INTERNAL QUALITY AUDIT

APAKAH AUDIT?
Audit
Proses yang sistematik, independen, dan
terdokumentasi untuk menemukan bukti audit dan
mengevaluasi secara obyektif untuk menemukan
apakah kriteria audit sudah terpenuhi
“A Systematic, independent, and documented process
for obtaining audit evidence and evaluating it objectively
to determine the extent to which agreed criteria are
fulfilled
JENIS JENIS AUDIT
First Party: The organization audit its own
management system (Audit Mutu Internal)
Second Party: The management system of the
organization is audited by external auditors for
interested parties
Third Party: The management system of the
organization is audited by independent external
auditors (certification audit)
Pelaksanaan Audit
Audit harus dilakukan hanya pada interval tertentu
Audit dilakukan untuk memastikan bahwa SMM:
Dilaksanakan
Efektif
Sesuai persyaratan standard
Audit diperdalam pada area yang kritis atau bermasalah
Harus ada sebuah prosedur yang mengatur audit internal
Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri
Audit harus objektif dan tidak memihak
Tujuan Audit Internal
Audit dilakukan untuk memastikan bahwa SMM
Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)
Sesuai persyaratan standard (mis. ISO 9001)
Efektif
(Audit juga sebaiknya menemukan potensi-potensi
perbaikan)
Manfaat Audit Internal
Mengapa perlu audit?
Untuk melihat dari sudut pandang yang berbeda dan akurat
apa yang sedang terjadi dalam sebuah organisasi pada suatu
saat tertentu
Manfaat lain
Peluang untuk perbaikan
menjaga konsistensi staff
Membantu pengembangan kemampuan auditor
Membantu auditor dalam memahami perusahaan
Persiapan external audit
Sebagai alat manajemen
Audit seharusnya menentukan
apakah SMM
Sesuai dengan:
Rencana (planned Arrangements): Manual, Procedure,
Action Plan, dsb
Persyaratan ISO 9001
Company Policy & Objectives
Sudah dilaksanakan dan dipelihara dengan efektif
Siklus Audit
Schedule
Notify
Prepare
Audit
Report
Analyse
Schedule
Jadwal Tahunan/Audit program
Memuat jadwal bulanan dan area yang akan diaudit
Berdasarkan urgensi setiap area
Menentukan lead auditor
Dibuat oleh MR dan manajemen
Jadwal Spesifik
Memuat hari/tgl/waktu untuk setiap area
Memuat nama auditee dan auditor
Memuat nama lead auditor
Disiapkan oleh MR
Pemilihan tim audit
Terdiri dari: Auditor & Lead Auditor
Komposisi disesuaikan dengan luas area dan fungsi
yang ingin diaudit
Kecakapan audit (mengerti teknik audit)
Auditor harus Independen
Lulus kualifikasi auditor
Tanggung Jawab Auditor
Melaksanakan kegiatan audit sesuai dengan program
audit yang ditentukan oleh MR (Wakil Manajemen)
Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk
program audit
Melaksanakan audit
Membuat kesimpulan audit
Membuat laporan audit
Tanggung jawab lead auditor
Membantu MR/Wakil Manajemen dalam pemilihan
anggota tim audit
Menyiapkan perencanaan audit (Audit plan)
Menentukan kesimpulan audit
Membuat laporan evaluasi audit
Pemberitahuan
Lead Auditor membuat surat pemberitahuan kepada
semua auditor dan auditee tentang rencana audit
Lampirkan jadwal
Auditee/Auditor tandatangan tanda terima
Auditor menghubungi Ka. Bag/Bid
Konfirmasikan tanggal dan waktu
Minta dokumen-dokumen untuk ditelaah dahulu
Keperluan rapat
Jika perlu APD
Jika ada penyimpangan yang luar biasa sebelum Pelaksanaan
audit
Persiapan AUdit
Tujuan
Mengidentifikasi aspek-aspek yang perlu disiapkan
sebelum dilakukan audit
Persiapan Auditor
Memahami tujuan dan ruang lingkup audit
Waktu dan sumber daya
Menelaah dokumen (Document review)
Mencari informasi tentang area yang akan diaudit
Memahami prosed
Menyiapkan Checklist Audit
Perlengkapan audit
Alat tulis
Formulir laporan
dsb
Menelaah Dokumen
Auditor menentukan dokumen yang perlu ditelaah
Lakukan penelaahan untuk
Memahami departemen
Membuat agenda audit
Membuat daftar periksa
Sumber Informasi
Dokumentasi (Prosedur, Flowchart, Quality Plan, dll)
Diskusi dengan technical expert, manajemen
Diskusi dnegan departemen terkait
Observasi
Catatan audit yang lalu
dll
Check list
Agar ada kerangka yang jelas selama audit
Memastikan seluruh aspek terkait diaudit
Alat bantu kontrol proses audit

What? Where? When? Why? How? Who?

Check list
Dokumen sero-seri ISO 9000
SMM Perusahaan
Informasi masalah klasik
Sejumlah ide-ide baru lain
Pengetahuan industri tersebut
Daftar periksa sebelumnya
Checklist Audit
5M + 1E
Method
Man
Machine
Materials
Environment
Process Improvement
Apakah proses memiliki resiko terhadap
kemungkinan masalah dimasa yang akan datang, atau
terhadap kemungkinan penyimpangan dimasa yang
akan datang
Apakah ada aktivitas yang berulang atau aktivitas
yang tidak terlalu dibutuhkan?
Apakah proses ini dapat digabungkan dengan proses
yang lain untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
Melakukan Audit
Tujuan:
Agar memahami cara menggunakan teknik
INTERVIEW audit dan kemampuan audit yang
dibutuhkan sehingga interview audit dapat dilakukan
secara efektif
Pelaksanaan Interview Audit
Persiapan Opening Meeting
Pengumpulan dan verifikasi Informasi
Temuan Audit
Komunikasi dengan audit client & auditee
Persiapan closing meeting
Closing meeting
Persiapan Opening meeting
Tujuan opening meeting
Perkenalan
Konfirmasi dan lingkup audit
Pelaporan
Konfirmasi “role & responibility”
Pengaturan lain yang dianggap perlu
Agenda rapat pembukaan
Perkenalan
Tujuan dan lingkup audit
Rencana audit
Penjelasan agenda
Ketentuan temuan
Peran guide
Metode pelaporan
Tanya jawab
Proses mengumpulkan dan verifikasi
informasi
Informasi – didapat melalui review dokumen,
interview dan pengamatan
Bukti audit – lakukan verifikasi
Temuan Audit – bandingkan dengan kriteria audit
Kesimpulan audit – tinjauan
Mengumpulkan Informasi Audit
Faktor yang mempengaruhi informasi audit
Hal-hal yang diaudit
Metode audit
Teknik wawancara
Psikologi audit
Teknik pengumpulan informasi
Pertanyaan (Tanya apa yang dilakukan)
Amati (lihat kenyataan)
Periksa (Cek apakah sesuai prosedur)
Pengujian atau Testing product
Jenis Jenis Pertanyaan
Terbuka
Meminta auditee bebas bicara
Gunakan apa, dimana, kapan, mengapa, bagaimana,
dan Siapa
Mengarah
Lebih fokus pada sesuati persoalan detail
Tertutup
Digunakan saat butuh jawaban ‘YA’ atau ‘TIDAK’
Jenis-Jenis Perilaku Auditor
Pasif
Agresif
Asertif
Ekspresi kebutuhan, keinginan, pandangan, dan
perasaan
Sikap Sempurna
Langsung pada persoalan
Junjung tinggi hak orang lain
Bekerja demi kepuasan semua
Proses wawancara
Kenali orang yang ditanya
Perkenalkan diri
Jelaskan maksud dan tujuan
Pertanyaan terbuka
Minta jawaban rinci
Minta ditunjukkan (show me)
Lihat kenyataan dan catat
Terimakasih
Kenali auditee berikut sesuai trail
Laporan Audit
Tujuan
Untuk memberikan bukti yang objective bahwa
implementasi audit telah efektif sesuai prosedur
Untuk menjamin corrective action dapat diidentifikasi
Untuk menjamin follow up dilaksanakan dan dimonitor

Dapat dibuat dalam dua bentuk

Summary temuan (per auditor/per audit
Formulir laporan audit untuk setiap temuan
ketidaksesuaian dan observasi
Cara menulis temuan ketidaksesuaian
Problem
Location
Objective evidence
Requirement
Jenis temuan
Temuan mayor adalah
Ketidaksesuaian yang bersifat kritis disebabkan tidak adanya system yang
mengatur tentang suatu proses yang memiliki dampak terhadap mutu pelayanan dan
pengawasan
Ketidaksesuaian yang bersifat kritis disebabkan tidak berjalannya system sehingga
menyebabkan break down sistem atau mutu pelayanan dan pengawasan tidak
berjalan dengan baik
Pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait
dengan realisasi kegiatan pelayanan dan pengawasan
Temuan minor adalah:
Ketidaksesuaian yang
menyebabkan tidak konsistennya dalam menerapkan sistem
manajemen mutu secara efektif dan benar sehingga mengurangi mutu pelayanan dan
pengawasan
Observasi adalah
Potensi ketidaksesuaian yang akan terjadi di kemudian hari jika tidak dilakukan
tindakan pencegahan