FUNGSI UTAMA DIVISI TEKNOLOGI INFORMASI

Richardus Eko Indrajit

Lepas seberapa jauh perkembangan teknologi informasi dewasa ini, dan tawarannya sebagai salah satu
kunci persaingan bisnis, peranannya dalam perusahaan dapat beraneka ragam. Beberapa konsultan
internasional terkemuka mengelompokkannya menjadi empat bagian besar: cost center, profit center,
investment center, dan service center.
Fungsi teknologi informasi yang paling dominan di perusahaan-perusahaan Indonesia adalah sebagai cost
center. Hal ini bukan merupakan suatu hal yang aneh mengingat tahap awal evolusi teknologi informasi di
perusahaan adalah sebagai alat otomatisasi, menggantikan proses manual menjadi otomatis, dengan tujuan
efisiensi. Keberadaan teknologi informasi di dalam perusahaan yang bersangkutan adalah untuk menekan
biaya overhead sebesar-besarnya, sehingga berdampak terhadap penurunan total costs yang harus
dikeluarkan, atau secara tidak langsung meningkatkan profit perusahaan (profit = revenue - cost). Namun,
untuk keperluan tersebut, perusahaan pun berusaha untuk seminimum mungkin melakukan investasi
terhadap teknologi informasi yang ada. Mengapa? Karena pada dasarnya, teknologi informasi memiliki
porsi tersendiri dalam struktur overhead costs. Di samping itu, perusahaan yang menganggap teknologi
informasi sebagai sesuatu hal yang tidak lebih dari untuk keperluan administratsi saja, akan melakukan
kontrol ketat terhadap segala jenis biaya terkait, untuk keperluan yang lebih strategis. Tidak dapat
dipungkiri bahwa secara langsung maupun tidak langsung, investasi terhadap teknologi informasi akan
memiliki pengaruh pada strategi penentuan harga produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan.
Harga produk atau jasa yang mahal (karena customers harus mensubsidi teknologi informasi internal
perusahaan) akan mengurangi daya kompetitif perusahaan yang bersangkutan.
Berlawanan dengan fungsi divisi teknologi informasi sebagai cost center, pada beberapa perusahaan,
peranan teknologi informasi justru diarahkan menjadi profit center, atau suatu entiti yang dapat
menyumbangkan keuntungan finansial terhadap perusahaan. Keuntungan dalam arti kata bahwa keberadaan
teknologi informasi memiliki potensi tertentu untuk menghasilkan revenue pada tingkat tertentu.
Contohnya adalah suatu perusahaan keuangan yang memiliki fasilitas simulasi bursa efek (trading floor)
untuk keperluan internal. Dalam operasional sehari-hari, fasilitas ini dapat dipinjamkan ke perusahaanperusahaan lain yang tidak memiliki, karena tergolong cukup mahal untuk membangun infrastruktur
teknologinya. Perusahaan-perusahaan harus membayar sejumlah biaya untuk keperluan peminjaman
fasilitas simulasi, yang notabene akan menjadi sumber penghasilan bagi perusahaan keuangan tersebut.
Contoh lainnya adalah suatu perusahaan yang memiliki divisi teknologi informasi dengan fasilitas
multimedia canggih. Jika utilisasi fasilitas untuk keperluan internal perusahaan tergolong rendah, maka
sumber daya yang ada tersebut dapat ditawarkan kepada perusahaan lain dalam bentuk-bentuk kerja sama,
seperti: pembuatan aplikasi multimedia, perancangan homepage perusahaan, pengembangan perangkat
lunak computer based training.

Cost
Center

Profit
Center
I/T

Investment
Center

Service
Center

Sumber: Renaissance Advisors, 1997

Divisi teknologi informasi sebagai suatu pusat investasi (investment center) memiliki arti bahwa
perusahaan memposisikan divisi tersebut sebagai lembaga litbang, atau penelitian dan pengembangan.
Sebagai layaknya lembaga litbang yang lain, perusahaan memberikan investasi khusus bagi divisi yang
bersangkutan, untuk mengasilkan produk-produk baru yang dapat memberikan keunggulan kompetitif
(competitive advantage) bagi perusahaan di masa-masa mendatang. Struktur organisasi divisi teknologi ini
biasanya berdasarkan portfolio program atau proyek yang dicanangkan. Target untuk menyelesaikan suatu
proyek pembuatan produk tertentu biasanya berkisar antara 3-5 tahun, atau bahkan ada yang sampai
sepuluh tahun. Contoh dari perusahaan yang melakukan investasi litbang pada divisi teknologi
informasinya adalah sebuah bank yang memiliki program untuk membuat Mini ATM, yaitu sebuah
peralatan seperti kalkulator layar lebar yang dapat dibeli oleh para nasabah, dimana melalui peralatan
tersebut, para pelanggan dapat melakukan beberapa transaksi-transaksi perbankan seperti credit transfer,
memeriksa saldo tabungan, membayar rekening listrik dan telepon, mengirimkan pesan kepada customer
service, mencari informasi, dan lain sebagainya. Dengan memiliki alat komunikasi dan transaksi ini
dikemudian hari, akan menambah keunggulan bank yang bersangkutan dibandingkan dengan saingannya.
Alasan mengapa harus dikerjakan oleh bagian divisi teknologi internal adalah agar teknologi yang
bersangkutan tidak dapat ditiru oleh bank-bank yang lain.
Bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa, divisi teknologi informasi biasanya diposisikan
sebagai suatu pusat pelayanan, atau service center. Dalam industri jasa, filosofi yang dipergunakan adalah
selalu meningkatkan kepuasan pelanggan dari segi pelayanan. Kalau bicara mengenai kepuasan pelayanan,
berarti berusaha untuk memberikan fleksibilitas yang sebesar-besarnya kepada para pelanggan dalam arti
bahwa dimana saja, kapan saja, dengan cara apa saja, pelanggan dapat menikmati jasa yang ditawarkan
perusahaan dengan tingkat convinience yang tinggi. Dengan kata lain, pelayanan yang diberikan harus
lintas batas dan lintas waktu (time and space). Kalau bicara mengenai pelayanan lintas batas dan lintas
waktu, berarti berhubungan dengan teknologi informasi. Suatu perusahaan distribusi berusaha
meningkatkan pelayanan kepada para pelanggan utamanya (principal) dengan cara memberikan fasilitas
khusus untuk melihat profil geografis penjualan produk-produk mereka di pasar Indonesia. Dengan fasilitas
ini mereka dapat melihat trend penjualan setiap produk di seluruh lokasi mulai dari tingkat propinsi sampai
ke outlet-outlet. Terhadap tipe pelanggan lainnya (outlet), perusahaan dapat memberikan fasilitas berupa
pemesanan (order) produk melalui internet dengan pengiriman barang tidak lebih dari 24 jam dan service
level yang tinggi (paling tidak 95%).
Pertanyaan umum kemudian timbul. Apakah sebuah divisi teknlogi harus memilih salah satu peran center
yang dijelaskan di atas? Jawabannya adalah tidak selalu. Terkadang sebuah departemen teknologi informasi
dapat berperan sebagai cost center dan service center sekaligus, seperti yang biasa terjadi pada perusahaan
pelayanan penerbangan. Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri manufaktur biasanya
memperlakukan teknologi informasi sebagai investment center pada awalnya, untuk akhirnya menjadi
profit center di masa mendatang. Untuk benar-benar mengetahui posisi teknologi informasi yang tepat bagi
sebuah perusahaan, sebuah assessment untuk merumuskan strategi teknologi informasi yang sejalan dengan
strategi bisnis dan manajemen perusahaan harus dilakukan sebelum langkah-langkah investasi dilakukan.
Jika tidak, fenomene over investment atau under investment di bidang teknologi informasi akan terjadi
yang dapat menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan dalam kurun waktu jangka pendek, menengah,
dan panjang.