“Objective Evidence” Senjata Paling

Ampuh Seorang Auditor

Audit – Audit merupakan cara yang menjadi pilihan untuk mengetahui penerapan sistem
manajemen di suatu organisasi atau perusahaan, kegiatan ini dilakukan dengan membandingkan
apa yang ditemui saat audit dengan standar yang mengatur. Kegiatan audit sendiri bisa dilakukan
dengan dua metode yaitu Desk Audit(audit Dokumen) dan Field Audit (Audit Lapangan).

Salah satu kunci di dalam melakukan Audit adalah “Bukti Yang Objektif”

Bagaimana Objective Evidence Itu ?

Bukti yang objektif (Objective Evidence) merupakan bukti yang dapat digunakan untuk
menyatakan organisasi yang sedang dilakukan audit telah menerapkan sistem manajemen atau
tidak. Seorang auditor harus memilih bukti objective sampai benar-benar yakin bahwa yang
disimpulkan adalah kondisi yang sebenarnya, bukan hanya dari dokumen yang diberikan saja atau
hasil tanya jawab dengan auditee, namun perlu digali lebih dalam dan dilakukan verifikasi.

Tujuan Mendapatkan Bukti Yang Objektif (Objective Evidence)

Menemukan bukti Audit (dokumen maupun fakta di lapangan) yang objektif dalam kegiatan audit
memiliki banyak tujuan, yaitu:
1. Kredibilitas Proses Audit
Dengan mengumpulkan bukti-bukti selama kegiatan audit dilakukan akan memberikan tingkat
kepercayaan yang tinggi bahwa Audit benar-benar dilakukan. Audit tidak hanya memperlihatkan
bahwa seorang auditor membaca dokumen yang diberikan, melainkan mewawancarai orang-
orang yang ada untuk memverifikasi, mengumpulkan rekaman atau dokumen, dan menganalisis
proses yang sudah dilakukan oleh auditee.
2. Sebagai Dasar Untuk Setiap Ketidaksesuaian Yang Dilakukan
Ingat… Tujuan utama dari Audit adalah Bukan Mencari Ketidaksesuaian, Justru mencari
Kesesuaian penerapan dengan Standar yang dianut.
Bukti-bukti objektif yang dikumpulkan selama kegiatan audit dapat membantu seorang auditor
menemukan kesesuaian antara penerapan dengan standar yang digunakan (sistem manajemen).
Yang pada akhirnya dapat juga digunakan untuk menympulkan ketidaksesuaian yang ada di
dalam penerapan.
Walaupun tujuan utama audit adalah mencari tingkat penerapan, namun ketidaksesuaianlah yang
selama ini digunakan untuk membuat laporan hasil audit.
Selain itu, Bukti objektif yang dikumpulkan juga bisa dimasukkan menjadi temuan positif
(Tergantung jenis bukti objektifnya).

Bagaimana Bentuk “Objective Evidence” Yang Sebenarnya ?

Mendengar istilah objective evidence tentu akan membuat kita berpikir, bagaimana sebenarnya
dan memang terdengar sedikit lebih rumit.
Bukti Objektif (Objective Evidence) sendiri sebenarnya cukup sederhana, berikut gambarannya:
1. Tidak Bias, bukti yang ditemukan memang benar-benar sesuai fakta, tidak menurut emosi atau
perasaan si auditor. Bukti yang dicari benar-benar netral tanpa adanya tendensi lain. Biasanya
subjektifitas muncul karena adanya hubungan yang dekat antara auditor dengan auditee (suka dan
tidak suka), jika ini terjadi maka sebaiknya sampaikan ke lead auditor Anda.
2. Faktual (Nyata), bukti yang dicari bukan dibuat-buat atau dibayangkan (ahhh..pasti mereka
melakukan lah..perusahaan sebesar ini kok…). Ini menjadi pertimbangan mengapa perlunya
Audit itu dilakukan oleh lebih dari satu orang. Ketika salah satu sudah mulai bingung dengan
bukti yang mereka temukan, segera diskusi dengan auditor lainnya.
3. Dari Sumber Pertama (A1), bukti yang didapat berasal dari orang pertama atau langsung
diterima, didengar, dilihat, dibaca atau dialami oleh auditor. Seorang auditor yang baik tidak
pernah mau mendengar atau mengambil bukti dari sumber yang tidak valid atau sering dibilang
“katanya si A…”. Semakin banyak orang yang terlibat dalam informasi tersebut, maka akan
semakin banyak informasi yang hilang.
4. Mudah Telusur (traceable), sebagai seorang auditor harus benar-benar mendata bukti-bukti
yang ditemukan, misal tanggal, jenis bukti, judul dokumen, departemen terkait. Sehingga semua
orang bisa tahu mana bukti yang menyatakan temuan ketidaksesuaian tersebut.
5. Bukan Menjatuhkan Seseorang (Impersonal), bukti-bukti dikumpulkan untuk memperkuat
fokus pada sistem dan proses, bukan untuk menyerang seseorang. Jangan pernah menyebut nama,
gantilah dengan aktivitas yang sedang dilakukan atau apapun itu. Jangan pernah menerka
keparahan atau dampak yang dapat ditimbulkan dari bukti yang ditemukan, misal “wah..kalau
tadi dilakukan bisa-bisa nanti kecelakaan atau terjadi pencemaran lingkungan….”. Tulis bukti
secara fakta yang ditemukan bukan untuk menuduh.
Demikian ulasan tentang Bukti Objektif (Objective Evidence), mungkin inilah tugas berat
seorang Auditor. Jika Anda menemukan bukti yang kurang objective bukan berarti bukti itu tidak
bisa digunakan. Sebagai seorang Auditor anda bisa menjadikan data yang subjektif menjadi
objektif dengan melakukan verifikasi dengan menanyakannya lebih dalam, bisa dengan bertanya
kepada auditee atau pekerja lain saat audit lapangan. Ini bisa Anda terapkan untuk semua jenis
audit seperti Audit SMK3

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

Perencanaan operasional adalah tentang mengendalikan proses desain dan

pengembangan. Organisasi harus memastikan bahwa semua kegiatan terkait berlangsung
dalam kondisi yang terkendali. Perencanaan operasional dan persyaratan kontrol (ISO 9001:
2015) dapat dibandingkan dengan persyaratan dari ISO 9001: 2008 Klausul 7.1 -
Perencanaan Realisasi Produk, tetapi telah diperluas untuk mencakup implementasi dan
kontrol, serta perencanaan dengan baik.

Anda harus mencari dan mencatat bukti bahwa organisasi Anda telah menentukan desain
dan prosesnya untuk memenuhi persyaratan pelanggan Anda dan persyaratan sistem
manajemen Anda. Bukti bahwa proses, termasuk semua input, output, sumber daya,
kontrol, kriteria, dan pengukuran proses dan indikator kinerja yang sedang direncanakan
harus dicari.

Untuk risiko dan peluang yang diidentifikasi organisasi Anda, Anda harus mencari bukti
bahwa tindakan ini telah diintegrasikan ke dalam sistem manajemen; dengan demikian,
tindakan ini harus dapat diverifikasi di tingkat proses - misalnya, bukti kontrol, kriteria
penerimaan dan sumber daya untuk mengatasi risiko dan peluang.

Tinjau kriteria penerimaan; ini mungkin termasuk target, ukuran, nilai, KPI, spesifikasi dan
kriteria lain yang relevan dengan output.

Anda harus memastikan bahwa proses yang dilaksanakan dikendalikan sebagaimana

direncanakan dan bahwa ada bukti bahwa organisasi Anda telah mengevaluasi efektivitas
tindakan yang diambil ketika menangani risiko dan peluang. Mengevaluasi dan mencatat
bukti yang berkaitan dengan perubahan yang direncanakan dan tidak diinginkan.

Produk atau layanan akhir adalah puncak dari peristiwa yang mengalihkan persyaratan dan
harapan pelanggan menjadi produk nyata atau layanan efektif yang sesuai dengan
persyaratan dan harapan yang ditentukan. Kontrol perencanaan realisasi produk dengan:

Menentukan sasaran mutu, lingkungan, dan keselamatan untuk produk;

Menentukan persyaratan untuk produk;

Identifikasi proses yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian;

Menetapkan proses yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian;

Mengidentifikasi dokumen untuk menunjukkan kesesuaian;

Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian;

Memelihara dan mempertahankan informasi yang terdokumentasi.

Organisasi Anda perlu merencanakan terlebih dahulu untuk bagaimana mereka akan
memproduksi produk mereka atau memberikan layanan mereka.

Rencana tersebut perlu mempertimbangkan persyaratan produk dan sasaran mutu apa
pun yang mungkin sesuai, sumber daya dan dokumen yang mungkin diperlukan, jenis
kegiatan pemantauan dan / atau inspeksi apa yang harus dilakukan untuk memastikan
produk atau layanan akan memenuhi persyaratan, dan jenis catatan apa yang harus
disimpan.
ISO 9001: 2015 dan ISO 14001: 2015 keduanya memperkenalkan konsep mengendalikan
perubahan, apakah itu 'perubahan yang direncanakan untuk dikendalikan' atau 'perubahan
yang tidak diinginkan untuk ditinjau untuk konsekuensinya'.

Kontrol dapat mencakup kontrol teknik, prosedur, prosedur terdokumentasi, dll. Kontrol
dapat diterapkan setelah hierarki (mis. Eliminasi, substitusi, administrasi) dan dapat
digunakan secara tunggal atau bersama-sama.

Mempertimbangkan bahwa beberapa dampak lingkungan organisasi Anda dapat terjadi

setelah produk dan layanan dikirimkan kepada pelanggan, organisasi perlu memberikan
informasi kepada mereka yang akan mengangkut, menggunakan, merawat atau membuang
produk dan layanan untuk mencegah dampak lingkungan yang merugikan. . Perspektif
siklus hidup berarti bahwa organisasi Anda juga harus:

Merancang dan mengembangkan produk dan layanan dengan mempertimbangkan dampak

lingkungan selama siklus hidup mereka;

Sertakan persyaratan lingkungan dalam spesifikasi pembelian produk dan layanan;

Komunikasikan persyaratan lingkungan ini kepada penyedia eksternal;

Bila perlu, berikan informasi tentang dampak lingkungan potensial yang terkait dengan
transportasi, penggunaan, perawatan akhir kehidupan dan pembuangan akhir produk dan
layanannya.

Pastikan bahwa mereka yang bertanggung jawab untuk setiap tahap siklus hidup, misalnya;
pengadaan, desain, logistik, operasi, penjualan, dan purna jual, diwakili dalam identifikasi
dan evaluasi aspek lingkungan.

Sekali lagi, skenario lokakarya bekerja dengan baik. Ketika aspek-aspek penting
berhubungan dengan tahapan siklus hidup lainnya, ini dapat dikelola atau dikoordinasikan
melalui sistem manajemen, misalnya dengan kontrol operasional dan tujuan lingkungan.

Auditor Sertifikasi tidak akan mengharapkan untuk melihat analisis siklus hidup yang
dikembangkan sepenuhnya. Ini bukan persyaratan standar baru. Prosedur operasi juga
harus dikembangkan untuk proses, pabrik, dan peralatan harus mencakup: