Quality Auditor/environmental
management system auditing
Diadopsi oleh BSN menjadi SNI19-
19011-2005 Panduan audit sistem
manajemen mutu dan atau
lingkungan
TEKNIK DASAR AUDIT
Harus dilakukan dengan cara profesional
Hindari pembuatan kesimpulan atau evaluasi
di luar bukti yang sedang diuji
Hindari membuat pengamatan tentang
efisiensi pada cara penanganan atau saran-
saran mengenai cara yang lebih baik dalam
menanganinya
Tetap menjaga kerahasiaan, jangan
mendiskusikan temuan dari departemen lain
atau perusahaan lain
Checklist harus diisi sesuai kebutuhan
Dokumen yang direview harus diidentifikasi
pada checklist
TEKNIK WAWANCARA
Tentukan informasi yang ingin didapatkan
Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti,bila ada
istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk
menghindari pengertian yang berbeda
Pergunakan penekanan nada suara untuk
memperjelas maksudhIndari memberikan pertanyaan
yang mengandung beband anmemojokkan ( loaded
&leading Question)
Mengapa anda menggunakan sistem inspeksi yang sudah
jelas tidak efektif ?
Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject
kan?
TEKNIK WAWANCARA
Gunakan bahasa tubuh ( mimik
muka,gerak tangan,kontak mata)
Perhatikan saat auditee berbicara
Jangan pernah merasa lebih tahu
dibandingkan dengan auditee mengenai
proses yang diaudit, disarankan lebih
banyak menjadi pendengar daripada
berbicara
Katakan persetujuan anda terhadap
penjelasan auditee yangs esuai dengan
kriteria audit
TEKNIK WAWANCARA
Tunggu beberapa saat setelah auditee
selesai berbicara sebelum mengajukan
pertanyaan
Catat informasi yang perlu dan penting
Jangan melakukan interupsi bila tidak
terpaksa
Buat kesimpulan informasi yang didapat
serta lakukan konfirmasi kepada auditee
untuk mendapatkan persetujuan atau
koreksi
JENIS PERTANYAAN DALAM
AUDIT
Pertanyaan Terbuka ( Open Question)
Pertanyaan yang memmbutuhkan penjelasan
Pertanyaan Penyelidikan ( Probing
Question)
Pertanyaan yang bersifat memeriksa
Pertanyaan Tertutup ( Close Question)
Pertanyaan yang meminta kepastian
 JENIS PERTANYAAN DALAM
AUDIT
Open Question Probing Question Close Question

Keuntungan Dengan satu Dengan pertanyaan ini Kita mendapatkan

pertanyaan kita mendapatkan konfirmasi yang pasti
mendapatkan informasi tertentu tentang sesuatu hal
infromasi yang banyak secara mendetail

Kelemahan Auditor dapat Bila auditor tidak jeli Bila auditor terlalu
kehilangan kontrol dalam memilih sering
terutama dalam hal informasi dan intensif menggunakannya
waktu,dikarenakan dalam menanyakannya dapat berakibat audit
banyaknya infromasi maka inforamsi yang tidak hidup dan
yang diberikan diterima bias dari informasi yang
tujuan audit didapat terbatas

Contoh Dapatkan anda Berapa spesifikasi JAdi kalau produkini

ceritakan mengenai yangtepat untuk test keluar dari spesifikasi
sistem inspeksi produkini pada produk jenis A maka diberi tag
jadi ditempat anda merah?
JENIS PERTANYAAN DALAM
AUDIT
PERTANYAAN BURUK PERTANYAAN CUKUP BAIK / PERTANYAAN BAIK / GOOD
(NAIF) / POOR QUESTION MEDIOCRE QUESTION QUESTION

Apakah anda memiliki sistem Apakah anda menggunakan Apakah anda menggunakan
pengendalian material tidak sistem pengendalian material laporan ketidaksesuaian
sesuai tidak sesuai seperti yang tersebut dalam
Bab V Quality Manual
Adakah uraian bagian
ketidaksesuaian yang diisi
ditandatangani dan tanggal
yang diperlukan

Apakah anda memiliki Apakah aanda menggunakan Apakah mereka menggunakan

sistmkalibrasi daftar kalibrasi daftar kalibrasi seperti
tersebut dalam prosedur A
Apakah daftar kalibrasi diisi
sesuai yang dibutuhkan
Apakah ada tandatangan dari
dinas meteorologi,tanggal dan
pendistribusian daftar kalibrasi
JENIS PERTANYAAN DALAM
AUDIT – METODE PDCA
PLAN 1. Apakah Proses anda? Jelaskan urutan dan keterkaitannya
2. Apakah parameter proses yang penting?
3. Bagaimana anda merencanakan proses tersebut?

DO 1. Bagaimana metode pengendalian proses?

2. Apakah anda memiliki sistem informasi process ?
3. Apakah ada pembagian tanggung jawab yang jelas ?
4. Apakah ada acuan kerja yang tepat?
CHECK 1. Apa parameter proses yang diukur
2. Bagaimana metode pengukurannya? Apa toolsnya?
3. Apa hasil pengukurannya?
4. Apakah dianalisis?hasilnya apa?
ACTION 1. Apa tindakan yang anda lakukan?
2. Apahasil tindakan tersebut?
3. Apa”pelajaran” yang diperoleh?
4. Apa rencana anda selanjutnya ?
PERIKSA
Tentukanitemyang perlu diperiksa
Jangan puas hanya dengan ditunjukkan
keberadaan dokumen, periksa kelengkapannya
Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya
maka proses pemeriksaan dilakukan dengan
metode sampling
Hindari Nit Picking ( mencari hal sepele)
Hindari berdebat dengan auditee tentang suatu
ketidaksesuaian , periksa sample berikutnya
supaya terhindar dari perdebatan
Catat dokumentasi ( nama,nomor,tanggal,lokasi)
yang tidak sesuai
CARA PENGAMBILAN SAMPEL

Jangan meminta untuk menunjukkan dokumen,

akan lebih baik mengambil dari sampel yang
tersedia
Meminta untuk melihat suatu daftar,index atau
yang sejenisnya dan pilih sampel yang diinginkan
untuk diperlihatkan oleh auditee
Meminta untuk melihat lemarifile / laci yang berisi
dokumen dan ambil satu sampel dari bagian
depan dan satu lagi dari bagian belakang
Pilih sampel dari bagian yang berbeda dalam satu
proses pekerjaan
TEMUAN AUDIT
KESESUAIAN (CONFORMITY)
Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu
proses
KETIDAKSESUAIAN (NONCONFORMITY)
Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu
proses
PELUANG PENINGKATAN (IMPROVEMENT
OPPORTUNITY)
Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu
proses akan tetapi terdapat suatu peluang untuk
menimbulkan ketidaksesuaian atau
untukmeningkatkan efektifitas proses
TEMUAN AUDIT – Major Non
Conformity
Major Nonconformity
Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan
dari sistem untuk memenuhi persyaratan ISO/TS 16949:
2002
Semua ketidaksesuaian yangd apat mengakibatkan
kemungkinan terkirimnya produk yang tidak sesuai ,
suatu kondisi mungkin dapat mengakibatkan kegagalan
atau berkurangnya kemampugunaan suat produk atau
servis untuk penggunaan yang diharapkan
Suatu ketidaksesuaian yang berdasarkan penilaian dan
pengalaman mengindikasikan kemungkinan
menghasilkan kegagalan baik dari sistem manajemen
mutu atau mengurangi kemampuannya untuk menjamin
proses atau produk yang terkontrol
TEMUAN AUDIT – Minor Non
Conformity
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan
ISO/TS 16949:2002 yang berdasarkan
penilaian dan pengalaman sepertinya tidak
akan berakibat kepada kgagalan dari
sistem manajmen mutu atau mengurangi
kemampuan untuk menjamin produk atau
proses yang terkontrol
Kegagalan pada sebagian dokumentasi Sistem
manajemen mutu perusahaan sehubungan
dengan ISO/TS 16949
Satu kekurangan minor pada satu item dari
sistem manajemen mutu perusahaan
Audit Guidance Tools
CHECKLIST
Adalah sebuah daftar yang dikeluarkan sesuai kebutuhan yang
akan direview selama proses, cheklist bermanfaat bagi pemenuhan
auditee terhadap standar,kode ataupun peraturan
MARKED UP PROCEDURE
ini yang paling sederhana dari alat pandu audit untuk
pengembangan, konsepnya dengan membuat fotokopi prosedur
yang diaudit dan diberikan tanda khusus pada bagian yang akan
diuji
FLOWCHART
Sebuah flowchart sangat berguna untuk analisa sistem yang sudah
diimplementasikan dan membantu dalam mebuat keputusan dalam
suatu proses
MIND MAP
dikembangkan sebagai jalan untuk membantu kita membuat
catatan yang hanya menggunakan kata kunci dan gambar, Mind
map dapat dibuat dengan cepat karena kualitas visualnya lebih
mudah diingat dan ditinjau