MENTERI SEKRETARIS NEGARA

REPUBLIK INDONESIA












- 174 -

b. Biro Pers, Media, dan Informasi

1) Standar Pelayanan Pendokumentasian Naskah, Foto, dan Audio
Visual Kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu
Negara, dan Kegiatan Penting Lainnya di Lingkungan Sekretariat
Presiden



STANDAR PELAYANAN
PENDOKUMENTASIAN NASKAH, FOTO, DAN AUDIO VISUAL
KEGIATAN PRESIDEN, DAN/ATAU ISTRI/SUAMI PRESIDEN, TAMU NEGARA,
DAN KEGIATAN PENTING LAINNYA
DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT PRESIDEN


BAGIAN KESATU
PENDAHULUAN


A. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 7 Tahun 2006 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pengurusan ArsipSekretariat Negara Republik
Indonesia
3. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara
Republik Indonesia
4. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara


B. Latar Belakang

Dalam rangka menyediakan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual
kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan
penting lainnya sebagai bahan pertimbangan perangkat Presiden yang
menyangkut kebijakan-kebijakan yang pernah disampaikan sebagai dasar
pengambilan keputusan berikutnya, perlu dilakukan kegiatan
pendokumentasian naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden dan/atau
Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya. Agar
kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka
diperlukan standar pelayanan.
C. Maksud ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 175 -

C. Maksud dan Tujuan

Maksud penetapan Standar Pelayanan Pendokumentasian Naskah, Foto, dan
Audio Visual Kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara,
dan Kegiatan Penting Lainnya di Lingkungan Sekretariat Presiden adalah
untuk sebagai panduan bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi
pengguna pelayanan mengenai pelaksanaan dokumentasi naskah, foto dan
audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara,
dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden.

Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Biro
Pers, Media, dan Informasi dalam melaksanakan pelayanan dokumentasi
naskah, foto, dan audio visual di lingkungan Sekretariat Presiden.


D. Ruang Lingkup

1. Unit pelayanan yang melaksanakan pendokumentasian naskah, foto, dan
audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu
Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden
adalah Biro Pers, Media, dan Informasi.

2. Pelaksana pelayanan:
a. untuk pendokumentasian naskah adalah Kepala Bagian Pers, Kepala
Subbagian Dukungan Pemberitaan beserta staf.
b. untuk pendokumentasian foto dan audio visual adalah Kepala Bagian
Peliputan dan Dokumentasi, Kepala Subbagian Peliputan Fotografi dan
Kepala Subbagian Peliputan Audio Visual beserta staf.

3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Pers, Media dan
Informasi.

4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam
melaksanakan pendokumentasian naskah, foto, dan audio visual kegiatan
Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan
penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden, sehingga
pelaksanaannya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

5. Pengguna pelayanan adalah Presiden, Istri/Suami Presiden, serta pihak
terkait (seluruh satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Sekretaiat
Presiden, instansi terkait, media cetak dan elektronik, serta masyarakat
umum).

6. Keluaran ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 176 -

6. Keluaran (output) pelayanan adalah dokumentasi naskah, foto, dan audio
visual kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan
kegiatan penting lainnya.

7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah sebagai bahan pertimbangan
perangkat Presiden yang menyangkut kebijakan-kebijakan yang pernah
disampaikan sebagai dasar pengambilan keputusan berikutnya, dan
tersampaikannya pesan kepada masyarakat umum melalui media cetak
atau elektronik.

8. Standar kompetensi pelaksana:
a. Memiliki pengetahuan tentang teknik pendokumentasian naskah, foto,
dan audio visual
b. Mampu mentransfer/mengalihmediakan dokumentasi
c. Mengetahui perangkat keras dan perangkat lunak komputer



























BAGIAN ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 177 -

BAGIAN KEDUA
KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN


A. Kerangka Prosedur






































Pelaporan hasil rencana kerja kepada Karo
Pers, Media dan Informasi (PMI)
(30 menit)
Pemberian arahan Karo PMI (10 menit)
Pengumpulan dokumentasi (naskah, foto, audio
visual) hasil liputan kegiatan Presiden dan/atau
Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan
kegiatan penting lainnya di Biro Pers, Media
dan Informasi (1 hari)
Pengklasifikasian naskah, foto, dan audio visual
(1 hari)
Penyusunan rencana kerja berdasarkan
arahan pimpinan, inisiatif sendiri, atau
permintaan dari pihak terkait (3 hari)
Pengolahan dokumentasi hasil liputan (back up,
transfer, editing) (2 hari)
Penggandaan dan
penjilidan naskah (3 hari)
Penggandaan foto
(2 jam)
Penggandaan audio
visual (3 jam)
B. Prosedur ...
Penyimpanan naskah, foto, dan audio visual ke dalam tempat
penyimpanan masing-masing (1 jam)

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 178 -

B. Prosedur Pelayanan

1. Penyusunan rencana kerja berdasarkan arahan pimpinan, inisiatif sendiri,
atau permintaan dari pihak terkait (3 hari)
a. Kepala Subbagian Dukungan Pemberitaan beserta staf menyusun
rencana kerja untuk kegiatan pendokumentasian naskah.
b. Kepala Subbagian Fotografi beserta staf menyusun rencana kerja
untuk kegiatan pendokumentasian foto.
c. Kepala Subbagian Peliputan Audio Visual beserta staf menyusun
rencana kerja untuk kegiatan pendokumentasian audio visual.

2. Pelaporan hasil rencana kerja kepada Karo Pers, Media dan Informasi
(30 menit)
a. Kepala Bagian Pers melaporkan rencana kerja yang telah disusun
kepada Kepala Biro Pers, Media dan Informasi.
b. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi melaporkan rencana kerja
yang telah disusun kepada Kepala Biro Pers, Media dan Informasi.

3. Kepala Biro Pers, Media dan Informasi memberikan arahan kepada
(10 menit):
a. Kepala Bagian Pers untuk mendokumentasikan naskah kegiatan
Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan
penting lainnya;
b. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi untuk mendokumentasikan
hasil peliputan acara Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu
Negara, dan kegiatan penting lainnya.

4. Kepala Bagian, Kepala Subbagian, beserta staf mengumpulkan
dokumentasi (naskah, foto, dan audio visual) hasil liputan kegiatan
Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan
penting lainnya (1 hari).

5. Kepala Subbagian beserta staf mengklasifikasikan dokumentasi naskah,
foto, dan audio visual (1 jam).

6. Pengolah Data masing-masing Bagian mengolah dokumentasi hasil
liputan, yaitu dengan cara back up, transfer, dan editing (2 hari).

7. Pengadministrasi Umum masing-masing Bagian melaksanakan:
a. penggandaan dan penjilidan naskah (3 hari);
b. penggandaan foto (2 jam);
c. penggandaan audio visual (3 jam).
8. Pengadministrasi ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 179 -

8. Pengadministrasi Umum masing-masing Bagian menyimpan naskah, foto,
dan audio visual ke dalam tempat penyimpanan masing-masing (1 jam).


C. Persyaratan

1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana
pelayanan:
a. Adanya rencana kegiatan yang merupakan arahan pimpinan, inisiatif
sendiri, atau permohonan dokumentasi dari pihak terkait (satuan
organisasi/unit kerja, media, atau masyarakat umum) dengan
menyebutkan tema acara serta waktu dan tempat kegiatan.
b. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing.

2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan:
Berkepentingan dengan hasil dokumentasi naskah, foto, dan audio visual
kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan
kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden.


D. Sarana dan Prasarana Pelayanan

Komputer/notebook, telepon, faksimile, printer, mesin fotokopi, CDR, DVDR,
DVCam cassete, alat transfer audio visual, scanner, alat cetak foto, kertas foto,
tinta printer, dan e-mail


E. Biaya Pelayanan

Tidak ada


F. Tempat Pelayanan

Pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden,
dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di
Lingkungan Sekretariat Presiden diselenggarakan di Biro Pers, Media dan
Informasi, Deputi Kepala Sekretariat Presiden Bidang Protokol, Pers, dan
Media.



G. Jadwal ...

MENTERI SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA












- 180 -

G. Jadwal Pelayanan

Pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden,
dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di
lingkungan Sekretariat Presiden dilaksanakan selama jam kerja kedinasan,
dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja.


H. Penanganan/Tidak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan

1. Pengaduan/keluhan/masukan yang berkaitan dengan pelayanan
dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau
Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di
Lingkungan Sekretariat Presiden disampaikan kepada Kepala Biro Pers,
Media dan Informasi.
2. Kepala Biro Pers, Media dan Informasi dapat mendelegasikan wewenang
kepada Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi untuk menindaklanjuti
pengaduan/keluhan/masukan.
3. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi beserta Kepala Subbagian
Peliputan Fotografi dan Kasubbag Audio Visual menindaklanjuti
pengaduan/keluhan/masukan.
2) Standar ...