Anda di halaman 1dari 38

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN


BAGIAN I

A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3. Nama Unit Kerja

Dimana Jabatan

ini berada:
4. Satuan
Kerja
/
instansi
(Departemen/
Meneg/
Menko/
LPND/ Sekretariat/
Direktorat/
Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja
tersebut :
5. Nama Jabatan Atasan Langsung
Anda:
6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota
:
kerja anda):
Provinsi:

Contoh:
1.
2.

Kode Jabatan & Unit Kerja:


(Tidak Perlu diisi)
Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Nama Unit Kerja


Dimana
Jabatan ini berada:
4.
Satuan
Kerja
/
instansi
(Departemen/
Meneg/
Menko/
LPND/ Sekretariat/
Direktorat/
Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja
tersebut :
5.
Nama Jabatan Atasan Langsung
Anda:
6.
Lokasi
Kerja(lokasi
geografis
tempat kerja anda):

3.

Kepala Sub Bagian Mutasi


(Eselon IV.a)
Badan Kepegawaian Daerah
Pemerintah Daerah Propinsi

Kepala Bagian
Formasi

Mutasi

dan

Kota
: Semarang
Provinsi: Jawa Tengah

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Tunjukan

tempat

struktur Organisasi

berada-nya

jabatan/pekerjaan

ini

dalam

atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang

tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua


kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan
(bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN


Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan
tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan
kalimat

sehingga

dapat

menggambarkan

peranan

jabatan

dalam

memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau


atasan langsungnya. Batasi jawaban anda

sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada
pola kalimat sebagai berikut :
a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin,
mengkoordinir, mengelola, kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau


keluaran akhir jabatan).
b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu)
dimulai dengan kata kata melakukan, melaksanakan, ...............
c. Untuk jabatan staf

dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu

dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya)


dalam

(melaksanakan,

memperoleh/memproses,

mengendalikan,

mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan


ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan
tujuan atau keluaran akhir jabatan).
SEKARANG TULISLAH:
................................................................................................

D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS
ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat
kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan
pemegang-pemegang jabatan lainnya.
Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling
utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh
pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan
pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok
ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan
pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas


Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian
Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat
ditulis/diketik pada kertas terpisah.
Karakteristik Tugas :
a. Menyerap waktu yang wajar
b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu
c. Menggunakan bahan kerja tertentu
d. Menggunakan perangkat kerja tertentu
e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses
f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu
g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya
Jenis-Jenis Tugas :
a. Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari
fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.
b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang
kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
c. Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan,
yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi
tetapi sering dilakukan.
d. Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu
tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas


dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran
(output),

dengan

merinci

bahan

atau

alat

yang

dipakai,

cara

kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti, jabatanjabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil
akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut
dicapai.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam


mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.
Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui
hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan,
indikator

prestasi

dapat

dikelompokan

dalam

tolok

ukur;

BIAYA

(anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan


masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar
waktu penyelesaian,

dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau

rupiah)

MULAILAH MENGISI !
TUGAS POKOK
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

2.
2.1.
2.2.
2.3.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

3.
3.1.
3.2.
Kewenangan :

Indikator Prestasi :

TUGAS TAMBAHAN
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

TUGAS LAIN-LAIN
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

2.
2.1.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.2.
2.3.
2.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

TUGAS-TUGAS BERKALA
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

2.
2.1.
2.2.

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2.3.
2.4.
Peranan :

Indikator Prestasi :

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait


dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.
1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi
Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis.
Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.
2. Tuliskan pada kolom : unit kerja
Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari
dalam

instansi

(internal)

dapat

juga

dari

luar

instansi

(eksternal/instansi/organisasi luar)
3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan.
Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya
hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang,
berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG

NAMA UNIT KERJA

DIHUBUNGI

NYA

MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

JABATAN YANG

NAMA UNIT KERJA

DIHUBUNGI

MAKSUD/TUJUAN

NYA

HUBUNGAN

INTERN INSTANSI
1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

EKSTERN INSTANSI

JABATAN YANG SETARA


INTERN INSTANSI

EKSTERN INSTANSI

JABATAN YANG LEBIH RENDAH


1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

3.

10

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN


INTENSITAS

PENGAWASAN

pengawasan/supervisi

YANG

yang

diterima

DITERIMA.
dari

Ini

atasan

adalah

langsung

atau

pejabat lain, atau dalam tim bersifat ad hoc adalah orang yang
ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai
berikut:
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan

langsung atau pejabat lain.


Kolom

Pengawasan

Oleh:

nama

jabatan

yang

melakukan

pengawasan
Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan

(misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)


Pekerjaan yang diawasi

Pengawasan

Frekuensi

Oleh

Pengawasan

1.

1.

1.

2.

2.

2.

PEMBERIAN PENGAWASAN
Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan
kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak
melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.

Kolom

Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu

tingkat di bawah).

Kolom

Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

Kolom

Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh

jabatan yang diawasi.

Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya


tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.
Jabatan yang

Jumlah

Pekerjaan yang

Frekuensi

11

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

diawasi

Pejabat

diawasi

Pengawa
san

1.

1.

1.

1.

2.

2.

2.

2.

ADMINISTRASI
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi
Kolom

Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir atau

nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.


Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan

untuk

dapat

menemukan

kesalahan

pada

Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa


menit, beberapa jam dll)
Kolom

Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut


sudah ditemukan.
Nama Formulir/

Waktu untuk Menemu-

Waktu untuk

Surat/Keputusan/ dll

kan Kesalahan

Memperbaiki

1.

1.

1.

2.

2.

2.

KEUANGAN
Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan

( Diisi kalau ada,

kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)

Kolom

Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab

(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata


perbulan)

dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas

jabatan

Kolom

Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk

apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.
Jumlah Uang

Untuk Keperluan

12

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan
Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat,

mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam
melaksanakan tugasnya.
Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul

dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan


yang digunakan salah dalam penggunaannya.
Nama Alat/Mesin/Bahan

Akibat Kesalahan

1.

1.

2.

2.

3.

3.

4.

4.

5.

5.

6.

6.

RAHASIA
Tanggung Jawab Kerahasiaan :
Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi

tanggung jawab anda.


Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia

bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).


Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi instansi)

1.

1.

2.

2.

G. LINGKUNGAN KERJA
PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA

13

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul
berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam
kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.
2. Gangguan kesehatan :

kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang

terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan


3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:
a. Duduk:

diisi

dengan

(berdasarkan

pertimbangan

pejabat

pertimbangan

pejabat

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan


b. Berdiri:

diisi

dengan

(berdasarkan

disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan


c. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat
disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan
Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 %
4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.
a. Di dalam gedung

: diisi dengan % waktu yang dihabiskan dalam

melaksanakan tugas
b. Di luar gedung

: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan

pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan)


Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 %
5. Kondisi lingkungan
Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

Buruk

bila

dirasakan

secara

umum

tidak

nyaman,

dapat

membahayakan kesehatan.

Cukup

bila

dirasakan

cukup

nyaman,

tidak

membahayakan

kesehatan.

Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi


diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA).
SEKARANG MULAILAH MENGISI.
1. Akibat jika terjadi kecelakaan
2. Gangguan kesehatan yang

:
:

mungkin terjadi

14

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

3. Kegiatan pemegang jabatan ini.


a. Duduk

b. Berdiri

c. Berjalan

a. Di dalam gedung

b. Di luar gedung

4. Tempat kerja

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi

Kurang

Cukup

Baik

a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- luas ruang
- luas meja

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

15

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

BAGIAN II
A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN
Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi
yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak
ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):
BAGIAN A.
BAGIAN B.
BAGIAN C.
BAGIAN D.
BAGIAN E.
BAGIAN F.
BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI


Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus
dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan
tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum
yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini,
bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang
sekarang)
PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN JABATAN/KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal
Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus &
Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan
Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.
.....................................................................................................

16

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2. Pendidikan/Pelatihan
Spesialisasi/Khusus.
Apakah
selain
Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya;
Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara
atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Pra-jabatan?
Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).
Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus

Brevet/Sertifikat

a.
b.
c.
3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan
ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang
disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman
kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?
Tidak

Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:

Diperlukan

Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa?

Berapa lama minimum?

i.

..........Tahun

ii.

...........Tahun

iii.

...........Tahun

4. Persyaratan fisik : Tuliskan

data-data fisik yang

diperlukan agar

seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.


5. Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal
yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik
.....................................................................................................

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.


Tanda Tangan:______________________
Nama Jelas:________________________
Tanggal:

17

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

IDENTITAS JABATAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN


URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN
Nama Jabatan

: Kepala Sub Bagian Persuratan

18

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Sub Bidang/Sub Bag

: Subbag Persuratan

Bidang / Bagian

: Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro

: Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen

: Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi

: KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI


Nama Pejabat

: Wardoyo

Masa Kerja di Jabatan ini

4 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan


Nama Atasan langsung

: Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM

Jabatan Atasan

: Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA


Nama Analis

: Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Kabag Administrasi

Kasubag
Persuratan
KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Caraka

Operator
komputer

Pengadministras
i umum

Agendaris

19

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN


Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan
dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di
Kementrian Negara PAN.
RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK
1.

Melakukan pemilahan dan memaraf surat surat masuk yang


sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri
melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung
kepada para deputi ataupun unit unit yang menangani.
Menerima surat surat yang masuk ke Kementrian PAN dari
Staf ( surat surat tersebut sudah dibuka dan diberikan
nomor agenda oleh Staf ).
1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian
memilah milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan
tujuannya, dan kemudian memarafnya.
1.3. Menyerahkan surat surat ke staf ( kurir intern ataupun
caraka ) untuk pengiriman surat.
1.1.

Kewenangan:
Melakukan pengawasan dan koordinasi

dengan bawahan.
Indikator Prestasi:

2.

Surat surat dapat diterima oleh


penerima surat dengan cepat.

Mengkoordinir pendistribusian surat surat masuk yang sudah


mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang
menangani.
Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat surat
yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian
memberi paraf.
2.2.
Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya
melalui kurir intern ataupun caraka.
2.1.

Kewenangan:
Menjaga

kerahasiaan

dari

disposisi

tersebut

20

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi:
Disposisi

surat

masuk

dapat

terdistribusi tepat waktu.

3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat surat dinas


produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan
Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun
perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir
maupun PT. Pos Indonesia.
3.1.

Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat /


dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.
3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah
langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat /
dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf
staf yang ada.
3.3. Mengawasi proses
pemilahan surat surat dan
pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.
3.4. Memonitor dan memantau apakah surat surat tersebut
sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.
Kewenangan:

engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

Indikator Prestasi:

Su
rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat
waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada


Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta
dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.
4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi
untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.
4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.
4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga
persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.
4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan
kemudian mengirimkannya melalui caraka.
Kewenangan:

21

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

M
embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk
pimpinan.

Indikator Prestasi:

Su
rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat
waktu.

5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian


Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.
5.1.

Mencek penataan arsip untuk surat surat / dokumen


dokumen yang ada.
5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen dokumen
yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun
secara manual.
Kewenangan:

M
embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base
surat.
Indikator Prestasi:

Ad
anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.

Ad
anya data base / pencatatan yang baik dari surat surat /
dokumen.

6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu


tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke
Kementrian Negara PAN.
6.1.

Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang


berkunjung ke Kementrian PAN.
6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat /
lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.
6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan
Dinas dari tamu tamu yang berkunjung.
Kewenangan:

22

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

M
enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan
Dinas para tamu.

Indikator Prestasi:

mu dapat diterima dengan baik.

anya tanda tangan pada SPPD tamu.

Ta
Ad

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat surat yang


dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan kebijakan
baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu
yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui
pesawat telepon.
1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan
lewat telepon.
1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh
tamu.
Kewenangan:

emberikan penjelasan / informasi.


Indikator Prestasi:

ang yang bertanya dapat diterima


mendapatkan informasi yang tepat.

dengan

baik

Or
dan

2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan


materi / penjilidan bahan bahan sidang, rapat kerja maupun
rapat koordinasi dengan Instansi lain.
2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.
2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan
materi.
2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.
Kewenangan:

dak ada

Ti

23

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Indikator Prestasi:

Ba
han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya
rapat.

24

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG
DIHUBUNGI

UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI


INTERN
ORGANISASI
1. Asisten Deputi

1.

Seluruh
kerja
Kementrian
PAN

unit 1. Menerima instruksi ,


di
berkoordinasi untuk
Neg.
perubahan
perubahan surat,
memperoleh data /
informasi yang
terkait dengan surat
menyurat.

EXTERN
ORGANISASI
1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka
1. Departemen,
terkait
dengan
koordinasi dan
LPND,
BUMN,
bidang tugas.
konfirmasi mengenai
Instansi swasta
surat menyurat
dan
Perguruan 2. Idem
2. Idem
Tinggi.
2. Pemerintah
Daerah Provinsi, 3. Idem
3. Idem
Kabupaten dan
Kota.
3. Organisasi
Kemasyarakatan
JABATAN YANG SETARA
INTERN
ORGANISASI
1. Seluruh
1. Para
Kepala
kerja
Sub
Bagian
dilingkungan
Kementrian
Negara PAN

unit 1. Dalam rangka


koordinasi,
pengumpulan
bahan / data dan
konfirmasi mengenai
surat menyurat

25

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

EXTERN
ORGANISASI
1.
Departemen,
LPND, BUMN,
Instansi swasta
dan Perguruan
Tinggi.
2.
Pemerintah
Daerah Provinsi,
Kabupaten dan
Kota
3.
Organisasi
Kemasyarakatan

1.

Unit kerja
yang terkait
dengan bidang
tugas.

2.

Idem

3.

Idem

1.
Dalam rangka
koordinasi,
pengumpulan
bahan / data dan
konfirmasi mengenai
surat me-nyurat.
2.
Idem
3.
Idem

JABATAN YANG LEBIH RENDAH


1.

Staf

1.

Sub Bagian
Persuratan

1.
Mengawasi dan
berkoordinasi

26

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN


PENERIMAAN PENGAWASAN
Pekerjaan Yang
Diawasi

Frekuensi
Pengawasan

Pengawasan Oleh

1. Tugas rutin harian

1. Atasan langsung

1. setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN
Jabatan yang
diawasi
1. Staf Persuratan

Jumlah
Pejabat
1.

9
orang

Pekerjaan
yang diawasi
1.

Frekuensi
Pengawasan

Tugas rutin
harian
( kecepatan,
ketepatan kerja
dan kerahasiaan
)

1. setiap hari

ADMINISTRASI
Nama
Formulir/File/Catatan

Waktu untuk
menemukan kesalahan

1. File file surat masuk


dan keluar serta
dokumen dokumen

1. 5 menit

Waktu untuk
memperbaiki
1. 2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan
1. komputer dan printer.
2. Stempel
Menteri
Kementerian

dan

Akibat Kesalahan
1. Pekerjaan terhambat.
2. Adanya
penyalah
pemalsuan

gunaan

dan

RAHASIA
Jenis Kerahasiaan

1. Surat surat yang bersifat rahasia

Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi Instansi)
1. Adanya
penyalah
gunaan
pemalsuan pemalsuan

27

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA
1.

Akibat
jika
kecelakaan

2.

Gangguan kesehatan yang


mungkin terjadi

3.

Kegiatan Pejabat
a. Duduk
b. Berdiri
c. Berjalan

:
:
:

Tempat kerja
a. Di dalam gedung
b. Di luar gedung

:
:

4.

5.

terjadi : Tidak ada


: Tidak ada

80 %
10 %
10 %
100 %
0%

Kondisi Lingkungan
Kondisi

Kurang

Cukup

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan
luas
ruang
luas meja

6.

Baik

Alat keselamatan kerja


Tidak ada

28

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN
1.

Pendidikan Minimal
Jurusan

: S1
: Administrasi ataupun jurusan
jurusan lainnya

2.

Pelatihan Minimal

: Pelatihan kearsipan

3.

Pengalaman Minimal

: Sebagai
Staf
dibidang
Administrasi selama 5 tahun

4.

Persyaratan Fisik

: Sehat Jasmani dan Rohani

5.

Persyaratan Jenis Kelamin

: Laki-laki / Perempuan

6.

Persyaratan Usia
Minimal
Maksimal

: 30 tahun
: 56 tahun

7.

Persyaratan Kompetensi
Behavior

Technical

: Tekun, telaten, teliti , ramah


dan
kooperatif
,
memiliki
inisiatif kerja
:
Memahami Sistim kearsipan,
Menguasai aplikasi komputer
program Ms. Word.

29

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN


URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN
IDENTITAS JABATAN

Nama Jabatan

: Caraka

Sub Bidang/Sub Bag

: Subbag Persuratan

Bidang / Bagian

: Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro

: Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen

: Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi

: KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI


Nama Pejabat

: Surachman

Masa Kerja di Jabatan ini

: 24 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan


Nama Atasan langsung

: Wardoyo

Jabatan Atasan

: Kepala Sub Bagian Persuratan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA


Nama Analis

: Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Kabag Administrasi

Kasubag Persuratan

Caraka

Operator
komputer

Pengadministras
i umum

Agendaris

30

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN


Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan
pengiriman surat surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi
lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk
kelancaran pengiriman surat.
RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK
1.Mengirimkan surat surat untuk dalam dan luar kota.
Menerima surat surat yang akan dikirim.
Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.
Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota.
Mengelompokan surat surat berdasarkan wilayahnya.
Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.
Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari
penerima surat.
1.7. Mengirimkan surat surat melalui kantor pos, dan
mengumpulkan resi resinya.
1.8. Mengantarkan surat ke Bagian lain.
1.9. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai
dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.

Kewenangan:
Tidak ada.

Indikator Prestasi:

Surat surat dapat diterima oleh


penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi informasi mengenai hal hal yang terkait


dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan
ataupun melalui telepon ( sebatas hal hal yang sudah dipahami
saja ).
1.1.
1.2.

Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.


Memberikan informasi yang dibutuhkan.

Kewenangan:
31

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

Ti
dak ada

Indikator Prestasi:

In
formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang
datang ataupun yang melalui telepon.

32

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat


Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi
lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan
kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.
2.1.
2.2.
2.3.

Menerima instruksi dari atasan.


Menyusun fotocopy bahan sidang.
Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan:

dak ada

Ti

Indikator Prestasi:

Fo
tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima
oleh peserta sidang sesuai waktunya.

33

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG
DIHUBUNGI

UNIT KERJA

MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI


INTERN ORGANISASI
1. Kasub Persuratan

1.
Sub
Persuratan

Bagian

1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI
1.Tata Usaha

1. Instansi lain , sesuai


dengan alamat surat

1. Untuk mengantar surat


dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA


INTERN ORGANISASI
1.Caraka

1.
Sub
Persuratan

Bagian

1. Koordinasi kerja dalam


hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI
Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH


Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

34

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

TANGGUNG JAWAB JABATAN


PENERIMAAN PENGAWASAN
Pekerjaan Yang
Diawasi

Frekuensi
Pengawasan

Pengawasan Oleh

1.Pengiriman surat

1.Atasan
langsung

1. Hampir setiap
hari

PEMBERIAN PENGAWASAN
Jabatan yang
diawasi

Jumlah
Pejabat

Pekerjaan
yang diawasi

Frekuensi
Pengawasan

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

ADMINISTRASI
Nama
Formulir/File/Catatan

Waktu untuk
menemukan kesalahan

1.File tanda terima


surat keluar

1.2 menit

Waktu untuk
memperbaiki

1.2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN
Nama Alat/Mesin/Bahan

1.Sepeda motor.

Akibat Kesalahan

1.Kerusakan
pada
pelanggaran lalu lintas.

motor,

RAHASIA
Jenis Kerahasiaan

Akibat jika terjadi kebocoran


(bagi Instansi)

Tidak ada

Tidak ada

35

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat
jika
kecelakaan

terjadi : Luka luka sampai dengan


cacat tubuh

2. Gangguan kesehatan yang


mungkin terjadi

: Tidak ada

3. Kegiatan Pejabat
a. Duduk
b. Berdiri
c. Berjalan

:
:
:

4. Tempat kerja
a. Di dalam gedung
b. Di luar gedung

:
:

33 %
33 %
33 %
30 %
70 %

5. Kondisi Lingkungan
Kondisi

Kurang

Cukup

a. Suhu

b. Penerangan

c. Ventilasi

d. Ketenangan

e. Kebersihan

f. Keleluasaan
luas
ruang
luas meja

Baik

6. Alat keselamatan kerja


Helm dan Jaket

36

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

PERSYARATAN JABATAN
1. Pendidikan Minimal
Jurusan

: SLTA
: Semua jurusan

2.

Pelatihan Minimal

: Tidak ada

3.

Pengalaman Minimal

: 6 bulan sebagai kurir

4.

Persyaratan Fisik

: Sehat Jasmani dan Rohani

5.

Persyaratan Jenis Kelamin

: Laki-laki

6.

Persyaratan Usia
Minimal
Maksimal

: 20 tahun
: 40 tahun

Persyaratan Kompetensi
Behavior

: Rajin , patuh pada atasan.

7.

Technical

: Mengetahui jalan jalan dalam


kota , dapat mengendarai
kendaraan ( motor ) dan
memiliki SIM.

37

----------------------------------------------------------------------------------------FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN PEKERJAAN

38