Analisis Sistem Pengendalian Internal Yayasan Pendidikan
Analisis Sistem Pengendalian Internal Yayasan Pendidikan
BAB I
PENDAHULUAN
entitas
tanggung
jawab,
pemisahan tugas,
prosedur
dokumentasi,
2
pengelolaan
sumberdayanya
dan
menjadi
gambaran mengenai
langkah
awal
untuk
BAB II
STUDI PUSTAKA
yaitu:
karyawan terhadap
pengendalian.
Lingkungan
pengendalian meliputi:
a. Integritas dan nilai-nilai etika, standar perilaku dan etika yang harus
dilaksanakan semua komponen dalam perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi, perusahaan harus memiliki karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya agar dapat melaksanakan tugas sesuai dengan
standar dan kebijakan yang telah ditetapkan.
4
c. Filosofi manajemen dan gaya operasi, sikap dan kesadaran manajemen akan
pentingnya pengendalian intern perusahaan.
d. Struktur organisasi, rerangka hubungan formal untuk mencapai tujuan
perusahaan.
e. Perhatian dan pengarahan, dewan direksi dan komite audit dalam mendeteksi
penyimpangan dan membuat langkah-langkah perbaikan.
f. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab
dengan mekanisme yang jelas.
2) Penilaian risiko
Manajemen puncak harus memiliki seperangkat alat yang dapat digunakan untuk
menilai risiko. Komponen alat penilaian risiko dalam struktur pengendalian
internal meliputi; identifikasi, analisis risiko yang relevan, dan mengelola risiko.
3) Aktivitas pengendalian
Perusahaan seharusnya mengembangkan aktivitas pengendalian spesifik melalui
kebijakan, praktik, dan prosedur agar manajemen dapat mengendalikan kegiatan
operasional perusahaan. Aktivitas pengendalian meliputi; aktivitas pengendalian
untuk pencapaian tujuan pelaporan keuangan dan aktivitas pengendalian untuk
proses informasi yang dibedakan atas pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi.
4) Informasi dan komunikasi
Informasi harus dapat diidentifikasi, diproses, dan dikomunikasikan dengan baik
agar dapat menjadi dasar untuk mengambil keputusan. Sistem informasi
akuntansi harus dirancang dengan mempertimbangkan unsur-unsur pengendalian
yang mampu menjaga keakuratan, keandalan, dan keamanan terhadap asset
perusahaan.
5) Monitoring
Monitoring dapat dilaksanakan oleh perusahaan melalui dua aktivtas yaitu;
surpervisi rutin yang dilaksanakan dalam kegiatan sehari-hari, dan supervise
dalam bentuk audit struktur pengendalian internal dan akuntansi.
BAB III
METODE PENELITIAN
dan
manuskrip wawancara dengan Ketua Yayasan Paulus Makassar, Kepala Kantor, Kepala
Sekolah, dan staf keuangan yayasan. Observasi dilakukan untuk mengamati secara
langsung prosedur dan cara-cara pengendalian yang dilaksanakan. Wawancara dan daftar
pertanyaan check list untuk mengetahui pandangan dan konfirmasi untuk mendapatkan
keyakinan terhadap sistem pengendalian yang telah diterapkan.
3.3 Definisi Operasional
Menurut COSO frame work, sistem pengendalian internal meliputi:
1) Lingkungan pengendalian adalah semua komponen dalam yayasan yang
berhubungan dengan sistem dan prosedur pengendalian internal.
2) Aktivitas pengendalian adalah kegiatan yang dilkasanakan menurut sistem,
pedoman, dan kebijakan yang telah ditetapkan.
3) Penilaian risiko adalah kemampuan yayasan untuk mengetahui risiko yang dapat
merugikan yayasan sehingga perlu menyusun strategi yang tepat untuk
mengatasinya.
Harapan Manajemen:
Manajemen Yayasan
1. Jenis pengendalian
2. Pengukuran
Identifikasi masalah
Rekomendasi
Observasi
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Profil Yayasan Paulus Makassar
4.1.1 Sejarah Singkat
Yayasan Paulus Makassar didirikan di Makale Kabupaten Tana Toraja tahun
1950 oleh Mgr. Nicolaas Martinus Schneiders nama Yayasan Paulus dengan tujuan
mengadakan pengajaran di Indonesia dan khususnya pengajaran Katolik. Seiring
perkembangan Gereja Katolik yang berpusat di Makassar maka Kantor Yayasan
berkedudukan di Makassar. Anggaran Dasar, Azas, visi, misi, dan tujuan yayasan telah
mengalami beberapa kali perubahan yang tentunya disesuaikan dengan perkembangan
lingkungan masyarakat khususnya lingkungan pendidikan.
Nama Yayasan Paulus Makassar digunakan Akta Pendirian dari Departemen
Hukum dan HAM berdasarkan SK Menteri Hukum dan HAM No. AHU.841.AH.01.02
tahun 2008, yang dimuat dalam Lembaran Berita Negara No. 41 tanggal 24 Desember
2008. Maksud dan tujuan pendirian yayasan meliputi: bidang sosial, keagamaan, dan
kemanusiaan.
Secara geografis, Yayasan Paulus Makassar mengelola unit pendidikan (sekolah)
yang tersebar pada 3 wilayah provinsi yang ada di Sulawesi, yaitu meliputi; Sulawesi
8
Selatan, Sulawesi Tenggara, dan Sulawesi Barat. Penyebaran sekolah ini pada dasarnya
mengikuti wilayah penyebaran gereja Katolik di wilayah Keuskupan Agung Makassar.
Yayasan Paulus Makassar mengelola sekolah yang berbeda-beda tingkatannya, mulai
dari Taman Kanak-Kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama
(SMP), dan Sekolah Menengah Atas (SMA). Namun tidak semua provinsi mengelola
semua tingkatan sekolah tersebut. Gambaran sekolah-sekolah yang dikelola oleh
Yayasan Paulus Makassar ditunjukkan pada tabel 1, sebagai berikut:
Tabel 1
Data Sekolah Menurut Wilayah Kerja
No.
Nama Provinsi
TK
SD
SMP
SMA
Sulawesi Selatan
11
Sulawesi Tenggara
Sulawesi Barat
10
12
Jumlah
Tabel 2
Data Sumber Daya Manusia Menurut Unit Kerja
No.
Unit Pendidikan
Tenaga
Tenaga
Pendidik
Kependidikan
(Guru)
(Non Guru)
31
124
30
185
33
152
23
Kantor Yayasan
19
492
112
Jumlah
Sumber: Kantor Yayasan Paulus, diolah 2013
Tabel 3
Data Sumber Daya Manusia Menurut Jenjang Pendidikan
No.
Jenjang Pendidikan
Jumlah
Pendidikan maksimum SD
14
15
103
Pendidikan D2
53
Pendidikan D3
66
345
Jumlah
604
4.1.2 Visi
Dengan semangat spiritualitas pendiri terwujud komunitas pendidikan yang setia
pada pencerdasan kehidupan bangsa, ciri khas Katolik, keunggulan, dan profesionalitas
(Renstra Yayasan Paulus Makassar, 2011-2015).
10
4.1.3 Misi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mendampingi
pendidik
agar
profesional
dalam
pembelajaran,
Peserta didik memiliki semangat cinta kasih, rela berkorban, adil, dan lebih
berpihak kepada yang miskin.
2.
3.
11
4.
Peserta
didik
mampu
mengemban
tanggung
jawab
yang
benar,
emosional, dan
spiritual.
6.
7.
8.
9.
komprehensif
yang
slip setoran PMB, kartu uang sekolah, buku slip setoran (uang sekolah, uang pangkal,
dan uang alat), buku slip setoran ke bank, buku Sumbangan Peyelenggaraan Pendidikan
(SPP), buku SPP, dan map surat (arsip) setoran.
Keterangan
Lingkungan Pengendalian
a. Integritas dan Nilai Etika
b. Komitmen dan Kompetensi
c. Filosofis Manajemen dan Gaya Operasi
d. Struktur Organisasi
e. Penetapan Otoritas dan Pertanggungjawaban
f. Kebijakan dan Prosedur SDM
Ya
Tidak
14
2.
3.
4.
5.
Penilaian Risiko
a. Rumusan Tujuan secara keseluruhan
b. Perumusan Tujuan institusi pada tingkat
kegiatan
c. Identifikasi Risiko
d. Analisis Risiko
e. Mengelola Risiko
Aktivitas Pengendalian
a. Review Pencapaian Kinerja Utama Pimpinan
b. Pembinaan sumber daya manusia
c. Pemrosesan Informasi
d. Pengendalian Fisik Asset Rawan untuk menjaga
keamanan asset
e. Penetapan dan Pemantauan Indikator dan
Ukuran Kinerja
f. Pemisahan Tugas mengurangi kesalahan,
pemborosan, dan kecurangan
g. Pelaksanaan Tranksasi berdasarkan otorisasi dari
pengawas
h. Pencatatan dan pengklasifikasian Transaksi
Secara Layak
i. Pembatasan Akses dan Pertanggungjawaban atas
Penyimpanan Aset
j. Pengendalian Internal dengan dokumentasi yang
jelas
Informasi dan Komunikasi
a. Informasi
b. Komunikasi
Monitoring
a. Monitoring Kegiatan Sedang Berjalan
b. Evaluasi Terpisah
c. Tindak Lanjut Atas Temuan Audit
Jumlah
Persentase
19
73%
7
27%
15
pelaku
pendidikan
Yayasan
Paulus
Makassar
untuk
mempertahankan ciri khas Katolik yang inklusif dalam semangat kebebasan dan
cinta kasih injili.
3. Mendorong agar pelaku pendidikan Yayasan Paulus Makassar memahami,
menghayati, dan mengamalkan spiritualitas pendiri.
4. Mendorong
agar
pelaku
pendidikan
Yayasan
Paulus
Makassar
agar
tepat,
dan terlibat
dalam
kehidupan
bermasyarakat.
5. Mendorong agar pelaku pendidikan Yayasan Paulus Makassar mengembangkan
kepekaan sosial dan kepedulian peserta didik dari keluarga mampu untuk
membantu dan membela yang miskin.
6. Mendorong
agar
pelaku
pendidikan
Yayasan
Paulus
Makassar
agar
16
membantu sebagai pembimbing rohani. Kadang ada yang bertanya berapa sumbangan
yayasan ke KAMS? Pertanyaannya seharusnya dibalik, berapa yang disumbang KAMS
kepada yayasan? Yayasan berpijak pada 4 pilar yaitu; mencerdaskan, setia pada
spiritualitas pendiri, ciri Katolik berpihak pada yang lemah dan profesionalitas. Itu yang
saya terapkan sudah 10 tahun.
Dari hasil wawancara mengindikasikan bahwa aspek penciptaan lingkungan
pengendalian telah dikembangkan Yayasan Paulus Makassar dan lembaga berusaha
untuk merumuskan dasar
adanya integritas dan nilai-nilai etika, standar perilaku dan etika yang harus dilaksanakan
seluruh komponen yayasan. Keputusan rapat tersebut juga menghendaki adanya
komitmen terhadap kompetensi,
operasi (bandingkan tabel 4), sikap dan kesadaran manajemen akan pentingnya
pengendalian internal yang baik. Usaha-usaha yayasan untuk menciptakan lingkungan
pengendalian yang baik sudah dilaksanakan meskipun masih perlu pembenahan
selanjutnya sebagaimana diungkap oleh informan 2 berikut:
Persoalan unit-sekolah dengan wilayah kerja yang luas sehingga kendala
komunikasi pasti ada. Barangkali memang masih harus dibenahi dalam pengelolaan
yayasan ini. Yayasan belum memiliki staf ahli untuk melihat peluang-peluang
pengembangan, misalnya dalam hal seleksi pegawai. Termasuk perlu konsultan untuk
memberikan masukan-masukan pengembangan yayasan. Usaha saya sekarang baru
sebatas membedakan 3 pos: uang pembangunan untuk sarana prasarana, uang alat
untuk running cost sekolah, uang sekolah untuk gaji. Untuk membangun perlu
mempertimbangkan kondisi keuangan. Untung ada pertemuan pengurus yayasan rutin
sekali sebulan untuk membicarakan hal-hal yang perlu dibenahi. Namun belum tertuang
dalam bentuk pedoman perencanaan yang dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti.
dari adanya aktivitas pengendalian yang akan menuntun semua komponen sistem untuk
bekerja menurut sistem, pedoman, dan kebijakan yang telah ditetapkan yayasan.
Beberapa aktivitas pengendalian yang dilaksanakan Yayasan Paulus Makassar
meliputi:
a. Penilaian kinerja, dilakukan melalui DP3 yang memuat tentang penetapan dan
pemantauan indikator dan ukuran kinerja.
b. Pembinaan sumberdaya manusia; untuk tenaga pendidik dilakukan melalui
pendidikan formal dalam bentuk studi lanjut maupun melalui kegiatan pelatihan,
lokakarya, seminar, dan lain-lain. Pembinaan bagi tenaga kependidikan dilakukan
melalui pelatihan-pelatihan terkait bidang kerja.
c. Pemrosesan data masih bersifat manual menggunakan perangkat komputer.
d. Pengendalian asset untuk menjaga keamanan asset; dilakukan secara terpadu
melalui bagian-bagian yang ada dalam struktur organisasi.
Pelaksanaan aktivitas pengendalian yayasan sebagaimana diungkap informan 1
sebagai berikut:
Prinsipnya ada tanggung jawab masing-masing sesuai wewenang. Yayasan
mempunyai wewenang mengenai administrasi, misalnya; pengangkatan sumberdaya
manusia, kenaikan golongan, dan sebagainya. Sekolah operasional pendidikan.
Tanggung jawab sudah jelas tidak perlu campur tangan.
Aktivitas pengendalian yayasan lebih dipertegas melalui ungkapan informan 2
sebagai berikut:
Biasanya kita adakan pertemuan antar kepala kantor, sekretaris, personalia, dan
bagian keuangan untuk menyusun rencana program, termasuk rencana kunjungan ke 4
wilayah daerah. Kita rencanakan kunjungan paling tidak 2 (dua) kali dalam setahun.
Kunjungannya lebih bersifat silahturahmi bukan mengadili sekolah-sekolah dengan
maksud untuk mengkonfirmasi informasi catatan perwakilan daerah dan catatan kantor
yayasan, untuk dikomunikasikan. Biasanya melibatkan perwakilan untuk membicarakan
sekolah dan menyampaikan masukan-masukan dari daerah maupun pertanyaan dari
yayasan.
18
Bidang
20
21
22
di sekolah, dan tidak diminta dilaporkan ke yayasan, tetapi dikeluarkan sesuai dengan
tujuannya dan kalau ada sisanya dibagi-bagi untuk kesejahteraan guru dan pegawai.
Kurang lengkapnya prosedur keuangan diungkapkan oleh informan 4 sebagai
berikut:
Ya, secara tertulis prosedur keuangan baru prosedur penerimaan uang. Kalau
pengeluaran langsung di yayasan. Kadang dari bos, ketua yayasan atau kepala kantor.
Kalau pengadaan barang diurus oleh bagian sarana.pertanggungjawaban keuangan
dilakukan pada setiap selesai kegiatan.
Dari hasil wawancara terungkap bahwa yayasan telah berusaha membangun
komunikasi dengan unit/sekolah namun masih ada hambatan-hambatan yang dijumpai
karena ketiadaan sarana komunikasi yang standar untuk bisa dipahami dan diikuti oleh
semua pihak. Komunikasi yang kurang lancar menyebabkan adanya informasi yang tidak
sampai sasaran. Sistem dan prosedur keuangan yang kurang memadai menyebabkan
proses akuntansi belum mampu mengahsilkan informasi keuangan dalam bentuk laporan
keuangan yang baik (bandingkan tabel 4).
4.2.5 Monitoring
Monitoring atau pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan khususnya terkait
dengan masalah keuangan menjadi suatu kegiatan yang sangat penting untuk
memastikan adanya kesesuaian antara apa yang direncanakan dengan apa yang
dilaksanakan. Monitoring yang baik seharusnya dilaksanakan dalam rangka evaluasi
kegiatan maupun keuangan sebagai upaya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu diperlukan adanya sistem pencatatan dan pelaporan yang baik, dan
menyusun anggaran untuk suatu periode tertentu.
Anggaran memuat rencana-rencana kegiatan untuk suatu periode tertentu disertai
jumlah uang yang dibutuhkan untuk setiap rencana kegiatan. Monitoring anggaran
menjadi sarana evaluasi baik aspek kegiatan maupun aspek pendanaan.
Kegiatan monitoring keuangan yayasan diungkapkan oleh informan 1 sebagai
berikut:
Audit eksternal baru sekali tapi sudah lama, lebih dari 5 tahun lalu. Kita mau
tiap tahun tapi biayanya besar kan? Pengendalian baru sebatas pengelolaan tidak satu
tangan. Prinsip pemisahan tugas untuk pengamanan tapi melakukan pengawasan
23
terhadap kebenaran prosedur belum ada. Kita ada sumberdaya manusia akuntansi tapi
belum memilki kemampuan untuk itu.
Informan 4 mengungkapkan kegiatan monitoring keuangan yayasan sebagai
berikut: selama saya di yayasan baru sekali audit oleh pak Kusnadi dan hasilnya
katanya sudah bagus. Waktu itu ketua yayasan masih Pastor Lukas. Dan dalam hal
evaluasi anggaran diungkapkan oleh informan 2 sebagai berikut: selama ini anggaran
biasanya dibuat awal tahun dan belum ada evaluasi terhadap pelaksanaan anggaran.
Dari aspek monitoring melalui audit laporan keuangan, yayasan
belum
melaksanakan audit keuangan internal dan audit eksternal baru dilakukan sekali dalam
kurun waktu lebih dari 5 tahun (bandingkan tabel 4). Yayasan juga belum menyusun
anggaran baik tahunan maupun anggaran multi tahun.
Sistem pencatatan keuangan yang teratur dan sedapat mungkin mengikuti standar
akuntansi keuangan akan sangat membantu proses monitoring internal yang lebih dikenal
dengan pemeriksaan (audit) internal. Audit internal ditujukan untuk memastikan bahwa
pencatatan keuangan telah mengikuti prosedur yang baik dan dapat menjamin
keakuratan, keandalan dan keamanan asset yayasan. Monitoring dan evaluasi terhadap
anggaran memberikan informasi mengenai efektivitas dan efisiensi dalam suatu periode
tertentu.
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Melalui Renstra tahun 2011 2015, Yayasan Paulus Makassar telah meletakkan
dasar kebijakan untuk penciptaan lingkungan pengendalian yang baik. Terlebih didukung
oleh filosofi manajemen yang didasarkan pada makna karya sebagai salah satu sarana
pewartaan iman. Namun
24
telah menunjukkan aktivitas pengendalian yang jelas dan memadai, tetapi dalam bidang
kegiatan lainnya masih sulit untuk mengevaluasi keefektifan dari aktivitas pengendalian
yang telah dilaksanakan.
Strategi pengembangan spiritualitas pendiri untuk pencerdasan bangsa sesuai ciri
khas Katolik yang menjadi penciri keunggulan sekolah dan profesionalitas dalam
pengelolaan yayasan akan memberikan keunggulan kompetetif dalam menghadapi
persaingan di bidang pendidikan dasar sampai menengah. Strategi tersebut tampaknya
sudah diimplementasi dalam beberapa bidang seperti sumberdaya manusia, administrasi
dan keuangan, walaupun belum menyeluruh. Bila dikaitkan dengan evaluasi efektifitas
strategi dalam pencapaian tujuan belum bisa terukur dengan baik karena belum
tersedianya instrumen anggaran yang berfungsi sebagai sarana implementasi strategi
yang telah ditetapkan.
Sistem dan prosedur yang
berdampak pada aktiva, utang, pendapatan dan biaya yang terjadi, diproses secara
sistematis, akurat, dan andal sehingga dapat menjadi dasar pengambilan keputusan.
Sistem akuntansi yayasan yang masih sebatas pemrosesan penerimaan kas belum
sepenuhnya menghasilkan informasi yang akurat dan andal untuk menjadi sarana
komunikasi serta dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
Monitoring dalam bentuk pengawasan dalam bentuk supervisi dilakukan secara
rutin dan dijadwalkan, tetapi monitoring khusus keuangan dalam bentuk audit baru sekali
dilakukan audit eksternal. Audit internal juga belum terlaksana pada hal audit penting
untuk memastikan bahwa sistem dan prosedur akuntansi telah mencerminkan
pengendalian internal yang dapat menjamin keakuratan, keamanan, dan keandalan
informasi keuangan Yayasan Paulus Makassar. Ketiadaan evaluasi atas pelaksanaan
anggaran juga menyebabkan ketidakakuratan informasi mengenai seberapa efektif dan
efisiennya suatu kegiatan operasio yang telah dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yayasan.
5.2 Rekomendasi
Mengacu pada kondisi pengendalian internal yang diterapkan Yayasan Paulus
Makassar selama ini, maka perlu dilakukan pengembangan sistem pengendalian agar
menjadi lebih baik. Namun yang sangat penting dari pengembangan sistem adalah
25
26