PT.

Cipta Progresa Usaha

Cikarang Technopark Building Gedung A, Lantai 2. Jl Inti
C1 No. 17, Lippo Cikarang 17530 Telp. (021) 50112236
Website: www.ciptaprogresa.com
Email: marketing@ciptaprogresa.com

INTERNAL AUDITOR
TRAINING

a short course
Presented by:
Hartoko K. Handoko
Revisi 0 @2018

30/08/2021 1
30/08/2021 2
Hartoko Krido Handoko
email: mail.handoko@gmail.com Telp: 0818100893
Education
• Hiperkes & Keselamatan Kerja FK-UNS - 2002

Certification
• Ahli K3 Umum – 2003 (Kemenakertrans)
• Ahli K3 Penanggulangan Kebakaran – 2007 (Kemenakertrans)
• Auditor OHSAS 18001 – 2010 (IRCA )
• Manajer Pengendalian Pencemaran Air – 2010 (IATPI)
• Ahli Madya CSR – 2016 (BNSP)
• Instruktur Teknis Bidang Pembinaan SMK3 & Keahlian K3 Umum – 2017 (Kemnaker)
• Auditor SMK3– 2017 (Kemnaker)
• Gada Utama – 2018 (Mabes Polri)
• Ahli Utama CSR – 2019 (BNSP)
• Asesor Kompetensi – 2020 (BNSP)

Professional Experience
• PT. Astra Otoparts Tbk. EHS (Officer) 2002 – 2006
• PT. Astra Otoparts Tbk. EHS (Head) 2006 – 2012
• PT. Astra Otoparts Tbk. GA, CSR & Security (Head) 2012 – 2020
• PT. Astra Otoparts Tbk. Auditor 2004 – 2006
• PT. Astra Otoparts Tbk. Lead Auditor 2006 – 2014
• PT. Astra Otoparts Tbk. Instructor/Trainer for P3K & Damkar, Safety Riding, Internal Auditor 2003 –
2019
• Institut Pertanian Bogor – Jur. Teknik Manajemen Lingkungan- Dosen MK SMK3 2004 – 2015
• Profesional Auditor, Trainer & Konsultan 2010 - Now
30/08/2021 3
30/08/2021 4
 Tujuan Pelatihan
1. Peserta pelatihan diharapkan memahami bukti penerapan system
manajemen, dokumen wajib serta catatan wajibnya.

2. Peserta pelatihan diharapkan memahami mekanisme Audit &

kompetensi dasar seorang auditor

3. Peserta pelatihan mampu menyusun checklist Audit & Menulis

temuan Audit

4. Peserta Pelatihan Mampu Melakukan Audit Internal mulai dari

Opening Audit sampai dengan Closing Audit

5. Peserta Pelatihan Mampu Menyusun Laporan internal Audit

30/08/2021 5
 Untuk Diperhatikan!

30/08/2021 6
 Pendahuluan

Persyaratan Audit Sertifikasi:

1. Impelementasi System (Plan & Do)

2. Dokumentasi System

3. Internal Audit (Check)

4. Tinjauan Manajemen (Act)

30/08/2021 7
 Definisi ………
-Audit :
Proses Sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh
bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh
mana kriteria audit telah terpenuhi

-Bukti Audit :
Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi

-Kriteria Audit :
Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan

-Auditor : seseorang dengan kompetensi untuk melaksanakan audit

-Auditee : organisasi yang diaudit

-Ketidaksesuaian / Non-Conformity : tidak terpenuhinya suatu persyaratan

30/08/2021 8
Prinsip – prinsip Audit
a) Etika Pelaksanaan, dasar dari profesionalisme
- Melakukan pekerjaan mereka dengan kejujuran, ketekunan, dan tanggung jawab;
- Memperhatikan dan mematuhi persyaratan hukum yang berlaku;
- Menunjukkan kompetensi mereka ketika melakukan audit;
- Melakukan audit secara adil, yaitu tetap adil dan tidak bias dalam semua urusan
mereka;
- Peka terhadap pengaruh yang dapat diberikan pada penilaian mereka saat
melakukan audit.

30/08/2021 9
Prinsip – prinsip Audit
b) Penyampaian yang Jujur, kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan
akurat
c) Profesionalisme, pelaksanaan audit dengan cermat dan adil
d) Kerahasiaan, keamanan data informasi auditee

30/08/2021 10
 Prinsip – prinsip Audit
Independen:
Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit
dan bebas dari bias dan konflik kepentingan.
Auditor menjaga keputusan yang obyektif selama proses audit
untuk menyakinkan temuan-temuan dan keputusan-keputusan
didasarkan pada bukti (evidence)

Bukti (evidence):
Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan
informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu
yang terbatas dan sumber daya yang terbatas.

30/08/2021 11
 Type / klasifikasi audit
 First Party Audit
Dilaksanakan oleh organisasi sendiri untuk tujuan organisasi sendiri, contoh
internal audit
 Second Party Audit
Dilaksanakan untuk pihak yang berkepentingan atau oleh organisasi ,
contoh oleh Customer pada Supplier/Vendor-nya
 Third Party Audit
Dilaksanakan oleh organisasi independen, contoh oleh Badan Sertifikasi

30/08/2021 12
Manfaat Audit
1. Mencegah / Mengantisipasi potensi terjadinya ketidaksesuaian
atau penyimpangan terhadap proses yang berjalan
2. Menekan ketidaksesuaian yang lebih parah, bila telah terjadi
3. Sebagai bahan perbaikan dan peningkatan kinerja organisasi
lebih baik (monitoring dan evaluasi)
4. Sebagai media sharing pengetahuan , dll.

30/08/2021 13
30/08/2021 14
 CONTOH PROGRAM AUDIT

30/08/2021 15
 Tahapan aktivitas audit
Perencanaan / Persiapan
•Pembentukan tim
•Penentuan Ruang Lingkup
•Tinjauan Dokumen
•Pembuatan jadwal audit
•Pembuatan cek list pertanyaan audit

Pelaksanaan
•Pertemuan pembukaan (Opening meeting)
•Pelaksanaan audit
•Penulisan Laporan Ketidaksesuaian Audit
•Pertemuan Penutup (Closing meeting)

Tindak lanjut dan Pelaporan

•Verifikasi atas tindakan perbaikan
•Laporan Audit
30/08/2021 16
 Persiapan Audit

30/08/2021 17
 Persiapan Audit
Persiapan audit :
Menunjuk Lead Auditor
Menunjuk Auditor
Menetapkan tim audit
Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria
Melakukan review/tinjauan dokumen
Membuat ceklist pertanyaan audit
Membuat jadwal audit

30/08/2021 18
Tanggung jawab Lead Auditor:
Mengumpulkan semua informasi utk perencanaan
Membantu memilih tim
Persiapan rencana
Memberikan tugas individu
Memastikan dokumen kerja telah dipersiapkan
Audit kecukupan
Memimpin opening dan closing meeting
Memastikan audit sesuai rencana
Memastikan hasil audit dilaporkan dengan jelas dan tidak terlambat

30/08/2021 19
Tanggung jawab Auditor :
Melaksanakan persyaratan
Mengikuti rencana dan prosedur
Mengingat ruang lingkup
Komunikasi dan Klarifikasi persyaratan
Rencana dan Pelaksanaan Individual secara efektif
Mengumpulkan dan menganalisa bukti (termasuk menerbitkan NCR/CAR/PTPP)
Membuat laporan
Verifikasi tindakan perbaikan
Bekerjasama dengan tim

30/08/2021 20
 Peninjauan Dokumentasi
Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan Dokumentasi Sistem
Manajemen, termasuk catatan-catatan.

Dokumen yang relevan , contoh :

Manual Mutu/HSE
Prosedur Kerja / SOP
Instruksi Kerja
Eksternal Dokumen (Manual Machine, Peraturan/UU ,dll)
Sasaran mutu/Program K3,
Monitoring HSE, Inspeksi HSE Harian,
Safety Talk, HSE Induction,Pengukuran Mutu Lingkungan
Rekaman pelatihan, dll
30/08/2021 21
Dokumentasi ISO (dan implementasinya)
Persyaratan Dokumen + Implementasi menurut ISO 9001, ISO 14001 dan ISO
45001:
a. Manual Sistem Manajemen
b. Prosedur Wajib (Mandatory ISO)
c. SOP proses utama organisasi
d. Indentifikasi Aspek Lingk. dan Bahaya
e. Rekaman yang diminta

30/08/2021 22
 Dokumen Kerja
Dokumen kerja harus dipersiapkan dan digunakan oleh Tim Audit sebagai
referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk :
Checklist dan audit plan
Form Audit untuk pencatatan (LKA/PTPP/CAR)
Standard
Panduan dan Legal

30/08/2021 23
 CONTOH JADWAL AUDIT

30/08/2021 24
 CONTOH CEKLIST PERTANYAAN

30/08/2021 25
 Pelaksanaan Audit

30/08/2021 26
Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan Opening Meeting:
Konfirmasi mengenai Tujuan Audit, Ruang Lingkup dan Kriteria
Audit serta Rencana Audit (Audit Plan)
Memperkenalkan anggota Tim Audit
Metode pelaksanaan audit
Sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan (misal pemandu dan
alat tranportasi)
Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data
Konfirmasi mengenai kehadiran personil yang relevan dengan
Ruang Lingkup Audit

30/08/2021 27
 Metode Audit
Dalam pelaksanaan audit, kita dapat menggunakan
beberapa metode:
Bertanya dengan menggunakan 5W 1H
Observasi aktifitas dan kondisi lapangan
Peninjauan dokumen

30/08/2021 28
 Metode Audit
Metode bertanya 5W 1H dapat dibagi menjadi :
Pertanyaan Pembuka : merupakan pertanyaan umum dan bukan
merupakan pertanyaan dengan jawaban “Ya” atau “Tidak”. Bisa bersumber
dari checklist yang telah disiapkan atau persyaratan klausul sistem
manajemen
Pertanyaan Lanjutan : bersumber dari pernyataan Auditee terhadap
Pertanyaan Pembuka

Pertanyaan Penutup : merupakan penutup dari pertanyaan yang telah

diajukan, biasanya mencari Bukti Audit

30/08/2021 29
 Temuan Audit
Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan
Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian
dengan kriteria audit maupun kemungkinan untuk melakukan perbaikan.

Temuan Audit :
Observasi
Ketidaksesuaian Minor
Ketidaksesuaian Mayor

30/08/2021 30
 Temuan Audit
Observasi, terdiri atas 2 macam:
1. Bukan merupakan ketidaksesuaian oleh karena tidak melanggar Persyaratan
Sistem Manajemen Mutu / Lingkungan / K3 yang telah ditetapkan dan juga
Persyaratan klausul sistem manajemen lainnya
Dasar dari observasi ini adalah pengalaman dan pengetahuan seorang
Auditor Internal.
2. Potensi ketidaksesuaian, jika keadaan tersebut terus-menerus berlangsung,
dapat terjadi ketidaksesuaian di kemudian hari. Contoh: Pengendalian
external provider sudah dilakukan dan SOP sudah konsisten dilaksanakan
tapi standard teknisnya belum seluruhnya didokumentasikan.

30/08/2021 31
 Temuan Audit
Ketidaksesuaian Minor

Ketidaksesuaian disebut “Minor” jika persyaratan system sudah dipenuhi

tapi terjadi inkonsistensi.
Seperti :
Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur
atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau
terhadap persyaratan standar yang ada

30/08/2021 32
 Temuan Audit
Ketidaksesuaian Mayor
Tidak dipenuhinya persyaratan system
Seperti :
Tidak dipenuhinya klausul standard atau elemen wajib dan persyaratan
legal/UU
Kegagalan sistematis untuk memenuhi persyaratan (akumulasi minor-minor
yang sama)
Tidak dilakukannya program audit internal

30/08/2021 33
 Penulisan Temuan Audit
Dalam penulisan Ketidaksesuaian dalam PTPP/LKA/CAR, ada panduan yang dapat
memudahkan pemahaman Auditee:
P : Problem
L : Location
O : Objective evidence
R : Reference
CONTOH :
Saat audit internal, pada sebuah proses pembelian sparepart kendaraan tidak

ditemukan bukti telah dilakukan pengecekan barang saat diterima di bagian gudang,
P L
yaitu Surat Jalan no. : 098/PTY/VII/2011 tgl 12 Juli 2011; hal ini tidak sesuai dengan
O
klausul 7.4.3 ISO 9001:2015
R
30/08/2021 34
 CONTOH CAR AUDIT

30/08/2021 35
 Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan closing meeting
Ucapan terima kasih atas kerjasama auditee, permohonan maaf
atas segala kesalahan selama audit
Penyampaian hasil audit & konfirmasi atas temuan audit :
Temuan Positif
Temuan Negatif
Temuan Observasi
Persetujuan auditee tentang ketidaksesuaian serta tenggat waktu
perbaikan dan tindakan perbaikan
Memberikan kesempatan bertanya kepada auditee
Kesimpulan Audit
30/08/2021 36
 Pelaporan dan Tindak
lanjut Audit

30/08/2021 37
 Pelaporan Audit
Isi Laporan Akhir:
 Lingkup audit , tujuan dan kriteria
 Rencana audit, identifikasi auditor dan auditee
 Temuan audit, termasuk nonconformity
 Penilaian dari audit team apakah kriteria audit sudah terpenuhi
 Kemampuan dari proses untuk mencapai target yang sudah
didefinisikan
 Rangkuman dari proses audit dan rintangan yang dihadapi
 Daftar distribusi, dll.

30/08/2021 38
Tindak Lanjut Audit
Tindak lanjut dan Penyelesaian Audit:
Auditee bertanggung jawab untuk menentukan setiap tindakan perbaikan
yang diperlukan untuk menghilangkan ketidaksesuaian

“Tindak lanjut” berarti proses untuk menentukan apakah tindakan

perbaikan yang disyaratkan telah diterapkan

“Penyelesaian” berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan

keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor

Metode untuk penyelesaian dapat termasuk audit ulang untuk area yang
bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan, atau meninjau
dokumentasi yang telah direvisi

30/08/2021 39
 Kompetensi Auditor

30/08/2021 40
 Kompetensi Auditor
Kriteria Auditor
Performa bagus
Pengalaman kerja di organisasi
Pengetahuan dan pemahaman standard
Kerjasama
Kepemimpinan dan pengorganisasian
Kemampuan berkomunikasi, membaca, mendengarkan, menulis,
berbicara & melihat
Memiliki dampak pada kehandalan temuan audit dan
kesimpulannya

30/08/2021 41
Kompetensi Auditor
Atribut Positif Auditor Atribut Negatif Auditor

Sopan, Ramah, Suka mengkritik

Bijaksana Tidak fleksibel
Jujur Tidak mau kalah
Rendah hati Malas
Berpikir terbuka Opini sendiri
Tegas Licik
Diplomatis Reaksi berlebih
Ulet “Sok tahu”
Mampu melihat/Jeli Agresif
Percaya diri
Mudah memahami/mengerti Kurang pertimbangan
Fleksible Tidak konsisten
Dewasa Mudah dipengaruhi

30/08/2021 42
TEKNIK AUDIT
 Siklus Penerapan Teknik Audit

Interview
Cek
Dokumen
Observasi

Interview: Observasi: Cek dokumen:

•Minta Auditee •Pengamatan •Cocokan aktifitas
menjelaskan aktual dengan dokumen
aktifitas ybs dilapangan. kerja, spesifikasi
•Hindari •Usahakan tidak dll
tekanan suara meng-interupsi •Hindari “Nit
seperti “Polisi” aktifitas yg Picking” (mencari
•Jadi sedang berjalan yang kecil-kecil)
pendengar •Jadi pengamat •Jadi Peneliti yang
yang baik yang baik baik
Kerangka Berpikir Auditor
TEKNIK SAMPLING
Tujuan Sampling

• Mendapatkan bukti obyektif penerapan sistem

• Mendapatkan bukti obyektif ketidaksesuaian

terhadap persyaratan system

 Teknik Sampling

Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses audit

dilakukan dengan cara sampling, beberapa teknik sampling antara lain:

• Vertical Slice Sampling

Mengambil satu sample dan memeriksa kesesuaiannya terhadap semua kriteria

system atau persyaratan tertentu yang terkait

• Horizontal Slice Sampling

Konsentrasi pada satu elemen kriteria system dan memeriksa beberapa sample
terkait dengan elemen tersebut.

Pada umumnya, digunakan kombinasi dari kedua teknik tersebut.

Jika suatu masalah terdektesi melalui vertical slice,
horizontal slice sampling harus digunakan untuk
menentukan kedalaman dan keseriusan dari masalah
tsb !!
Sample 1 Sample 2
Sample 3 Sample 4
Clause 4.2.3

Clause 4.2.4
Clause 4.2.3

Clause 4.2.4
dst ….
Wawancara / Interview
 Hal yang harus diperhatikan Saat Melakukan Wawancara
• Wawancara harus diselenggarakan dengan orang dari tingkat dan fungsi yang sesuai
dalam pelaksanaan kegiatan atau tugas dalam ruang lingkup audit

• Wawancara harus dilakukan selama jam kerja normal dan sedapat mungkin
pelaksanaannya di tempat kerja orang yang diwawancara

• Berupaya untuk menempatkan orang yang diwawancarai nyaman sebelum dan selama
wawancara

• Jelaskan alasan untuk wawancara dan beri tahu auditee setiap pencatatan / rekaman
yang dilakukan

• Wawancara dapat dimulai dengan meminta orang-orang untuk menggambarkan

pekerjaan / proses yang mereka lakukan

• Hati-hati memilih jenis pertanyaan yang digunakan (Terbuka/Tertutup)

• Hasil wawancara harus dirangkum dan ditinjau dengan orang yang diaudit

• Orang yang diwawancara harus diberikan ucapan terima kasih atas partisipasi dan
kerjasama
 Teknik-Teknik Komunikasi Saat Wawancara

• Tentukan tujuan komunikasi, apa yang sebenarnya ingin anda ketahui.

• Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih asing
maka perjelaskan artinya, ini menghindari persepsi yang berbeda.

• Gunakan bahasa tubuh dan nada suara untuk memperjelas maksud

• Gunakan pertanyaan yang memerlukan penjelasan sehingga wawancara

menjadi hidup.

• Pastikan bahwa lawan bicara anda mengerti maksud yang ingin anda sampaikan
bila mereka tampak binggung dengan apa yang anda tanyakan.

• Gunakan kontak mata pada waktu berkomunikasi.

 Teknik-Teknik Komunikasi Saat Wawancara

• Aktif memperhatikan untuk menjamin bahwa auditor mendengar dan mengerti

apa yang dijelaskan oleh auditee. Beberapa metode tersebut a.l:
• Paraphasing yaitu menguraikan dengan kata-kata sendiri
• Katakan persetujuan anda terhadap penjelasan auditor bila memang begitu
adanya.
• Menunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum
mengajukan pertanyaan.
• Jangan melakukan interupsi terhadap respon dari auditee bila tidak
terpaksa
• Membuat Kesimpulan akhir hasil interview dan memperoleh persetujuan
bersama atas hasil wawancara tersebut.
• Memberikan kesempatan kepada auditee untuk mengkoreksi
kesalahpengertian
 Teknik-Teknik Komunikasi Saat Wawancara
Agar wawancara terasa hidup dan efektif untuk mendapat yang ingin
diketahui maka dapat dilakukan dengan menyampaikan beberapa jenis
pertanyaan berikut, a.l:

Open Question
Pertanyaan yang membutuhkan
penjelasan

Probing Question
Pertanyaan yang bersifat memeriksa dan
fokus pada satu hal yang penting

Closed Question
Pertanyaan yang meminta kepastian
auditee
 Jenis-Jenis Pertanyaan

Open Question Probing Question

Closed Question
Keuntungan : Keuntungan :
dengan satu pertanyaan dengan pertanyaan ini kita
Keuntungan :
kita mendapat informasi mendapat informasi
Kita mendapat konfirmasi
yang banyak tertentu secara mendetail.
yang pasti tentang suatu
hal
Contoh : Contoh :
Dapatkah anda ceritakan berapa spesifikasi yang
Contoh :
mengenai sistem inspeksi tepat untuk test ini pada
Jadi kalau produk ini keluar
produk jadi di tempat anda produk jenis A ?
dari spesifikasi maka diberi
?
tag merah ?
Kelemahan :
Kelemahan : bila Auditor tidak jeli dalam
Auditor dapat kehilangan memilih informasi dan
Kelemahan :
kontrol terutama dalam hal intensive dalam
bila Auditor terlalu sering
waktu, dikarenakan menanyakannya maka
mengunakannya berakibat
banyaknya informasi yang informasi yang diterima
audit tidak hidup dan
diberikan dari pertanyaan bias dari tujuan audit.
informasi yang didapat
tersebut.
terbatas.
 Hal-Hal yang Seharusnya Dihindari
Selama Pelaksanaan Audit
• Memberi pertanyaan yang mengandung beban dan memojokkan
(loaded and leading question).
Contohnya : Mengapa Anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah
jelas tidak efektif? Atau Anda tidak mengirim dengan sengaja produk
yang reject kan?

• Berdebat dengan Auditee tentang suatu nonconformity, untuk

menghindarinya minta auditee memilih sample berikutnya untuk
diperiksa.

• Merasa lebih tahu dibandingkan dengan auditee mengenai hal yang

diaudit, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada
pembicara.
 Kontrol Audit

JANGAN !!!

• Keluar Jalur
• Menggampangkan atau menyusahkan
• Terhenti/Macet
• Diarahkan Auditee
• Membuat asumsi atau anggapan sendiri
 Kontrol Audit

LAKUKAN
!!!

• Persiapan
• Tepat pada waktunya
• Meminta dengan tegas jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan
• Berbicara seperlunya
• Hindari kesalahpahaman
• Jaga pertanyaan jelas dan ringkas
• Sopan dan Tenang
• Memberikan pujian
 Kontrol Audit

• Auditee yang agressive

• Auditee yang takut
• Ketidakhadiran personil kunci yang harus
diwawancara
• Dokumen penting yang tidak tersedia
• Pemilihan Sample ( Pilih Sendiri)
• Masalah khusus (relevansinya)
• Isu eksternal dan internal
 Buat Orang Lain Merasa Nyaman

• Lihat wajah orang yang diwawancarai

• Tersenyum bila perlu

• Hindari hambatan, misalnya meja

• Bersikap asertif (Tegas dengan tetap menghormati Auditee)

• Jangan menjaga jarak

• Bersikap terbuka dalam berbicara dan bersikap

• Gunakan humor-tetapi bila diperlukan dan jangan berlebihan

• Bersikap tenang dan objektif

Observasi Lapangan
 Hal yang harus diperhatikan pada saat
melakukan Observasi Lapangan
1. Buat rencana observasi lapangan, catat proses, area/object yang akan diobservasi

2. Siapkan alat tulis & alat rekam

3. Minta Auditee memberikan Safety Briefing & APD yang diperlukan sebelum
melaksanakan Observasi Lapangan

4. Lakukan Observasi mengikuti aliran proses

5. Lakukan Observasi dengan teliti, catat & rekam setiap aspek pemenuhan system
& ketidaksesuaian terhadap system

6. Pastikan penerapan sistem terlihat di lapangan pada saat anda melakukan

observasi

7. Ambil sample pada proses & waktu yang rawan

8. Sediakan waktu yang cukup

Pemeriksaan Dokumen
 Hal yang harus diperhatikan pada saat melakukan
Pemeriksaan Dokumen
1. Buat rencana pemeriksaan dokumen, catat dokumen apa saja yang akan diperiksa.

2. Siapkan alat tulis & alat rekam

3. Minta Auditee menyiapkan dokumen yang akan diperiksa satu minggu sebelum pelaksanaan audit.

4. Pelajari dokumen yang diberikan oleh auditee beberapa hari sebelumnya

5. Lakukan pemeriksaan dokumen mengikuti aliran proses

6. Lakukan pemeriksaan dokumen dengan teliti, catat & rekam setiap aspek baik itu pemenuhan system
atau ketidaksesuaian terhadap system

7. Pastikan penerapan sistem di lapangan yang anda lihat pada saat anda melakukan observasi
terdokumentasi

8. Ambil sample dokumentasi dari proses & waktu yang rawan

9. Sediakan waktu yang cukup

Dokumen Wajib ISO 9001:2015

1. Ruang Lingkup SMM (klausul 4.3)

2. Kebijakan Mutu (klausul 5.2)

3. Sasaran Mutu (klausul 6.2)

4. Kriteria untuk evaluasi dan pemilihan pemasok

(klausul 8.4.1)
 Rekaman Wajib ISO 9001:2015
1. Rekaman Pemantauan dan pengukuran peralatan kalibrasi* (klausul 7.1.5.1)
2. Rekaman pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2)
3. Rekaman tinjauan persyaratan produk / jasa (klausul 8.2.3.2)
4. Rekaman tentang hasil tinjauan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.2)
5. Rekaman tentang masukan untuk desain dan pengembangan * (klausul 8.3.3)
6. Rekaman pengendalian desain dan pengembangan* (klausul 8.3.4)
7. Rekaman hasil desain dan pengembangan* (klausul 8.3.5)
8. Rekaman perubahan desain dan pengembangan* (klausul 8.3.6)
9. Karakteristik produk yang akan diproduksi dan jasa yang akan diberikan (klausul 8.5.1)
10. Rekaman tentang properti pelanggan (klausul 8.5.3)
11. Rekaman perubahan ketentuan dalam produksi / jasa (klausul 8.5.6)
12. Rekaman kesesuaian produk / jasa dengan kriteria penerimaan (klausul 8.6)
13. Rekaman output/hasil yang tidak sesuai (klausul 8.7.2)
14. Pemantauan dan pengukuran hasil (klausul 9.1.1)
15. Program audit internal (klausul 9.2)
16. Hasil audit internal (klausul 9.2)
17. Hasil dari tinjauan manajemen (klausul 9.3)
Dokumen Wajib ISO 14001:2015
1. Lingkup Sistem Manajemen Lingkungan (klausul 4.3)

2. Kebijakan lingkungan (klausul 5.2)

3. Kriteria untuk evaluasi aspek lingkungan yang signifikan (klausul 6.1.2)

4. Aspek lingkungan dengan dampak lingkungan yang terkait (klausul 6.1.2)

5. Aspek lingkungan yang signifikan (klausul 6.1.2)

6. Sasaran Lingkungan dan rencana pencapaian (klausul 6.2)

7. Pengendalian operasional (klausul 8.1)

8. Kesiapan dan tanggap darurat (klausul 8.2)

Rekaman/Catatan Wajib ISO 14001:2015
1. Risiko dan Peluang untuk ditangani beserta proses yang diperlukan (klausul
6.1.1)

2. Rekaman data kepatuhan terhadap perundangan (klausul 6.1.3)

3. Rekaman data pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7.2)

4. Rekaman komunikasi internal / eksternal (klausul 7.4)

5. Pemantauan dan pengukuran hasil, termasuk rekaman kalibrasi alat yang

digunakan (klausul 9.1.1)

6. Program audit internal (klausul 9.2)

7. Hasil audit internal (klausul 9.2)

8. Tinjauan manajemen (klausul 9.3)

9. Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan korektif (klausul 10.2)

Dokumen Wajib ISO 45001:2018
1. Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3 (klausul 4.3)

2. Kebijakan K3 (klausul 5.2)

3. Peran dan tanggung jawab (klausul 5.3)

4. Peluang dan Risiko K3 (klausul 6.1.1)

5. Proses yang diperlukan untuk menangani Peluang dan Risiko K3 (klausul 6.1.1)

6. Metodologi dan kriteria penilaian risiko K3 (klausul 6.1.2)

7. Tujuan dan rencana K3 (klausul 6.2.2)

8. Komunikasi (klausul 7,4)

9. Operasional kontrol (klausul 8.1.1)

10. Proses kesiapsiagaan dan respon tanggap darurat (klausul 8.6)

Rekaman wajib ISO 45001:2018
1. Hukum yang berlaku dan persyaratan lain (klausul 6.1.3)

2. Catatan pelatihan, keahlian, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7,2)

3. Hasil pemantauan dan pengukuran (klausul 9.1)

4. Kalibrasi dan verifikasi pemantauan dan mengukur peralatan (klausul 9.1)

5. Evaluasi kewajiban (klausul 9.1.2)

6. Program internal audit (klausul 9.2.2)

7. Hasil audit internal (klausul 9.2.2)

8. Hasil kajian manajemen (klausul 9.3)

9. Insiden dan nonconformities (klausul 10.1)

10. Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)

Dokumen tidak wajib / non mandatory ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 & ISO 45001:2018
1. Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan
(klausul 4.1 dan 4.2)

2. Prosedur untuk identifikasi – evaluasi terhadap Peluang dan Resiko pada Sistem
Manajemen K3(klausul 6.1.1 dan 6.1.2)

3. Kompetensi, pelatihan dan kesadaran prosedur (klausul 7.2 dan 7.3)

4. Prosedur untuk komunikasi (klausul 7,4)

5. Prosedur untuk dokumen dan catatan kontrol (klausul 7.5)

6. Prosedur audit internal (klausul 9.2)

7. Prosedur untuk manajemen review (klausul 9.3)

8. Prosedur untuk menangani ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan (10.2)

Terimakasih