1

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKADEMIK
UNIVERSITAS SURYADARMA JAKARTA
Peniarsih, 92307043/www.ppeniarsih@yahoo.co.id
ABSTRAKSI
UNIVERSITAS SURYADARMA merupakan Univesitas
Jakarta

yang ada di

dalam pengolahan seluruh data dan kebutuhan informasi baik untuk

kebutuhan internal maupun eksternal sampai saat ini masih dilakukan secara manual ,
sehingga kinerja sistem administrasi dan yang lainnya belum otimal., pada hal
kemajuan industri dan perusahaan bisnis menuntut penataan seluruh sistem yang
cermat, cepat, dan canggih, kebutuhan ini dapat dipenuhi dengan baik jika tersedia
informasi yang lengkap dan akurat dalam berbagai sumber informasi yang terpecaya
yaitu salah satunya dengan cara sistem komputerisasi dalam kegiatan tersebut.
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh UNIVERSITAS
SURYADARMA sehingga kebutuhan layanan informasi bagi manajemen maupun
pengguna informasi lainnya dapat diperoleh secara optimal maka penulis
mengusulkan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akademik pada
UNIVERSITAS SURYADARMA yang meliputi pendaftaran ulang mahasiswa ,
pengelolahan data nilai, penjadwalan kuliah dan lain sebagainya dalam bentuk
implementasi prototipe antar muka yang akan diolah menjadi lebih cepat dan tepat

waktu, akurat, penghematan ruang penyimpanan data (memori) dan mengurangi

penumpukan arsip yang tidak perlu, selain itu ada satu keunggulan lain yang tidak
kalah penting yaitu bentuk laporan data yang memiliki tingkat kualitas yang tinggi,
hal ini disebabkan karena komputer dapat memberikan hasil cetakan yang lebih baik.
Dengan sistem ini diharapkan juga kinerja staff dan karyawan UNIVERSITAS
SURYADARMA menjadi lebih baik dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik
kepada mahasiswa.

Kata Kunci : Analisis dan Perancangan ,Sistem Informasi, Sistem Akademik,

Prototipe antarmuka

BAB I
PENDAHULUAN
1.1

LATAR BELAKANG MASALAH

Pada saat itu kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh
kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti
kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang
dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah :
Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan
semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan prosesproses
didalamnya)

Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan faktor

kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat

penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat
melakukan milyaran proses dalam satu detik.
Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin ;

Sebuah sistem

yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar.
Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemarilemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer,
semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai
tempat penyimpanan dan pengolahan data dengan memanfaatkan teknologi (alat) simpan

elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak
dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai
ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu
lemari buku biasa.Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih.
Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam
bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data
menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. Data dapat sangat mudah dikelompokkan,
dicari, dan selanjutnya dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu sistem
dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat
saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan
teknologi telepon dan networking, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan
diantara tempat yang sangat jauh dan terjadi dengan sangat cepat.
Sejalan dengan perubahan tersebut proses belajar mengajar tidak sesuai dengan
apa yang diharapkan , selama ini menggunakan cara manual dan belum memanfaatkan
fungsi komputer secara optimal, sehingga masih terdapat kelemahan-kelemahan yang
rnuncul. Untuk itu penulis berkeinginan untu membuat tulisan dengan judul
Analisis dan Perancangan Sistem Infomasi Akademik pada Universitas
Suryadarma, Jakarta
Dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademik, dituntut adanya suatu
kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data mahasiswa.Pengolahan data tersebut
antara lain berupa pembuatan Biodata Mahasiswa, Rencana Studi , Nilai Ujian dan akan

menghasilkan Kartu Hasil Studi. Dalam pemprosesan ini sering dijumpai adanya kendala
kendala seperti keterlambatan mahasiswa dalam mengisi Kartu Rencana Studi, sulitnya
mengontrol mata kuliah yang diambil mahasiswa, sehingga pemberian data/informasi
pada bagian lain menjadi tidak sempurna. Ketidakakuratan data mengakibatkan pekerjaan
lain juga terganggu, misalnya pembuatan Kartu Hasil Studi yang mengalami
keterlambatan.

1.2

IDENTIFIKASI MASALAH
Setelah penulis mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan pada

sistem informasi akademik UNIVERSITAS SURYADARMA, muncul permasalahan

yang terjadi pada antara lain yaitu :
1. Pencatatan data nilai masih dilakukan secara manual, sehingga memerlukan
waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data nilai. Program masih
menggunakan Microsoft Excel .
2. Proses perhitungan cukup memakan waktu dan bila permintaan informasi cukup
banyak maka perhitungan itu cukup menyulitkan bagi pengurus untuk
memenuhinya dalam jangka waktu yang relatif pendek.
3. Sering terjadi kerangkapan data.
4. Kesulitan dalam melakukan pencarian data yang diperlukan mengenai data nilai
mahasiswa.

5. Pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual, sehingga memerlukan

waktu yang relatif lama.
6. Sering terjadi data yang telah diberikan oleh Mahasiswa, atau Nilai Ujian dari
Dosen hilang
7. Pencatatan Data Mahasiswa, Data Nilai Ujian Mahasiswa sering terjadi
kesalahan pencatatan.
8. Pencatatan Database masih bersifat manual atau Pencatatan melalui form
pengisian data yang dilakukan oleh mahasiswa, ataupun dosen dalam pemberian
nilai ujian.
9. Terjadi kesalahan dalam pemasukkan data yang dilakukan oleh beberapa
pengguna diantaranya adalah : pihak operasional pendidikan dan biro akademik.

1.3

BATASAN MASALAH
Mengingat luasnya cakupan dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam

sistem informasi akademik, maka dalam penelitian ini penulis mambatasi pembahasan
hanya pada Proses Pengisian KRS, Penjadualan Kuliah, Ujian , Pengolahan data nilai ,
Pembuatan KHS, sampai dengan pembuatan Transkrip Nilai dengan implementasinya
dalam prototipe

1.4

RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan, maka proses

pengisian mata kuliah mahasiswa dan hasil studi didalam form serta pencatatan nilai
ujian mahasiswa dirasakan kurang efektif, karena menyebabkan terjadinya proses kartu
rencana studi dan hasil studi mahasiswa menjadi terlambat dari jadwal yang sudah
ditetapkan dan sulitnya mendapatkan infomasi yang akurat secara cepat dan tepat, serta
timbulnya keluhan dan ketidakpuasan dari mahasiswa dalam hal pelayanan terhadap
mahasiswa .
1.5

TUJUAN PENELITIAN
Tujuan penulisan dari tesis ini adalah :
1. Mengatasi keterlambatan proses belajar mengajar dan hasil studi berbasiskan
komputer.
2. Mengumpulkan data-data mahasiswa dan nilai ujian dari dosen menjadi satu
kesatuan didalam database, sehingga dapat diolah dan disajikan menjadi suatu
infomasi yang berguna bagi pengguna.
3. Meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa dalam pembuatan Penerimaan Kartu
Hasil Studi ( KHS )
4. Kartu Hasil Studi agar lebih cepat dan tepat diterima oleh Mahasiswa.
5. Meningkatkan Data Nilai Mahasiswa yang seringkali tercecer atau
kerangkapan data yang sering dialami oleh mahasiswa.

1.6

KEGUNAAN PENELITIAN
Bila Rancangan Sistem Informasi Akademik ini diterapkan besar harapan saya

kendala kendala yang terjadi pada UNIVERSITAS SURYADARMA akan dapat diatasi
dan kemungkinan manfaat dari Sistem Informasi Akademik UNIVERSITAS
SURYADARMA ini akan dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Meningkatkan produktifitas pelaksanaan manajemen akademik secara efektif dan
efisien.
2. Mempermudah penyajian dan pelaporan informasi akademik secara cepat dan
akurat.
3. Meningkatkan konsistensi data karena terintegrasi dalam bentuk basis data yang
terpusat, sehingga tidak terjadi pencatatan data secara berulang.
4. Mempermudah proses kolaborasi data diantara dosen, mahasiswa, mata kuliah,
ruang kuliah, penilaian dan evaluasi akademik, sebagai dasar awal dalam
penguasaan teknologi informasi.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1

PENGERTIAN SISTEM

Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan

pada prosedumya dan yang menekankan pada komponen atau elermenya. Pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto, 1999 : Sistem
adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem yang
lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem
adalah sekelompok elemen-elemen / bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut :
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan.

10

Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa

suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing
komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen
atau komponen yang mendukungnya, yaitu :
1. Input .
Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.
2.

Proses.

Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan
menjadi keluaran.
3. Output.
Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak
lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan
input untuk sub sistem yang lain.
4. Umpan Balik .
Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem.
Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang menguntungkan atau
mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan sistem
ditentukan oleh proses ini.

Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 1999, hal 1, 4-5
2
Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT Prenhallindo, Jakarta, 1996, hal. 13.

11

5. Mekanisme Kontrol.
Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja
didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian
adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas
sistem yang tinggi.
6. Batasan.
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luamya.
7. Tujuan Sistem (Goal Sistem).
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem2. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuannya.
2.2

KONSEP DATA DAN INFORMASI

Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data

merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan
lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan
sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi

12

yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu
tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan.
Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini
dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul
Information Systems : Theory and Practice : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika
sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil
pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau
kemampuan.
Secara skematis proses pengolahan data menjadi informasi dapat dijelaskan pada gambar
2.2 dibawah ini :
KEBUTUHAN
PEMAKAI

DATA
PROSES

INFORMASI

DATA
DATA

METODE

Garnbar 2.2 : Transforrnasi Data Menjadi Inforrnasi

Dadan Urnar Daihani, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Kornputindo,2001,

13

2.4

TAHAPAN DALAM PEMBENTUKAN SISTEM

Setiap subsistem dari

organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang,

berfungsi dan akhimya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem atau
sistem development life cycle (SDLC). Menurut Raymond McLeod proses
pengembangan sistem mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu :
1. Tahap Perencanaan.
Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses
perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah :
Menyadari

masalah,

mendefinisikan

masalah,

menentukan

tujuan

sistem,

mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan

usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan
mekanisme pengendalian.
2. Tahap Analisis.
Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari
sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada
dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini
kegiatan yang dilakukan adalah :
Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan
kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan
rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.
hal174

14

3. Tahap Rancangan.
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,
kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan sistem
adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya
digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan
dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang
dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah :
Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif
konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih
konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak
penerapan sistem.
4. Tahap Implementasi.
Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber
daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam
kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu :
Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya
perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database,
menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.
5. Tahap Penggunaan.
Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan
sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan

15

perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai

menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya.
Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui
sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah
ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan
periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan
dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar sistem
tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut
dilakukan antara lain untuk :

Menjaga agar sistem selalu Up-to-date dan sesuai dengan pekerjaan.

Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.

Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.

16

BAB III

METODE PENELITIAN
3.1

METODOLOGI PENELITIAN
Dalam penyusunan penulisan ini, penulis menggunakan cara

pengumpulan data melalui :

3.1.1

Tahapan pengumpulan data

Pada tahap ini terbagi dalam dua kelompok yaitu kelompok
pustaka dan studi lapangan.

a.Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
pengkajian terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh
landasan teori, konseptual dan praktis tentang permasalahan
penelitian. Studi pustaka ini dilakukan dengan mendapatkan data
dari literatur berupa berupa buku, jurnal.
b.Studi Lapangan
Kegiatan studi lapangan dalam penelitian ini dilakukan
melalui

pengumpulan

data

yang

berkaitan

dengan

permasalahan sistem informasi yang ada di lapangan. Kegiatan

ini merupakan tahapan penelitian yang bertujuan untuk
menggali data-data yang dibutuhkan sehubungan dengan

17

permasalahan yang menjadi pembahasan. Data-data tersebut

antara lain meliputi data dan fakta mengenai organisasi,
lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau sistem
kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Sistem
Informasi pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja
yang telah diberlakukan. Studi lapangan ini meliputi :
1) Observasi atau pengamatan terhadap proses mekanisme
Sistem Informasi yang sedang berjalan di UNIVERSITAS
SURYADARMA . Pada penelitian ini, penulis melaksanakan
observasi secara langsung dengan mengamati bentuk-bentuk
penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi

yang telah

dilaksanakan pada sistem berjalan..

2)

Wawancara dengan personil yang terkait dalam proses

mekanisme Sistem Informasi saat ini. Kegiatannya berupa
tanya jawab maupun diskusi baik dengan pihak intem maupun
ekstem terkait dengan materi penulisan agar diperoleh
informasi yang akurat sehingga diharapkan dapat menjadi
bahan masukkan maupun pertimbangan dalam proses
penelitian..

18

3.2

Kemudian dirangkum sebagai dasar pemikiran, sekaligus dikaitkan dalam

metodologi yang akan dilakukan, sehingga akan mendapatkan sebuah solusi

pengembangan sesuai dengan kebutuhan.
Visi, Misi dan tujuan
Organisai

Analisi situasi dan kondisi

Analisi sasaran dan masalah
Analisis kekuatan pendorong
dan penghambat
Analisis kunci strategis
Analisis Dampak Teknologi
Analisis Area Bisnis
Analisis Kebutuhan
Informasi
Analisis Data (DFD)

Sistem informasi Akademik

Universitas Suryadarma
Saat ini
Analisis dan Perencanaan

Perancangan Sistem
informasi

Permasalahan(lambatnya
informasi yang diberikan, tdk
berkualitas, redundancy dan
inkonsistensi data , keamanan
data kurang terjamin.
1. Pertumbuhan organisasi
(kompleksitas pengolahan
data semakin meningkat)
2. kebijakan pimpinan (
antisipasi kompetisi

Sistem Informasi Akademik

Universitas Suryadarma
yang akan datang
- Database
- Input ( VB 6.0)
- output *Crustal Report V.6.0)

Proses Daftar Ulang Mahasiswa, pengisian KRS,

Penjadualan
pembuatan
kartu
mbarKuliah,
2.8. Krangka
Pemikiran

ujian,

19

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1

Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

Dalam hal ini yang dimaksud adalah aktivitas dan kegiatan objek-objek yang
terkait dalam pengolahan data Nilai Ujian , pembuatan Kartu Rencana Studi,
sehingga menghasilakan Kartu Hasil Studi .
Diagram Use Case, aktor-aktor yang terlibat didalam sistem
Absensi

akumulasi absen

Berkas Ujian

Opsdik

Dosen
Hitung nilai

Rekap
Input Data

BAAK

KHS

Ambil Nilai

Jurusan
Data Akademik
Kuliah

4.3.7

isi KRS

Gambar Diagram Aktivitas Sistem Berjalan

Mahasiswa

20

Pembangunan sistem informasi berbasis komputer yang penulis usulkan kepada

UNIVERSITAS SURYADARMA ialah mengenai sistem informasi akademik, yaitu :
dengan cara membangun sebuah sistem baru dengan bentuk komputerisasi, dimana
segala aspek pekerjaan yang terlibat didalamnya akan mendapatkan manfaat teknologi
komputer secara optimal, meningkatkan efesiensi kerja, efektivitas, serta profesionalisme
kerja para karyawan. Dengan adanya komputerisasi sistem maka diharapkan segala
hambatan yang terjadi pada sistem yang lama dapat diatasi dengan baik.
Banyak keuntungan yang diharapkan oleh penulis dari pembangunan sistem yang
baru. Adapun salah satu keuntungan dari penggunaan sistem baru adalah :
1. Cepat proses kerja
2. Pembuatan laporan lebih cepat, lengkap dan akurat.
Adapun Sasaran dan keuntungan dari sistem yang diusulkan, sebagai berikut :
1. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada Mahasiswa dan pengguna lainnya
2. Informasi mengenai data Mahasiswa lebih cepat didapat
3. Media penyimpanan lebih aman
4. Proses laporan lebih cepat
5. Dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja para karyawan.
Sasaran dan keuntungan ini akan mendukung sasaran jangka pendek dari
UNIVERSITAS SURYADARMA , Setelah melihat keuntungan-keuntungan di atas
semoga bisa diterima dan dimanfaatkan pada UNIVERSITAS SURYADARMA

21

4.2

Procedure Hirarki Proses Sistem Informasi Akademik

Berdasarkan cara menentukan kebutuhan sistem yang akan dibangun,

pendekatan yang akan digunakan adalah pendekatan atas turun ( Top Down Approach) .
sedangakan metodologi yang akan digunakan adalah metodologi pendekatan terstruktur
(structured approach). Salah satu alat pendekatan terstruktur yang akan digunakan adalah
bagan berjenjang ( hierarchy chart) yaitu bagan yang digunakan mempersiapkan
penggambaran atau pemecahan diagram arus data ketingkat yang lebih bawah lagi maka
digambarkan dekomposisi fungsi yang artinya adalah pemecahan suatu fungsi menjadi
beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila
memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan suatu proses yang tidak dapat
dipecah lagi.

Sistem Informasi Akademik

UNIVERSITAS
SURYADARMA
Proses
Ujian
Mahasiswa

Proses
Kelola
KRS

Proses
Terima
Berkas
Ujian

Proses

Perwalian

Proses
Penilaian
KHS

Proses
Pembuatan
Laporan

Proses
KHS

Proses Kelola
ujian

Proses Kelola
KHS

Gambar 4.5 Prosedure Hierarchi Proses Sistem Informasi Akademik

Proses
Transkri
p

22

4.3

Perancangan prototipe antar muka

Adanya perancangan prototype antar muka ini dibuat agar pengguna
( User) diberikan kemudahan dalam perekayasaan pembuatan aplikasi
program. Adapun contoh bentuk prototipe antar muka yang diusulkan
merupakan disain dialog pengguna untuk masing-masing proses dalam
sistem informasi yang dibangun berikut sebagian Perancangan
prototipe system usulan (Prototipe selengkapnya ada pada lampiran
dibawah ini )

4.3.1

Tampilan Menu Sistem Keamanan ( Desain Password)

Pengguna digunakan oleh User untuk mencegah orang-

orang yang tidak memiliki otoritas untuk menggunakan sistem ini.

Gambar 4.6.1 Menu Tampilan Sistem Keamanan Pengguna

23

4.3.2

Menu Utama Sistem Akademik

Menu Utama Sistem Akademik yang akan mempermudah

setiap pengguna ( User) untuk melakukan setiap kegiatan yang

berhubungan dengan semua pilihan yang ada didalam Menu Utama

Gambar 4.6.2. Menu Utama Sistem Akademik

4.3.3

Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi

Desain tampilan fakultas (Jurusan) dan Konsentrasi digunakan untuk

mempermudah user menampilkan semua jurusan yang ada di UNIVERSITAS

SURYADARMA

Gambar 4..6.3 Tampilan fakultas (Jurusan) serta Konsentrasi

24

4.3.3

Desain tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)

Digunakan untuk menampilkan berdasarkan kode Jurusan

sesuai dengan permintaan pengguna

Gambar 4..6.4 Tampilan berdasarkan kode fakultas (Jurusan)

4.3.4

Desain Tampilan Biodata Mahasiswa

Desain Biodata Mahasiswa ini digunakan untuk pengisian

Biodata mahasiswa

25

Gambar 4. 6.5 Tampilan Biodata Mahasiswa

4.3.5

Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen

Desain Daftar Mata Kuliah dan Dosen untuk menampilkan

daftar mata kuliah berdasarkan jurusan sesuai dengan program
studi

Gambar 4..6.6 Tampilan Daftar Mata Kuliah dan Dosen

Perjurusan ( Program Studi)

4.6.7

Tampilan Isian Kartu Rencana Studi

Desain tampilan Isian Kartu Studi ini digunakan untuk

menentukan mata kuliah dan jumlah sks yang diambil oleh

mahasiswa selama satu semester yang akan berjalan.

26

Gambar 4. 6.7 Tampilan Isian Kartu Rencana Studi

( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.8

Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi

Setelah mahasiswa melakukan Daftar Ulang maka mahasiswa

tersebut wajib mengisi Kartu Rencana Studi maka mahasiswa

mengikuti perkuliahan

27

4.6.8 Tampilan Pengisian Kartu Rencana Studi

4.6.9

Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi

Setelah mahasiswa mengisi Kartu Rencana Studi maka

mahasiswa mengikuti perkuliahan dan diwajibkan untuk menempuh

ujian , dan Dosen berhak untuk memberikan Nilai kepada mahasiswa.
Maka dilakukan pencetakan Kartu Hasil Studi sebagai bukti
mahasiswa tersebut telah mengikuti perkuliahan dengan baik dan
benar.

Gambar 4.6.9 Tampilan Pencetakan Kartu Hasil Studi

( Program Studi Manajemen Informatika)

28

4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi

Kartu Hasil Studi terdiri dari 3 rangkap , rangkap 1 diberikan
kepada mahasiswa, rangkap 2 diberikan keJurusan dan rangkap 3
digunakan sebagai arsip di BAAK

Gambar 4.6.10 Tampilan Kartu Hasil Studi

( Program Studi Manajemen Informatika)

4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai

Digunakan untuk mencetak Transkrip Nilai Mahasiswa secara
keseluruhan akan terlihat semua mata kuliah dan nilai serta Indeks Prestasi
mahasiswa akan terlihat di Transkrip Nilai

29

Gambar 4.6.11 Tampilan Pencetakan Transkrip Nilai

( Program Studi Manajemen Informatika)
4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai
Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang
dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan
digunakan untuk mahasiswa yang telah selesai masa studi atau
lulus

Gambar 4.6.12 Tampilan Transkrip Nilai

( Program Studi Manajemen Informatika)

30

4.6.13 Tampilan Report Transkrip Nilai

Report Transkrip Nilai ini merupakan Laporan yang
dimiliki oleh BAAK dan Jurusan , dimana hasil laporan ini akan
digunakan untuk dikirim keDIKTI karena setiap akhir semester setiap
perguruan tinggi wajib melaporkan keadaan dari Mahasiswa tersebut .
Laporan yang dilaporkan ke Kopertis atau DIKTI .

Gambar 4.6.13 Report Tampilan Transkrip Nilai

( Program Studi Manajemen Informatika)

31

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5. 1. KESIMPULAN
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Akademik yang diajukan ini

adalah merupakan upaya dan penerapan dalam penguasaan dan penerapan teknologi
informasi dilingkungan UNIVERSITAS SURYADARMA yang harus dikembangkan
untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada, selain itu juga digunakan sebagai
sarana untuk meningkatkan nilai tambah institusi. Dari hasil penelitian pada bab
sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1.

Dengan Penerapan dan pemanfaatan sistem informasi akademik

ini bisa

menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi
bagi pengguna sistem .
2.

Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan

profesional

3.

Waktu proses menjadi relatif lebih cepat

4.

Pelayanan terhadap pengguna sistem , khususnya mahasiswa menjadi lebih baik

dan cepat.

32

5.2. SARAN
a. Dengan adanya perancangan prototipe yang sudah di bahas pada bab
sebelumnya ,sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya
b. Sebaiknya secepatnya menggunakan sistem komputerisasi agar tidak terjadi
hal yang tidak diinginkan serta mendapatkan manfaat yang maksimal
c. Untuk pengembangan aplikasi selanjutnya sebaiknya memanfaatkan
teknologi jaringan komputer.

33

DAFTAR PUSTAKA

Davis, B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, 1985; Management Information

System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second
Edition, McGraw-Hill: Series in Management Information System; McGrawHill, Inc.; USA.

Fathansyah; 1999; Basis Data; Informatika; Bandung.

Hariyanto, Bambang; 2004; Sistem Manajemen Basisdata Cet.I; Informatika;

Bandung

H.M, Jogiyanto,; 1990; Analisa dan Disain

Sistem Informasi; Pendekatan

Terstruktur, Andy Offset; Jogyakarta

H.M, Jogiyanto,; 1995; Analisa dan Perancangan Sistem Informasi; Andy Offset;
Jogyakarta

H.M., Jogiyanto; 2005; Sistem Teknologi Informasi, Andy, Jogyakarta,

Irmansyah, Faried; 2003; http://www.ilmukomputer.com.
Kendall, Kenneth E.;1992; System Analysis and Design 2nd Edition; Prentice Hall;
New Jersey

34

OBrien,James A,2001,Introduction to Information System, Essential for the

Internetworked E-Bussines Enterprise, tenth edition, Mc Graw Hill.
Mc Leod , R, Jr 2005 Managemen information System , Sixth Edition,
Prentice Hall.

OBrient, James A.; 2005; Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan
Manajerial, Edisi Keenam; Salemba Empat, Jakarta
J. Glenn Brookshear; 2003; Computer Science: Suatu Pengantar Edisi ke-7;
Erlangga; Jakarta

Suprianto, Aji; 2005; Pengantar Teknologi Informasi; Salemba Infotek; Jakarta.

http://www.wikipedia.org, Desember i 2009

http://www.ilmukomputer.com., Septembert 2009
http://www.Materikuliah.com., Desember 2009
http://www.google.com., Desember 2009