9.

PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (1)
Pelaksanaan audit terdiri dari 4 tahap,
yaitu :
a. Pertemuan Awal (Opening Meeting);
b. Pelaksanaan Audit;
c. Penulisan Laporan;
d. Pertemuan Penutup (Closing Meeting)

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR)

(2)

a. Pertemuan Awal (Opening Meeting);

Tujuan Pertemuan Awal ini adalah
untuk
:
Memberikan
penjelasan bahwa
tujuan audit internal untuk
peningkatan mutu organisasi;
Memberikan penjelasan mengenai
metode yang digunakan;
Memberikan informasi lain yang
berkaitan dengan pelaksanaan audit;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (3)
Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua Tim dan
dihadiri oleh :

Pimpinan dan staff unit kerja yang diaudit;

Personel yang akan menjadi pendamping;
Anggota tim auditor;
Pihak lain yang terkait;

Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua

Tim
:
Memperkenalkan
Tim Auditor;

Ruang lingkup dan tujuan audit;

Metode yang digunakan;
Jadual audit;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (4)
Hal-hal yang disampaikan oleh Ketua
Tim :
Kriteria hasil temuan;
Permintaan fasilitas;
Konfirmasi waktu kerja;
Memberi kesempatan bertanya kepada
auditee dan menjawab pertanyaan yang
disampaikan;
(catatan : perlu diadakan daftar hadir)

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (5)
b. Pelaksanaan Audit

Metode Audit;

Teknik Audit;

Teknik Bertanya;

Faktor Psikologis Dalam

Audit;

Taktik Auditor dan Auditee;

Pencatatan Bukti Objektif;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (6)

Metode Audit;
a) Forward Tracing;
b) Backward Tracing;
c) Penggunaan klausul ISO-9001;
d) Penggunaan bukti obyektif;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (7)
H
B

H : Horizontal Audit
V : Vertical Audit
F : Forward Tracing
B : Backward
Tracing

Pemasaran
Pembelian
Produksi
V

V
QA/QC
Gudang

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (8)
a) Horizontal
Audit
: dilakukan pada tiap-tiap
Audit
yang

fungsi organisasi.
Digunakan jika suatu sistem telah
dikembangkan dan dilaksanakan.

b) Vertikal
Audit :

Audit yang dilakukan pada fungsi

organisasi yang terlibat dalam suatu
persyaratan
kontrak
atau
proyek
tertentu. Digunakan untuk memeriksa
kesesuaian organisasi terhadap suatu
kontrak atau proyek yang telah
disepakati bersama (biasa digunakan
di departemen Pertahanan, Inggris)

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (9)
Metode Forward Tracing;
Audit yang dilakukan dengan
mengikuti urutan proses yang logis :
Output
Proses
Input

Metode Backward Tracing;

Kebalikan dari Forward Tracing,
dimulai dari :
Proses
Input
Output

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR)

(10)

Teknik Audit;
Klarifikasi :

Memperoleh kejelasan kembali atas

pernyataan yang kurang di
mengerti seperti istilah, definisi,
atau persyaratan standar.
Wawancara :
Menggunakan kata kunci 5W + 1H (what,
who, why, when, where) dan 1H (how).

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (11)

Observasi :
Pengamatan terhadap pelaksanaan
pekerjaan yang dilakukan.

Verifikasi

: catatan
Pemeriksaan terhadap
(records) atau dokumen yang ada.
Pengambilan Contoh :
Mengambil contoh data, informasi
dan bukti objektif lain secara
acak.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (12)
Contoh Bukti Objektif :
Catatan-catatan (records) seperti
Risalah Tinjauan Manajemen;
Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi
produk, standar teknis;
Kondisi fisik peralatan, mesin, area
penyimpanan produk atau
komponen;

Pertimbangan
pengambilan
Contoh

Pengaruhnya terhadap mutu barang atau

jasa;
Pengaruhnya terhadap persyaratan atau
kepuasan pelanggan;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (13)

Teknik Bertanya;
Regain Information

Bertanya untuk mencari informasi lebih

lanjut karena ada sesuatu yang hilang
atau terputus, misalnya :
Q : Kesulitan-kesulitan apakah yang sering
anda alami dalam pegadaan bahan baku ?
A : Prosesnya sangat panjang kalau
diceritakan
Q : Panjang kalau dibandingkan dengan apa ?

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (14)

Specify Nouns
Q : Kenapa biaya transportasinya mahal ?
A : Habis kendaraan yang dipilh tidak
sesuai
Q : Kendaraan mana yang menurut anda
tidak
Specify Verbs
sesuai ?
Q : Apa yang akan dilakukan setelah
cengkih-cengkih ini selesai ditimbang ?
A : Kami memindahkannya ke Gudang
Antara (dalam proses)
Q : Bagaimana cara anda
memindahkannya?

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (15)

Teknik Bertanya;
Show Me

Q : Bagaimana cara anda menyimpan

bahan-bahan beracun ?
A : Bahan-bahan itu disimpan di tempat
terpisah yang aman dan dilengkapi
dengan Tanda Peringatan
Q : Tunjukkan kepada saya semua yang
anda ceritakan itu .. !

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (16)
Dalam mengajukan pertanyaan kepada
auditee, perhatian sebaiknya :
a) Bertanya dengan jelas;
b) Bertanya dengan menggunakan
bahasa auditee;
c) Bertanya langsung kepada personel yang
melakukan tugas;
d) Bertanya satu persatu sesuai dengan
rencana atau pedoman;
e) Mengulangi pertanyaan jika dianggap
tidak dipahami;
f) Cari informasi kembali jika masih belum
terjawab atau tersedia;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (17)

Teknik Bertanya;
Oleh karena itu, agar audit dapat
berjalan lancar auditor sebaiknya :

Bersikap profesional;
Tetap tenang;
Bersikap sopan;
Bersikap santai tetapi serius;
Menunjukkan ketertarikan pada
auditee dan pekerjaannya.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (18)

Faktor Psikologis dalam

Audit
Proses audit dapat dilihat dari dua sud
pandang :

Auditor :
Merupakan proses mencari
kesalahan atau kelemahan orang
Auditee :
lain
Audit merupakan proses yang tidak
menyenangkan karena kesalahan atau
kelemahan ditemui auditor. Selanjutnya,
auditee merasa tidak senang atau
pekerjaannya diawasi, sehingga kebenaran
kadangkala disembunyikan.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (19)

Teknik Auditor & Auditee

Perilaku auditor yang seyogyanya
diperhatikan :

Mempelajari secara seksama unit kerja

yang akan diaudit;
Tepat waktu;
Mempersiapkan segala sesuatu secara
terencana;
Menggunakan checklist sebagai alat bantu;
Mendiskusikan bersama auditee ketika ada
masalah;
Bekerja secara teliti;
Selalu mencari bukti objektif sebagai
pendukung.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (20)

Teknik Auditor & Auditee

Sementara itu, ada beberapa sikap

auditee yang secara sengaja atau
tidak sengaja akan mempengaruhi
proses
audit, seperti :
Menjawab secara panjang lebar, tidak to

the point;
Membuang-buang waktu;
Senang memotong pembicaraan orang
baik sengaja maupun tidak;
Congkak dan sombong;
Agresip;
Senang berdebat;
Membuang-buang waktu.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR)

(21)

Pencatatan Bukti Objektif :

Beberapa pedoman yang Perlu di Ingat :

Jangan mengandalkan ingatan saja,
tulis informasi apa saja yang anda
peroleh;
Jangan kacau dengan pikiran anda;
Gunakan checklist dan catatlah apa
saja yang perlu.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (22)

Pencatatan Bukti Objektif :

Dalam melakukan Audit, bukti Objektif

adalah
:
Kejadian
itu benar-benar ada/ terjadi;

Tidak dipengaruhi dengan emosi

atau suatu praduga;
Dapat didokumentasikan;
Dapat kuantitatif atau kualitatif;
Dapat diverifikasi.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (23)

Penulisan Laporan
Setelah audit selesai, Tim
Auditor melakukan pertemuan
untuk menulis Laporan Audit;
Laporan Audit dipersiapkan
berdasarkan hasil catatan audit,
checklist, serta pengamatan di
lapangan;
Jika terjadi perbedaan pendapat,
maka keputusan akhir ditentukan
oleh Ketua Tim Auditor.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (24)

Penulisan Laporan

Sebagai bagian dari Laporan Audit

yang harus diserahkan kepada pihak
manajemen adalah Laporan
Ketidaksesuaian;
Laporan Ketidaksesuaian ini memuat
ketidaksesuaian yang ditemukan dan
memerlukan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan;
Laporan Ketidaksesuaian ini harus
dikonfirmasikan dan diserahkan kepada
pihak auditee saat pertemuan penutup
(closing meeting);

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (25)

Penulisan Laporan
Informasi yang ada dalam Laporan
Ketidaksesuaian meliputi :

Tanggal dan area yang diaudit;

Nomor dokumen referensi terkait;
Uraian ketidaksesuaian;
Auditor yang menerbitkan
ketidaksesuaian;
Penjelasan rencana dan target Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan yang akan
dilakukan oleh auditee;
Verifikasi oleh auditor atas hasil
Tindakan Perbaikan yang dilakukan oleh
auditee;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (26)
Mana Yang Lebih Baik ?
A
Tidak
dapat
ditunjukkan Certificate
of Quality untuk shaft
AISI-1040, tanggal 24
Des 96, 2 Jan 97, dan
26 Feb 97, seperti yang
dijelaskan pada para
5.7, QP-PRO-02, Rev.01.
Ada beberapa prosedur
TERKENDALI
digandakan.

(1)

B
3(tiga)
Certificate of
Quality
untuk
shaft
AISI-1040 tidak ada.

Ditemukan salinan prosedur

TERKENDALI : PM-LOG-03, Rev.
01, PM-PRO-04, Rev. 02, dan
PM-PMS-01, Rev. 01
digandakan tidak sesuai
dengan para 5.4, PM-MJN-02,
Rev. 01.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (27)
Mana Yang Lebih Baik ?
A

(2)

Perubahan QP-PUR-01,
Rev. 00 tidak mengikuti
prosedur QP-MGT-02, Rev.
01,
klausul 5.7.

Paragraf 5.7 tidak dilaksanakan

untuk mengubah Prosedur QPPUR-01, Rev. 01.

Agar Audit Internal di

Divisi Pemasaran
mencapai sasaran, maka
seyogyanya setiap tahun
dilaksanakan pada bulan
Januari dan Juni. Hal ini
tentunya harus
mendapatkan persetujuan
terlebih dahulu
sebelumnya dari Wakil
Manajemen.

Sebaiknya Audit Internal di

Divisi Pemasaran
dilakukan pada bulan
Januari dan Juni setiap
tahunnya.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (28)

Penulisan Laporan

Informasi yang ada dalam Laporan Audit

dapat meliputi :

Ruang lingkup dan tujuan audit;

Tanggal pelaksanaan audit;
Nama tim auditor;
Fungsi organisasi yang diaudit;
Ketidaksesuaian hasil temuan audit;
Kesimpulan hasil audit;
Daftar distribusi laporan;
Rekomendasi tindak lanjut atau verifikasi
yang belum diselesaikan untuk diaudit
berikutnya;

Suatu Contoh : SUMMARY AUDIT

No.

Standar

Temuan
Ma

Mi

Obs

4.2.2 Pedoman Mutu

4.2.3 Pengendalian
Dokumen

5.1 Komitmen
Manajemen

5.2 Fokus Pada

Pelanggan

4.2.4 Pengendalian
Catatan

5.3 Kebijakan Mutu

Keterangan

PTKP No 001/Mjn
PTKP No 002/Mjn

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (29)
Contoh
Ketidaksesuaian
:
Tidak adanya evaluasi terhadap pemasok
barang;
Tidak adanya pengendalian dokumen;
Tidak adanya peninjauan terhadap
kontrak yang diterima;
Pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai
dengan aturan yang sudah ditetapkan
organisasi;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (30)

Penulisan Laporan

Ketidaksesuaia
n
: dipenuhinya ketentuan dalam
Tidak
prosedur/standar/kontrak yang telah
ditetapkan dan diperkuat dengan bukti
obyektif

Observasi :

Temuan yang diperoleh selama

audit yang diperkuat bukti
obyektif
Bukti

Objektif
:
Informasi yang
dapat membuktikan

kebenaran berdasarkan fakta obyektif

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (31)
Major,
Contoh
:

Tidak adanya
aturan untuk

mengevaluasi pemasok;
Tidak adanya ketentuan dalam
Peninjauan Kontrak yang diterima;
Tidak adanya prosedur Pengendalian
Dokumen.
Kesalahan atau ketidaksesuaian pada
dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja
terhadap pelaksanaan pekerjaan yang
sebenarnya atau terhadap persyaratan lain;
Penyimpangan dalam penerapan bagian dari
prosedur atau instruksi kerja atau aturan atau
ketentuan lain.

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (32)

Pertemuan Penutup (Closing

Meeting)
Pertemuan ini dipimpin oleh Ketua
Tim Auditor dan dihadiri oleh :
Pimpinan unit kerja terkait;
Personel yang menjadi
pendamping;
Anggota Tim Auditor;
Pihak lain yang terkait;

9. PELAKSANAAN AUDIT
(TIM AUDITOR) (33)
Hal-hal yang disampaikan oleh
Ketua Tim Auditor :
Ucapan terima kasih atas kerja sama
yang telah diberikan;
Menjelaskan bahwa audit menggunakan
metode sampling;
Hasil temuan audit;
Membuka forum tanya jawab;
Meminta persetujuan dari auditee atas
hasil temuan auditor;
Meminta rencana tindak lanjut dari
auditee.

10. PEMILIHAN AUDITOR

(1)

Jumah auditor yang dibutuhkan

bergantung kepada :

Ukuran dan ruang lingkup aktivitas bisnis

perusahaan;
Jumlah sumber daya yang dimiliki;
Jenis usaha perusahaan;

Tim auditor terdiri dari wakil setiap

unit kerja yang ada di dalam
organisasi perusahaan

10. PEMILIHAN AUDITOR

(2)

Pertimbangan yang perlu

diperhatikan dalam menentukan
auditor
internal :
Unjuk kerja yang baik dalam pelaksanaan

Unjuk kerja yang baik dalam pelaksanaan

tugas sehari-hari;
Pengalaman kerja;
Kemampuan untuk bekerja kelompok;
Kecakapan dalam memimpin/
mengorganisasi kelompok;
Kemampuan berkomunikasi, membaca,
mendengar, serta menulis (membuat
laporan).

Tim auditor harus dilatih terlebih dahulu

mengenai Pelatihan Audit Internal