Pengertian Rental Office

Kantor sewa atau Rental Office berasal dari kata kantor dan sewa yang
masing-masing memiliki pengertian, yaitu:
Kantor
Bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi
(Santoso, 2002:297).
Wadah segala sesuatu tentang penerimaan(receiving). Pendokumentasian
(recording), dan fasilitas informasi serta perlindungan aset perusahaan yang
menjamin bahwa bisnis atau usaha perusahaan itu dapat dipantau dan
diperhitungkan (receiving). (Guedes, 1979, hal 107)
Sewa
Menurut W.J.S Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah
pemakaian sesuatu dengan membayar uang.
Pemakaian, peminjaman sesuatu dengan membayar uang, yang boleh dipakai
(Santoso, 2002:526).
Dari definisi suku kata diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian
dari kantor sewa adalah ruang atau bangunan/gedung sebagai tempat untuk
melaksanakan kegiatan administrasi bagi setiap perusahaan atau pemakai, yang
pengadaannya dimaksudkan untuk disewakan kepada perusahaan/pemakai dalam
jangka waktu tertentu pula sesuai kesepakatan bersama antara pemakai(penyewa)
dengan pemilik(pengelola).
Atau dapat juga kami artikan sebagai bangunan atau wadah bagi
kegiatan pekerja kantor yang dapat dipergunakan oleh siapapun yang berminat
dengan cara membayar harga.




Fungsi Rental Office
1. Sebagai wadah untuk menampung beberapa perusahaan yang belum
mempunyai kantor sendiri.
2. Sebagai tempat melakukan transaksi bisnis dengan pelayanan profesional
serta lembaga dalam bentuk usaha komersial.
3. Sebagai tempat menampung perusahaan yang bergerak dibidang industri
pemasaran. Dan bukan untuk memproduksi atau mengolah barang mentah
atau setengah jadi menjadi barang jadi, tetapi untuk memasarkan hasil
industri yang sudah jadi.
4. Mempermudah para konsumen (pengguna jasa) karena lokasi kantor yang
sudah jelas dan terdapat beberapa jenis kegiatan yang dapat sekalian
dilakukan.
Ruang Lingkup Kegiatan Rental Office/Kantor Sewa
Secara umum pihak pihak yang melakukan kegiatan di dalam kantor
sewa adalah sebagai berikut:
1. Pihak pengelola yang melaksanakan tugas administratif dan tugas
operasional bangunan, termasuk peralatan gedung dan pelayanan kepada
penyewa. Termasuk dalam kelompok ini adalah manajer dan staf
administrasi, dibantu divisidivisi seperti bagian pemasaran, enginering,
kebersihan dan lain sebagainya.
2. Pihak penyewa yang melakukan kegiatan bisnis dan ruang menempati ruang
yang disewanya. Dalam termasuk dalam kelompok ini adalah penyewa
(tenant beserta relasinya).





Jenis dan Klasifikasi Rental Office
1. Menurut Penyewa
Departemen umum dan tenaga listrik dirjen cipta karya membedakan
kantor sewa menurut usaha penyewa yang ada di dalamnya menjadi dua jenis:
Usaha Sejenis
Yaitu merupakan bangunan kantor sewa yang di sewa oleh
sekelompok usaha yang sejenis. Bagi investor hal ini sangat menguntungkan,
karena memiliki cavative market/pangsa pasar yang pasti, sehingga mampu
memperbesar occupancy rate/tingkat hunian. Sedangkan bagi penyewa
keuntungannya adalah kemudahan komunikasi antar lembaga dalam rental
office, dan kemudahan pembagian akomodasi peruahaanperusahaan
penyewa yang masih tergabung dalam suatu kelompok perusahaan tersebut.
Kelemahan dari sistem tersebut adalah tidak dapat diterapkan dalam sistem
perencanaan kantor sewa. Karena kebutuhan kondisi kondisi khusus yang
harus dipenuhi. Kondisi tersebut antara lain kriteria jenis kegiatan yang
terintegrasi, serta tersedianya investor/penyewa yang memiliki kepentingan
yang sama.
Mixed Use/Campuran
Merupakan kantor sewa dengan latar belakang bidang usaha yang
berlainan jenis atau campuran, paling banyak karena fleksibel. Dalam
bangunan tersebut para penyewa berasl dari bermacammacam latar belakng
jenis usaha. Jenis ini lebih banyak di dapat dalam praktek sehari hari, karena
sifatnya murni bisnis tanpa ada ikatan tertentu di belakangya.
Kelebihan jenis ini adalah pihak penyewa lebih leluasa dalam memilih
kantor sewa yang lebih sesuai dengan kebutuhannya. Sedangkan
kelemahannya adalah sering timbul kesulitankesulitan dalam pelayanan dan
tata tertib karena terdapat bermacanmacam perusahaan dengan jenis
berbedabeda.

2. Menurut kelas bangunan
Menurut kelas bangunan, terdapat dua jenis pengklasifikasian rental
office/kantor sewa, yaitu:
Tabel Klasifikasi Kantor Sewa Berdasarkan Jumlah Lantai
Jumlah Lantai Kelas
< 21 lantai AI
13 20 lantai AII
9 12 lantai B
5 8 lantai C
4 lantai D
Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.28 Tahun 1977

Berdasarkan Kelengkapan dan Kualitas yang Tersedia
Kelengkapan fasilitas dan utilitas pada suatu bangunan kantor sewa
merupakan syarat utama, dan akan memperlancar aktifitas dalam kantor sewa
sesuai fungsinya. Berdasarkan S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977,
fasilitas dan utilitas yang ada pada rental office antara lain:
1. Listrik
2. Air minimum
3. Telepon
4. Genset
5. Pemeliharaan gedung
6. Publik toilet
7. Elevator
8. Fire detection
9. Air condition
10. Keamanan
11. Cark park
12. Cleaning
13. Telex
14. Utility room
15. Kafetaria
16. Bank
17. Loby dan atau koridor
Keterangan :
a) No. 1 sampai dengan No. 11 adalah fasilitas umum yang harus
disediakan mengingat banguan kantor sewa kelas 1 merupakan
bangunan bertingkat banyak dan mementingkan kelancaran kerja.
Mengingat bahwa bangunan kantor sewa kelas 1 yang bersifat
komersial.
b) No. 15 sampai dengan No.17 merupakan fasilitas pelengkap yang
dapat digunakan oleh penyewa umum.
Penilaian klasifikasi kantor sewa berdasarkan kelengkapan fasilitas
dan utilitas ditampilkan dalam tabel berikut ini:

Kelengkapan Kantor Sewaan Berdasarkan Kelengkapan Fasilitas Utilitas
No JUMLAH NILAI KELAS
1. 90 -100 1
2. 80 89 2
3. 60 79 3
4. < 60 4
Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977

MANAGER UMUM
DAN KEUANGAN
MANAGER TEKNIK
PEKERJA / KARYAWAN PEKERJA / KARYAWAN
MANGER PEMASARAN
PEKERJA / KARYAWAN

Administrasi dan pengelolaan rental office
Tujuan usaha kantor sewa yaitu menuju suatu keberhasilan dan
kelancaran kegiatannya membutuhkan sarana administrasi dan pengelolaan yang tetap.
Pengamatan dari berbagai rental office di dapatkan bahwa dalam setiap divisi struktur
organisasi pengelolaan rental office terdiri atas:
1) Divisi teknik, yang meliputi bidangbidang mekanikal dan elektrikal,
kontruksi dan perawatan bangunan.
2) Divisi keuangan dan umum yang meliputi bidangbidang akutansi dan
administrasi umum.
3) Divisi pemasaran yang meliputi bidangbidang periklanan, perjanjian sewa
(fix rental) dan pelayanan pada penyewa.
Rental office di Indonesia dalam melakukan kegiatan administrasi dan
pengelolaannya memiliki kecenderungan untuk menggunakan jenis organisasi
fungsional. Di dalam organisasi fungsional ini digunakan tenagatenaga ahli untuk
memberikan pengarahan kepada pelaksana. Pekerja dipimpin oleh beberapa atasan
dan melaksanakan pengawasan kepada pekerja secara terpisah menurut keahlian
masingmasing.







Struktur Organisasi Fungsional Rental Office Secara Umum

GENERAL MANAGER
DEWAN DIREKTUR