MANAJEMEN INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI

BAB 4
TUJUAN DAN TIPE INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI

Investasi merupakan salah satu keharusan yang dilakukan oleh sebuah

perusahaan, terutama ketika bisnisnya sedang berada dalam tahap awal, yaitu pada
tingkat pembentukan dan pertumbuhan (infancy dan growth stages). Namun tidak
jarang dijumpai pimpinan perusahaan yang menganggap bahwa investasi terhadap
teknologi informasi merupakan suatu hal yang tidak terlalu penting untuk dilakukan
oleh perusahaan. Kebanyakan dari mereka merasa bahwa investasi tersebut
sifatnya adalah optional atau nice to have belaka, dalam arti kata tidak wajib untuk
dilaksanakan. Dalam kerangka manajemen strategis di era moderen saat ini,
pandangan tersebut dapat dianggap benar atau salah sama sekali, tergantung dari
karakteristik investasi yang ada.
Pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat
unik dan spesifik. Hal ini disebabkan karena masing-masing perusahaan memiliki
strategi yang berbeda satu dengan lainnya. Walaupun dua buah perusahaan
misalnya berada pada sebuah industri yang sama, namun peranan teknologi
informasinya bisa sangat berbeda. Lihatlah bagaimana pelanggan sebuah bank
akan rush jika jaringan ATM-nya rusak satu hari saja sementara bank yang lain tidak
mengalami gangguan yang berarti walaupun jaringan ATM-nya rusak seminggu.
Artinya adalah bahwa meskipun keduanya memiliki teknologi informasi berupa
jaringan ATM untuk mendukung bisnisnya, namun bagi bank yang pertama teknologi
tersebut sifatnya adalah vital, sementara bagi bank lainnya teknologi ATM terkait
hanyalah berfungsi sebagai perangkat penunjang belaka.

Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas

Widyatama

Ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling tidak dapat
ditemukan lima jenis tujuan dari dilakukannya investasi terhadap perangkat teknologi
tersebut. Kategori pertama adalah karena alasan kelangsungan hidup perusahaan
atau bisnis itu sendiri, dalam arti kata adalah bahwa perusahaan melihat bahwa
keberadaan teknologi informasi di dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak.
Contohnya adalah perusahaan semacam bank retail, hotel kelas atas (bintang lima),
transportasi penerbangan, dan lain sebagainya yang tidak mungkin dapat bertahan
lama dalam ketatnya persaingan bisnis tanpa diperlengkapi oleh teknologi informasi.
Melihat kemutlakan sifat tersebut, maka jarang dilakukan analisa untuk menimbang
seberapa penting melakukan investasi untuk mengembangkan teknologi informasi
karena perangkat tersebut merupakan syarat atau sarana utama yang harus dimiliki
perusahaan agar dapat berbisnis.
Kategori kedua adalah perusahaan yang hendak melakukan investasi
karena

alasan

ingin

memperbaiki

efisiensi.

Diharapkan

dengan

diimplementasikannya teknologi informasi dalam sejumlah bidang atau aktivitas

tertentu, maka akan dilakukan proses reduksi atau optimalisasi terhadap alokasi
beragam sumber daya perusahaan, seperti: manusia, waktu, biaya, material, aset,
dan lain sebagainya. Biasanya teknologi informasi dipergunakan untuk menekan
atau mereduksi biaya komunikasi (interaksi) dan transaksi. Contohnya adalah
penerapan teknologi semacam intranet, office automation, website, dan lain
sebagainya. Berdasarkan teori keunggulan kompetitif Michael Porter, salah satu
strategi perusahaan dalam era persaingan global yang kerap dipakai adalah cost
leadership, dalam arti kata manajemen berusaha untuk sedapat mungkin menekan
biaya produksi agar barang atau jasa yang ditawarkannya dapat bersaing dalam
harga. Artinya adalah bahwa untuk industri dimana faktor harga memiliki elastisitas
yang tinggi di pasar seperti misalnya produk komoditas aspek efisiensi
merupakan hal krusial atau vital yang harus diupayakan oleh perusahaan.
Perusahaan akan mampu menciptakan produk atau jasa yang baik, murah, dan
cepat apabila proses penciptaan produk atau jasa tersebut adalah baik, murah, dan
cepat. Metode yang paling tepat dipergunakan untuk mengevaluasi proposal
investasi terhadap teknologi terkait adalah analisa cost benefit; dimana dalam
metode ini dicoba untuk dikomparasikan antara besarnya investasi yang dikeluarkan

Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas

Widyatama

dengan perkiraan manfaat efisiensi yang diperoleh melalui penerapan teknologi

informasi tersebut.
INVESTMENT PURPOSE

INVESTMENT TYPE

EVALUATE/MEASURE

Business Survival

Mandatory

Continue/Discontinue Business

Improving Efficiency

Vital

Cost Benefit

Improving Effectiveness

Critical

Business Analysis

Competitive Leap

Strategic

Strategic Analysis

Infrastructure

Architecture

Very Broad Terms

Kategori berikutnya adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektitivitas

usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan sebagai do the right thing.
Contoh penerapan aplikasi teknologi informasi terkait dengan hal ini adalah
menerapkan sistem pengambilan keputusan (decision support system), membangun
datawarehouse untuk keperluan business intelligence, mengembangkan situs
electronic commerce, dan lain sebagainya. Dalam bisnis, investasi semacam ini
dikatakan sebagai sebuah hal yang kritikal, mengingat bahwa tanpa dimilikinya
perangkat teknologi tersebut, akan sulit bagi perusahaan untuk menjalankan suatu
rangkaian proses tertentu. Oleh karena itulah maka cara melakukan evaluasi
terhadap investasi terkait adalah dengan menjalankan aktivitas analisa bisnis,
dimana dalam kegiatan tersebut dipetakan dan didefinisikan rangkaian proses mana
saja yang merupakan core processes atau proses utama; dimana teknologi
informasi akan dipergunakan untuk menopang kehandalan proses tersebut.
Kategori keempat adalah keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu
loncatan

keunggulan

kompetitif

(competitive

advantage

leap)

agar

dapat

meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang

perusahaan lain belum memiliki. Terkait dengan tipe investasi ini adalah
pengembangan aplikasi untuk menerapkan berbagai konsep manajemen baru
seperti supply chain management, enterprise resource planning, customer
relationship management, call center, dan lain sebagainya dimana secara
signifikan implementasi berbagai perangkat teknologi informasi ini diharapkan dapat
membawa perusahaan berada jauh di depan dipandingkan dengan para pesaing
bisnisnya. Investasi dalam kaitan ini memang terkesan bersifat strategis, atau
Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas
Widyatama

memiliki perspektif rentang waktu jangka panjang, sehingga kelayakannya sangat

ditentukan oleh para pimpinan senior perusahaan (misalnya para anggota direksi);
sehingga alat bantu untuk mengukur visibilitas dari investasi ini biasanya terkait
dengan konsep analisa strategis.
Kategori yang terakhir adalah suatu bentuk investasi yang dilatarbelakangi
oleh peranan teknologi informasi sebagai salah satu perangkat infrastruktur yang
tidak dapat dihindari keberadaannya bagi sebuah perusahaan di era global ini.
Adalah merupakan suatu standar bagi perusahaan dewasa ini untuk memiliki
corporate website yang dapat diakses oleh para calon pelanggan di seluruh dunia,
menggunakan email sebagai sarana berkomunikasi sehari-harinya, memanfaatkan
sejumlah alat bantu aplikasi office productivity (seperti word processor, spreadsheet,
presentation, database, dan lain-lain), menginstalasi jaringan Local Area Network
untuk keperluan aktivitas sehari-hari, dan lain sebagainya; dimana keseluruhan
perangkat tersebut sudah menjadi sebuah infrastruktur usaha yang harus dimiliki
oleh perusahaan. Besarnya investasi yang perlu dikeluarkan sifatnya sangat
tergantung dari arsitektur infrastruktur yang diadopsi oleh perusahaan, sehingga alat
ukur kelayakannya pun cukup beraneka ragam. Biasanya pimpinan akan melakukan
proses benchmarking dengan perusahaan lain yang bergerak di industri serupa dan
memiliki ukuran usaha yang kurang lebih sama untuk mendapatkan perkiraan total
investasi yang wajar untuk kategori infrastruktur ini.

MEREKA-REKA MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI BAGI PERUSAHAAN

Merupakan hal yang cukup sulit dalam menentukan apakah melakukan
investasi untuk membangun infrastruktur teknologi informasi merupakan hal yang
tepat atau tidak. Di satu pihak perusahaan merasa bahwa seperti halnya investasi di
bidang lain, harus ada target ROI (Return On Investment) yang dikenakan pada
setiap investasi terhadap komponen teknologi informasi, perusahaan pesaing lain
banyak yang sudah tidak memikirkan hal ini lagi, alias investasi yang dilakukan
sudah melampaui batas-batas kewajaran (berlebihan). Namun gejala over
investment ini bukan tanpa alasan dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar
mengingat banyak sekali advantage dari utilisasi teknologi informasi yang tidak
dapat diukur secara finansial. Dan Remenyi, Arthur Money, dan Alan Twite mencoba
Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas
Widyatama

mengilustrasikan benefit tersebut dalam sebuah matriks (Remenyi et al, 1995) yang
dapat digunakan sebagai landasan manajemen dalam pengambilan keputusan.
Masalah investasi di bidang teknologi informasi merupakan hal yang cukup
memusingkan kepala para manajemen senior perusahaan. Di satu sisi mereka sadar
bahwa sudah saatnya (kalau tidak memang karena sudah terlambat) mereka harus
memiliki suatu sistem informasi yang dapat menunjang bisnis mereka, sementara di
lain pihak mereka harus mengeluarkan biaya yang relatif cukup besar untuk dapat
merancang dan mengimplementasikan sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa
memiliki teknologi informasi yang cukup canggih, sulit di alam kompetisi global ini
untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan besar dari manca negara
yang mulai banyak mengadu untung di tanah air. Namun salah mengidentifikasikan
kebutuhan sistem pun akan menjadi bumerang bagi organisasi yang bersangkutan.
Jika dalam organisasi non-profit jenis teknologi yang cocok adalah yang tepat guna,
dalam perusahaan, besarnya investasi di bidang teknologi informasi yang feasible
ditentukan melalui suatu analisa biaya dan manfaat (cost-benefit analysis).
Menghitung biaya investasi yang diperlukan di muka, dan biaya operasional
yang secara periodik harus dikeluarkan per bulannya, cukup mudah untuk dilakukan.
Namun terkadang para praktisi teknologi informasi maupun manajemen perusahaan
sulit meyakinkan pelaku investasi akan besarnya manfaat (benefit) yang akan
diperoleh melalui investasi di bidang teknologi informasi, karena tidak semua jenis
manfaat dapat dengan mudah dirupiahkan.
Remenyi membagi manfaat dari utilisasi teknologi informasi menjadi dua
macam, yang bersifat tangible dan intangible. Manfaat tangible adalah yang secara
langsung berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan, baik berupa pengurangan
atau penghematan biaya (cost) maupun peningkatan pendapatan (revenue).
Sebagai contoh, jika pada mulanya perusahaan harus mempekerjakan beberapa
karyawan

yang

secara

khusus

bertugas

mempersiapkan

laporan-laporan

rekapitulasi keuangan, dengan diimplementasikannya aplikasi Datawarehousing

perusahaan yang bersangkutan tidak perlu lagi harus merekrut karyawan-karyawan
baru yang harus digaji per bulannya. Contoh lainnya adalah dengan diinstalasinya
ATM (Automated Teller Machine) sebagai perpanjangan tangan atau kanal distribusi,
sebuah bank dapat merperluas jangkauan bisnisnya sehingga dapat menjaring para

Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas

Widyatama

pelanggan baru atau non pelanggan untuk melakukan transaksi melalui mesin
tersebut. Secara nyata perusahaan dapat merasakan pertambahan revenue yang
diperoleh melalui transaksi-transaksi melalui jaringan ATMnya.
Namun pada kenyataannya, tidak semua jenis manfaat tangible dapat
dinyatakan dalam besaran angka atau kuantitatif. Contoh yang paling populer adalah
dengan dikembangkannya Office Automation System, sebuah perusahaan merasa
kinerjanya menjadi lebih efisien dan cost effective. Namun besarnya efisiensi dan
efektivitas sangat sulit dikuantitatifkan dalam rupiah.
Di sisi lain, manfaat intangible didefinisikan sebagai manfaat positif yang
diperoleh oleh perusahaan sehubungan dengan pemanfaatan teknologi informasi,
namun tidak memiliki korelasi secara langsung dengan profitabilitas perusahaan.
Seperti halnya manfaat tangible dan manfaat intangible dapat dibagi menjadi dua
bagian, yang quantifiable dan yang unquantifiable atau biasa pula dipergunakan
measurable dan unmeasurable. Matriks berikut menggambarkan kategori dari
manfaat atau benefit yang diperoleh oleh perusahaan sehubungan dengan investasi
di bidang teknologi informasi beserta contoh-contohnya.

Sumber: Remenyi et.al., 1995

Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas

Widyatama

Berdasarkan kenyataan di lapangan, terlihat bahwa sebagian besar

manajemen hanya memperhatikan manfaat yang tangible-quantifiable karena
mudah untuk dikalkulasi dan dirupiahkan dan terlihat berpengaruh langsung
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehingga tidaklah mengherankan jika melihat
kenyataan betapa sulitnya meng-goal-kan suatu proyek teknologi informasi karena
berdasarkan perhitungan, terlihat bahwa benefit yang diperoleh tidak sesuai dengan
besarnya cost yang dikeluarkan. Namun jika manajemen berani untuk mengkalkulasi
baik secara heuristik maupun secara what-if simulation maka akan terlihat kelayakan
investasi di bidang teknologi informasi.
Kalkulasi secara heuristik biasanya dilakukan dengan cara hitung-hitungan
kasar dan sederhana. Katakanlah untuk membangun suatu Executive Information
System, manajemen senior ditanya berapa besar yang bersangkutan mau
membayar untuk sebuah laporan atau informasi per harinya. Jika manajer tersebut
mau membayar katakanlah Rp 10,000 per laporan per harinya, berarti dengan kata
lain beliau mau mengeluarkan kurang lebih Rp 200,000 per bulannya. Jika ada 50
manajer dalam satu perusahaan, berarti per bulannya mereka mau mengeluarkan
Rp 10,000,000 per bulan untuk laporan yang bersangkutan, atau dengan kata lain
Rp

120,000,000

per

tahunnya.

Nilai

kasar

inilah

yang

dianggap

dapat

merepresentasikan nilai dari informasi (manfaat) tersebut, sehingga dapat

melakukan perbandingan dengan biaya yang diperlukan untuk membangun sistem
Executive Information System tersebut.
What-if simulation biasanya berupa suatu aplikasi sederhana dalam
spreadsheet yang berisi kalkulasi secara matematis mengenai hubungan antara
variabel-variabel yang berpengaruh terhadap biaya dan manfaat dari kinerja
teknologi informasi. Katakanlah dengan diimplementasikannya sistem komputer
tertentu, maka seorang customer service dapat lebih cepat melayani pelanggan,
sehingga dalam satu hari akan lebih banyak jumlah pelanggan yang dapat dilayani
oleh

perusahaan

yang

bersangkutan,

yang

secara

tidak

langsung

akan

meningkatkan kualitas pelayanan dan mendatangkan sumber-sumber pendapatan

yang potensial. Katakanlah counter tersebut bertugas melayani pembukaan rekening
baru di bank, maka dalam satu hari, jumlah pemasukan bank dengan adanya sistem
komputer akan lebih besar jika dibandingkan dengan sistem sebelumnya yang
manual.
Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas
Widyatama

Pada buku yang sama, Remenyi memperlihatkan sebuah matriks yang

diharapkan dapat memandu manajemen dalam menentukan teknik pendekatan
semacam apa yang cocok untuk dipergunakan berdasarkan karakteristik tangibleintangible dan measurable-unmeasurable seperti yang diperlihatkan pada gambar
berikut.

Sumber: Remenyi et.al., 1995

Masih banyak lagi teknik-teknik lain yang dapat dipergunakan untuk

menghitung manfaat menyeluruh yang dapat diberikan oleh suatu sistem informasi.
Pada dasarnya, perlu dibentuk tim yang secara khusus dapat melakukan analisa
cost-benefit secara menyeluruh sehingga manajemen dapat dengan mudah
mengambil keputusan terhadap investasi besarnya di bidang teknologi informasi.

Manajemen Investasi Teknologi Informasi M. Benny Chaniago Universitas

Widyatama