RRC/EI/4

Skenario Pengembangan Sistem Informasi di Perusahaan

Richardus Eko Indrajit

Renaissance Research Center
eko@indrajit.org

ABSTRAK Mulai dari hal-hal yang paling kritikal seperti fungsi

keuangan (tentu saja untuk sebuah perusahaan baru,
Bagi perusahaan konservatif yang memutuskan untuk kontrol terhadap arus uang yang masuk dan keluar adalah
melibatkan teknologi informasi dalam aktivitasnya masalah yang harus diprioritaskan), sampai dengan
sehari-hari, perjalanan implementasi yang ada urusan paperworks (manajemen dokumentasi). Secara
merupakan sebuah evolusi. Sebelum teknologi informasi tidak ragu-ragu perusahaan akan menanamkan
memiliki fungsi yang strategis dalam arti kata dapat investasinya untuk membeli komputer jika jelas terbukti
secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan bahwa urusan administratif akan menjadi lebih murah,
terhadap produk atau jasa yang diberikan perusahaan, lebih baik, dan lebih cepat dalam tiga hal pokok: efisiensi,
teknologi informasi harus melalui skenario tertentu yang efektivitas, dan kontrol internal.
dimulai dengan peranannya sebagai alat bantu untuk
meningkatkan efisiensi perusahaan. Kecepatan evolusi Tahap kedua dalam evolusi disebut sebagai leveraging
yang harus dilalui sangat bergantung kepada bagaimana investment dimana komputer atau teknologi informasi
manajemen dapat menilai dan meningkatkan fungsi dipandang sebagai suatu asset perusahaan yang
teknologi informasi bagi perusahaannya. menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan
teknologi serupa (value for money). Biasanya
Jarang sekali terlihat sebuah perusahaan yang langsung perbandingan tersebut dilihat dari seberapa
dapat memanfaatkan teknologi informasi yang menguntungkan dari segi finansial seandainya teknologi
dimilikinya menjadi sesuatu yang strategis. Biasanya cara informasi menggantikan teknologi terdahulu dalam proses
manajemen memandang teknologi informasi dan benefit penciptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan
yang diharapkan dari penggunaannya melalui sebuah perusahaan. Sebutlah penggunaan internet phone yang
skenario evolusi serupa. Sebuah lembaga riset jauh lebih murah karena untuk komunikasi interlokal atau
internasional internasional hanya
mendeskripsikannya akan dibebankan pulsa
sebagai suatu inovasi lokal. Contoh lainnya
penggunaan teknologi adalah penggunaan
informasi di perusahaan. email yang dapat
Secara umum, ada lima menghemat biaya
tahapan evolusi yang pengiriman dokumen-
biasa dilalui sebuah dokumen melalui kurir
organisasi (Primozic lokal atau
et.al., 1991). internasional.

Terhadap lima tahapan Tahap evolusi ketiga

evolusi ini, secara garis
besar, pemanfaatan
teknologi informasi
dapat dilihat dari dua
sudut: fokus atau harapan manajemen akan benefit yang
harus diberikan teknologi informasi, dan penggunaan atau
fungsinya sehari-hari untuk memenuhi harapan tersebut.
Permasalahan pertama yang biasa ditemui oleh para
manajer di perusahaan adalah problem efisiensi proses
kerja atau aktivitas operasional setiap hari. Permasalahan
ini sangat klasik dihadapi perusahaan tradisional sampai
modern karena semuanya melibatkan urusan administrasi.
yang dilalui adalah
ketika teknologi
informasi sudah
dilibatkan secara
langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa
sehingga secara nature meningkatkan kualitas produk atau
jasa yang ditawarkan. Kriteria cukup jelas di sini untuk
mengukur seberapa jauh tingkat efektivitas teknologi
informasi yang dimiliki. Manajemen akan melihat apakah
dengan diimplementasikannya sistem teknologi informasi
akan dapat meningkatkan pendapatan atau revenue
perusahaan atau tidak (company growth). Salah satu
ukuran yang sering digunakan adalah dengan melihat

1
RRC/EI/4
perubahan pada market share. Jenis-jenis teknologi
informasi yang popular dimanfaatkan pada periode ini
adalah yang secara langsung meningkatkan kepuasan
pelanggan, terutama yang berhubungan dengan pelayanan
kepada customers. Contohnya adalah call center atau hot
line di industri perbankan yang dapat melayani
pertanyaan-pertanyaan sampai dengan instruksi transaksi
yang diinginkan nasabah (sehingga yang bersangkutan
tidak harus berlelah-lelah datang dan antre di bank).
Contoh lainnya adalah pembelian berang melalui mail
order yang dapat dengan mudah dilakukan melalui
internet.
Periode keempat adalah tahapan dimana perusahaan yang
sudah mature akan mempertimbangkan untuk
memperbaiki kinerja internal perusahaan. Caranya adalah
dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan
keputusan. Decision Support System dan Executive
Information System adalah dua jenis aplikasi teknologi
informasi yang mendominasi perusahaan-perusahaan
modern yang ingin meningkatkan kualitas manajemen
dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Filosofi
yang dipergunakan sehubungan dengan hal ini cukup
simple dan straightforward. Data akan diolah menjadi
informasi, informasi akan menjadi knowledge, dan
knowledge inilah yang akan menjadi modal utama untuk
meningkatkan kinerja perusahaan karena merupakan basis
dalam pengambilan keputusan. Tidak sedikit perusahaan-
perusahaan yang memutuskan untuk melakukan
perubahan besar-besaran seperti restrukturisasi, business
process reengineering, total quality management, change
management, dan program-program manajemen
perubahan lainnya untuk memperbaiki kinerja
perusahaan. Teknologi informasi sebagai fasilitas
penunjang dalam pengambilan keputusan dilihat sebagai
salah satu komponen utama yang menjadi pedoman dalam
pendefinisian sistem dan prosedur perusahaan yang baru.
Era kelima yang merupakan evolusi terakhir yang dialami
terutama oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa.
Pada tahap ini, perusahaan secara agresif melakukan
eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk
menjangkau para pelanggan atau calon pelanggan di mana
saja, kapan saja, 24-jam sehari, dan 7 hari seminggu.
Bahasa populernya adalah bahwa di era globalisasi,
teknologi menawarkan dunia industri untuk menembus
batas ruang dan batas waktu. Sesuai dengan teori supply
chain management yang menekankan pentingnya
hubungan langsung antara pelanggan dan perusahaan
dapat dengan mudah dilakukan melalui utilisasi teknologi
informasi tercanggih.
Contohnya adalah home banking yang menawarkan
nasabah untuk dapat melakukan transaksi perbankan dari
rumah (seperti transfer uang, pembayaran listrik dan
telepon, melihat saldo, dan lain sebagainya). Di Amerika,
2
nasabah yang bersangkutan diberikan disket untuk
diinstalasi ke dalam komputernya masing-masing
sehingga transaksi dapat dilakukan dari rumah melalui
internet. Bahkan belakangan ini sudah ada bank yang
bekerja sama dengan perusahaan TV kabel untuk
menghasilkan produk home banking melalui Web-TV.
Contoh teknologi lain adalah electronic commerce yang
menawarkan masyarakat untuk belanja kebutuhannya –
seperti buku, pakaian, komputer, alat-alat kantor, dan lain-
lain - melalui internet, atau lebih dikenal dengan istilah
home shopping. Di bidang jasa lainnya, rumah sakit
menawarkan fasilitas tele medicine yang menghubungkan
dokter dengan pasiennya di mana saja melalui jaringan
komputer multimedia.
Jika dianalisis lebih jauh, kelima era tersebut dapat
dikategorikan menjadi dua. Pada kedua era pertama,
terlihat bahwa tujuan perusahaan melibatkan penggunaan
teknologi informasi adalah untuk menghemat pengeluaran
atau biaya-biaya perusahaan (reducing the cost by saving
money). Pada era globalisasi dimana teknologi informasi
merupakan salah satu kunci keberhasilan usaha,
perusahaan yang masih berada pada kedua tahap evolusi
ini dapat digolongkan sebagai perusahaan tradisional.
Sementara golongan kedua adalah tahap-tahap dimana
teknologi informasi sudah dipergunakan untuk
meningkatkan pendapatan (revenue) perusahaan (make
money). Bahkan untuk beberapa industri, teknologi
informasi mutlak dibutuhkan untuk berkompetisi. Tanpa
keberadaannya, akan mustahil perusahaan dapat survive
(remain in business) karena tidak dapat bersaing dengan
perusahaan-perusahaan sejenis. Dapatkah sebuah bank
retail saat ini menjaring nasabah sebanyak-banyaknya
tanpa memiliki fasilitas ATM?
REFERENSI
Primozic, Kenneth, Edward Primozic, and Joe Leben. Strategic
Choices: Supremacy, Survival, or Sayonara, New York:
McGraw-Hill, 1991.
RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala
Program Studi Sistem Informasi STIMIK
Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca
Sarjana Universitas Bina Nusantara.
Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik
Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied
Computer Science di Harvard University, Master
of Business Administration di Leicester
University, dan Doctor of Business
Administration di University of the City of
Manila. Selain mengajar di Program Pasca
Sarjana Universitas Indonesia, Universitas
Atmajaya, dan Institut Pengembangan
Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai
konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan
Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai
Direktur Sistem Informasi di perusahaan
RRC/EI/4

konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui
bidang teknologi informasi dan manajemen website personal Richardus Eko Indrajit di alamat:
sistem informasi diperoleh dari pengalaman http://www.indrajit.org.
praktis di industri keuangan, perbankan,
manufaktur, penerbangan, pertambangan,
telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan.
Jakarta,20 Oktober 1998.