Implementasi Enterprise Resource Planning

(ERP) Pada PT Bentoel Prima

DOSEN PEMBIMBING :
Prima Denny Sentia, ST. MIT

DI SUSUN OLEH :
Rizki Agam Saputra

(1104106010063)

Ardiansyah

(1104106010066)

Rizki Rinaldi

(1104106010016)

Fahrullah Akbar

(1104106010058)

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKUTTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
2014

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem berbasis
komputer yang terintegrasi dan digunakan untuk mengatur aset-aset milik
perusahaan atau organisasi, meliputi material, sumber daya manusia, dan aset-aset
lainnya. Tujuannya adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua
fungsi bisnis dan organisasi dan mengatur hubungan dengan partner organisasi.
Tanpa adanya sistem ERP, sebuah perusahaan berskala besar akan menemukan
kesulitan dengan banyaknya aplikasi yang digunakan yang tidak dapat
berkomunikasi secara efektif dengan satu sama lain.
Ketika

perusahaan

menganggarkan

sejumlah

dana

untuk

Mangimplementasikan ERP, penting untuk melakukan pemilihan terhadap ERP

yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Dan hal yang harus
diperhatikaan adalah apakah perusahaan mampu mengimplementasikannya
sendiri, atau lebih baik menggunakan jasa konsultan yang sudah berpengalaman
menerapkan implemntasi ERP. Hal tersebut dikarenakan setiap perusahaan dalam
menjalankan proses bisnisnya memiliki prosedur yang unik. Jarang sekali atau
bahkan tidak ada sama sekali dua perusahaan yang menjalankan proses bisnis
dengan prosedur yang sama bisnis. Hal ini menyebabkan sistem ERP yang sudah
ada belum tentu sesuai dengan proses bisnis perusahaan yang ingin
memanfaatkan.

1.2

Rumusan Masalah
Rumusan masalah adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana implementasi ERP dengan menggunakan SAP pada PT
Bentoel?
2. Apa saja faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan
dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP)?

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur
kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk
mencapai tujuan dalam Sebuah perusahaan.
Menurut Ferdinand Magaline, suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok
unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain,
dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara
umum, yaitu :

Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

Unsur-unsur

tersebut

merupakan

bagian

terpadu

sistem

yang

bersangkutan.

Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan

data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan. Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan,
bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk
menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
manajemen dalam suatu organisasi. Atau bisa dijabarkan bahwa sistem informasi
manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan
terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan

produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu
yang telah ditetapkan.

2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.2.1

Definisi Enterprise Resource Planning (ERP)

Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk

mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting,
produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu
database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting
tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001).
Konsep dasar ERP adalah sebagai berikut :

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan
dengan

aspek

operasi,

produksi

maupun

distribusi

di

perusahaan

bersangkutan.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk
mencapai sasaran bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP
memungkinkan perusahaan untuk
mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan
terintegrasi.

Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit

dan besar dihadapi adalah mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah
diperusahaan, berpindah area fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem
komputer yang dapat melayani kebutuhan antar departemen yang berbeda (Ethie
dan Madsen, (2005)

dalam Amaranti

(2006). Sayangnya, kebanyakan

implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi harapan. Banyak perusahaan

yang telah mengeluarkan biaya besar untuk implementasi sistem ERP akan tetapi
tidak berhasil memperoleh manfaat dan keuntungan dari implementasi sistem
ERP tersebut. Kegagalan dalam implementasi sistem ERP pada dasarnya bukan
terletak pada kesalahan instalasi software tapi sebagian besar disebabkan oleh
kesalahan yang dilakukan perusahaan untuk menentukan sistem yang tepat untuk
menyelesaikan masalah bisnis dan kebutuhan yang sebenarnya (Brynjolfsson,
et.al, 1993 dalam Amaranti (2006)). Hal lain yang menyebabkan tidak
diperolehnya manfaat dan keuntungan darisistem ERP adalah adanya keengganan
dan penolakan dari user dan ketidakmampuan perusahaan-perusahaan untuk
menentukan perubahan pada desain dan struktur organisasi sesuai dengan manfaat
teknologi yang dipilih (Ethie dan Madsen, 2005 dalam Amaranti, 2006).
Penggunaan sistem ERP adalah keharusan bagi user atau sering disebut
sebagai penggunaan yang bersifat mandatory. Keengganan atau penolakan user
untuk mengadopsi atau menggunakan sistem baru (sistem ERP) adalah salah satu
alasan kegagalan implementasi yang harus diperhatikan perusahaan (Barker &
Frolick, 2003; Krasner, 2000; Scott & Vessey, 2002; Umble & Umble, 2002;
Wah, 2000 dalam Nah et al, (2004)). Kurangnya penerimaanUser tersebut dapat
menyebabkan user hanya sekedar terpaksa menggunakan dan tanpa diimbangi
dengan penggunaan yang handal pada sistem ERP. Selain itu juga dapat
menyebabkan masalah ketidakpuasan bagi user terhadap sistem ERP. Beberapa
literatur review yang mengkaji penerimaan user pada sistem implementasi sistem
ERP adalah sedikit dan belum ada yang memasukkan pengaruh variabel yang
berkaitan dengan konteks individu dan organisasi untuk mengkaji penerimaan
end-user pada sistem ERP.

2.3.2

ERP Critical Success Factor & terhadap Implementasi ERP

Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam

mengukurkinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang
dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan
secara otodidak sendiri tanpa melibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap
dianggap sebagai aplikasi ERP. Berdasarkan metode CSF (Cri tical Success
Factor), faktor-faktor kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu:
1.

Management/organisasi meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan

tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.

2.

Proses meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.

3.

Teknologi meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.

4.

Data meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan
integrasi data.

5.

Personel meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan

pengetahuan.

Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP

adalah :
1.

Manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan

untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahanperubahan tersebut perusahaan dapat mengadopsi beberapa metode yang ada
diantaranya Change Acceleration Project (CAP) atau model yang diusulkan
oleh Aladwani (2001). Dari penjelasan pada sub bab implementasi ERP dapat
dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahanperubahan
dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

2.

Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi

dengan mengadopsi CAP.

3.

Melakukan

pendekatan-pendekatan

kepada

departemen

yang

akan

diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting

untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem

ERP. Disamping itu pendekatan kepada departemen dilakukan untuk

mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan akan kehilangan
pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut dan
sebagainya.

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

1.

Analisa Strategi Usaha

Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang

diinginkan?

Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja
yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

2.

Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa Sumberdaya Manusia

Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi

ERP?

Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan

menggunakannya?

Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses

persiapan?

3.

Analisa Infrastruktur

Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall

networks, permanent office systems, communication system dan
auxiliary system)

4.

Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Perangkat Lunak

Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan

dengan kondisi perusahaan?

Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis
tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari ?

Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia ?

Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses

bisnis perusahaan ?

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Latar Belakang PT Bentoel Prima

Perusahaan didirikan dengan nama PT Rimba Niaga Idola pada tanggal 11
April 1987 dan berdasarkan keputusan rapat umum pemegang saham luar biasa
yang diadakan pada tanggal 27 Desember 1996, nama Perusahaan diubah menjadi
PT Transindo Multi Prima Tbk. Pada tanggal 29 Agustus 2000, nama PT
Transindo Multi Prima Tbk dirubah menjadi PT Bentoel Internasional Investama
Tbk.
Dengan berjalannya perkembangan bentoel, hingga Sekarang Bentoel Group
dikenal sebagai perusahaan rokok terbesar di Malang yang dikelola secara
profesional dan modern lebih dari 75 tahun dan telah memproduksi beberapa
brand terkenal antara lain, Bentoel Biru, Star Mild, X Mild, Bentoel Sejati, Tali
Jagad, Bintang Buana, Neo Mild, Country, One Mild, dan lain-lain.
Menurut Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel Group, sebelumnya
masing-masing divisi di Bentoel memiliki modul aplikasi sendiri-sendiri, seperti
di bagian keuangan, bagian pergudangan, bagian penjualan ataupun kantor pusat.
Karena

sistem

aplikasi

asing-masing bagian

itu

berbeda,

sulit

untuk

berkomunikasi atau mengintegrasikan data dan tidak realtime. Buntutnya adalah

keterlambatan dalam integrasi dan penyesuaian data.
Pada saat tersebut, proses budgeting pada Bentoel masih dilakukan secara
manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Padahal industri rokok di
Indonesia sangat kompetitif, sehingga pihaknya membutuhkan analisis situasi
pasar yang dapat dilakukan dengan cepat untuk mengambil tindakan yang tepat

dan cepat, sehingga dibutuhkan sistem yang bisa mengintegrasikan seluruh bisnis
proses dalam perusahaan. Selain itu, karena datanya belum realtime, maka
meskipun sudah terjadi transaksi penjualan atau pengiriman barang, tak secara
otomatis mengurangi posisi stok barang dagangan. Begitu pula, posisi piutang
atau account receivable juga belum bertambah. Manajemen informasi yang
terpisah-pisah seperti ini jelas berpotensi mengacaukan manajemen keuangan,
karena data tak sesuai dengan fakta. Bahkan, ini juga berimbas pada kultur
organisasi

3.2 Pemilihan ERP Pada PT Bentoel Prima

Pada tahun 2003 Bentoel melakukan beberapa langkah awal yaitu assessment
dan pengkajian sistem TI beserta penentuan kebutuhan TI-nya, perumusan blue
print dan road map pembenahan sistem TI. Langkah selanjutnya pun Bentoel
kemudian menunjuk konsultan dan memilih perusahaan software. Setelah melalui
proses penyeleksian beberapa paket software yang berkaitan dengan Corporate
Perfomance Management, tim evaluasi Bentoel pun akhirnya memilih SAP
Planning and Consolidation. Pemilihan didasari atas pertimbangan bahwa sistem
ini sangat mudah digunakan (friendly user) dan didukung dengan
fitur-fitur yag canggih serta lengkap.
SAP Business Planning and Consolidation merupakan suatu aplikasi
perencanaan dan konsolidasi yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan
mengenai perencanaan, konsolidasi, pengelolaan anggaran belanja dan pelaporan.
Sistem ini mendukung seluruh kebutuhan perencanaan anggaran keuangan dan
perencanaan operasional secara top-down dan bottom-up serta mendukung proses
konsolidasi untuk memastikan pengelolaan keuangan berjalan lancar dan tepat
waktu.
Proyek ini mulai dijalankan pada Agustus 2003. Sistem ERP itu go live pada
1 Mei 2004. Keputusan untuk mengimplementasikan SAP didasarkan pada hasil
evaluasi terhadap beberapa paket software yang berkaitan dengan pengelolaan
kinerja perusahaan. Implementasi tersebut akan memaksimalkan integrasi
perencanaan

dan

fleksibilitas

bisnis.

Pengimplementasiannya

juga

mempertimbangkan potensi dari solusi yang telah terpasang yang juga bagian dari
solusi SAP. Intinya, Bentoel lebih fokus untuk mencari the most appropriate upto-date technology, bukan the most sophisticated.

3.3 Sistem Informasi Terintegrasi

Penerapan sistem ERP (enterprise resource planning) berbasis SAP yang
diimplementasikan di PT Bentoel Prima dinamakan Be One Enterprise (BOE)
atau B-1 yang mempunyai makna sistem pemersatu di mana seluruh elemen
sistem informasi yang ada masing-masing akan terintegrasi satu dengan lain
menjadi suatu sistem informasi enterprise yang terintegrasi secara total dengan
media data, suara dan video yang terkonvergen (convergence) secara digital.
Sistem B1 membantu efisiensi melalui penguatan kemampuan manajemen
perusahaan untuk memonitor dan mengontrol secara dekat proses yang ada. Hal
ini dikarenakan semua proses, mulai dari pembelian, inventori, produksi, dan
distribusi dikontrol dengan baik anak perusahaan dapat melihat setiap biaya dan
selalu dalam keadaan tahu untuk menentukan waktu dan strategi yang tepat untuk
efisiensi. Bentoel melakukan tahapan persiapan tahun 2004 dalam lingkup
Keuangan dan Control, Manajemen Bahan, Rencana Produksi, Distribusi dan
Penjualan, Manajemen Dana, dan Konsolidasi.
Sebelum akhir 2004, Bentoel mengenalkan sistem SAP penuh. Satu tahun
setelah implementasinya, sistem baru ini sudah beroperasi penuh mendukung
berbagai departemen. Sistem baru ini telah meningkatkan produktivas dengan
memangkas beban administrasi manual dan meningkatkan sistem kontrol
sehingga pada akhirnya secara keseluruhan meningkatkan efisiensi. Dan untuk
memaksimalkan potensi B-1 sistem, departemen penjualan dan distribusi serta
sistem informasi membawa ide tentang perlunya bantuan komputerisasi pada jalur
distribusi dan penjualan di lapangan yang pada akhirnya dipilih untuk
menggunakan Personal Digital Assistants (PDA).

3.4 Tahap-Tahap BOE

Ada beberapa tahap dalam mengaplikasikan BOE, yaitu:

1. Tahap Pertama, Dengan mengintegrasikan perencanaan korporasi dan

perencanaan departemen, implementasi BOE difokuskan pada proses
budgeting, kemudian manajemen membuat rancangan model biaya, dan
menampilkan analisis yang akurat untuk penentuan anggaran operasional
sesuai dengan perencanaan dan asumsi strategis. Implementasi proses
penyusunan anggaran ditargetkan selesai dan go live pada awal Juli 2008.
2. Tahap berikutnya, Bentoel mengembangkan dan memperluas modul SAP
nya untuk meningkatkan performa perusahaan.
Adapun modul ERP lainnya yang telah diimplementasikan oleh Bentoel
adalah Sales and Distribution, Fleet Management and ECCS, Production
Planning, Material Management, Finance and Controlling.

3.5 Implementasi BOE atau B-1

Dalam proyek pembenahan TI di Bentoel, terdapat dua agenda penting yang
telah diselesaikan, yaitu Online Data Transaction (ODT) dan Sales Force
Automation (SFA). Berhasilnya tahap pengembangan ODT, menjelaskan bahwa
semua divisi telah terkoneksi secara online dan tidak ada lagi gap informasi antar
bagian. Informasi yang tersedia menjadi seragam sehingga tidak perlu
penyesuaian dan konsolidasi data antar bagian. Selain itu, kontrol manajemen dari
para direksi menjadi lebih mudah pelaksanaannya.
Penerapan ODT merupakan kemajuan besar bagi Bentoel. Namun satu hal
yang paling istimewa adalah program SFA dan pemanfaatan TI untuk
pengontrolan bahan baku (tembakau). Dapat dikatakan, program SFA merupakan
terobosan yang belum dilakukan pemain lain, khususnya di industri rokok. Tujuan
Bentoel menggunakan program ini adalah menguatkan lini penjualan dengan
memanfaatkan TI. Pada praktiknya, kini salesman Bentoel dipersenjatai satu unit
PDA (personnal digital assistance) untuk mendukung kinerja mereka, baik untuk
melihat informasi harian dan mengevaluasi kinerja mereka. Data-data yang ada di
PDA mereka, selalu akurat karena selalu terjadi proses download dan upload dari
atau ke sistem TI di masing-masing kantor cabang atau Area Sales and Marketing.

Terobosan ini dikenal dengan sistem B1 Mobile dan B1 ASMO yang

membuat para salesman dapat memonitor dan memadukan informasi penjualan
hingga level retailer. B1 Mobile merupakan sistem yang memberikan hasil
statistik market berkualitas tinggi dan akurat, sehingga beban administrasi
manajemen berkurang dan efisiensi kinerja meningkat. Dengan strategi ini,
Bentoel menjadi industri pertama yang menggunakan PDA untuk mendukung
penjualannya. Sedangkan ASMO merupakan sistem yang menghubungkan
kantor-kantor cabangnya secara online dengan jaringan berbasis internet protocol
melalui Wide Area Network. Sistem ini menghubungkan semua kantor cabang
dengan kantor utama sehingga semua data dari cabang dapat dikompilasi.
Selain itu, Bentoel juga memiliki B1 Communication yang digunakan untuk
komunikasi suara antar kantor Bentoel. Penerapan sistem ini meningkatkan
produktivitas dan efisiensi di berbagai divisi yang semula manual menjadi
otomatis, sesuai dengan tujuan jangka panjang Bentoel dalam Desain Bisnis
Digital (Digital Business Design).

Gambar 3.1 PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process)

Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada
aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem
nya diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama
antara lain Material Manajement, Sales and Distribution, Production lanning,
Fund Managemet, Controlling dan Financial accounting. Dengan sistem ini data
bisa seragam dan menjadi acuan dari semua kegiatan transaksi.
Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir,
dari transaksi hingga pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data
penjualan yang dilakukan tenaga penjualan di masukan ke dalam PDA di
lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di
upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan Marketing Office (ASMO),
untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yang ada di kantor
pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi penjualan pun

akan ter-update.
Gambar 3.2 SAP Core Moduls (modul utama pada system ERP)

1.

Fund Management (FM)

Tugas Fund Management Dana adalah :

Untuk membuat anggaran seluruh pendapatan relevan dan pengeluaran

Untuk Mengontrol gerakan dana di masa depan sesuai dengan anggaran

terdistribusi

2.

Untuk Mencegah anggaran yang berlebih.

Material Management
Tujuan dari modul ini adalah mengoptimasi semua proses yang terkait dengan

perencanaan, pengadaan, pembelian hingga penyimpanan material. Manfaat yang

diperoleh antara lain:
Otomasi evaluasi pemasok
Tingkat biaya pengadaan dan penyimpanan yang lebih rendah pada
inventory dan manajemen pergudangan.
Terintegrasi dengan verifikasi penagihan (invoice)

3.

Sales and Distribution

Modul ini bertujuan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan

operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,

shipping dan billing).

4.

Production Planning
Modul ini bertujuan untuk membantu proses perencanaan dan kontrol

daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

5.

Controling
Modul ini bertujuan untuk :

Sebagai pengendali capital investment.

Sebagai pengendali aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan

merencanakan pembayaran

Sebagai pengendali pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan

penggunaan dana di setiap area

Sebagai pengendali biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas

perusahaan

6.

Financial Accounting
Modul ini bertujuan untuk :

Menyediakan

pengukuran

berkelanjutan

terhadap

keuntungan

perusahaan.

Mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi

intenal maupun eksternal.

Menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit)

setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data
transaksi awalnya.

Modul-modul dari Be-one system tersebut antara lain adalah ;

Be-one Portal, menyediakan fitur knowledge management

dan

knowledge sharing yang bisa dinikmati oleh seluruh karyawan

Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management

System serta Sales Force automation & Mobile Management.

Be-one Deal untuk pembayaran

Be-one Synergy (HRMS) untuk pengelolaan karyawan

Be-one Poli untuk Healt care

Be-one Intellegence (Business Intelegence) untuk menganalisa pasar

Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan

Be-one War Map & War Room. untuk menganalisa pasar

Semua itu terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.

Gambar 3.3 Be-One ERP System

Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT Bentoel Prima tersebut terasa
dengan meningkatnya produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses
data dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalkan data penjualan dari kira-kira
1000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan
pada hari yang sama, dengan begitu manajemen Bentoel dapat segera mengetahui
situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang dilakukan, dan untuk selanjutnya bisa
melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu tidak ada lagi
inkonsistensi

di

antara

unit-unit

dalam

perusahaan.

Dengan

demikian

pengambilan keputusan bisa menjadi cepat dan efektif.

Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, bagian
pemasaran dapat mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk yang
laku di suatu pasar. Hal ini telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel
memasarkan salah satu produk barunya yang mampu terjual hingga dua kali lipat
dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari produksi produk tersebut
pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning maupun
segmentasinya dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang
dikumpulkan dari business Intellegence tersebut.
Penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami
kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun,
lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun
2008.Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya
hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008.
Market share nya pun meningkat dua kali lipat.

Gambar 3.4 Grafik Peningkatan Revenue Tahun 2008

Gambar 3.5 Grafik Peningkatan Product Volume Tahun 2008

Penerapan ERP di PT. Bentoel Prima memberikan keuntungan diantaranya :

1.

Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence

terciptanya data penjualan yang bisa diterima pada hari yang sama mulai dari
Sales Supervisor hingga direksi bisa diketahui.

2.

Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.

3.

Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi di suatu daerah

sehingga dapat cepat diambil keputusan.

4.

Dapat memantau kompetitor.

5.

Sisi

operational

Excellence

Effectiveness

bisa

terpangkas

karena

menggunakan aplikasi lewat PDA

6.

Peningkatan produktifitas hingga 15%

7.

Peningkatan penjualan

8.

Stok level dapat terkontrol mulai dari pabrik sampai dengan penjual

9.

Financial Intern juga dapat terkontrol

10. Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laku di pasar.
11. Waktu produksi jauh lebih singkat
12. Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, PT.Bentoel Prima akan
meningkatkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile
management, yang tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia maka jumlah nya
akan ditambah menjadi 1600.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Dari pembahasan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan
implementasi ERP yaitu:
Bisnis proses yang matang.
ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang
tidak memiliki bisnis proses yang jelas
Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi
ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan
pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai
ke user yang menjalankan sistem mutlak diperlukan.

4.2 Saran
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruhi
oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. ERP ada untu
mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat
sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi
ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.